THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỘ TỊC HỞ VIỆT NAM
2.3. Giấy tờ hộ tịch
Giấy tờ hộ tịch là loại giấy tờ pháp lý do cơ quan đăng ký hộ tịch cấp cho mỗi cá nhân sau khi đã đăng ký một sự kiện hộ tịch. Đối với mỗi cá nhân, giấy tờ hộ tịch có vai trò rất quan trọng bởi các thông tin thể hiện trên từng loại giấy tờ hộ tịch có giá trị pháp lý giúp mỗi cá nhân chứng minh một cách chính xác các đặc điểm nhân thân của mình khi tham gia vào các quan hệ xã hội nhất định. Trong chế độ quản lý hộ tịch, nếu như việc ghi chép vào sổ bộ chủ
yếu nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước thì việc lập và cấp chứng thư hộ tịch lại có ý nghiã chủ yếu nhằm phục vụ cho lợi ích của người dân. Ở phương diện này, có thể nói giấy tờ hộ tịch là phương tiện giúp người dân có có thể hưởng thụ các quyền và lợi ích nhân thân cơ bản. Giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch được ghi nhận rõ ràng tại Điều 1, Nghị định 83/1998/NĐ-CP: “là bằng chứng công nhận các sự kiện về hộ tịch, làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức”.
Khái niệm “giấy tờ hộ tịch” tương ứng với khái niệm “chứng thư hộ tịch” được sử dụng trong các văn bản pháp luật về hộ tịch của chế độ cũ. Từ khi Nhà nước ta ban hành văn bản pháp luật đầu tiên về hộ tịch, khái niệm “chứng thư hộ tịch” đã không được sử dụng nữa, thay vào đó là khái niệm “giấy chứng nhận hộ tịch” (Điều lệ đăng ký hộ tịch năm 1956 và năm 1961), và hiện nay là “giấy tờ hộ tịch” (Nghị định 83/1998/NĐ-CP).
Về mặt khoa học, khái niệm “chứng thư hộ tịch” (acte de l‟etat civil) có giá trị biểu đạt hàm súc hơn, phản ánh chính xác bản chất và giá trị pháp lý của loại giấy tờ do cơ quan quản lý hộ tịch cấp cho người dân khi thực hiện việc đăng ký một sự kiện hộ tịch. Khái niệm này gắn liền với khái niệm “công chứng thư” (acte authentique), có nguồn gốc từ hệ thống pháp luật lục địa (Continental), được du nhập vào nước ta từ khi chính quyền thuộc địa ở miền Nam Việt Nam ban hành bộ Dân luật giản yếu (năm 1883) trên cơ sở mô phỏng Bộ luật Dân sự Pháp. Nhưng nếu xét từ giác độ kỹ thuật văn bản, khái niệm “giấy tờ hộ tịch” lại là khái niệm thông dụng, dễ hiểu hơn, do đó việc sử dụng khái niệm này trong các văn bản pháp luật về hộ tịch đạt hiệu quả cao hơn trong việc phổ biến, tuyên truyền pháp luật đối với mọi tầng lớn nhân dân. Cách thức lập và cấp chứng thư hộ tịch của chế độ cũ có những điểm khác biệt so với việc lập và cấp giấy tờ hộ tịch của nước ta hiện nay. Trong chế độ
cũ, chứng thư hộ tịch chỉ có một bản chính được lập và lưu trong sổ bộ hộ tịch (sổ bộ hộ tịch là tập hợp các chứng thư hộ tịch của dân cư trong một xã). Người dân không được cấp bản chứng thư hộ tịch này mà chỉ có thể được cấp bản toàn sao hoặc bản trích lục về từng loại việc hộ tịch. Bản toàn sao là bảo sao lại toàn bộ nội dung chứng thư trong sổ bộ và cũng được lập trên mẫu giấy tương tự như mẫu chứng thư trong sổ bộ. Bản trích lục cũng sao y các nội dung như chứng thư hộ tịch nhưng có lược bớt một số nội dung thông tin [28, tr.74].
