Đánh giá chung về tổ chức công tác lễ tân Văn phòng Tập đoàn

8. Cấu trúc dự kiến của đề tài

2.4. Đánh giá chung về tổ chức công tác lễ tân Văn phòng Tập đoàn

Amaccao

2.4.1. Ưu điểm

Nhìn chung thì công tác tổ chức lễ tân tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Amaccao đều đƣợc tổ chức tốt, mang lại những hiệu quả nhất định cho hoạt

động của Công ty.

Công việc lễ tân đều đƣợc lên kế hoạch trƣớc, duy trì thƣờng niên, đƣợc nêu cụ thể tại bản kế hoạch và đƣợc lƣu trữ tại văn phòng của công ty.

Công ty Cổ phần Tập đoàn Amaccao là cơ quan quản lý độc lập nên những quy định về lễ tân trong cơ quan đều đƣợc thực hiện đúng với yêu cầu, nguyên tắc của công tác tổ chức lễ tân theo quy định của công ty cũng nhƣ quy định của pháp luật.

Mọi công tác tổ chức lễ tân đƣợc thực hiện tƣơng đối tốt từ khâu chuẩn bị, khi diễn ra đến khâu sau khi kết thúc, từ khi phỏng vấn đến nhân sự đi làm và hoàn thành tốt nhiệm vụ. Các phòng ban cá nhân liên quan đã thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.

Kế hoạch công việc của bộ phận lễ tân đều đƣợc làm đầy đủ, chi tiết các nội dung, bám sát nội dung chƣơng trình, kế họach công tác của công ty. Trong thời gian tiến hành triển khai, mọi ngƣời đều chấp hành nghiêm chỉnh, có ý thức tốt và tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Amaccao, tính dân chủ đƣợc phát huy tối đa thông qua các ý kiến đóng góp tham luận của các cá nhân, nhân viên đứng đầu bộ phận, không có sự phân biệt đối xử giữa ý kiến của các cá nhân hay quản lý.

Tại khâu chuẩn bị, việc đón tiếp khách, đối tác doanh nghiệp chu đáo. Công việc đã đƣợc chuẩn bị sắp xếp chu toàn từ trƣớc, với những chƣơng trình có đông khách mời tới dự thì việc đón tiếp khách rất tốt, từng ngƣời thực hiện đúng theo nhiệm vụ đƣợc giao, lê tân chỉ dẫn khách vào chỗ ngồi khiến cho hội trƣờng không bị rối, đúng với sơ đồ chỗ ngồi của các đại biểu.

Bộ phận văn phòng chịu trách nhiệm lên kế hoạch, thực hiện và triển khai các công việc hành chính cho công ty bao gồm cả tổ chức công tác lễ tân nhìn chung đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Hầu nhƣ các cá nhân, nhân viên trong văn phòng đều nắm rõ các quy trình, kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc của mình cho cơ quan. Việc phân chia nhiêm vụ cũng rõ ràng. Bộ phận hành chính lễ tân và lễ tân kinh doanh đã góp phần vào sự thành công chung của Văn phòng Tập đoàn.

Đây sẽ là cơ sở, làm tài liệu khai thác cho các công việc sau này của Công ty Cổ phần Tập đoàn Amaccao giúp lãnh đạo lắm bắt một cách tổng quan nhất về tổ chức công tác lễ tân tại doanh nghiệp này.

2.4.2. Hạn chế

Bên cạnh những ƣu điểm và kết quả đạt đƣợc công tác tổ chức lễ tân của Công ty Cổ phần Tập đoàn Amaccao thì vẫn còn tồn tại một số hạn chế làm ảnh hƣởng không nhỏ đến hoạt động của công ty.

Xây dựng quy chế về tổ chức công tác lễ tân cho cơ quan là một vấn đề cần thiết và hiện tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Amaccao vẫn chƣa ban hành đƣợc nội quy quy chế trong công tác tổ chức lễ tân của bộ phận của công ty mình.

Trong một số nhiệm vụ tổ chức công tác lễ tân đƣợc giao thì kết quả mang lại không cao, thời gian thực hiện công việc kéo dài nhƣng chƣa có sự tập trung, chƣa chốt lại đƣợc vấn đề cần giải quyết, vấn đề nào quan trong cần phải làm, vấn đề nào quan trọng nhƣng chƣa khẩn cấp có thể xử lý sau.

Trong quá trình khảo sát tôi nhận thấy quy tắc tiết kiệm trong công tác tổ chức lễ tân nhiều khi chƣa đƣợc áp dụng. Một số trƣờng hợp không cần thiết thì việc chi tiêu vẫn đƣợc mở ra. Sự chuẩn bị chi tiêu cho công tác lễ tân còn lãng phí nhƣ in ấn tài liệu thừa hay tặng quà nhân viên không cần thiết.

