Sơ đồ quy trình thanh toán

Một phần của tài liệu Kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Bình Điền – Ninh Bình (Trang 81 - 87)

Đánh giá: Từ việc điều tra, theo dõi kế toán thanh toán; có thể thấy chu trình kiểm soát chi phí, thanh toán của công ty khá hợp lý, phân quyền và chịu trách nhiệm rõ ràng. Tuy nhiên, khi kiểm soát nội bộ ví dụ như vật tư: vẫn để xảy ra tình trạng thiếu hàng, mất, thất lạc mặc dù đã đầy đủ chữ kí giao nhận giữa phòng mua hàng và thủ kho, công ty bán hàng. Đôi khi không tuân thủ theo quy trình vì trưởng các bộ phận chưa hiểu về loại chi phí đó hoặc đi vắng, trưởng bộ phận người việt vẫn có thể kí thay.

Từ thực trạng 01 quy trình KSNB điển hình về thanh toán và tạm ứng trên tại Công ty Cổ phần Bình Điền – Ninh Bình. Phần nào Có thể đánh giá được tổng thể

Thanh toán qua Ngân hàng Yêu cầu mua

VPP Phòng Vật tư và XNK

Yêu cầu mua CCDC đến nhà cung cấp Xử lý mua Xử lý thanh toán Yêu cầu thanh toán Khoản phải trả Lưu kho

KSNB tại các bộ phận của công ty khá tốt, tương đương đối chiếu với các quy trình kế toán, quy trình kiểm soát chặt chẽ, phân chia trách nhiệm rõ ràng.

Các báo cáo kế toán công ty thường sử dụng: Báo cáo tiền

Báo cáo doanh thu

Báo cáo tổng hợp nợ phải thu

Báo cáo chi tiết công nợ phải thu, phải thu khó đòi Báo cáo tổng hợp, chi tiết kho

Các báo cáo tài chính...

Báo cáo chi tiết hoạt động bộ phận

Các báo cáo kế toán được gửi tới trưởng bộ phận và Giám đốc ngày 5 tháng sau. Đảm bảo ban giám đốc có thể đánh giá hiệu quả kinh doanh, hiệu lực KSNB tại công ty tháng vừa qua và có những điều chỉnh kịp thời.

Quy trình thu tiền mặt:

Tại Bình Điền, hoạt động thu chi tiền mặt gồm 3 quy trình nhỏ: Quy trình thu tiền, quy trình chi tiền và kiểm kê tiền

Đối với quy trình thu tiền:

- Khi các bộ phận có nhu cầu nộp tiền tập hợp chứng từ nộp tiền và chuyển kế toán thanh toán kiểm tra, nếu hợp lý hợp lệ tiến hành lập 2 liên phiếu thu tiền, trong trường hợp sai sót sẽ trả lại chứng từ, bổ sung chứng từ. Sau khi lập phiếu thu, kế toán thanh toán ký xác nhận và chuyển kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt,

- Khi kế toán trưởng kiểm tra và ký 2 liên phiếu thu sẽ chuyển cho thủ quỹ tiến hành thu tiền.

- Căn cứ và phiếu thu đã được ký duyệt đầy đủ, thủ quỹ tiến hành thu tiền, ký xác nhận và ghi sổ, chuyển 01 liên cho bộ phận nộp tiền và 01 liên cho kế toán thanh toán để lưu trữ và hạch toán kế toán

Quy trình chi tiền mặt:

Do các nghiệp vụ chi tiền mặt chỉ áp dụng đối với những khoản thanh toán có giá trị thấp nên phiếu thu chỉ cần kế toán trưởng phê duyệt; sau đó cuối tháng sẽ tập hợp lại rồi trình giám đốc ký duyệt

- Khi có nhu cầu thanh toán, người có nhu cầu làm đề nghị thanh toán hoặc đề nghị tạm ứng theo mẫu và chuyển cho trưởng bộ phận phê duyệt, trước khi chuyển cho phòng kế toán trưởng bộ phận phải có trách nhiệm kiểm tra lại tính hợp lý, hợp lệ của khoản chi đó, sau đó chuyển cho kế toán thanh toán.

- Kế toán thanh toán kiểm tra lại bộ chứng từ về tính đầy đủ, hợp lý hợp lệ và các thông tin. Nếu không có sai sót, kế toán thanh toán lập 2 liên phiếu chi và ký xác nhận chuyển trình kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt

- Kế toán trưởng kiểm tra, đối chiếu và duyệt chi trên bộ chứng từ rồi chuyển Giám đốc phê duyệt trước khi chi tiền

- Sau khi bộ chứng từ được ký đầy đủ chuyển lại cho thủ quỹ, thủ quỹ tiến hành chi tiền, ký xác nhận bàn giao tiền sau đó giao lại 01 liên cho người nhận tiền và 01 liên cho kế toán thanh toán để hạch toán kế toán.

