7. Kết cấu luận văn
3.2. Một sốgiải pháp hoàn thiện kếtốn doanhthu, chi phí và kết qủa kinh
3.2.1. Nhóm giải pháp hồn thiện kếtốn doanhthu, chi phí và kết quả kinh
Về hệ thống chứng từ kế toán:
Một số chứng từ chậm phản ánh vào sổ sách, định kỳ hàng tháng cơng ty nên có đối chiếu và kiểm tra chứng từ với sổ sách; kết quả đối chiếu có phát hiện sai sót thì cần xem xét ngun nhân, xem có phải là lỗi khách quan, trình độ hạn chế; hay là lỗi chủ quan, cố tình bỏ ngồi sổ sách nhằm chiếm dụng tài sản của cơng ty hay vì các mục đích cá nhân khác. Khi đã xác định được ngun nhân thì cần có biện pháp xử lý phù hợp.
Tồn tại một số chứng từ thể hiện chi phí trong doanh nghiệp với giá trị nhỏ khơng có hóa đơn GTGT mà chỉ có hóa đơn bán lẻ như chi phí mua văn phịng phẩm thì kế tốn phải lập bảng kê hàng hóa mua vào khơng có hóa đơn và nộp kèm với tờ khai thuế hàng tháng.
Còn với các chứng từ thiếu ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người ký mục người bán hàng, chữ ký người bán, chữ ký người mua, hay thiếu con dấu thì kế tốn nên kiểm tra trước khi giao nhận hóa đơn, chứng từ để tránh những trường hợp thiếu sót kể trên.
Cơng tác kiểm tra chứng từ kế tốn hết sức cần thiết đối với Cơng ty nhằm tránh tình trạng mua hóa đơn, kê khai khống khối lượng vật tư đầu vào. Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế tốn gồm:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, phản ánh trên chứng từ
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán
- Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế
Khi kiểm tra chứng từ kế tốn nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ thể lệ kinh tế, tài chính của nhà nước phải báo ngay cho giám đốc và kế toán trưởng biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế
toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số khơng rõ ràng, thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cáo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó mới dùng làm căn cứ để ghi sổ.
Về trình tự luân chuyển chứng từ:
Lưu trữ chứng từ: Cần có giải pháp lưu trữ chứng từ kế tốn một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo đủ chứng từ kế toán làm căn cứ chứng minh và hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dễ dàng kiểm tra và đối chiếu.
Về luân chuyển chứng từ: cần xây dựng quy trình ln chuyển chứng từ khoa học có thời hạn giao nộp cụ thể, chặt chẽ giữa các bộ phận, đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin cho bộ phận kế toán hạch toán.
Về hạch toán kế tốn:
+ Việc Cơng ty ghi nhận và hạch tốn doanh thu, chi phí theo thời điểm nhận chứng từ như hiện nay là vi phạm nguyên tắc ghi nhận doanh thu, chi phí và ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh cũng như độ tin cậy của BCTC. Do đó, bộ phận kế tốn nên trao đổi thơng tin về tiến độ thực hiện hợp đồng với các phòng ban để ghi nhận doanh thu đúng thời điểm và xuất hóa đơn GTGT cho phù hợp với quy định chế độ chế toán hiện hành.
+ Cơng ty cần phân loại và hạch tốn chính xác các khoản chi phí phát sinh trong kỳ. Chi phí phát sinh trong khâu nào thì phản ánh đúng khâu đó. Chi phí liên quan và tính cho hoạt động nào phân bổ cho hoạt động đó, chi phí liên quan đến nhiều hoạt động thì tiến hành phân bổ chung cho tất cả các hoạt động tạo ra doanh thu, để có thể đánh giá chính xác giá vốn hàng bán
3.2.1. Nhóm giải pháp hồn thiện kế tốn doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại dưới góc độ kế tốn quản trị
Phân loại chi phí
Để phục vụ cho kế toán quản trị, cũng như việc kiểm soát và lập dự tốn chi phí, Cơng ty nên phân loại chi phí theo yêu cầu quản trị. Trên cơ sở nghiên cứu lý luận ở chương 1 và khảo sát thực tế tại Cơng ty, tác giả đề xuất có thể phân loại chi phí theo định phí và biến phí. Ví dụ: Chi phí cố định như: chi phí phân bổ tài sản,
cơng cụ dụng cụ, chi phí tiền lương bộ phận quản lý;... chi phí biến đổi như chi phí văn phịng phẩm, cơng tác phí,... Từ đó, giúp cho việc hoạch định, kiểm sốt chi phí và nghiên cứu mối quan hệ chi phí - doanh thu- lợi nhuận để đề ra được các quyết định kinh tế phù hợp.
