- Phòng Kế hoạch – Vật tư phối hợp với các đơn vị tư vấn làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước để thực hiện công tác thỏa thuận vị trí các công trình
10 EVNHANOIPMB
3.1.4 Công tác kết thúc đầu tư
3.1.4.1 Lưu đồ quy trình kết thúc đầu tư:
Hình 3.3: Sơ đồ quy trình kết thúc đầu tư
T
T Trách nhiệm Tiến trình Đơn vị liên quan
1 P. Giám sát xâydựng 1,2
Rà soát, thông báo hoàn thành phải lập quyết toán
vốn
P. Tài chính kế toán Trình Tổng công ty đề nghịkiểm toán 3 P. Giám sát xây
dựng 1,2
Lập biểu báo cáo
quyết toán vốn P. Tài chính kế toán 4 Ban Giám đốc P. Giám sát xây dựng 1,2P. Tài chính kế toán,
P. Kế hoạch vật tư 5 Các phòng chứcnăng
Báo cáo bảo vệ quyết toán vốn, trước Tổ Thẩm Tra quyết toán vốn (hoặc Đơn Vị
Kiểm Toán) 6 P. Tài chính kế toán
Trình thẩm định và phê duyệt quyết định quyết toán
vốn EVNHANOI 7 P. Kế hoạch vật tư, P. Giám sát xây dựng (1,2), P. Tài chính kế toán, P. Giải phóng mặt bằng
Các công việc còn lại sau khi có quyết định phê duyệt
quyết toán vốn
3.1.4.2 Quy trình kết thúc đầu tư
a Rà soát, thông báo hoàn thành phải lập quyết toán vốn
Khi công trình hoàn thành có biên bản bàn giao công trình hoàn thành đưa vào sử dụng của tất cả các hạng mục, cán bộ giám sát báo cáo lãnh đạo quản lý trực
tiếp, trong vòng 03 ngày làm việc thông báo cho phòng Tài chính kế toán kèm biên bản nghiệm thu hoàn thành, hóa đơn GTGT. Chậm nhất ngày 28 hàng tháng, các phòng Giám sát xây dựng 1,2 tập hợp thông báo cho phòng Tài chính kết toán bằng văn bản danh mục công trình hoàn thành trong tháng để kiểm tra, rà soát quyết toán A-B, quyết toán vốn.
r. Trình EVNHANOI đề nghị kiểm toán.
Căn cứ báo cáo hàng tháng của các phòng Giám sát xây dựng 1,2, phòng Tài chính kế toán tổng hợp trình EVNHANOI báo cáo danh mục công trình đề nghị kiểm toán theo tiến độ đấu thầu của EVNHANOI, đồng thời chỉ đạo công tác lập quyết toán vốn công trình hoàn thành.
Trong trường hợp gói thầu kiểm toán của công trình đã thực hiện xong việc lựa chọn nhà thầu ở giai đoạn trước, phòng Tài chính kế toán đôn đốc lập quyết toán vốn và liên hệ làm việc với đơn vị kiểm toán.
s. Lập biểu báo cáo quyết toán vốn:
• Nội dung báo cáo quyết toán:
- Nguồn vốn đầu tư thực hiện dự án là giá trị thực tế đã thanh toán qua cơ quan kiểm soát cấp vốn, thanh toán, cho vay tính đến ngày khóa sổ lập báo cáo quyết toán (chi tiết theo nguồn vốn đầu tư).
- Chi phí đầu tư đề nghị quyết toán chi tiết theo cơ cấu: xây dựng, thiết bị, bồi thường giải phóng mặt bằng, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn, chi phí khác; chi tiết theo hạng mục, theo gói thầu hoặc khoản mục chi phí đầu tư.
- Xác định chi phí đầu tư thiệt hại không tính vào giá trị tài sản hình thành qua đầu tư.
- Xác định số lượng và giá trị tài sản hình thành qua đầu tư của dự án, công trình hoặc hạng mục công trình; chi tiết theo nhóm, loại tài sản cố định, tài sản lưu động theo chi phí thực tế.