Kiểm soát vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt tại quĩ và tiền gửi ngân hàng. Hàng ngày thủ quĩ có trách nhiệm kiểm tra lượng tiền tồn quĩ và đối chiếu với số liệu trong sổ sách kế toán. Thủ quĩ chịu trách nhiệm trước Giám đốc và kế toán trưởng về việc quản lý tiền mặt. Công ty có trách nhiệm bảo quản tiền tại nơi an toàn, chống cháy nổ… Khi tiền mặt tại quĩ bị mất phải lập ngay biên bản và báo cáo cơ quan chức năng và Giám đốc. Công ty và đơn vị cân đối khoản tiền mặt tồn tại quĩ, nếu số dư lớn có thể nộp vào tài khoản ngân hàng của Công ty. Về tiền gửi ngân hàng thì Công ty và các đơn vị phải có quy định về hạn mức số dư tài khoản. Nếu số dư tài khoản thanh toán lớn lập tức báo cáo Giám đốc có kế hoạch thực hiện. Hàng ngày kế toán lập báo cáo số dư tiền mặt tại quĩ và tiền tại các tài khoản ngân hàng báo cáo Giám đốc và Kế toán trưởng. Vào ngày cuối kỳ lập báo cáo tài chính (cuối tháng, cuối quý, cuối năm) nếu có sai lệch lớn giữa báo cáo tồn quĩ hàng ngày với Bảng cân đối kế toán thì phải có giải trình.

Do đặc thù của Công ty không thực hiện chi bằng tiền mặt nhiều, do đó khoản tồn quĩ là rất ít. Việc quản lý vốn bằng tiền đã được Công ty thực hiện hàng ngày và định kỳ do đó rủi ro về việc thất thoát tiền mặt tại quĩ là giảm thiểu nhiều.

Việc tồn quĩ tiền mặt một khoản vừa đủ với chi tiêu trong thời gian ngắn khiến cho rủi ro do các nguyên nhân bất khả kháng như mất cắp hay hỏa hoạn nếu có xẩy ra thì mức độ thiệt hại không lớn, không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh thường xuyên của Công ty. Ngoài ra, để tận dụng tối đa nguồn thu từ hoạt động tài chính trong khi vẫn đảm bảo khả năng chi trả, Công ty thực hiện gửi tiền có kỳ hạn tại ngân hàng với thời gian linh hoạt.

Kiểm soát tài sản cố định

Tài sản cố định (TSCĐ) bao gồm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. Việc quản lý tài sản theo chuẩn mực kế toán hiện hành và quy chế nội bộ của Công ty. Phòng kế toán có trách nhiệm theo dõi tài sản và tình hình sử dụng. Việc mua sắm tài sản sẽ được phân cấp theo thẩm quyền quyết định của hội đồng quản trị và Giám đốc theo từng trường hợp cụ thể quy định trong Điều lệ hoặc ủy quyền khác. Định kỳ, Công ty thực hiện rà soát đánh giá lại tình hình sử dụng tài sản, kiểm kê thực tế để thực hiện thanh lý tài sản hư hỏng, không phục hồi được… Công ty có quyền cho thuê, cầm cố tài sản theo nguyên tắc có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn và tuân theo quy định của Công ty. Các khoản trích khấu hao phải theo quy định của pháp luật hiện hành.

Hiện nay để tránh thất thoát tài sản, hàng quý Công ty thực hiện kiểm kê tài sản. Việc kiểm kê được thực hiện gồm có nhân sự của phòng kế toán (là đơn vị quản lý và theo dõi tài sản bằng sổ sách) và Văn phòng (là đơn vị quản lý tài sản thực tế). Công ty đã ban hành quy chế quản lý tài sản với yêu cầu toàn bộ tài sản được đánh mã và quản lý bằng phần mềm kế toán chứ không phải theo dõi qua Excel như trước. Quy chế cũng nêu rõ thẩm quyền phê duyệt của lãnh đạo từng cấp khi mua và thanh lý tài sản, cũng như trách nhiệm cá nhân khi có thất thoát xẩy ra.

Kiểm soát hàng tồn kho

Bao gồm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã mua hoặc đang đi trên đường, sản phẩm dở dang trong quá trình sản xuất, sản phẩm hoàn thành nhưng chưa nhập kho, thành phẩm tồn kho, thành phẩm gửi bán… Kế toán hàng tồn kho phải được xác định theo nguyên tắc giá gốc. Khi có tổn thất xẩy ra, Công ty thực hiện dự

phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng chuẩn mực kế toán. Công ty thường xuyên kiểm tra hàng tồn kho, có biện pháp xử lý ngay với những hàng hóa tồn kho kém phẩm chất, ứ đọng, chậm luân chuyển. Thẩm quyền phê duyệt sẽ được Hội đồng quản trị ủy quyền cho Giám đốc theo từng thời kỳ.