Một vài nhân viên còn khá thụ động trong công việc của mình. Nội dung công việc mặc dù đã đƣợc lên kế hoạch từ đầu tuần, đƣợc thông báo nhƣng nhiều trƣờng hợp vẫn vi phạt về vấn đề thời gian làm việc.

Công việc bộ phận lễ tân còn bị chồng chéo, sự phân công công việc chung của tập thể chƣa đƣợc rõ ràng đến từng cá nhân và bộ phận.

Trong quá trình thực tập tôi nhận thấy quy tắc Quản lý thời gian nhiều khi chƣa đƣợc áp dụng. Một số công việc không cần thiết, không khẩn cấp thì vẫn đƣợc ƣu tiên. Sự chuẩn bị chi phí cho công tác tổ chức lễ tân còn lãng phí nhƣ in ấn tài liệu thừa hay tặng quà không cần thiết.

Tiểu kết chƣơng 2:

Trên đây, tôi đã tiến hành tìm hiểu và đánh giá toàn bộ tổ chức công tác lễ tân của Công ty Cổ phần Tập đoàn Amaccao. Từ những ƣu điểm cần phát huy thì cũng có những hạn chế cần phải khắc phục ngay để không ảnh hƣởng đến kết quả công việc cuối cùng. Đó cũng là tiền đề để tôi tiến hành đề ra một vài giải pháp để nâng cao chất lƣợng công tác lễ tân tại chƣơng 3 này.

CHƢƠNG 3: ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN

AMACCAO 3.1. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế

Những hạn chế nêu trên bắt nguồn từ những nguyên nhân sau:

Hiện trạng Công ty Cổ phần Tập đoàn Amaccao đang diễn ra một cách máy móc và khuôn mẫu theo tƣ duy của ngƣời quản lý, chƣa có sự đánh giá thống nhất về cách làm việc và quy chế cụ thể cho việc hoàn hoàn thành nhiệm vụ công việc.

Các cuộc họp tổng kết, đánh giá hiệu quả công việc của bộ phận lễ tân đa số đều không phân tích kỹ về những vấn đề còn tồn đọng và những kết quả đã đạt đƣợc của bộ phận mình trong quá trình làm việc. Thay vào đó lại đƣa ra những đánh giá công việc của bộ phận khác, điều đó sẽ dẫn đến sự chán nản, không thoải mái, mất tập chung trong cuộc họp.

Công tác tuyển dụng: doanh nghiệp chƣa đƣa ra đƣợc tiêu chí cụ thể cho từng vị trí trong bộ phận lễ tân, tuyển dụng nhân viên đúng chuyên nghành nhƣng chƣa nắm vững đƣợc nghiệp vụ chuyên môn nên chất lƣợng chƣa đƣợc nâng cao.

Nhân viên mới vào của bộ phận lễ tân chƣa đƣợc đào tạo sâu về chuyên môn nghiệp vụ tổ chức lễ tân, văn hóa của doanh nghiệp nên khâu chuẩn bị cho việc tiếp đón đối tác còn chậm chễ, chƣa thật sự tốt trong các công tác đón tiếp khách với các quy mô khác nhau.

Đối với các công việc đột suất phát sinh, vì không đƣợc dự trù trong kế hoạch của tuần nên nhân sự mới không có định hƣớng cụ thể để tự giải quyết vấn đề mà phải nhờ đến quản lý cấp cao hơn.

Cơ sở vật chất, kinh phí cho bộ phận lễ tân và công tác tổ chức lễ tân còn hạn chế. Chế độ đãi ngộ của doanh nghiệp cho vị trí lễ tân chƣa nhiều, chƣa cân xứng với khối lƣợng công việc đƣợc giao.

Ngƣời chủ trì tổ chức công tác lễ tân chƣa chủ động điều chỉnh thích nghi đƣợc với các vấn đề khẩn cấp phát sinh để giải quyết vấn đề nên đôi khi còn chậm nên tiến trình công việc cũng bị ảnh hƣởng.

Do sự quản lý của lãnh đạo của công ty chƣa thống nhất. Chƣa ban hành đƣợc quy chế cụ thể.

Do chƣa nhận đƣợc sự quan tâm sâu sát từ lãnh đạo công ty nên các khâu chuẩn bị, tổ chức chƣa đƣợc chú trọng. Mọi ngƣời chƣa nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác chuẩn bị trƣớc.

Bộ phận lễ tân chƣa nhận thức đƣợc tầm quan trọng của văn hóa giao tiếp công sở nên còn có thái độ thờ ơ, để khách chờ lâu trong khi bận giải quyết công việc riêng.

