CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
4.3. Giải pháp hoàn thiện KSNB tại Công ty CP Bình Điền – Ninh Bình
KSNB được con người trong tổ chức đặt ra để kiểm soát hành vi của họ, ngăn ngừa và phát hiện, xử lý các sai phạm nhằm đảm bảo thực hiện được mục tiêu của tổ chức. Muốn KSNB hoạt động hiệu quả thì KSNB phải có đầy đủ các yếu tố của KSNB, đó là: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và giám sát. Các yếu tố này phải vận hành một cách hữu hiệu. Các giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động KSNB tại Công ty Cổ phần Bình Điền – Ninh Bình được xây dựng trên 05 yếu tố này.
1.18. Môi trường kiểm soát
Trên cơ sở lý luận đã nghiên cứu và thực tế khảo sát, để môi trường quản lý phát huy tốt vai trò nền tảng, người viết đề xuất một số giải pháp cơ bản giúp nâng cao tính hiệu quả của môi trường kiểm soát, KSNB tại Công ty Cổ phần Bình Điền – Ninh Bình:
Tính chính trực và giá trị đạo đức
Công ty cần tăng cường thiết lập thêm nhiều cơ chế giám sát để có thể kiểm soát được việc thực thi quyền lực của cấp dưới hoặc người đại diện. Định kỳ tiến hành họp để giải quyết các vấn đề còn tồn đọng hay khi có sự kiện mà việc ra quyết định liên quan đến vấn đề đó sẽ ảnh hưởng đến toàn đơn vị thì nhà quản lý không được tự ý quyết mà phải thông qua ý kiến của ban lãnh đạo. Tất cả những việc làm
trên phải được quy định cụ thể trong điều lệ, quy chế. Hơn nữa, công ty cần bổ sung ban hành bộ quy tắc ứng xử chung liên quan đến đạo đức nghề nghiệp thông qua đó có biện pháp xử lý khi xảy ra mâu thuẫn.
Ngoài ra, Công ty cần có biện pháp làm giảm áp lực, cơ hội gian lận, xung đột lợi ích, hạn chế hành vi vi phạm đạo đức của nhân viên bằng việc xây dựng môi trường văn hóa Công ty lành mạnh với yếu tố nền tảng là phong cách quản lý của nhà quản trị cấp cao. Từng hành động của nhà quản lý phải đảm bảo tính chuẩn mực, chính trực và công bằng.
Thực thi trách nhiệm tổng thể
Công ty cần có chính sách dự trữ và có chế độ giữ chân một đội ngũ nhân sự chất lượng cao cho các vị trí quan trọng khi có bất kỳ sự xáo trộn ở những vị trí trọng yếu bằng cách đưa ra nhiều thử thách trong quá trình làm việc của nhân viên. Tạo cơ hội thăng tiến sẽ thúc đẩy hơn nữa khả năng làm việc và chọn được những tài năng sáng giá trong việc điều hành đơn vị.
Tăng cường nhiều hơn nữa nhưng lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên thông qua các khóa đào tạo ngắn, dài hạn là điều cần thiết. Khi năng lực họ tốt ít nhiều sẽ mang lại hiệu suất làm việc cao hơn nên chi phí công ty bỏ ra sẽ đem đến nhiều hiệu quả thiết thực. Chi phí họ bỏ ra đào tạo nhưng khi tay nghề nhân viên được nâng cao họ sẽ tìm đến nơi khác có điều kiện tốt hơn, để giải quyết tình huống này thì phòng nhân sự cần phải có những điều kiện ràng buộc và cam kết từ nhân viên khi tham gia các khóa đào tạo cũng như cho họ có nhiều lợi ích hơn sau mỗi khóa học và tiếp tục tham gia sản xuất tại đơn vị
Thực thi cam kết về năng lực
Công ty cần xây dựng chính sách nguồn nhân lực hợp lý, chế độ lương thưởng tốt hơn để đảm bảo tính cạnh tranh với đối thủ khác, cho họ cơ hội thử thách để thể hiện bản thân. Bên cạnh đó muốn có đội ngũ nhân lực chất lượng, công ty cần minh bạch trong khâu tuyển dụng thông qua tuyển dụng công khai như đề ra tiêu chuẩn, kỹ năng mà mỗi ứng viên cần đạt được và mức độ phù hợp với văn hóa
DN mình thế nào tránh tạo tâm lý mập mờ, bất mãn khi ứng viên nghĩ họ có tài nhưng do cơ chế nên không đạt.
