CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
4.1. Đánh giá KSNB của Công ty Cổ phần Bình Điền Ninh Bình
Môi trường kiểm soát
Ưu điểm:
Công ty đã thiết lập được một môi trường kiểm soát khá tốt, thể hiện Công ty đã xây dựng được văn hóa doanh nghiệp, môi trường làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp và có trách nhiệm. Ban lãnh đạo luôn là người có trách nhiệm cao, tận tụy với công việc, đi sớm về muộn, luôn cởi mở và đặc biệt quan tâm đến đời sống của cán bộ công nhân viên trong Công ty.
Do đó, môi trường kiểm soát đã tạo ra một tổ chức không tiêu cực, lành mạnh, không biển thủ tài sản. Ban lãnh đạo Công ty luôn mong muốn ngày càng hoàn thiện hơn môi trường, văn hóa, nhân sự công ty ngày càng có năng lực, chuyên môn, kỷ luật, kỹ năng, tay nghề.
Cơ sở vật chất phục vụ cho việc KSNB được trang bị đầy đủ, hiện đại điển hình như hệ thống ERP của doanh nghiệp. Chế độ an toàn bảo hộ lao động luôn được chú trọng, đảm bảo tuyệt đối cùng với chế độ phụ cấp khác cao để tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát triển toàn diện và thể hiện được bản thân. Bên cạnh đó công ty có bộ máy quản lý chặt chẽ từ trên xuống dưới, với mô hình quản lý trực tiếp tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát, giám sát, đánh giá... Công ty có một đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, sáng tạo, hăng say làm việc. Sự phân chia trách nhiệm cụ thể đã nâng cao tinh thần trách nhiệm tất cả cán bộ, công nhân viên.
Môi trường kiểm soát có ưu điểm là Ban lãnh đạo Công ty có phong cách quản lý nhất quán cùng với những nguyên tắc quản lý được xuyên suốt. Ban lãnh đạo Công ty nhất trí cao trong việc thực hiện và lập Báo cáo tài chính dựa trên số
liệu trung thực cũng như phản ánh đúng hoạt động SXKD của Công ty. Bên cạnh đó, Công ty ngày càng hoàn thiện các quy chế, quy trình về chuyên môn nghiệp vụ cũng như tạo ra một môi trường làm việc văn hóa, mang đậm bản sắc và dấu ấn của Công ty. Ban lãnh đạo Công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của KSNB. Do đó hệ thống báo cáo do phòng KSNB phụ trách được thực hiện khá đầy đủ và kịp thời giúp cho các quyết định của Ban lãnh đạo Công ty đi đúng hướng theo kế hoạch đã đề ra.
Mặt khác, Về cơ cấu tổ chức được thiết kế gồm nhiều phòng ban chức năng giúp việc cho Giám đốc trong việc ra quyết định. Các phòng ban có chức năng rất chi tiết, rõ ràng với từng nhiệm vụ chuyên môn cụ thể. Các phòng ban chức năng hoạt động độc lập với từng nhiệm vụ được phân công nhưng cũng phối hợp nhịp nhàng từng bước trong việc giải quyết các công việc phát sinh. Các cán bộ công nhân viên được sắp xếp công việc phù hợp với trình độ, năng lực cá nhân là tiền đề hoàn thành công việc và phát huy được tính sáng tạo trong công việc đảm bảo năng suất lao động đề ra. Việc phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân của các phòng ban còn trên cơ sở giám sát lẫn nhau để công việc được thực hiện trôi chảy.
Chính sách nhân sự được xây dựng trên các nguyên tắc đảm bảo quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ của cá nhân người lao động. Công ty thực hiện chi trả đầy đủ các khoản thu nhập cho người lao động như lương, thưởng, phụ cấp, thêm giờ, tăng ca… và các khoản theo lương như BHXH, BHYT và BHTN theo đúng quy định pháp luật hiện hành. Công ty thực hiện các chế độ khen thưởng theo đúng Quy chế khen thưởng, phúc lợi đã ban hành.
Công tác kế hoạch của Công ty đã thực hiện công tác kế hoạch rất chi tiết và có bài bản. Các số liệu phục vụ lập kế hoạch được căn cứ trên tình hình thực tế hoạt động của đơn vị và năng lực của từng lãnh đạo từng đơn vị. Việc lập kế hoạch được toàn bộ các phòng ban trong Công ty như phòng Kinh doanh, Phòng tài chính kế toán, Bộ phận sản xuất, phòng hành chính…. tham gia để giúp đơn vị xây dựng được kế hoạch sát với yêu cầu của Công ty. Công tác kế hoạch không chỉ được xây dựng và đánh giá từng năm, mà còn được thực hiện đánh giá từng tháng để từng
đơn vị nhìn nhận kết quả hoạt động của mình trong tháng qua để có biện pháp điều chỉnh, hướng khắc phục trong thời gian tới.