Về vấn đề hàng tồn kho thì Công ty gặp nhiều rủi ro như quy trình bảo quản hàng hóa không đạt yêu cầu, hàng hóa bị hao hụt khi vận chuyển đối với nguyên vật liệu, phân bón. Chưa kể đến các ảnh hưởng của thời tiết mưa, ẩm khiến hàng hóa, vật tư để ngoài sẽ khó theo dõi, quản lý, bảo quản. Do đó để kiểm soát vấn đề này, Công ty thực hiện kiểm kê thường xuyên, và có biện pháp xử lý ngay khi hàng hóa có hiện tượng suy giảm giá trị, chất lượng. Mặt khác, đối với các hàng hóa doanh chưa có bộ phận theo dõi riêng về thời gian, hạn sử dụng để có biện pháp đẩy nhanh tiêu thụ hoặc tái sản suất để đảm bảo chất lượng phân bón khi bán ra thị trường.

Kiểm soát phải thu và tạm ứng

Các khoản công nợ phải thu và tạm ứng được phân công cụ thể cho nhân viên kế toán theo dõi. Hàng tháng hoặc định kỳ, tiến hành rà soát, kiểm tra lập báo cáo phân tích công nợ, tuổi nợ, tình hình thu hồi nợ và xử lý nợ khó đòi. Đối với các khoản nợ khó đòi, Công ty thực hiện rà soát kiểm tra nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân (nếu có) và thực hiện trích lập dự phòng theo quy định. Kế toán có trách nhiệm tập hợp, lưu trữ đủ hồ sơ, theo dõi cụ thể từng khoản nợ theo từng khách hàng. Định kỳ hàng tuần kiểm tra phối hợp các phòng chức năng để thu hồi nợ. Định kỳ hàng tháng phát hành thông báo công nợ cho khách hàng. Còn đối với các khoản tạm ứng cá nhân thì phải đốc thúc cá nhân hoàn ứng khi đến kỳ theo quy định. Đối với khoản tạm ứng thường xuyên như chi phí xăng xe, đi lại… thì vào ngày 25 hàng tháng người tạm ứng phải lập Giấy hoàn ứng kèm chứng từ. Đối với các khoản tạm ứng cho một công việc cụ thể thì thời hạn tạm ứng từ 15 đến 30 ngày. Nếu quá thời hạn hoàn ứng, phòng kế toán có trách nhiệm báo cáo Giám đốc để giải quyết.

Thực tế mặc dù quy chế tài chính đã thông báo rõ thời hạn hoàn ứng, nhưng thực hiện của các bộ phận, phòng ban chuyên môn vẫn chưa đúng theo yêu cầu. Nhiều khoản hoàn ứng vẫn bị chậm trễ do chưa đủ hồ sơ.

Kiểm soát Doanh thu, chi phí và KQKD

Doanh thu của Công ty bao gồm doanh thu từ hoạt động kinh doanh chính (thu từ bán thành phập , cung cấp dịch vụ cho thuê xưởng, …), từ hoạt động tài chính (tiền lãi cho vay vốn, lãi bán hàng trả chậm, …) và thu nhập hợp pháp khác (là hoạt động không thường xuyên như thu tiền phạt vi phạm hợp đồng, thu từ thanh lý tài sản…). Doanh thu phát sinh phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ chứng minh và phản ánh đầy đủ trong sổ sách kế toán của đơn vị và Công ty theo chế độ kế toán hiện hành.

Chi phí gồm chi phí hoạt động kinh doanh (chi phí mua hàng, chi tiếp thị, hội trợ nông dân, chi lương, …). Các khoản chi phải được chi theo quy định nội bộ của Công ty và thường xuyên được theo dõi, phân tích, đánh giá nhằm phát hiện khâu yếu kém trong quản lý, giảm chi phí.

Công ty thực hiện quản lý chi phí thông qua các định mức tiêu hao nguyên, nhiên liệu, … và các quy chế khác do Giám đốc chủ trì xây dựng và phê duyệt. Các bộ phận chuyên môn xây dựng và trình ban hành quy định về định mức tiêu hao để Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt. Người quyết định, các bên có liên quan để các khoản chi không đúng phải chịu trách nhiệm bồi thường với tổn thất mình gây ra, trường hợp khoản chi vượt phải được Ban Giám đốc phê duyệt bằng văn bản.

Hàng tháng, hàng quý, hàng năm Công ty phải xây dựng kế hoạch chi tiêu phù hợp với tình hình hoạt động SXKD và đánh giá hiệu quả, kiểm tra giám sát tình hình thực hiện.

Một phần của tài liệu Kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Bình Điền – Ninh Bình (Trang 81 - 87)

Tải bản đầy đủ (DOC)

(128 trang)
w