- Đối với các công trình độc lập đưa vào khai thác, sử dụng có thời gian thực hiện đầu tư lớn hơn 36 tháng tính từ ngày khởi công đến ngày nghiệm thu bàn giao đưa vào khai thác sử dụng, trường hợp cần thiết người phê duyệt quyết toán quyết định việc thực hiện quy đổi vốn đầu tư về mặt bằng giá tại thời điểm bàn giao đưa vào khai thác sử dụng.
- Việc phân bố chi phí khác cho từng tài sản cố định được xác định theo nguyên tắc: chi phí trực tiếp liên quan đến tài sản cố định nào thì tính cho tài sản cố định đó; chi phí chung liên quan đến nhiều tài sản cố định thì phân bổ theo tỷ lệ chi phí trực tiếp của từng tài sản cố định so với tổng số chi phí trực tiếp của toàn bộ tài
sản cố định.
- Trường hợp tài sản được bàn giao cho nhiều đơn vị sử dụng phải xác minh đầy đủ danh mục và giá trị của tài sản bàn giao cho từng đơn vị.
• Mẫu biểu quyết toán vốn
- Kế toán theo dõi công trình rà soát lại các chi phí của công trình (chi phí xây lắp, chi phí tư vấn, chi phí đền bù giải phóng mặt bằng, chi phí hoàn trả hè đường, chi phí nghiệm thu đóng điện, công nợ tạm ứng...), đôn đốc các phòng liên quan lập hồ sơ thanh toán và tiến hành lập báo cáo quyết toán vốn, đồng thời rà soát toàn bộ nguồn vốn cấp; kiểm tra, tổng hợp toàn bộ các chi phí cho công trình; xác định giá trị tài sản không được hình thành qua đầu tư, tài sản được hình thành qua đầu tư, tình hình công nợ, lên bảng cân đối kế toán của công trình lập các biểu, ký các phòng liên quan (nếu có):
+Biểu mẫu 01: Báo cáo tổng hợp quyết toán vốn đầu tư hoàn thành.
+Biểu mẫu 02: Danh mục các văn bản pháp lý liên quan.
+Biểu mẫu 04: Chi phí đầu tư đề nghị quyết toán theo công trình, hạng mục công trình hoàn thành.
+Biểu mẫu 05: Tài sản dài hạn (cố định) mới tăng.
+Biểu mẫu 06: Tài sản ngắn hạn bàn giao.
+Biểu mẫu 07: Tình hình thanh toán và công nợ của dự án
+Biểu mẫu 09: Chi tiết nguồn vốn cấp cho công trình
+Biểu mẫu 14: Tổng hợp chi phí đầu tư
+Biểu mẫu 16: Bảng cân đối kế toán
- Đối với các công trình đầu tư xây dựng có vật tư thiết bị A cấp, kế toán vật tư rà soát lại chi tiết nhập và thanh toán vật tư cho công trình theo các hợp đồng vật tư, rà soát lại chi tiết xuất vật tư cho công trình, lập quyết toán vật tư theo các biểu: Biểu mẫu 10, Biểu mẫu 11, Biểu mẫu 12, Biểu mẫu 13, Biểu mẫu 1 (nếu có)
+ Biểu 10: Chi tiết nhập và thanh toán vật tư thiết bị (VTTB)
+ Biểu 11: Chi tiết sử dụng VTTB
+ Biểu 12: Chi tiết quyết toán vật tư thiết bị A cấp
+ Biểu 13: Tổng hợp chi phí vận chuyển, bảo quản VTTB
Chuyển Phòng Kế hoạch vật tư ký xác nhận và chuyển cho kế toán theo dõi công trình lập quyết toán vốn.
• Phương pháp lập các biểu
- Phương pháp lập biểu mẫu 01 (Mẫu số 01/QTDA): Báo cáo tổng hợp quyết toán
vốn đầu tư hoàn thành.
