Nguồn: https://binhdienninhbinh.com/
BAN KIỂM SOÁT ĐẠI HỘI ĐỒNG ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC P H Ò N G N G H IÊ N C Ứ U & P T S P P. K Ỹ T H U Ậ T S Ả N X U Ấ T , S Ả N X U Ấ T P H Ò N G K IN H D O A N H P H Ò N G V Ậ T T Ư & X N K P H Ò N G T À I C H ÍN H K Ế T O Á N P H Ò N G M A R K E T IN G P H Ò N G H À N H C H ÍN H T Ổ N G H Ơ P P H Ò N G N H Â N S Ự
1.12.2. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty
Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng Cổ đông bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty. Đại hội đồng Cổ đông có quyền bầu, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát. Đại hội đồng Cổ đông có quyền xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho Công ty và cổ đông Công ty, quyết định tổ chức lại hoặc giải thể công ty và thông qua định hướng phát triển của Công ty.
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty do Đại hội đồng Cổ đông bầu ra, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề quan trọng liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng Cổ đông. Hội đồng Quản trị có quyền và nghĩa vụ giám sát Giám đốc và những người quản lý khác trong Công ty. Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng Quản trị do Pháp luật và Điều lệ Công ty, các Quy chế nội bộ của Công ty và Nghị quyết Đại hội đồng Cổ đông quy định.
Ban Kiểm soát: Ban kiểm soát bao gồm 3 (ba) thành viên, là cơ quan do Đại hội đồng Cổ đông bầu ra, có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong hoạt động quản lý của Hội đồng Quản trị, hoạt động điều hành kinh doanh của Giám đốc; trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc.
Ban Giám Đốc: Ban Giám đốc Công ty bao gồm 1 Giám đốc, 3 Phó Giám đốc. Giám đốc được Hội đồng quản trị ủy quyền, là người đại diện theo pháp luật của Công ty, điều hành mọi hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Các phó Giám đốc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh trực tiếp, tư vấn góp ý cho Giám đốc đưa ra các quyết định chiến lược cho Công ty.
Phòng Tổng hợp: Phòng Tổng hợp chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty, có chức năng tham mưu, giúp việc và tổ chức quản lý để đảm bảo sự chỉ đạo điều hành thông suốt của Giám đốc về các mặt: tổ chức bộ máy quản lý và đào tạo cán bộ; quản lý lao động tiền lương, thi đua khen thưởng; công tác tổng hợp -
thống kê; quản lý hành chính và quản trị; công tác bảo vệ chính trị nội bộ; công tác thông tin tổng hợp của công ty.
Phòng Kinh doanh: Phòng Kinh doanh chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh và Marketing, có chức năng tham mưu các cơ chế, chính sách, kế hoạch kinh doanh phù hợp với từng giai đoạn phát triển cụ thể. Phối hợp với các phòng chức năng khác triển khai các chiến lược, chính sách, kế hoạch kinh doanh đã được Giám đốc công ty phê duyệt.
Phòng Marketing: Bộ phận Marketing chịu sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của Phó Giám đốc phụ trách Kinh doanh và Marketing, có chức năng tham mưu các chiến lược, cơ chế, chính sách phát triển sản phẩm và thị trường của Công ty. Phối hợp với các phòng chức năng của Công ty triển khai các chính sách, kế hoạch phát triển thị trường tiêu thụ của Công ty đã được Giám đốc Công ty phê duyệt; thực hiện các chương trình phục vụ cho bà con nông dân.
Phòng Tài chính – Kế toán: Phòng Tài chính - Kế toán chịu sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của Giám đốc Công ty, có chức năng tham mưu cho Giám đốc công ty các cơ chế, chính sách quản lý tài chính của công ty; thực hiện công tác thống kê kế toán theo quy định của pháp luật; kiểm tra, kiểm soát các khoản thu chi theo quy định; theo dõi và báo cáo kịp thời cho Giám đốc các biến động về tài chính của công ty.