Trách nhiệm giải trình
Tạo cơ hội và điều kiện để nhân viên giám sát lẫn nhau nghĩa là một nghiệp vụ phát sinh tới lúc hoàn thành không chỉ tập trung vào một cá nhân hay một bộ phận chức năng, đây là cách thức để giảm thiểu gian lận hoặc sai sót. Tiến độ chung hoàn thành công việc tùy thuộc vào từng bộ phận, vì vậy, mỗi nhân viên phải thấy được tầm quan trọng việc mình làm ảnh hưởng đến thành tích chung của tập thể thông qua các buổi làm việc nhóm, hoạt động cộng đồng.
Phân định quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận.
Người quản lý của đơn vị cần phân định quyền hạn trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận nhằm giúp đạt được hiệu quả công việc tốt hơn đồng thời giúp các bộ phận cũng sẽ có trách nhiệm hơn với công việc mà mình được giao cũng như có thể phối hợp giữa các bộ phận với nhau, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận, ngoài ra sẽ giúp cho cán bộ công nhân viên làm việc một cách hiệu quả tiết kiệm được nhiều thời gian.
1.19. Đánh giá rủi ro
Do một số phòng ban còn quả tải trong việc thực hiện nhiệm vụ nên công ty cần phải bố trí thêm các phòng ban chuyên môn, tổ chức tuyển dụng và bố trí nhân sự làm việc phù hợp hơn, đặc biệt cần bố trí thêm phòng chuyên trách về KSNB, tránh tình trạng kiêm nhiệm.
Công ty cần chú trọng nâng cao kỹ năng nghiên cứu và phát triển sản phẩm sao cho các sản phẩm đáp ứng nhanh, nhạy đối với sự cạnh tranh của các sản phẩm phân bón khác trên thị trường.
Giải pháp nâng cao hiệu quả chính sách nhân sự
Về chính sách tiền lương, thưởng, chế độ đối với người lao động; công ty cần xây dựng kế hoạch tuyển dụng đối với nhóm đối tượng có chất lượng cao, đặc biệt là với những kỹ sư có tay nghề và nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất phân bón. Đối với các nhân viên đang công tác tại công ty, cần có cơ chế chính
sách rà soát lại, bố trí lại sao cho phù hợp với năng lực của mỗi nhân viên; kịp thời quan tâm, khen thưởng và chăm lo đến đời sống của người thân nhân viên để họ có động lực tiếp tục cống hiến.
Việc đánh giá năng lực, chất lượng cho mỗi nhân viên cần xây dựng chính sách, bộ tiêu chí đánh giá đối với từng bộ phận, vị trí chuyên môn khác nhau. Chứ không chỉ áp dụng thời gian làm việc tại Công ty.
Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác chiến lược, kế hoạch
Công ty cần chú trọng xây dựng kế hoạch một cách chủ động, không phụ thuộc vào công ty mẹ; cùng với đó, việc lập kế hoạch phải có tính thận trọng, hiệu quả và có tính khả thi hơn nữa. Như vậy thì mới dễ đạt được kế hoạch.
Công ty cần xây dựng hệ thống chỉ tiêu cụ thể và các quy chế thưởng, phạt rõ ràng khi thực hiện kế hoạch của các bộ phận.
Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát tại Công ty
Đẩy mạnh công tác kiểm tra, kiểm soát của Ban Giám đốc; Ban Giám đốc cần xây dựng kế hoạch kiểm soát định kỳ thường xuyên hơn, giám sát các khâu trọng yếu trong sản xuất, kinh doanh nhiều hơn. Thông qua đó để phát hiện các hạn chế trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Định kỳ, kiện toàn và rà soát lại KSNB của công ty để kịp thời phát hiện những điểm hạn chế và đưa ra các hành động, biện pháp kịp thời.