Nguồn vốn đầu tư: Phản ánh nguồn vốn đầu tư dự án (công trình, hạng mục công trình) theo từng nguồn vốn (không bao gồm VAT), cụ thể:
- Cột 1: Ghi tất cả các nguồn vốn đầu tư của dự án.
- Cột 2: Ghi theo số vốn đầu tư được duyệt trong Quyết định đầu tư dự án. - Cột 3: Ghi theo số liệu được cơ quan kiểm soát thanh toán xác nhận. - Cột 4: bằng giá trị (cột 2) trừ số vốn đã thanh toán (cột 3).
Tổng hợp chi phí đầu tư đề nghị quyết toán:
- Cột 3: Ghi giá trị tương ứng trong quyết định phê duyệt dự toán hoặc quyết định điều chỉnh dự toán, giá trị bằng cột 5 tại mẫu Biểu mẫu 04 theo từng khoản mục chi phí).
- Cột 4: Ghi chi phí đầu tư chủ đầu tư đề nghị quyết toán (trước khi kiểm toán), giá trị bằng cột 8 tại mẫu Biểu mẫu U 04 theo từng khoản mục chi phí).
- Cột 5: Ghi giá trị Cột 4 - Cột 3.
Chi phí đầu tư không tính vào giá trị tài sản hình thành qua đầu tư: Phản ánh toàn bộ những khoản đã chi phí nhưng do nguyên nhân khách quan đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép không tính vào giá trị tài sản hình thành qua đầu tư (không bao gồm thuế GTGT).
Giá trị tài sản hình thành qua đầu tư (không bao gồm thuế GTGT): - Cột 3: Phản ánh tổng giá trị của tài sản theo thực tế chi phí.
- Cột 4: Phản ánh tổng giá trị của tài sản theo giá quy đổi tính đến thời điểm bàn giao tài sản cho sản xuất sử dụng (Trường hợp không phải quy đổi thì ghi bằng giá trị thực tế).
- Phương pháp lập biểu mẫu 02 (Mẫu số 02/QTDA): Danh mục các văn bản pháp lý
liên quan.
Là danh mục các văn bản liên quan đến chủ trương thực hiện đầu tư, chi phí đầu tư chủ đầu tư đề nghị quyết toán.
- Phương pháp lập biểu mẫu 03 (Mẫu số 03/QTDA): Bảng đối chiếu số liệu cấp vốn,
cho vay, thanh toán vốn đầu tư.
- Đối chiếu từng vốn đầu tư với các cơ quan cấp phát, cho vay, thanh toán vốn trước khi quyết toán công trình. Cụ thể:
+ Vốn do đơn vị trực tiếp thanh toán đối chiếu với các cơ quan cho vay, thanh toán.
+ Vốn do cấp trên (Tập đoàn hoặc Tổng công ty) thanh toán thì thông báo đơn vị hạch toán (thanh toán vật tư thiết bị, trả gốc vay, lãi vay...) và đối chiếu với cấp trên.
- Đối với biểu mẫu 03, kế toán theo dõi công trình lập riêng từng bảng đối chiếu xác nhận cho từng nguồn vốn đầu tư, cho từng cơ quan cấp vốn, cho vay, thanh toán vốn đầu tư của dự án. Riêng nguồn vốn vay tại các ngân hàng, phối hợp với kế toán
vay ngân hàng để đối chiếu.
- Khi đối chiếu với cơ quan cấp phát, cho vay vốn nếu có sự chênh lệch phải xác định rõ nguyên nhân.
- Phương pháp lập biểu mẫu 04 (Mẫu số 04/QTDA): Chi phí đầu tư đề nghị quyết
toán theocông trình, hạng mục công trình hoàn thành.
Phản ánh chi phí đầu tư đã thực hiện đề nghị quyết toán của từng công trình (hạng mục công trình) trong trường hợp dự án có từ hai công trình (hạng mục công trình) trở lên.8
Từ Cột 4 đến Cột 9: Các chi phí liên quan trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình nào thì đưa vào công trình, hạng mục công trình đó. Khoản chi phí chung cho toàn bộ dự án ghi thành mục riêng theo tổng số.