Phòng Vật tư xuất nhập khẩu: Phòng Vật tư xuất nhập khẩu chịu sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của Phó Giám đốc phụ trách vật tư và xuất nhập khẩu, có nhiệm vụ cung ứng vật tư, nguyên liệu… bảo đảm cho công tác sản xuất được thông suốt theo kế hoạch đã đặt ra; thực hiện các thủ tục xuất, nhập khẩu nguyên liệu, sản phẩm hàng hoá; kiểm tra, giám sát việc nhập, xuất nguyên liệu, vật tư, thành phẩm và hàng hoá tồn kho của công ty theo đúng quy định hiện hành.
Phòng Kỹ thuật sản xuất: Phòng Kỹ thuật sản xuất chịu sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của Phó Giám đốc phụ trách Kỹ thuật sản xuất, có nhiệm vụ thực hiện công tác khoa học kỹ thuật, nghiên cứu và ứng dụng vào công tác sản xuất; kiểm tra, giám sát chất lượng sản phẩm, vệ sinh công nghiệp và an toàn lao động;
đề xuất các định mức kinh tế kỹ thuật của sản phẩm; thực hiện công tác sửa chữa, đầu tư xây dựng cơ bản; nghiên cứu, cải tiến và hoàn thiện công nghệ sản xuất của công ty.
Phòng Nghiên cứu phát triển sản phẩm: Phòng Nghiên cứu phát triển thực hiện các thí nghiệm để đưa vào sản xuất các sản phẩm mới, giúp công ty cũng như người tiêu dùng sản phẩm đạt hiệu quả cao nhất. Nghiên cứu triển khai các đề tài khoa học trong lĩnh vực có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
3.1.4. Lĩnh vực hoạt động của Công ty Cổ phần Bình Điền - Ninh Bình
Công ty Cổ phần Bình Điền – Ninh Bình được cấp phép và đang hoạt động trong các lĩnh vực:
- Sản xuất, kinh doanh các loại phân bón vô cơ, hữu cơ, vi sinh, vi lượng và các chất kích thích tăng trưởng cho cây trồng, vật nuôi.
- Kinh doanh xuất nhập khẩu các sản phẩm phân bón, các thiết bị và công nghệ sản xuất phân bón, công cụ máy nông nghiệp, giống, cây trồng và các loại nông sản.
- Nghiên cứu sản xuất các sản phẩm phân bón. Thiết kế các thiết bị, công nghệ sản xuất phân bón. Thực hiện các dịch vụ có liên quan.
- Liên kết, liên doanh sản xuất phân bón với các đối tác trong và ngoài nước. - Với các sản phẩm chính như: Đạm Vàng Đầu Trâu 46A+, Đầu Trâu L1, Đầu Trâu L2, Đầu Trâu Bón lót, Đầu Trâu Bón thúc, Đầu Trâu Bón đòng nuôi củ quả, NPK 13-13-13+TE… được sản xuất tại công ty Bình Điền – Ninh Bình tiếp tục phát huy vai trò, hiệu quả của phân bón Đầu Trâu.
Với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, tất cả các nguyên liệu trước khi đưa vào sản xuất đều phải qua hệ thống kiểm tra nghiêm ngặt nhằm đảm bảo chất lượng đầu vào. Từng công đoạn trong quá trình sản xuất cũng được quản lý chất lượng một cách chặt chẽ, chính vì vậy tất cả các sản phẩm phân bón Đầu Trâu đều đạt tiêu chuẩn Việt Nam và tiêu chuẩn quốc tế.
3.2.Thực trạng KSNB tại Công ty Cổ phần Bình Điền - Ninh Bình1.13. Môi trường kiểm soát tại Công ty CP Bình Điền – Ninh Bình 1.13. Môi trường kiểm soát tại Công ty CP Bình Điền – Ninh Bình
Môi trường kiểm soát là yếu tố nền tảng cho việc thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát và vì vậy việc duy trì một môi trường kiểm soát mạnh là mục tiêu hướng tới của quá trình xây dựng KSNB tại mọi doanh nghiệp. Đối với Bình Điền yếu tố môi trường cũng được đánh giá thông qua các đặc trưng cơ bản như đặc thù quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, ban kiểm soát và bộ phận tài chính kế toán.