1.20. Hoạt động kiểm soát
Hiện nay các qui trình kiểm soát của từng phòng ban đã được ban hành và đang được thực hiện. Công ty cần nâng cao hơn nữa công tác rà soát kiểm tra, tránh tối đa việc lạm quyền hạn trong công việc. Mọi công việc được thực hiện phải được dựa trên các nội dung có trong ủy quyền, nếu vượt quá thẩm quyền phải có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo để có hướng giải quyết. Để thực hiện được điều đó đòi hỏi từng cán bộ quản lý của Tổng công ty phải nhận thức rõ và tuân thủ quy định đã ban hành. Các nội dung công việc nên có sự kiểm tra chéo giữa các phòng ban. Trong từng phòng không nên phân công một nội dung công việc tập trung chỉ vào một người mà nên có sự phân chia để từng cá nhân kiểm tra lẫn nhau.
Việc phân công, phân nhiệm cần phải rõ ràng cụ thể cho từng cán bộ quản lý để từng cá nhân cán bộ quản lý phải có trách nhiệm thực hiện công việc và chịu trách nhiệm cá nhân khi có sai phạm. Việc rà soát phân công nhiệm vụ từng cán bộ quản lý cũng cần phải được rà soát để có sắp xếp phù hợp với tình hình thực tế hoạt động của Tổng công ty và nên được rà soát định kỳ trong thời gian tới.
1.21. Thông tin và truyền thông
Để đảm bảo cho thông tin lưu trữ được an toàn, tránh được trường hợp mất dữ liệu hoặc đánh cắp dữ liệu cần xây dựng các biện pháp dự phòng như các phần mềm diệt virus, có ổ cứng lưu trữ dữ liệu,... Ngoài ra cần tổ chức các lớp bồi dưỡng về tin học cho đội ngũ cán bộ quản lý để công tác báo cáo qua mạng nội bộ mang tính khả thi và thông tin truyền tải đi đảm bảo được tính chính xác, nhanh chóng và kịp thời. Đồng thời với công tác tổ chức đào tạo thì vào cuối mỗi năm Bình Điền sẽ tiến hành đánh giá kiểm tra lại trình độ tin học của đội ngũ cán bộ để có kế hoạch nguồn nhân lực cho năm kế tiếp.
Lợi ích đạt được khi thực hiện các giải pháp trên là:
- Đào tạo ra đội ngũ cán bộ giỏi về chuyên môn lẫn nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác.
- Cung cấp các dữ liệu và thông tin kịp thời cho Ban lãnh đạo khi cần thiết, đặc biệt là đối với các quyết định quan trọng.
- Tiết kiệm thời gian và công sức để truyền đạt thông tin nhanh chóng cũng như tiết kiệm chi phí lưu trữ chứng từ.
1.22. Giám sát
KSNB dù được thiết kế tốt như thế nào đi nữa cũng không thể vận hành hiệu quả nếu thiếu sự kiểm tra, giám sát. Thông qua hoạt động giám sát, doanh nghiệp có thể theo dõi và đánh giá chất lượng KSNB, kịp thời phát hiện những khiếm khuyết, qua đó điều chỉnh hợp lý và cải thiện liên tục cho phù hợp với những thay đổi của môi trường và điều kiện kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị. Để thực hiện tốt công tác giám sát, doanh nghiệp phải xây dựng và hoàn thiện các
công cụ giám sát. Công cụ giám sát phải được xây dựng phù hợp với từng quy trình nghiệp vụ, từng thời điểm để KSNB được vận hành một cách có hiệu quả.
Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc nên đầu tư vào công tác hoàn thiện hoạt động giám sát nhằm xem xét hoạt động của từng bộ phận có đúng như thiết kế và cần phải điều chỉnh gì cho phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị trong từng giai đoạn. Để hoạt động giám sát đạt được hiệu quả cao, các Công ty Cổ phần Bình Điền – Ninh Bình cần phải:
Thứ nhất, giám sát các bước thực hiện chu trình bán hàng và thu tiền để đảm bảo các thủ tục kiểm soát trên đều được thực hiện nghiêm túc nhằm hạn chế các sai phạm xảy ra trong chu trình này.