Cùng với sự phát triển của đời sống xã hội, hiện nay hệ thống giấy tờ hộ tịch được sử dụng trong hoạt động đăng ký hộ tịch ở nước ta không chỉ bao gồm 3 loại giấy khai sinh, khai tử, chứng nhận két hôn mà đã được bổ sung thêm nhiều loại giấy tờ hộ tịch mới. Theo quy định của Nghị định 83/1998/NĐ-CP về đăng ký hộ tịch thì hệ thống giấy tờ hộ tịch dùng để đăng ký hộ tịch trong nước gồm 6 loại khác nhau, đó là: Giấy khai sinh, Giấy chứng tử, Giấy chứng nhận kết hôn, Quyết định công nhận nuôi con nuôi, Quyết định công nhận giám hộ, Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con. Đối với việc đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài cũng có 6 loại giấy tờ tương tự, ngoài ra còn có thêm 2 loại khác đó là Quyết định công nhận việc kết hôn ở nước ngoài và Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi ở nước ngoài. Khi thực hiện đăng ký một sự kiện hộ tịch, cùng với việc ghi vào sổ gốc cán bộ hộ tịch có trách nhiệm cấp cho đương sự một bản chính giấy tờ hộ tịch tương ứng với sự kiện hộ tịch được đăng ký (riêng đối với việc đăng ký kết hôn thì cấp hai bản chính cho hai bên trong quan hệ hôn nhân), đồng thời cấp bản sao với số lượng không hạn chế theo yêu cầu của đương sự. Việc cấp bản sao không chỉ thực hiện vào thời điểm đăng ký hộ tịch mà sau khi sự kiện hộ tịch đã được đăng ký, bất kỳ thời điểm nào đương sự cũng có quyền yêu cầu cơ quan đã đăng ký hộ tịch cấp cho mình bản sao theo phương thức sao từ sổ gốc. Các
loại bản chính và bản sao giấy tờ hộ tịch được sử dụng theo biểu mẫu thống nhất do Bộ Tư pháp tổ chức in ấn và phát hành.
Trong số tất cả các loại giấy tờ hộ tịch thì Giấy khai sinh có vị trí quan trọng đặc biệt. Đối với mỗi cá nhân, giấy khai sinh được coi là loại giấy tờ pháp lý quan trọng nhất mà mỗi cá nhân cần có nó từ những năm tháng đầu tiên của cuộc đời cho đến khi chết. Sự tồn tại của một đứa trẻ được đánh dấu bằng việc cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền xác lập cho đứa trẻ một giấy khai sinh, kể từ thời điểm đó, đứa trẻ – con người tự nhiên chính thức trở thành một chủ thể pháp luật độc lập, được xác định với các yếu tố nhân thân riêng biệt, đặc trưng của mình thể hiện trên Giấy khai sinh. Giấy khai sinh không chỉ là “giấy thông hành” vào đời của một đứa trẻ mà trong suốt quá trình tồn tại về sau, giấy khai sinh luôn được cá nhân sử dụng để chứng minh nhân thân của mình khi tham gia vào các quan hệ pháp luật như xin đi học, xin việc làm, đăng ký kết hôn... Bản chất của việc ghi nhận các thông tin về cá nhân trên giấy khai sinh chính là sự xác nhận các đặc điểm của một thể nhân, để từ đó có căn cứ phân biệt một thể nhân này với một thể nhân khác. Chính vì chứa đựng các thông tin cơ bản này mà về pháp lý, giấy khai sinh được coi là “giấy tờ gốc” với ý nghĩa là cơ sở để xác lập các loại giấy tờ pháp lý về sau như: sổ hộ khẩu, học bạ, chứng minh nhân dân, các loại văn bằng chứng chỉ, giấy chứng nhận kết hôn... Trong quan hệ với các giấy tờ này, giấy khai sinh không chỉ là cái gốc để xác lập nên các giấy tờ đó mà trong trươngf hợp các thông tin về cá nhân thể hiện trên giấy khai sinh và các giấy tờ cá nhân khác có sự khác biệt, không thống nhất thì giấy khai sinh được coi là cơ sở pháp lý để điểu chỉnh các giấy tờ cá nhân khác cho phù hợp với các nội dung trong giấy khai sinh.
kỳ chiến tranh hoặc bị hư hỏng, mất mát do thiên tai, lũ lụt… nhưng không có điều kiện xin cấp bản sao giấy tờ hộ tịch do sổ gốc cũng đã bị thất lạc, hư