8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
3.3. xuất quy chế tổ chức công tác lễ tân
Từ việc khảo sát đánh giá về công tác lễ tân, công tác tổ chức lễ tân tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Amaccao, tôi xin mạnh dạn đề xuất xây dựng quy chế lễ tân công ty nhƣ sau:
Phạm vi điều chỉnh: Các quy chế quy định nghi thức, cách thức tổ chức, đón tiếp khách và các vấn đề lễ tân liên quan trong tổ chức công tác lễ tân tại doanh nghiệp
Đối tƣợng áp dụng quy chế: tất cả các cán bộ công nhân viên trực thuộc Văn phòng Tập đoàn Amaccao
Phân công cụ thể nhiệm vụ công tác tổ chức lễ tân cho đúng ngƣời đúng việc
Công tác lễ tân đối nội:
Bố trí phòng họp, địa điểm và phục vụ cuộc họp, chƣơng trình, hội thảo,…tổ chức tại công ty
Tổ chức các buổi lễ ký kết, lễ kỷ niệm,…với sự tham gia các tổ chức cá nhân trong nƣớc
Công tác lễ tân đối ngoại
Tổ chức đƣa đón các đoàn khách cấp cao từ nƣớc ngoài đến thăm và làm việc với công ty
Tổ chức các lễ ký kết hợp tác giữa doanh nghiệp và đối tác nƣớc ngoài Xây dựng, quy định các thủ tục cụ thể trong công tác hành chính: thử tục đăng ký phòng họp, thủ tục thanh toán hóa đơb, thủ tục bàn giao tài sản,
Phối hợp với các bộ phận khác để tổ chức sự kiện lấy tƣ liệu, xây dựng hình ảnh công ty
việc hoàn thành mục tiêu chung trong công việc.
Đề xuất với bộ phận lễ tân về: tuân thủ và kiểm tra chi tiết lịch trình làm việc làm hàng ngày, trang phục lễ tân gọn gàng lịch sự theo quy chuẩn của doanh nghiệp,…
Tiểu kết chƣơng 3
Trên đây là toàn bộ nhận xét đánh giá của tôi về nguyên nhân ảnh hƣởng đến tiến độ hoàn thành công việc của bộ phận lễ tân tại Công ty Tập đoàn Amaccao. Hy vọng những đề xuất giải pháp của tôi sẽ giúp ích trong việc nâng cao hiệu quả tổ chức công tác lễ tân nói riêng và trong công tác quản lý nói chung tại quý cơ quan.
KẾT LUẬN
Sau quá trình học tập tại khoa Quản trị Văn phòng thuộc trƣờng Đại học Nội vụ và qua khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Amaccao tôi đã có cái nhìn thực tế về vai trò, ý nghĩa công tác lễ tân cũng nhƣ thực tế công tác tổ chức lễ tân trong cơ quan hành chính doanh nghiệp. Tổ chức lễ tân là một phần văn hóa của tổ chức, việc hiểu và thực hiện đúng đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Thực hiện tốt đúng yêu cầu, nguyên tắc thì giúp cơ quan giải quyết vấn đề, giải quyết công việc một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất. Nếu thực hiện sai sẽ làm trì trệ, chậm trễ gián đoạn hoạt động của cơ quan.
Nhận thấy đƣợc vai trò quan trọng của tổ chức công tác lễ tân tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Amaccao nói riêng và trong cơ quan hành chính nói chung, tôi đã chọn đề tài này để nghiên cứu. Hy vọng đề tài nghiên cứu của tôi sẽ giúp mọi ngƣời thấy đƣợc những cái nhìn khách quan, thực tế trong công tác tổ chức lễ tân tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Amaccao. Giúp cho quý cơ quan có cái nhìn khách quan về công tác tổ chức thực hiện của mình để từ đó kịp thời thay đổi, điều chỉnh cho đúng với quy định của Nhà nƣớc, giúp cơ quan phát triển tốt hơn.
