7. Kết cấu luận văn
1.3.2. Thu thập thơng tin doanhthu, chi phí và kết quả kinh doanh
Đối tượng sử dụng thông tin
Các đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn của đơn vị thường có lợi ích kinh tế trực tiếp và gián tiếp tại đơn vị đó. Nhu cầu thơng tin của các đối tượng này sẽ chi phối đến mục tiêu cung cấp thơng tin của hệ thống kế tốn đơn vị.
Các đối tượng sử dụng thông tin: -Nhà quản lý đơn vị
Nhà quản lý đơn vị có nghĩa vụ và quyền lợi trực tiếp tại đơn vị. Họ là những người chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc sử dụng và kiểm soát nguồn lực của đơn vị, đảm bảo hoạt động kinh doanh của đơn vị có hiệu quảvà duy trì lợi ích hợp pháp của các bên liên quan. Do vậy, nhà quản lý đơn vị rất cần nắm được các thơng tin về tình hình tài chính, luồng tiền, kết quả hoạt động kinh doanh... của đơn vị nhằm thực hiện các chức năng lập kế hoạch, tổ chức tình hình thực hiện kế hoạch và kiểm sốt các hoạt động của đơn vị. Để có thể thực hiện được các chức năng này, nhà quản lý đơn vị cần nhiều nguồn thông tin, một trong những nguồn thông tin quan trọng đó là thơng tin về doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh.
- Chủ sở hữu
Chủ sở hữu có thể là nhà nước, chính phủ, tổ chức, cá nhân, tùy thuộc vào loại hình đơn vị là doanh nghiệp nhà nước, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân... Chủ sở hữu đơn vị là người cấp vốn cho đơn vị, lợi ích của họ phụ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Chính vì vậy, nhu cầu thơng tin của họ thường có phạm vi rộng hơn các đối tượng khác như thơng tin về tình hình tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, kết quả kinh doanh, luồng tiền... Nhưng một trong những thông tin mà chủ sở hữu quan tâm nhất vẫn là doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.
- Chủ nợ
Chủ nợ là những nhà cấp tín dụng cho đơn vị dưới dạng cho vay; hoặc tín dụng thương mại... Chủ nợ có quyền lợi kinh tế hợp pháp tại đơn vị, được nhận thanh toán khi khoản nợ đáo hạn, đối với chủ nợ tín dụng cịn được hưởng lãi suất
cố định từ khoản cho đơn vị vay. Đối tượng được coi là chủ nợ đối với đơn vị rất đa dạng và phong phú, có thể là những người cung cấp tiền tệ hoặc hàng hóa, dịch vụ cho đơn vị và chấp nhận thanh toán chậm. Chủ nợ quan tâm tới khả năng thanh tốn và sinh lời của đơn vị. Do đó, doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh là một trong những thông tin mà Chủ nợ rất quan tâm. Nó phần nào phản ánh được khả năng sinh lời và khả năng thanh tốn của đơn vị.
- Chính phủ
Chính phủ thơng qua các cơ quan đại diện như Bộ Tài Chính, Tổng Cục Thuế.... để thực hiện vai trị và chức năng của mình. Những thơng tin làm cơ sở cho việc ra quyết định, trong đó có thơng tin doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh có vai trị quan trọng trong việc quản lý nghĩa vụ Thuế của đơn vị đối với nhà nước.
- Các đối tượng khác
Các đối tượng khác có nhu cầu sử dụng thơng tin kế toán gồm người lao động, tổ chức cơng đồn, các tổ chức kiểm tốn, cơng chúng...Các đối tượng sử dụng thông tin đều cần đến những thơng tin phản ánh tình hình tài chính, tình hình và kết quả hoạt động, tình hình lưu chuyển tiền và những thông tin chung khác của đơn vị. Do vậy, họ có nhu cầu được cung cấp, đọc và hiểu thơng tin phản ánh tình hình kinh tế của đơn vị: Doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh.
Yêu cầu thông tin cung cấp
-Trung thực, các thơng tin và số liệu kế tốn phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
-Khách quan, các thơng tin và số liệu kế tốn phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo.
-Đầy đủ, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán phải được ghi chép và báo cáo đầy đủ, khơng bị bỏ sót.
-Kịp thời, các thơng tin và số liệu kế tốn phải được ghi chép và báo cáo kịp thời, đúng hoặc trước thời hạn quy định, không được chậm trễ.