- Phương pháp lập biểu mẫu 05 (Mẫu số 05/QTDA): Tài sản dài hạn (cố định) mới
tăng
Phản ánh toàn bộ tài sản hình thành qua đầu tư cả về số lượng, nguyên giá và theo giá quy đổi; chi tiết theo từng loại tài sản, từng đơn vị tiếp nhận tài sản bàn giao phù hợp với quy định về quản lý tài sản cố định của Nhà nước và của Tập đoàn.
Tổng vốn đầu tư thực hiện của công trình có thể bao gồm nhiều hạng mục riêng rẽ (ví dụ hạng mục đường dây, hạng mục trạm, các tài sản riêng rẽ khác trong công trình đường dây và trạm, ...) khi quyết toán cần xác định rõ giá trị của các hạng mục để bàn giao các đơn vị sử dụng. Cần ghi rõ số lượng, ký hiệu tài sản cố định, giá, đơn vị tính, ngày tháng đưa vào sử dụng, nơi sử dụng, nguồn vốn đầu tư vào các cột tương ứng trong bảng.
- Phương pháp lập biểu mẫu 06 (Mẫu số 06/QTDA): Tài sản ngắn hạn bàn giao
Phản ánh toàn bộ tài sản lưu động bàn giao cho sản xuất sử dụng. Vốn đầu tư thực hiện của công trình quyết toán ngoài giá trị cấu thành tài sản cố định còn có tài sản lưu động bàn giao cho đơn vị sản xuất (vật tư thiết bị dự phòng, công cụ dụng cụ không đủ tiêu chuẩn tài sản cố định thuộc chi phí chuẩn bị sản xuất,...). Căn cứ vào biên bản bàn giao để liệt kê tất cả các tài sản lưu động bàn giao cho đơn vị sử dụng theo các cột tương ứng.
- Phương pháp lập biểu mẫu 07 (Mẫu số 07/QTDA): Tình hình thanh toán và công
nợ của dự án
Phản ánh giá trị thực hiện, tình hình thanh toán và công nợ của dự án; chi tiết theo từng nội dung khoản nợ của từng cá nhân, đơn vị tham gia thực hiện dự án tính
từ khi thực hiện hợp đồng đến thời điểm khoá sổ lập báo cáo quyết toán vốn đầu tư của dự án.
Để lập biểu này đơn vị phải căn cứ vào biên bản đối chiếu công nợ với các đơn vị, cá nhân có liên quan để xác định chính xác các khoản phải thu, phải trả. Số liệu này (dòng tổng cộng) phải khớp với số liệu trong bảng cân đối kế toán của công trình.
- Phương pháp lập biểu mẫu 08 (Mẫu số 08/QTDA): Báo cáo quyết toán vốn đầu tư
hoàn thành
+ Phần I: liệt kê toàn bộ các văn bản liên quan đến chủ trương thực hiện đầu tư,
văn bản pháp lý có liên quan đến đầu tư dự án.
+ Phần II: báo cáo nguồn vốn được duyệt, thực hiện (nếu có).
- Phương pháp lập biểu mẫu 09 (Mẫu số 01/EVN): Chi tiết nguồn vốn cấp cho công
trình
Biểu này tổng hợp các nguồn vốn cấp cho công trình: Vốn ngân sách; Khấu hao cơ bản; Quỹ đầu tư phát triển; Vay trong nước; Vay ngoài nước; khác. Các nguồn vốn được tổng hợp theo từng năm kể từ khi bắt đầu đầu tư đến khi khóa sổ quyết toán.
- Phương pháp lập biểu mẫu 10 (Mẫu số 02/EVN): Chi tiết nhập và thanh toán VTTB
+ Mục đích: Theo dõi tình hình nhập vật tư thiết bị cho công trình và thanh toán với người cung cấp.
