2.1. Những quy định pháp luật hiện hành về quản trị công ty đại chúng
2.1.2. Hội đồng quản trị và thành viên hội đồng quản trị
2.1.2.1. Hội đồng quản trị
HĐQT là cơ quan quản lý công ty có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ. Như vậy, về địa vị pháp lý, ngoài các chức năng, thẩm quyền và nhiệm vụ thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ, việc quyết định và thực hiện tất cả các vấn đề còn lại trong quản lý và điều hành kinh doanh của công ty đều thuộc thẩm quyền của HĐQT.
HĐQT CTĐC có hàng loạt chức năng và nhiệm vụ theo quy định của LDN 2005, LDN 2014 kế thừa và Thông tư 121/2012/TT-BTC. LDN 2014 đã có sự thay đổi về cơ cấu của HĐQT, theo đó hai mô hình tổ chức quản lý khác nhau thì cơ cấu của HĐQT yêu cầu khác nhau. Đối với mô hình thứ hai, yêu cầu ít nhất 20% thành viên HĐQT là thành viên độc lập và phải thành lập Ban kiểm toán nội bộ. Do đó, Thông tư 121/2012/TT-BTC cần phải sửa đổi về cơ cấu tổ chức của HĐQT sao cho phù hợp với LDN 2014.
Theo quy định của LDN 2014, có thể phân chia chức năng của HĐQT theo năm nhóm. Nhóm thứ nhất gồm các quyền và nhiệm vụ liên quan đến hoạch định và giám sát thực thi chiến lược và phương hướng kinh doanh của
công ty. Nhóm thứ hai bao gồm các chức năng và nhiệm vụ liên quan đến nhân sự và quản lý nội bộ công ty. Nhóm thứ ba bao gồm các chức năng và nhiệm vụ liên quan đến quản lý vốn và tài sản của công ty. Nhóm thứ tư bao gồm các chức năng, nhiệm vụ liên đến cổ đông và quyền của cổ đông.
Ngoài những chức năng và nhiệm vụ đã được quy định tại Luật doanh nghiệp như đã trình bày ở trên, HĐQT của CTĐC còn có những chức năng và nhiệm vụ được quy định bổ sung, cụ thể hơn tại Thông tư 121/2012/TT-BTC, bao gồm:
- HĐQT chịu trách nhiệm đảm bảo hoạt động của công ty tuân thủ các quy định của pháp luật, Điều lệ và các quy định nội bộ của công ty.
- Đối xử bình đẳng đối với tất cả cổ đông và tôn trọng lợi ích của người có quyền lợi liên quan đến công ty.
- Xây dựng các quy định về trình tự, thủ tục đề cử, ứng cử, bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm thành viên HĐQT và trình tự, thủ tục tổ chức họp HĐQT,
- Xây dựng các quy định về trình tự, thủ tục lựa chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ quản lý;
- Xây dựng quy trình, thủ tục phối hợp hoạt động giữa HĐQT với BKS và GĐ (TGĐ) điều hành;
- Xây dựng cơ chế đánh giá hoạt động, khen thưởng và kỷ luật đối với thành viên HĐQT, GĐ (TGĐ) điều hành và các cán bộ quản lý khác.
Như vậy, thẩm quyền của HĐQT là rất lớn, và là trung tâm quyền lực của công ty, bao quát hết tất cả các lĩnh vực hoạt động của công ty. Tuy nhiên, quyền lực đó có được thực hiện một cách có hiệu quả hay không lại phụ thuộc nhiều vào quy mô, cơ cấu của HĐQT, vị thế và năng lực của từng thành viên HĐQT nói riêng và của HĐQT nói chung.
Để đảm bảo hiệu quả hoạt động của HĐQT CTĐC, Thông tư 121/2012/TT-BTC đã quy định cụ thể về cơ cấu của HĐQT, chặt chẽ hơn và
- Đối với CTĐC thông thường, cơ cấu HĐQT cần đảm bảo sự cân đối giữa các thành viên có kiến thức và kinh nghiệm về pháp luật, tài chính và lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty, đảm bảo sự cân đối giữa các thành viên kiêm điều hành và các thành viên không điều hành, trong đó tối thiểu một phần ba (1/3) tổng số thành viên HĐQT phải là thành viên HĐQT không điều hành. Tuy nhiên, LDN 2014 có sự thay đổi về cơ cấu của HĐQT theo hai mô hình quản lý khác nhau, và do đó quy định này của Thông tư 121/2014/TT-BTC cần được sửa đổi lại cho phù hợp với LDN 2014.