Thứ nhất, tính trung thực và giá trị đạo đức:
Là một công ty được thành lập vào hoạt động trong hệ thống Công ty Cổ phần Phân bón Bình Điền là một doanh nghiệp niêm yết trên sàn chứng khoán Hồ Chí Minh (Hose) với mã chứng khoán là: BFC luôn ý thức việc tuân thủ các quy định của nhà nước nước nói chung, và quy định của Công ty nói riêng.
Để đảm bảo quyền lợi của KH, cổ đông và những người có liên quan, thiết lập những chuẩn mực về hành vi, đạo đức nghề nghiệp và mối quan hệ giữa thành viên HĐQT, Ban kiểm soát, Ban Giám đốc và cán bộ quản lý của Công ty hoạt động dựa trên các nguyên tắc như sau:
- Đảm bảo cơ cấu quản trị hợp lý;
- Đảm bảo hiệu quả hoạt động của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát; - Đảm bảo quyền lợi của cổ đông và những người có liên quan;
- Đảm bảo quyền và lợi ích của KH và các đối tác; - Đảm bảo đối xử công bằng giữa các cổ đông; - Công khai, minh bạch mọi hoạt động của Công ty.
Ban lãnh đạo Công ty luôn giữ vững quan điểm hoạt động SXKD lành mạnh, hiệu quả, đề cao tính trung thực của các báo cáo, đặc biệt là BCTC của Công ty. Do đó việc tuân thủ các quy định, quy chế về công tác thống kê kế toán được thực hiện đầy đủ và đúng theo quy định của nhà nước, ủy ban chứng khoán, sở Kế hoạch và đầu tư …. “Nguồn: Báo cáo Hội đồng quản trị kết quả thực hiện nhiệm vụ năm 2020 và phương hướng nhiệm vụ năm 2021 – Công ty Cổ phần Bình Điền – Ninh Bình”
Có thể nói, Ban lãnh đạo Công ty đã thành công trong việc truyền tải thông tin cho các cán bộ nhân viên thông qua tác phong và phương pháp làm việc của mình, phản ảnh một tinh thần làm việc cao độ, mưu cầu hoàn thành công việc tốt nhất với tinh thần nhiệt huyết giúp lan tỏa một sức sống mới trong toàn hệ thống Công ty.
Mặt khác, với phương châm hoạt động Hợp tác – Phát triển sáng tạo – Hướng tới tương lai. Ban lãnh đạo, ban quản trị và tập thể cán bộ, công nhân viên Bình Điền luôn nhận thức và cố gắng, nhiệt huyết để đảm bảo việc với đúng chiết lý phát triển là “Phân bón đầu trâu, bạn đồng hành của nhà nông”.
Nhận thức chung của cán bộ quản lý cấp cao của Công ty về lĩnh vực kinh doanh thương mại là lĩnh vực chịu rủi ro khó kiểm soát từ môi trường bên ngoài như sự cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp trong nước. Ngoài ra một trong những vấn đề quan trọng được các Lãnh đạo Công ty luôn hướng tới đó là vấn đề phát triển và bảo toàn vốn của cổ đông. Hiện nay, các lãnh đạo của Công ty cũng đã hiểu rõ tầm quan trọng của đánh giá rủi ro, do đó vệc ứng xử với rủi ro đã có nhiểu thay đổi về các mặt như công tác dự báo, đánh giá đến công tác phòng ngừa và hạn chế rủi ro. Tuy nhiên, hầu hết các ý kiến qua phỏng vấn đều cho rằng công tác đánh giá rủi ro của các nhà quản lý Công ty vẫn dựa trên kinh nghiệm cá nhân, việc vận dụng bộ máy giúp việc chuyên trách vào công tác đánh giá rủi ro với phương tiện và phương pháp đánh giá rủi ro hiện đại và khoa học mới trên cơ sở bước đầu thực hiện.
Thứ hai, “Triết lý, phong cách điều hành, trình độ, nhận thức ý thức của Ban Giám đốc”.