+ Cột 2 (Tên vật tư thiết bị): Được ghi theo từng hợp đồng và chi tiết cho từng vật tư thiết bị. Dòng “Vật tư thiết bị mua lẻ” bao gồm cả vật tư thiết bị nhận của các đơn vị khác theo lệnh điều động của Tập đoàn. Dòng “Vật tư thiết bị sử dụng của công trình khác” là các vật tư thiết bị của công trình khác (không sử dụng vốn của công trình để mua) xuất từ kho của Đơn vị cho công trình (dòng IV chỉ ghi cột 6, 7). Số liệu này phải đối chiếu với các mã hàng công trình khác.
- Phương pháp lập biểu mẫu 11 (Mẫu số 03/EVN): Chi tiết sử dụng vật tư thiết bị
+ Mục đích: Theo dõi tình hình nhập, sử dụng vật tư thiết bị của công trình.
+ Cột 2 ghi như biểu 02/EVN, dòng “VTTB sử dụng của công trình khác” chỉ ghi số liệu từ cột 4 đến cột 9. Số liệu ở cột 5 tương ứng với số liệu cột 7 biểu 02/EVN phải khớp nhau. Riêng mục IV (cột 6, 7) và mục I, II, III cột (8, 9) phải đối chiếu khớp với mã hàng công trình khác.
tổng hợp lại.
- Phương pháp lập biểu mẫu 12 (Mẫu số 04/EVN): Chi tiết quyết toán vật tư thiết bị
A cấp
+ Mục đích: Quyết toán vật tư đã cấp cho các B và thu hồi VTTB cấp thừa hoặc phải cấp tiếp trả cho các nhà thầu.
+ Cột 2: theo dõi từng nhà thầu, chi tiết từng vật tư thiết bị.
+ Cột 6: dòng tổng cộng khớp với dòng tổng cộng cột 7 biểu 03/EVN.
+ Cột 7: bằng tương ứng từng vật tư thiết bị với quyết toán giá trị xây lắp (phần vật tư A cấp).
+ Ghi chú: Bảng này được lập trên cơ sở quyết toán vật tư thiết bị và quyết toán giá trị khối lượng xây lắp với các nhà thầu, theo dõi từng nhà thầu chi tiết từng loại VTTB (có thể mỗi nhà thầu 1 bản riêng sau đó tổng hợp lại).
+ Đối với các hợp đồng cung cấp vật tư thiết bị, giá trị và hợp đồng và thanh toán bằng ngoại tệ thì các bổ sung thêm các cột ngoại tệ tương ứng vào các Biểu mẫu (02,03,04/EVN) - Biểu mẫu 10, Biểu mẫu 11, Biểu mẫu 12.
- Phương pháp lập biểu mẫu 13 (Mẫu số 05/EVN): Tổng hợp chi phí vận chuyển, bảo
quản VTTB
Chi phí vận chuyển, bảo quản vật tư thiết bị của vật tư thiết bị nào phải tính trực tiếp vào giá trị của VTTB đó. Nếu chi phí vận chuyển liên quan đến nhiều công trình phải phân bổ cho từng công trình trên cơ sở trọng lượng hoặc giá trị vật tư thiết bị.
- Phương pháp lập biểu mẫu 14 (Mẫu số 06/EVN): Tổng hợp chi phí đầu tư
Biểu này được lập trên cơ sở số liệu từ:
+ Các quyết toán (xây, lắp) A-B của các hạng mục công trình (hạng mục đường dây, hạng mục trạm...).
+ + Cột 2: Hạng mục công trình: Tuỳ theo từng loại công trình, tính chất công việc để xác định chi tiết danh mục cho phù hợp.
+ + Cột 3: Căn cứ vào dự toán chi tiết được duyệt của các hạng mục để ghi vào cho phù hợp.
+ + Cột 4: Căn cứ vào quyết toán A-B để vào cột này.
+ Các quyết toán lắp đặt công trình, các biên bản bàn giao thiết bị và các chi