Có thể phân loại chi phí hạch tốn theo loại chi phí như sau:
Khoản mục chi phí Tài
khoản Biến phí Định phí Chi phí hỗn hợp 1. Giá vốn hàng bán 632 X - - 2. Chi phí bán hang 641 - X -
-Chi phí nhân viên bán hang 6411 - X -
-Chi phí vật liệu bao bì 6412 - - X
-Chi phí dịch vụ 6413 - X -
-Chi phí KHTSCĐ 6414 - X -
-Chi phí DV mua ngồi 6417 - - X
-Chi phí bằng tiền khác 6418 - X -
3. Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 - - X
-Chi phí nhân viên quản lý 6421 - X -
-Chi phí vật liệu 6422 - X - -Chi phí dụng cụ văn phịng 6423 - X - -Chi phí KHTSCĐ 6424 - X - - Phí, lệ phí 6425 - - X - Chi 6426 - X - -Chi phí bằng tiền khác 6428 - X -
-Chi phí dịch vụ mua ngồi 6427 - - X
Về công tác dự tốn
Cơng ty cần quan tâm hơn nữa đến công tác lập dự tốn doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh theo quý, năm. Sau khi đã xác định được các trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu và trung tâm lợi nhuận, kế toán quản trị phải xây dựng hệ thống dự tốn chi phí, dự tốn doanh thu, dự toán kết quả để đánh giá hiệu quả của các trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu và trung tâm chi phí kết quả.
Kế tốn quản trị doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong cơng ty xây dựng dự tốn bao gồm:
+ Dự toán doanh thu bán hàng. Dự toán doanh thu bán hàng được lập trên cơ sở doanh thu thực hiện quá khứ và ước tính mức độ tăng trưởng sản lượng hàng
bán, sự biến động về giá cả.
+ Dự toán giá vốn hàng bán. Dự tốn chi phí giá vốn được lập trên cơ sở chi phí giá vốn hàng bán thực hiện q khứ và dự tốn chi phí mua hàng.
+ Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Do đặc thù của cơng ty, chi phí bán hàng và chi phí quản lý sẽ được chi theo tỷ lệ % trên doanh thu thực hiện. Do vậy, phải căn cứ vào dự tốn doanh thu và chi phí thực hiện quá khứ, kế hoạch sản xuất kinh doanh của cơng ty để lập dự tốn cho phù hợp.
+ Dự tốn chi phí và doanh thu hoạt động tài chính được lập căn cứ vào chi phí và doanh thu hoạt động tài chính thực hiện quá khứ và kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
+ Dự tốn kết quả kinh doanh được lập căn cứ vào các dự toán doanh thu và dự tốn chi phí.
+ Dự báo dịng tiền Về thơng tin phục vụ
Dựa vào hệ thống chỉ tiêu doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh đã được xây dựng dự tốn theo từng trung tâm trách nhiệm, kế toán quản trị tổ chức thu nhận thông tin thực hiện theo các chỉ tiêu đó. Để thu nhận thơng tin thực hiện kế toán quản trị cần bổ sung thêm các chỉ tiêu và hệ thống chứng từ đã sử dụng cho kế toán tài chính hoặc thiết kế theo các mẫu chứng từ nhằm thu thập các thơng tin về doanh thu, chi phí, kết quả chi tiết theo từng bộ phận, từng trung tâm trách nhiệm. Các bộ phận kế tốn có chức năng thu thập và cung cấp thơng tin kế tốn vừa tổng hợp vừa chi tiết…đồng thời lập dự toán tổng hợp và chi tiết theo yêu cầu quản lý. Việc ghi chép, phản ánh, xử lý và truyền đạt thơng tin được tính đến cả mục đích của Kế tốn t chính và kế tốn quản trị nhằm thoả mãn nhu cầu thơng tin kế tốn cho cả đối tượng bên trong và bên ngoài cơng ty. Kế tốn quản trị chi phí sử dụng báo cáo bộ phận để cung cấp thông tin cho nội bộ công ty.
