8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
3.2. xuất kiến nghị nâng cao hiệu quả tổ chức công tác lễ tân
3.2.1. Đề xuất kiến nghị về người làm công tác lễ tân
Nâng cao hiệu quả tổ chức công tác lễ tân tại doanh nghiệp, ngƣời làm công tác lễ tân phải hiểu đƣợc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của bản thân đối với công việc họ ứng tuyển.
Đây là một bộ phận chiếm đa số trong công ty. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên văn hóa hội họp nơi công sở. Vì vậy tôi đề xuất một số giải pháp nhƣ sau:
nghiệp vụ tổ chức hội họp cho cơ quan, đặc biệt là thƣ ký và nhân viên văn phòng là đội ngũ trực tiếp tổ chức các cuộc hội họp cho cơ quan.
Để các nhân viên nghiêm túc thực hiện các quy định về hội họp thì cần phải ban hành quy chế hội họp. Khách quan xử lý vi phạm đối với những ai không chấp hành hoặc chấp hành nhƣng chống đối.
Mỗi cá nhân khi tham gia cuộc họp đều phải chủ động thời gian, nghiêm chỉnh chấp hành để không làm ảnh hƣởng tới quá trình hội họp.
Nếu muốn phát biểu phải có sự chuẩn bị trƣớc, nội dung phát biểu phải liên quan đến nội dung cuộc họp.
Xử phạt nhƣng cũng cần phải khen thƣởng động viên với những cá nhân có thành tích xuất sắc hay có những đóng góp cho các cuộc hội họp.
Cần quy trách nhiệm cụ thể cho từng có nhân trong công tác tổ chức cuộc họp. Ai chịu trách nhiệm chuẩn bị. Ai chuẩn bị báo cáo, ai làm công tác sau hội nghị. Có nhƣ vậy công việc mới không bị đùn đẩy, thực hiện đúng thời gian kế hoạch yêu cầu.
Nâng cao vai trò tham mƣu cho lãnh đạo: Việc tham mƣu cho lãnh đạo là vô cùng quan trọng. Bộ phận lễ tân cần thực hiện tốt chức năng tham mƣu của mình. Tham mƣu trong việc ban hành quy chế tổ chức công tác lễ tân, tham mƣu trong việc ban hành nội quy của cơ quan, tham mƣu trong quy định xử phạt hay khen thƣởng. Kịp thời giúp lãnh đạo quan sát, kiểm tra, xử lý các trƣờng hợp vi phạm.
Lễ tân là ngƣời luôn lắng nghe, quan sát mọi thứ xung quanh. Điều đó cũng có nghĩa rằng, họ phải hiểu họ cần làm gì và cần cải thiện điều gì để đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp trong thời đại mở cửa hội nhập của công ty với các doanh nghiệp nƣớc ngoài.
Về kỹ năng: trau dồi các kỹ năng mềm cần thiết nhƣ kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng tin học và ngoại ngữ, kỹ năng ứng xử,… và nâng cao nghiệp vụ chuyên môn thông qua các buổi đào tạo nội bộ của doanh nghiệp.
Về nghiệp vụ: nắm đƣợc các nghiệp vụ chuyên môn cơ bản của công việc bản thân đang làm, mọi thứ đều phải thực hiện theo quy trình. Nghiệp vụ bộ phận nào hoàn thành tốt bộ phận đó, chánh gây chồng chéo nghiệp vụ làm ảnh hƣởng đến kết quả cuối cùng cùa doanh nghiệp.
Về thái độ: luôn thể hiện thái độ thân thiện, vui vẻ và tôn trọng tất cả mọi ngƣời. Luôn lắng nghe, chia sẻ và tìm phƣơng án giải quyết phù hợp nhất để tránh gây hậu quả, tổn thất cho doanh nghiệp trong quá trình thực hiện công việc.
Nhân viên luôn phải có tinh thần cầu thị trong công việc, luôn tìm cơ hội họp hỏi để nâng cao nghiệp vụ của bản thân và hƣớng đến hoàn thành xuất sắc công việc đƣợc giao.
3.2.2. Đè xuất kiến nghị về tổ chức công tác của văn phòng
Một cơ quan hoạt động có hiệu quả hay không đều nhờ vào vai trò của ngƣời lãnh đạo. Ngƣời lãnh đão cần là đầu tàu, dẫn đƣờng làm gƣơng nghiêm chỉnh thực hiện mọi nội quy và quy chế của cơ quan trong tổ chức công tác hành chính.
Ban hành quy chế cho cơ quan, lấy ý kiến của các cá nhân, nhân viên các cấp để hoàn thiên quy chế, bám sát quy định của pháp luật trong công tác tổ chức hành chính.
Thƣờng xuyên quan tâm, giám sát kiểm tra, đôn đốc và hƣớng dẫn việc thực hiện các hoạt động hành chính của cơ quan mình. Kịp thời điều chỉnh, xử lý những vấn đề cần giải quyết trong công việc.
Công tác tổ chức văn phòng, việc bố trí và sắp xếp nhân sự làm hành chính cần đƣa ra các tiêu chí chuẩn và lấy đó làm thƣớc đo để tuyển dụng và bổ nhiệm cán bộ. Thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên hành chính để đề xuất những phƣơng án, chƣơng trình đào tạo hiệu quả hơn. Đồng thời tiến hành thực hiện khảo sát đánh giá về kỹ năng, thái độ của nhân viên hành chính với các bộ phận có liên quan.