- Đối với CTĐC quy mô lớn và công ty niêm yết, Thông tư 121/2012/TT-BTC bắt buộc công ty phải có ít nhất là năm thành viên HĐQT và tối đa mười một thành viên HĐQT. Cơ cấu thành viên HĐQT cần đảm bảo sự cân đối giữa các thành viên nắm giữ các chức danh điều hành với các thành viên độc lập, trong đó tối thiểu một phần ba tổng số thành viên HĐQT là thành viên độc lập. Tuy nhiên, quy định này có phù hợp với thực tiễn của Việt Nam hay không khi mà số người có chuyên môn để làm thành viên độc lập còn thiếu rất nhiều. Và điều này có thể làm khó khăn cho các CTĐC và không có tính khả thi trong thực hiện, không khuyến khích các công ty đủ điều kiện là CTĐC đăng ký trở thành CTĐC.
2.1.2.2. Chủ tịch Hội đồng quản trị
Chủ tịch HĐQT do HĐQT bầu hoặc do các thành viên HĐQT bầu và miễn nhiệm. Chủ tịch HĐQT có các quyền và nhiệm vụ quy định tại Điều 152 LDN 2014.
Chủ tịch HĐQT CTĐC không được kiêm nhiệm chức danh GĐ (TGĐ) điều hành trừ khi việc kiêm nhiệm này được phê chuẩn hàng năm tại ĐHĐCĐ thường niên. Quy định này tăng cường hơn nữa sự độc lập của HĐQT và phù hợp với thông lệ quốc tế, phù hợp với các các nguyên tắc QTCT của OECĐ.
của HĐQT, thực hiện những công việc hằng ngày của HĐQT. Ngoài chức năng, nhiệm vụ của một thành viên HĐQT, thì chủ tịch HĐQT còn phải thực hiện các công việc chung hằng ngày của HĐQT. Do đó, Chủ tịch HĐQT có điều kiện và cơ hội thuận lợi hơn trong việc ra các quyết định tại công ty.
2.1.2.3. Thành viên hội đồng quản trị
Số lượng thành viên HĐQT CTĐC ít nhất là ba người và nhiều nhất là 11 người. Đối với CTĐC quy mô lớn và công ty niêm yết thì số lượng thành viên HĐQT ít nhất là năm người và tối đa 11 người.
Để trở thành thành viên HĐQT phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau: - Có đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật này;
- Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trong quản lý kinh doanh của công ty và không nhất thiết phải là cổ đông của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định khác.
- Đối với công ty con là công ty mà Nhà nước sở hữu số cổ phần trên 50% vốn điều lệ thì thành viên HĐQT không được là người liên quan của người quản lý, người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty mẹ.
Đối với HĐQT của công ty được tổ chức theo mô hình đơn cấp thì ít nhất 20% số thành viên HĐQT là thành viên độc lập để giám sát và kiểm soát hoạt động hằng ngày của công ty.
Theo quy định của Thông tư 121/2012/TT-BTC, đối với CTĐC thông thường, phải có tối thiểu một phần ba tổng số thành viên HĐQT phải là thành viên HĐQT không điều hành. Thành viên HĐQT không điều hành là thành viên HĐQT không phải là GĐ (TGĐ), Phó giám đốc (Phó Tổng giám đốc), Kế toán trưởng và những cán bộ quản lý khác được HĐQT bổ nhiệm. Tuy nhiên, quy định này là không cần thiết đối với mô hình có BKS theo LDN 2014, vì vậy cần phải được sửa đổi lại cho phù hợp.
Đối với CTĐC quy mô lớn và công ty niêm yết tối thiểu một phần ba tổng số thành viên HĐQT là thành viên độc lập. Quy định này không phù hợp với tình hình Việt Nam hiện nay, bởi vì tìm được thành viên độc lập không phải đơn giản đối với các CTĐC, vì vậy cần xem xét sửa đổi lại quy định này của Thông tư 121/2012/TT-BTC.
Thông tư 121/2012/TT-BTC còn có quy định hạn chế thành viên HĐQT của CTĐC quy mô lớn và công ty niêm yết không được đồng thời là thành viên HĐQT của 05 công ty khác. Đây là một điều khoản trái LDN 2014, và LCK và hạn chế quyền một cách vô lý cần phải được sửa đổi theo hướng hủy bỏ.
Như vậy, thành viên HĐQT CTĐC phải đảm bảo các yêu cầu về cơ cấu thành viên để đảm bảo hiệu quả hoạt động của HĐQT. Thành viên không điều hành và thành viên độc lập bắt buộc phải có trong HĐQT CTĐC. Điều này đảm bảo cho sự độc lập hết mức của HĐQT trong việc ra các quyết định đối với công ty, đảm bảo lợi ích của cổ đông và lợi ích công ty. Điều này có thể hạn chế tự do ý chí của các thành viên công ty, nhưng là cần thiết để công ty phát triển lành mạnh và phù hợp với thông lệ tốt về QTCT trên thế giới. Tuy nhiên, như đã phân tích ở trên, quy định này không phù hợp với tình hình Việt Nam hiện tại.