Công tác tham mƣu cho lãnh đạo chƣa tốt, chƣa đề ra đƣợc hƣớng giải quyết hay hình thức xử phạt với những trƣờng hợp vi phạm, mà chỉ chăm chú vào kết quả.

Công tác kiểm tra, giám sát chƣa đƣợc chặt chẽ đến từ ngững ngƣời điều hành, lãnh đạo; chƣa có sự quan tâm đúng mức tới bộ phận lễ tân.

Việc tổ chức, quản lý, phân quyền nhƣng không giao quyền của các cấp lãnh đạo khiến công việc bị chồng chéo gây khó khan cho công tác xử lý, giải quyết vấn đề khi phát sinh lỗi.

3.2. Đề xuất kiến nghị nâng cao hiệu quả tổ chức công tác lễ tân

3.2.1. Đề xuất kiến nghị về người làm công tác lễ tân

Nâng cao hiệu quả tổ chức công tác lễ tân tại doanh nghiệp, ngƣời làm công tác lễ tân phải hiểu đƣợc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của bản thân đối với công việc họ ứng tuyển.

Đây là một bộ phận chiếm đa số trong công ty. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên văn hóa hội họp nơi công sở. Vì vậy tôi đề xuất một số giải pháp nhƣ sau:

nghiệp vụ tổ chức hội họp cho cơ quan, đặc biệt là thƣ ký và nhân viên văn phòng là đội ngũ trực tiếp tổ chức các cuộc hội họp cho cơ quan.

Để các nhân viên nghiêm túc thực hiện các quy định về hội họp thì cần phải ban hành quy chế hội họp. Khách quan xử lý vi phạm đối với những ai không chấp hành hoặc chấp hành nhƣng chống đối.

Mỗi cá nhân khi tham gia cuộc họp đều phải chủ động thời gian, nghiêm chỉnh chấp hành để không làm ảnh hƣởng tới quá trình hội họp.

Nếu muốn phát biểu phải có sự chuẩn bị trƣớc, nội dung phát biểu phải liên quan đến nội dung cuộc họp.

Xử phạt nhƣng cũng cần phải khen thƣởng động viên với những cá nhân có thành tích xuất sắc hay có những đóng góp cho các cuộc hội họp.

Cần quy trách nhiệm cụ thể cho từng có nhân trong công tác tổ chức cuộc họp. Ai chịu trách nhiệm chuẩn bị. Ai chuẩn bị báo cáo, ai làm công tác sau hội nghị. Có nhƣ vậy công việc mới không bị đùn đẩy, thực hiện đúng thời gian kế hoạch yêu cầu.

Nâng cao vai trò tham mƣu cho lãnh đạo: Việc tham mƣu cho lãnh đạo là vô cùng quan trọng. Bộ phận lễ tân cần thực hiện tốt chức năng tham mƣu của mình. Tham mƣu trong việc ban hành quy chế tổ chức công tác lễ tân, tham mƣu trong việc ban hành nội quy của cơ quan, tham mƣu trong quy định xử phạt hay khen thƣởng. Kịp thời giúp lãnh đạo quan sát, kiểm tra, xử lý các trƣờng hợp vi phạm.

Lễ tân là ngƣời luôn lắng nghe, quan sát mọi thứ xung quanh. Điều đó cũng có nghĩa rằng, họ phải hiểu họ cần làm gì và cần cải thiện điều gì để đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp trong thời đại mở cửa hội nhập của công ty với các doanh nghiệp nƣớc ngoài.

Về kỹ năng: trau dồi các kỹ năng mềm cần thiết nhƣ kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng tin học và ngoại ngữ, kỹ năng ứng xử,… và nâng cao nghiệp vụ chuyên môn thông qua các buổi đào tạo nội bộ của doanh nghiệp.

Về nghiệp vụ: nắm đƣợc các nghiệp vụ chuyên môn cơ bản của công việc bản thân đang làm, mọi thứ đều phải thực hiện theo quy trình. Nghiệp vụ bộ phận nào hoàn thành tốt bộ phận đó, chánh gây chồng chéo nghiệp vụ làm ảnh hƣởng đến kết quả cuối cùng cùa doanh nghiệp.

Về thái độ: luôn thể hiện thái độ thân thiện, vui vẻ và tôn trọng tất cả mọi ngƣời. Luôn lắng nghe, chia sẻ và tìm phƣơng án giải quyết phù hợp nhất để tránh gây hậu quả, tổn thất cho doanh nghiệp trong quá trình thực hiện công việc.

Nhân viên luôn phải có tinh thần cầu thị trong công việc, luôn tìm cơ hội họp hỏi để nâng cao nghiệp vụ của bản thân và hƣớng đến hoàn thành xuất sắc công việc đƣợc giao.