-Dễ hiểu, các thơng tin và số liệu kế tốn trình bày trong báo cáo tài chính (BCTC) phải rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng. Người sử dụng ở đây được hiểu là người có hiểu biết về kinh doanh, về kinh tế, tài chính, kế tốn ở mức trung bình. Thơng tin về những vấn đề phức tạp trong BCTC phải được giải trình trong phần thuyết minh.
-Có thể so sánh, các thơng tin và số liệu kế toán giữa các kỳ kế tốn trong một DN và giữa các DN chỉ có thể so sánh được khi tính tốn và trình bày nhất qn. Trường hợp khơng nhất qn thì phải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng BCTC có thể so sánh thơng tin giữa các kỳ kế tốn, giữa các DN hoặc giữa thông tin thực hiện với thơng tin dự tốn, kế hoạch.
Thiết kế cung cấp thơng tin của kế tốn
-Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch tốn ban đầu
Đây chính là cơng việc tổ chức thu nhận thơng tin về doanh thu, chi phí phát sinh ở đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ và giao dịch đó.
Cơng việc này chính là cơng việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ đã được ban hành,qui định các mẫu biểu chứng từ nội bộ. Tổ chức công tác hoạch tốn ban đầu doanh thu, chi phí đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về doanh thu, chi phí đều được phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời vào các chứng từ kế tốn theo quy định.
Những cơng việc chính của nội dung tổ chức này là:
+ Xác định hệ thống chứng từ kế tốn doanh thu, chi phí áp dụng tại đơn vị. Dựa vào hệ thống chứng từ kế toán của Nhà nước ban hành và quy định những chứng từ nội bộ.
+ Tổ chức hạch toán ban đầu doanh thu, chi phí (thiết lập các quy định về lập chứng từ, xử lý, kiểm tra chứng từ, phân loại và tổng hợp chứng từ )
+ Tổ chức luân chuyển chửng từ và ghi sổ kế toán
toán.
-Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn
Cơng việc này chính là vận dụng hệ thống tài khoản đã được ban hành, trên cơ sở mục đích và yêu cầu quản lý chi tiết để mở các tài khoản chi tiết theo dõi doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh. Việc thiết kế chi tiết tài khoản cho phù hợp (mở tới nhiều cấp, chi tiết nhiều nội dung) phụ thuộc vào u cầu sử dụng thơng tin.
Những cơng việc chính của nội dung tố chức này là:
+ Xác định số lượng tài khoản kế toán tổng hợp, tài khoản kế toán chi tiết
doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh.
+ Xác định nội dung, kết cấu, phạm vi ghi chép trên các tài khoản kế toán tổng hợp và tài khoản kế tốn chi tiết doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh.
-Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Tổ chức hệ thống sổ kế tốn doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh cần được thiết kế một cách khoa học và hợp lý với mẫu sổ cụ thể để thuận tiện cho việc tổng hợp , quản lý, theo dõi thơng tin.
Nội dung của sổ kế tốn chi tiết doanh thu phải phản ánh chi tiết doanh thu ( theo từng hoạt động, từng hợp đồng, từng mặt hàng,...) theo yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ theo dõi và quản lý doanh thu.
Nội dung của sổ kế tốn chi tiết chi phí phải đảm bảo theo dõi được chi tiết từng khoản mục chi phí, yếu tố chi phí,.. .Phân tích được chi phí theo từng đối tượng tập hợp chi phí phù hợp với yêu cầu cung cấp thơng tin chi phí.
- Hệ thống báo cáo kế tốn cung cấp thơng tin về doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh
Để có thể cung cấp thơng tin về doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh một cách hữu ích cho nhà quản trị doanh nghiệp thì tổ chức một hệ thống báo cáo kế tốn về doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh chặt chẽ, khoa học, hợp lí là thực sự cần thiết.
Thông tin trên các báo cáo phải được chia thành các chỉ tiêu phù hợp vói các tiêu chuẩn đánh giá của nhà quản trị doanh nghiệp, số lượng các chỉ tiêu trên báo cáo phải được sắp xếp theo một trình tự khoa học, hợp lí nhằm đảm bảo sự tiện lợi cho việc sử dụng thơng tin. Hình thức và kết cấu của báo cào cần đa dạng, linh hoạt, tùy thuộc vào tiêu chuẩn đánh giá thông tin trong mỗi báo cáo phục vụ cho từng tình huống cụ thể.