Thông qua đề tài “ Khảo sát, đánh giá về tổ chức công tác lễ tân tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Amaccao” , tôi cũng rút ra đƣợc bài học kinh nghiệm cho bản thân và có cái nhìn đầy đủ hơn, sâu sắc hơn về công tác tổ chức nói chung và tổ chức lễ tân nói riêng để vận dụng thực tế, rèn luyện kỹ năng phục vụ cho ngành học cũng nhƣ áp dụng kiến thức của bản thân tích lũy đƣợc để áp dụng vào công việc tƣơng lai của bản thân.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Luận văn Thạc sĩ Quản trị Văn phòng của tác giả Vƣơng Hoàng Oanh– Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (2019) “Khảo sát, đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác lễ tân văn phòng ở Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội”.
2. Luận văn Thạc sĩ Quản trị Văn phòng của tác giả Nguyễn Thị Thảo – Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (2020) “ Tổ chức công tác lễ tân tại Văn phòng Bộ Xây dựng”.
3. Giáo trình: “Lý thuyết nghiệp vụ lễ tân” của tác giả Phạm Thị Cúc, nhà xuất bản Hà Nội năm 2005. Giáo trình giới thiệu những vấn đề cơ bản về tổ chức hoạt động và các nghiệp vụ chủ yếu của nhân viên lễ tân cho các sinh viên chuyên nghành Lễ tân văn phòng, Lễ tân khách sạn.
4. Giáo trình: “Thực hành nghiệp vụ lễ tân” của tác giả Nguyễn Trung Kiên, nhà xuất bản Hà Nội năm 2007. Cuốn sách ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu đào tạo nghề lễ tân trong xu hƣớng hội nhập khu vực và thế giới.
5. Nghiệp Vụ Hành Chính Văn Phòng - Tập 1: Công Tác Điều Hành, Tham Mƣu, Tổng Hợp Lễ Tân của tác giả: TS. Lƣu Kiếm Thanh, nhà xuất bản Thống kê.
6. Giáo trình: “Nghiệp vụ lễ tân” của nhóm tác giả Trƣơng Minh Vũ, Võ Đăng Khoa thuộc nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam, năm 2015
7. Bài giảng: “Lễ tân văn phòng/công sở” của tác giả PGS.TS.Vũ Thị Phụng, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
8. Đề tài: “ Lễ tân kinh doanh – xây dựng một lễ tân chuyên nghiệp” của nhóm sinh viên khoa Quản trị văn phòng Trƣờng đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh.
9. Đề tài: “Công tác lễ tân tại Công ty cổ phần Đầu tƣ xây dựng hạ tầng và giao thông” của Đồng Thị Hƣơng, sinh viên Khoa Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Nội Vụ Hà Nội.
10. Đề tài: “Công tác lễ tân tại Bộ Khoa học và công nghệ”, Nông Hiền Lƣơng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, 2018.
11. Đề tài: “Công tác lễ tân tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam – Khảo sát đánh giá, kiến nghị”, Nguyễn Hồng Anh, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
12. “Nghi thức và lễ tân đối ngoại”, năm 2009 của tác giả Phùng Công Bách
13. “Sổ tay lễ tân đối ngoại” của Sở Ngoại vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc
14. Tài liệu nội bộ lƣu hành tại doanh nghiệp. 15. Các trang web tham khảo: https://amaccao.vn/
PHỤ LỤC
Phu lục 1: Logo của Tập đoàn Amaccao
Phụ lục 2: Tổ chức các cuộc hội họp của doanh nghiệp
Phụ lục 3: Vị trí làm việc của phòng Văn phòng Tập đoàn Amaccao Phụ lục 4: Sảnh đón khách của bộ phận hành chính lễ tân
Phụ lục 5: Bộ phận Hành chính họp đầu ca mỗi ngày Phụ lục 6: Quầy lễ tân đón khách của Tập đoàn Amaccao
Phụ lục 7: Lễ tân kinh doanh đón tiếp đối tác đến với Lễ khởi công nhà máy điện rác do Amaccao làm chủ đầu tƣ
Phụ lục 1: Logo của Tập đoàn Amaccao
Phụ lục 3: Vị trí làm việc của phòng Văn phòng Tập đoàn Amaccao
Phụ lục 4: Sảnh đón khách của bộ phận hành chính lễ tân
Phụ lục 6: Quầy lễ tân đón khách của Tập đoàn Amaccao tầng 2
Phụ lục 7: Lễ tân kinh doanh đón tiếp đối tác đến với Lễ khởi công nhà máy điện rác do Amaccao làm chủ đầu tƣ