Thứ hai, định kỳ (cuối mỗi tháng) hoặc khi có nhu cầu Giám đốc yêu cầu các trưởng đơn vị báo cáo tình hình hoạt động bán hàng và so sánh với các chỉ tiêu, kế hoạch đã định. Từ đó, Giám đốc sẽ đưa ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro cho đơn vị. Bên cạnh đó, Giám đốc cần yêu cầu đơn vị báo cáo ngay lập tức các hoạt động bất thường xảy ra và các trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận về các vi phạm nội quy, quy định của Bình Điền cũng như của pháp luật có khả năng làm giảm uy tín của Bình Điền.
Thứ ba, định kỳ hoặc đột xuất, Ban kiểm kê tiến hành kiểm kê hàng tồn kho để ngăn chặn hành động biển thủ hàng hóa đồng thời xác định chính xác số lượng và chất lượng hàng còn lại trong kho để có kế hoạch mua hàng kịp thời nhằm đảm bảo có đủ hàng hóa để bán ra mang lại nguồn thu lớn cho Bình Điền. Trong quá trình kiểm kê, Trưởng ban kiểm kê cần chú ý một số thủ thuật gian lận như sau:
- Hoán chuyển vị trí để đếm nhiều lần cho cùng một số hàng nhằm làm tăng số lượng kiểm kê;
- Mượn hàng từ bên ngoài để làm tăng số lượng hàng trong kho ở thời điểm kiểm kê, sau đó trả lại khi kiểm kê kết thúc;
- Ngụy tạo hàng bằng thùng, hộp rỗng;
Thứ tư, định kỳ, người giám sát cần đánh giá lại KSNB để báo cáo cho Ban Giám đốc về những những khiếm khuyết của hệ thống. Thiếu sót ở đây được hiểu là những thiếu sót có thực hoặc tiềm ẩn mà người giám sát phát hiện được và cần điều chỉnh KSNB nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra đồng thời xem xét hậu quả do khiếm khuyết gây ra, sau đó tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục.
Bộ phận chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát các hoạt động cần được trang bị kiến thức và trình độ chuyên môn để tham mưu cho Ban lãnh đạo có hướng điều chỉnh hợp lý, cách thức hoạt động của toàn bộ quy trình cũng như việc phát hiện ra các sai phạm để tìm cách khắc phục và hoàn thiện.
KSNB là một bộ phận trong KSNB của đơn vị có chức năng tiến hành kiểm tra, đánh giá sự tuân thủ pháp luật và các quy định, quy chế do Bình Điền ban hành. Hiện ban KSNB của Bình Điền còn mỏng, nguồn nhân lực còn hạn chế điều này làm cho công tác đánh giá hiệu lực của hoạt động kiểm soát, đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực của Bình Điền, hiệu quả tư vấn để cải thiện các hoạt động tại Bình Điền bị suy giảm. Tuy nhiên, nhằm tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả và phù hợp với quy mô cũng như năng lực quản lý của Bình Điền hiện nay có thể tổ chức nâng cao trình độ chuyên môn, đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao để đáp ứng cho nhu cầu kiểm soát.
Đội ngũ cán bộ thuộc Ban kiểm soát ngoài các tiêu chuẩn về đạo đức, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn thì cần phải có sự am hiểu sâu sắc về hoạt động bán hàng thu tiền, nắm chắc các quy định có liên quan, nắm chắc những khâu trọng yếu dễ xảy ra sai sót, gian lận để tiến hành kiểm tra và nhanh chóng phát hiện. Tích cực phối hợp với các bộ phận phòng ban cùng xây dựng các mục tiêu, nhận diện rủi ro, tham mưu, tư vấn cho Ban lãnh đạo đưa ra các phương án ứng phó với rủi ro, nhanh chóng phát hiện sai sót và kịp thời điều chỉnh.
Ban kiểm soát cần được đào tạo đầy đủ kiến thức về KSNB, được bố trí và phân công phụ trách từng phần hành kiểm soát trong một khoảng thời gian nhất định và sau đó được luân phiên thay đổi sang phần hành kiểm soát khác để đảm bảo cho tất cả các kiểm soát viên nâng cao được trình độ chuyên môn đồng bộ và gia
tăng sức mạnh tập thể của KSNB từ đó phát huy được hiệu quả quản lý và sức mạnh cạnh tranh nhằm thực hiện được các mục tiêu và chiến lược do Bình Điền đề ra