Ban giám đốc của Công ty gồm 04 thành viên, trong đó có Giám đốc vào 03 phó Giám đốc chuyên trách. Với 04 thành viên Ban Giám đốc vừa sự phân công nhiệm vụ rõ ràng, phân mảng phù hợp với năng lực chuyên môn, kinh nghiệm của từng người điều này được thể hiện hóa cụ thể bởi quyết định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Bình Điền – Ninh Bình.
Ban lãnh đạo Công ty thực hiện quản lý một cách khá chuyên nghiệp, nghiêm túc và luôn có những thời hạn ra rõ đối với cấp dưới được giao. Với mong
muốn đi ngũ nhân viên nêu gương những người đứng đầu. Bên cạnh đối với quy chế lương thưởng ban hành và thực hiện một cách động bộ, hiệu quả luôn có những khen ngợi đúng người, đúng thời điểm. Mặt khác cũng sẽ có những quy phạm, chế nghiêm minh khi không hoàn thành đúng tiến độ, khối lượng công việc được giao.
Một khác biệt lớn là các ban lãnh đạo công ty có xu hướng về tầm quan trọng về văn hóa công ty. Luôn đề cao tinh thần tập thể, nêu gương, gương mẫu thông qua sự tương tác, trao đổi và ảnh hưởng lẫn nhau giữa các phòng ban, nhân viên.
Tuy nhiên, việc áp dụng sự nghiêm khắc trong công việc không làm mất đi sự gần gũi giữa thành viên lãnh đạo với nhân viên, giữa các phòng ban với nhau, giữa cấp trên với cấp dưới. Điều này được chứng minh là hiệu quả công việc luôn được nâng cao, sự gắn bó giữa nhân viên với Công ty thật sự là một khía cạnh, điểm nhất đối với Công ty.
Với phong cách điều hành và triết lý quản lý của công ty đã ảnh hưởng trực tiếp, gián tiếp đến hiệu lực của KSNB, năng suất hoạt động kinh doanh cũng như là nâng cao giá trị doanh nghiệp của Công ty. Hiểu rõ tầm quan trọng của KSNB, ban lãnh đạo Công ty đã thiết kế hệ thống các văn bản, quy định, quy chế tài chính, quy chế lương thưởng, điều lệ công ty, … và hệ thống các văn bản chi tiết, cụ thể.
Thứ ba, “Sự tham gia của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát”
Hội đồng Quản trị bao gồm một số thành viên trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp như thành viên của HĐQT độc lập phần lớn là không tham gia điều hành và thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật; giám sát quá trình lập BCTC; kiểm tra, giám sát công việc của Ban giám đốc, Phòng kinh doanh, Phòng tài chính, Bộ phận sản xuất của Công ty. Tuy nhiên, HĐQT được Điều lệ Công ty quy định và phân công, công việc, nhiệm vụ những nội dung, công việc không thuộc thẩm quyển của Giám đốc, Ban Giám đốc công ty. Bên cạnh đó, ban kiểm soát cũng được thành lập bao gồm các trưởng bộ phận và các thành viên, ban kiểm soát thường xuyên đánh giá, kiểm tra, kiểm soát các hoạt động của công ty như: tính hợp lý của các chu trình, các nguyên tắc, sự tuân thủ các quy định, …
Ví dụ: Tại ngày 23 tháng 04 năm 2020, Hội đồng quản trị họp và ban hành Nghị quyết số 08/NQ-HĐQT của Công ty Cổ phần Bình Điền – Ninh Bình về việc Phê duyệt hạn mức tín dụng của Công ty Cổ phần Bình Điền – Ninh Nình (Chi tiết tại Phụ lục 01). Từ điều này cho thấy việc phân công phân nhiệm của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban giám đốc khá chặt chẽ. Luôn có sự theo sát, giám sát, cũng như phê duyệt những quyết định quan trọng trong việc điều hành, quản trị hoạt động của Công ty.
Thứ bốn, “Cơ cấu tổ chức”
Cơ cấu tổ chức trong một đơn vị phản ánh việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của mọi người trong tổ chức, cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa những người khác nhau trong cùng một tổ chức. Trên cơ sở quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị cơ cấu tổ