3.2.2. Đè xuất kiến nghị về tổ chức công tác của văn phòng

Một cơ quan hoạt động có hiệu quả hay không đều nhờ vào vai trò của ngƣời lãnh đạo. Ngƣời lãnh đão cần là đầu tàu, dẫn đƣờng làm gƣơng nghiêm chỉnh thực hiện mọi nội quy và quy chế của cơ quan trong tổ chức công tác hành chính.

Ban hành quy chế cho cơ quan, lấy ý kiến của các cá nhân, nhân viên các cấp để hoàn thiên quy chế, bám sát quy định của pháp luật trong công tác tổ chức hành chính.

Thƣờng xuyên quan tâm, giám sát kiểm tra, đôn đốc và hƣớng dẫn việc thực hiện các hoạt động hành chính của cơ quan mình. Kịp thời điều chỉnh, xử lý những vấn đề cần giải quyết trong công việc.

Công tác tổ chức văn phòng, việc bố trí và sắp xếp nhân sự làm hành chính cần đƣa ra các tiêu chí chuẩn và lấy đó làm thƣớc đo để tuyển dụng và bổ nhiệm cán bộ. Thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên hành chính để đề xuất những phƣơng án, chƣơng trình đào tạo hiệu quả hơn. Đồng thời tiến hành thực hiện khảo sát đánh giá về kỹ năng, thái độ của nhân viên hành chính với các bộ phận có liên quan.

Ngƣời lãnh đạo cần ban hành các quy định về khen thƣởng cũng nhƣ đi kèm là kỷ luật. Nghiêm khắc xử lý những vi phạm đẻ răn đe, làm gƣơng cho các CBCNV trong toàn cơ quan. Ở mức độ nhẹ thì tính theo bảng xếp hạng thành tích, nặng thì sẽ trừ trực tiếp vào các khoản thƣởng của CBCNV và ngƣời lao động.

Ban lãnh đạo cần thƣờng xuyên kiểm tra đột xuất tại các phòng ban và kịp thời nhắc nhở đối với những CBCNV có hành vi vi phạm nhƣ: đi làm muộn, buôn chuyện trong giờ làm, có thái độ không tốt.,.. Nếu để nhắc nhở nhiều lần phòng ban đó sẽ phải chịu trách nhiệm và cần có hình thức xử phạt đối với ngƣời vi phạm. Còn đối với những cá nhân thực hiện tốt thì sẽ đƣợc khen thƣởng và đƣợc nêu gƣơng trong các cuộc họp giao ban của cơ quan.

3.2.3. Đề xuất kiến nghị về phía công ty

Một cơ quan hoạt động có hiệu quả hay không đều nhờ vào vai trò của ngƣời lãnh đạo. Ngƣời lãnh đão cần là đầu tàu, dẫn đƣờng làm gƣơng nghiêm chỉnh thực hiện mọi nội quy và quy chế của cơ quan trong tổ chức công tác lễ tân. Sắp xếp công việc, tham dự đầy đủ các cuộc họp của bộ phận lễ tân. Khi đến tham dự cần đến đúng giờ, chuẩn bị nội dung công việc để triển khai công việc trong tuần tới và đề ra các hƣớng giải quyết nếu có vấn đề phát sinh.

Ban hành quy chế lễ tân cho cơ quan, lấy ý kiến của các cá nhân, nhân viên các cấp để hoàn thiện quy chế, bám sát quy định của pháp luật trong tổ chức công tác lễ tân của doanh nghiệp.

Thƣờng xuyên quan tâm, giám sát kiểm tra, đôn đốc và hƣớng dẫn việc thực hiện các hoạt động của bộ phận lễ tân của cơ quan mình. Kịp thời điều chỉnh, xử lý những vấn đề cần giải quyết cho công việc để đạt đƣợc mục tiêu cuối cùng của công việc.

Dân chủ trong công việc nhƣng khi hoàn thành công việc cũng cần chốt lại vấn đề, tổng kết lại các ý chính và ghi chép lại biên bản để ai không để ý hoặc có việc ra ngoài lúc đó đều năm đƣợc nội dung của công việc cần phải làm.

Khi ban hành quy chế cần căn cứ vào quy định của nhà nƣớc nhƣng cũng phải tuân thủ các nguyên tắc: Phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hoá dân tộc và điều kiện kinh tế - xã hội; Phù hợp với định hƣớng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp, hiện đại; Phù hợp với các quy định của pháp luật và mục đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ trƣơng hiện đại hoá nền hành chính nhà nƣớc.

Tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn nhân sự về tổ chức công tgacs lễ tân, nâng cao nhận thức, vai trò và nhiệm vụ của ngƣời lãnh đạo cũng nhƣ nhân