Ngƣời lãnh đạo cần ban hành các quy định về khen thƣởng cũng nhƣ đi kèm là kỷ luật. Nghiêm khắc xử lý những vi phạm đẻ răn đe, làm gƣơng cho các CBCNV trong toàn cơ quan. Ở mức độ nhẹ thì tính theo bảng xếp hạng thành tích, nặng thì sẽ trừ trực tiếp vào các khoản thƣởng của CBCNV và ngƣời lao động.
Ban lãnh đạo cần thƣờng xuyên kiểm tra đột xuất tại các phòng ban và kịp thời nhắc nhở đối với những CBCNV có hành vi vi phạm nhƣ: đi làm muộn, buôn chuyện trong giờ làm, có thái độ không tốt.,.. Nếu để nhắc nhở nhiều lần phòng ban đó sẽ phải chịu trách nhiệm và cần có hình thức xử phạt đối với ngƣời vi phạm. Còn đối với những cá nhân thực hiện tốt thì sẽ đƣợc khen thƣởng và đƣợc nêu gƣơng trong các cuộc họp giao ban của cơ quan.
3.2.3. Đề xuất kiến nghị về phía công ty
Một cơ quan hoạt động có hiệu quả hay không đều nhờ vào vai trò của ngƣời lãnh đạo. Ngƣời lãnh đão cần là đầu tàu, dẫn đƣờng làm gƣơng nghiêm chỉnh thực hiện mọi nội quy và quy chế của cơ quan trong tổ chức công tác lễ tân. Sắp xếp công việc, tham dự đầy đủ các cuộc họp của bộ phận lễ tân. Khi đến tham dự cần đến đúng giờ, chuẩn bị nội dung công việc để triển khai công việc trong tuần tới và đề ra các hƣớng giải quyết nếu có vấn đề phát sinh.
Ban hành quy chế lễ tân cho cơ quan, lấy ý kiến của các cá nhân, nhân viên các cấp để hoàn thiện quy chế, bám sát quy định của pháp luật trong tổ chức công tác lễ tân của doanh nghiệp.
Thƣờng xuyên quan tâm, giám sát kiểm tra, đôn đốc và hƣớng dẫn việc thực hiện các hoạt động của bộ phận lễ tân của cơ quan mình. Kịp thời điều chỉnh, xử lý những vấn đề cần giải quyết cho công việc để đạt đƣợc mục tiêu cuối cùng của công việc.
Dân chủ trong công việc nhƣng khi hoàn thành công việc cũng cần chốt lại vấn đề, tổng kết lại các ý chính và ghi chép lại biên bản để ai không để ý hoặc có việc ra ngoài lúc đó đều năm đƣợc nội dung của công việc cần phải làm.
Khi ban hành quy chế cần căn cứ vào quy định của nhà nƣớc nhƣng cũng phải tuân thủ các nguyên tắc: Phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hoá dân tộc và điều kiện kinh tế - xã hội; Phù hợp với định hƣớng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp, hiện đại; Phù hợp với các quy định của pháp luật và mục đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ trƣơng hiện đại hoá nền hành chính nhà nƣớc.
Tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn nhân sự về tổ chức công tgacs lễ tân, nâng cao nhận thức, vai trò và nhiệm vụ của ngƣời lãnh đạo cũng nhƣ nhân viên đối với hoạt động chung của văn phòng.
Tổ chức tuyển dụng nhân lực cung cấp cho bộ phận lễ tân cần phải quan tâm hơn ở các khâu tuyển mộ, tuyển chọn để phù hợp với tiêu chí mà công ty đang cần.
Đầu tƣ, thay mới trang thiết bị để phục vụ tốt cho các cuộc tổ chức công tác lễ tân. Cần kiểm tra trang thiết bị, cơ sở vật chất (nhƣ: máy chiếu, bàn ghế, trà nƣớc,…)trƣớc khi tiến hành công tác đón khách để hạn chế tối đa sự cố có thể xảy ra
Thiết kế sổ tay cho nhân viên, phát cho tất cả các cá nhân để các bên đều hiểu đƣợc các quy định chung, công việc cụ thể của từng bộ phận để từ đó kết quả công việc đƣợc hoàn thành nhanh chóng và đem lại kết quả cao.
Đƣa ra các chính sách đãi ngộ nhân viên phù hợp với năng lực, vị trí và công việc đƣợc giao.
Đƣa ra các quy chế, quy chuẩn chung để đồng bộ các bộ phận lễ tân, hành chính văn phòng lại với nhau, cùng nhau đạt kết quả tốt trong công việc.
Sử dụng các bài trắc nghiệm, công ty sẽ dễ dàng hơn khi sắp xếp, bố trí công việc, thuyên chuyển ứng viên.
Tóm lại, các giải pháp đƣa ra cần đƣợc thực hiện áp dụng vào thực tiễn của doanh nghiệp, các cá nhân và bộ phận có liên quan cần có sự kiên quyết thực hiện và phối hợp chặt chẽ với nhau để hoàn thành mục tiêu chung của bộ
phận lễ tân nói riêng và doanh nghiệp nói chung. Một đội ngũ lễ tân giỏi, một bộ phận tổ chức công tác lễ tân xuất sắc là mục tiêu quan trọng trong thời đại hội nhập và phát triển của doanh nghiệp toàn cầu.