Nhược điểm:
Hiện tại Công ty vẫn là Công ty hoạt động theo mô hình Công ty có vốn nhà nước chính vì vậy một số quy trình kiểm soát được thiết lập một các quá chặt chẽ dẫn đến việc hoạt động doanh có thể bị chậm, không được quyết định một cách kịp thời với hoạt động kinh doanh.
Về cơ cấu tổ chức do Công ty đang hoạt động với mô hình doanh nghiệp có vốn nhà nước nên để tránh trình trạng thừa nhân lực và thiếu nhân lực tại một số vị trí, Công ty đã và đang tiến hành rà soát lại và thay đổi để phù hợp với năng lực và hiểu quả công việc đề ra.
Về chính sách nhân sự được căn cứ trên nguyên tắc đảm bảo quyền lợi nghĩa vụ của cá nhân người lao động. Tuy nhiên do trong bối cảnh hiện tại Tổng công ty vừa mới chuyển sang mô hình Tổng công ty cổ phần nên không tránh khỏi tâm tư của một số ít người lao động. Công tác đào tạo và đào tạo lại chưa được đánh giá cao.
Phòng Kiểm soát nội bộ có 3 cán bộ gồm cả trưởng phòng. Với khối lượng công việc đã được Giám đốc giao theo từng đầu mục thì phòng vẫn đảm bảo công việc được hiệu quả. Tuy nhiên, khi có công việc đột xuất yêu cầu có sự tham mưu với tiến độ gấp thì gây áp lực rất lớn đến kết quả công việc, thông tin chưa được chuẩn xác do thiếu hụt về nhân sự.
Công tác kế hoạch của một số đơn vị còn mang tính hình thức do xây dựng trên cơ sở số liệu chưa chính xác. Do đó khi đánh giá việc thực hiện kế hoạch thường không đạt kế hoạch do đơn vị không lường trước được các khả năng xẩy ra. Điều đó gây ảnh hưởng rất lớn đến việc thực hiện kế hoạch của toàn Công ty. Một số đơn vị hoạt động xuất nhập khẩu không nhận diện và đánh giá được rủi ro do đó kết quả hoạt động trong kỳ không đạt như kế hoạch.
Môi trường bên ngoài của công ty có hoạt động xuất nhập khẩu nên việc tỷ giá tăng giảm ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động SXKD.
Đánh giá rủi ro
Ưu điểm:
Việc đánh giá rủi ro hiện tại bộ phận KSNB thực hiện và có trách nhiệm báo cáo Ban lãnh đạo Công ty. Việc đánh giá rủi ro được thực hiện thường xuyên và định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của công việc. Công ty đã nhận diện có khả năng rủi ro cao trong khoản mục công nợ. Từ đó, Công ty đã có các biện pháp để thu hồi tối đa công nợ, hạn chế công nợ khó đòi.
Tuy nhiên, ở Công ty hiện tại chỉ một số Khách hàng là đại lý lớn của Công ty mới có chính sách nợ. Hầu hết các đối tượng khác công ty đang được duy trình là thanh toán trước mới nhận được hàng.
Công ty đã nhận diện được các rủi ro có thể xảy ra, có thái độ nghiêm túc với việc nhận diện, đánh giá rủi ro và để hạn chế đã có sự phê chuẩn, kiểm duyệt của các trưởng bộ phận có liên quan.
Việc phân công trách nhiệm đối với các bộ phận và cá nhân rõ ràng giúp các bộ phận, cá nhân có thể kiểm soát chéo lẫn nhau đảm bảo độc lập khi thực hiện nhiệm vụ được giao.
Nhược điểm:
Việc đánh giá rủi ro đã được Công ty nhận diện và nêu ra các rủi ro có thể gặp phải. Tuy nhiên, do trình độ năng lực của cán bộ phụ trách công tác đánh giá rủi ro, nên trong một số trường hợp rủi ro mới được dừng ở bước nhận diện và đánh giá chứ chưa nêu ra được giải pháp khắc phục cũng như biện pháp giảm thiểu tối đa thiệt hại do rủi ro đó gây ra.
Việc đánh giá rủi ro đôi khi do chủ quan của người thực hiện nhiệm vụ chứ chưa có sự trao đổi với các phòng ban chuyên môn về nguyên nhân thực sự của rủi ro.