Ngồi ra, kế tốn quản trị cần phải thiết kế thêm hệ thống thu nhận thông tin phục vụ riêng cho kế toán quản trị, phục vụ cho việc phân tích các nhân tố mang tính định tính như hệ thống thu nhận thông tin qua Internet, Email, các phương tiện
thông tin đại chúng... Sau khi thu thập thơng tin, kế tốn tiến hành phân tích thơng tin để cung cấp cho nhà quản trị:
- Đối với thông tin quá khứ: trên cơ sở số liệu về doanh thu, chi phí kế tốn tiến hành lập báo cáo phân tích chi phí thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp, sau đó kế tốn lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo cách ứng xử của chi phí. Từ đó tiến hành phân tích điểm hồ vốn, xây dựng cơng thức dự tốn chi phí. Qua đó, Cơng ty có thể xây dựng kế hoạch linh hoạt nhằm dự đốn chi phí cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Đối với thông tin tương lai: Từ các thơng tin do các bộ phận có liên quan cung cấp, kế toán quản trị đưa ra các phương án kinh doanh cho kỳ tới và tiến hành phân tích, lập kết quả phân tích, tư vấn cho nhà quản trị doanh nghiệp ra quyết định kinh doanh. Nhà quản trị cần cung cấp nhiều thông tin tương lai, nhưng quan trọng và chủ yếu nhất là những thơng tin liên quan về doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh mà qua đó q trình hoạt động của cơng ty phải được kiểm soát và đánh giá được sự biến động.
Về phân tích thơng tin
Dựa Kế tốn quản trị sau khi thu nhận, xử lý được thơng tin về chi phí, doanh thu và kết quả sẽ phân tích, cung cấp báo cáo cho nhà quản trị, giúp nhà quản trị ra quyết định.
- Việc đánh giá trách nhiệm đối với từng bộ phận (được xác định là trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu hay trung tâm lợi nhuận) để lựa chọn phương pháp phân tích cho phù hợp.
+ Đối với trung tâm chi phí dự tốn, kế tốn quản trị phải đánh giá xem trung tâm đó có hồn thành nhiệm vụ được giao qua khối lượng công việc thực hiện hay khơng? Chi phí thực tế phát sinh có vượt q dự tốn được giao hay khơng?
+ Đối với trung tâm doanh thu, kế tốn quản trị cần phân tích, đánh giá xem trung tâm có đạt được dự tốn tiêu thụ về sản lượng, cơ cấu hàng bán …
+ Đối với trung tâm lợi nhuận, ngồi việc phân tích, đánh giá việc thực hiện dự tốn chi phí, doanh thu, nhà quản trị cần đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch lợi
nhuận cả về số tuyệt đối và số tương đối. Các thơng tin đã được thu thập, phân tích được chuyển cho nhà quản trị thơng qua các báo cáo kế tốn quản trị bao gồm: Báo cáo doanh thu, chi phí, kết quả theo dự tốn; Báo cáo tình hình thực hiện doanh thu, chi phí và kết quả chi tiết theo từng hoạt động, bộ phận; Báo cáo phân tích doanh thu, chi phí và kết quả
Tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình kết hợp giữa Kế tốn tài chính và kế tốn quản trị
Căn cứ vào mơ hình tổ chức sản suất kinh doanh của Công ty hiện nay, Công ty nên lựa chọn xây dựng mơ hình kế tốn kết hợp giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Theo mơ hình này cơng ty sẽ tiết kiệm được chi phí, phịng tài chính kế tốn chịu trách nhiệm chung về tồn bộ cơng tác kế tốn trong cơng ty từ việc tổ chức xây dựng bộ máy kế toán, lưu chuyển chứng từ, vận dụng tài khoản, hệ thống báo cáo… nhằm cung cấp thơng tin cho nhà quản trị. Kế tốn quản trị đặt trọng tâm vào việc xây dựng kiểm tra, xác định và hoạch định các chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế tốn quản trị khơng sử dụng chế độ kế tốn riêng, tách rời với kế tốn tài chính mà sử dụng các tài khoản kế toán chi tiết, hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo kế toán quản trị kết hợp chung trong hệ thống kế toán thống nhất với kế tốn tài chính.
Kế tốn t chính và kế toán quản trị được tổ chức thành một bộ máy thống nhất trong cùng một bộ máy kế tốn. Kế tốn t chính sử dụng các tài khoản kế tốn tổng hợp cịn Kế tốn quản trị sử dụng các tài khoản kế tốn chi tiết, cơng ty cần lựa chọn và thiết kế hệ thống tài khoản chi tiết cấp 2, 3, 4 cho phù hợp với yêu cầu quản trị của cơng ty như quản trị chi phí theo u cầu quản lý theo từng khoản mục chi phí một cách chi tiết cụ thể.
Sổ kế toán chi tiết phù hợp, báo cáo kế tốn nội bộ và cịn sử dụng thêm các phương pháp khác như phương pháp thống kê, phương pháp toán học…để hệ thống hố và xử lý thơng tin…