Hoạt động kiểm soát
Ưu điểm:
Công ty đã xây dựng một loạt các quy định, quy chế, quy chuẩn phù hợp với mô hình Công ty Cổ phần. Hoạt động kiểm soát được thực hiện trong toàn Công ty cũng như toàn bộ các phòng ban quản lý.
Về tài chính có các quy trình: qui trình kiểm soát báo cáo tài chính, qui trình kiểm soát chi phí, qui trình kiểm soát doanh thu, qui trình lập và quản lý dòng tiền, qui trình lập báo cáo tài chính.
Định kỳ hàng tháng kiểm soát đối chiếu phân tích so sánh các kết quả đạt được so với tháng trước và so với kế hoạch để có biện pháp cho tháng sau.
Do vậy, từ việc xây dựng và ban hành các quy trình quy định, quy chế của từng bộ phận, phòng ban luôn được công ty chú trọng và đánh giá định kỳ.
Nhược điểm:
Hoạt động kiểm soát được nêu ra và thực hiện khá đầy đủ tại từng lĩnh vực hoạt động, từng nội dung của phòng ban chuyên môn. Công tác Kiểm soát của công ty mẹ đối với công ty con còn hời hợt, chưa thực sự quan tâm mà chỉ dừng lại trên các báo cáo của Giám đốc gửi đến Công ty mẹ.
Chưa có đủ nguồn lực chuyên trách công tác Kiểm soát nội bộ, đa số các nhân viên vừa làm việc chuyên môn vừa kiêm nhiệm hoạt động kiểm soát dẫn đến việc chưa chuyên nghiệp, đúng quy trình.
Thông tin và truyền thông
Ưu điểm:
Hệ thống thông tin trong toàn Công ty do phòng hành chính quản lý. Việc thực hiện mạng nội bộ đã giúp toàn bộ cán bộ công nhân viên nắm bắt được tình hình hoạt động của Công ty và thực hiện công việc chuyên môn cũng như phối hợp với các bộ phận khác đạt kết quả cao
Hệ thống thông tin kế toán: Công tác của bộ máy kế toán thực hiện đúng các quy định của nhà nước về Luật quản lý thuế, Luật kế toán, … Bộ máy kế toán với từng nhiệm vụ của cán bộ trong phòng được phân công cụ thể phù hợp với năng lực của từng cá nhân. Hệ thống thông tin kế toán đã đảm bảo hạch toán đúng, đầy đủ, kịp thời… theo đúng quy định, và là bộ phận cung cấp số liệu trung thực và kịp thời cho phòng KSNB phục vụ công tác quản trị. Bộ phận kế toán đã hoàn thành các báo cáo đúng thời hạn theo đúng quy định của nhà nước và của Công ty.
Công ty đã tổ chức các buổi đào tạo về văn hóa công ty, nội quy, các đợt đi tập huấn, học tập trực tiếp tại Công ty mẹ và các công ty thành viên khác, các buổi liên hoan văn nghệ, thi tay nghề, thiết kế được hệ thống cá danh hiệu nhân viên nhằm nâng cao năng lực làm việc.
Nhược điểm:
Việc bộ phận hành chính đảm đương công tác truyền thông chưa thực sự hiệu quả. Chưa có phòng ban độc lập cụ thể kiểm soát, vận hành bộ phận này. Bộ phần hành chính đang kiêm nhiệm công tác truyên thông, với nhận sự và năng lực kinh nghiệm chuyên trách chưa được đào tạo, cập nhật đầy. Do vậy, việc hoạt động vẫn chưa thực sự hiệu quả, nhiều chính sách, quy định đã ban hành nhưng chưa đưa vào thực tiễn.
Giám sát
Ưu điểm:
Hoạt động giám sát được thực hiện theo từng cấp lãnh đạo theo sự phân công phân nhiệm và giao nhiệm vụ của Ban Giám đốc. Từng cá nhân có sự giám sát của lãnh đạo phòng và các phòng ban chuyên môn khác. Các phòng ban chuyên môn lại được các lãnh đạo phụ trách trực tiếp giám sát… Việc giám sát được thực hiện thường xuyên đảm bảo công việc được thực hiện một cách hiệu quả và đạt mục tiêu đề ra.
Nhược điểm:
Hiện nay, Công ty giao phòng Phó Giám đốc và Phòng tài chính kế toán phụ trách theo dõi, giám sát về tài chính. Tuy nhiên với khối lượng công việc nhiều, việc giám sát này đôi khi bị quá tải. Mặt khác, bộ phận kiểm soát cũng thuộc Phòng tài chính, kế toán, do đó việc giám sát có khả năng thiếu tính độc lập, khách quan trong một số trường hợp