Thành viên HĐQT CTĐC có trách nhiệm và nghĩa vụ sau:
- Thực hiện các nhiệm vụ của mình một cách trung thực, cẩn trọng vì quyền lợi tối cao của cổ đông và của công ty.
- Tham dự đầy đủ các cuộc họp của HĐQT và có ý kiến rõ ràng về các vấn đề được đưa ra thảo luận.
- Công bố cho công ty các khoản thù lao mà họ nhận được từ các công ty con, công ty liên kết và các tổ chức khác mà họ là người đại diện phần vốn góp của công ty.
giao dịch cổ phần của công ty phải báo cáo UBCKNN và thực hiện công bố thông tin về việc giao dịch này theo quy định của pháp luật.
Thành viên HĐQT có quyền được cung cấp các thông tin, tài liệu về tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của công ty và của các đơn vị trong công ty, có quyền yêu cầu GĐ hoặc TGĐ, Phó giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc, người quản lý các đơn vị trong công ty cung cấp các thông tin, tài liệu về tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của công ty và của các đơn vị trong công ty. Người quản lý được yêu cầu phải cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác các thông tin, tài liệu theo yêu cầu của thành viên HĐQT.
Như vậy, việc xác định rõ nghĩa vụ cẩn trọng, nghĩa vụ trung thực của thành viên HĐQT trong các quy định của luật đã thể hiện việc áp dụng các thông lệ tốt về QTCT. Qua đó, nâng cao trách nhiệm của các thành viên HĐQT đối với các cổ đông và công ty. Tuy nhiên, cũng chưa có cơ chế để đảm bảo các quy định về trách nhiệm của các thành viên HĐQT được thực hiện, thiếu các tiêu chuẩn đế đánh giá về trách nhiệm của các thành viên HĐQT. Đây là điều rất quan trọng, bởi vì HĐQT đóng vai trò trung tâm trong việc đảm bảo hiệu quả của QTCT. Bởi vậy cần có quy định về tiêu chuẩn để đánh giá được trách nhiệm của thành viên HĐQT.
2.1.2.4. Họp hội đồng quản trị
HĐQT họp định kỳ mỗi quý ít nhất một lần và có thể họp bất kỳ khi nào, nếu xét thấy cần thiết. Các trường hợp cần thiết bao gồm:
- Chủ tịch HĐQT xét thấy cần thiết; - Có đề nghị của BKS;
- Có đề nghị của GĐ, TGĐ hoặc ít nhất năm người quản lý khác; - Có đề nghị của ít nhất hai thành viên HĐQT
Cuộc họp của HĐQT có hiệu lực pháp lý khi có ít nhất ba phần tư số thành viên dự họp. Quyết định của HĐQT được thông qua khi có hơn một
Luật doanh nghiệp cũng đã quy định khá chi tiết về trình tự, thủ tục và cách thức triệu tập họp HĐQT đảm bảo tất cả các thành viên đều có cơ hội và điều kiện công bằng tiếp cận, làm quen với các thông tin, tài liệu phục vụ họp và có đủ thời gian cần thiết để chuẩn bị để tham dự họp một cách tích cực và hiệu quả.
2.1.2.5. Các tiểu ban của HĐQT
CTĐC không bắt buộc phải thành lập các tiểu ban để hỗ trợ hoạt động của HĐQT. Pháp luật chỉ đề nghị và khuyến khích các CTĐC quy mô lớn và công ty niêm yết thành lập các tiểu ban của HĐQT. CTĐC có thể thành lập các tiểu ban chính sách phát triển, tiểu ban nhân sự, tiểu ban lương thưởng và các tiểu ban đặc biết khác.
Tiểu ban nhân sự và tiểu ban lương thưởng phải có ít nhất một thành viên HĐQT độc lập làm trưởng ban.
Trường hợp các công ty không thành lập các tiểu ban thì HĐQT cử thành viên HĐQT độc lập phụ trách riêng về từng vấn đề như lương thưởng, nhân sự.
Việc thành lập các tiểu ban của HĐQT là cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của HĐQT và là thông lệ tốt về QTCT [33, tr.25]. Các tiểu ban của HĐQT đóng vai trò như những cơ quan chuyên môn của HĐQT, có chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực của mình và chuyên nghiệp hóa, do đó sẽ giúp cho HĐQT hoạt động có hiệu quả hơn rất nhiều.
2.1.2.6. Thư ký công ty
CTĐC quy mô lớn và công ty niêm yết bắt buộc phải có ít nhất một người làm thư ký công ty. Thư ký công ty do HĐQT chỉ định. Thư ký công ty phải là người có hiểu biết về pháp luật. Thư ký công ty không được đồng thời làm việc cho công ty kiểm toán đang thực hiện kiểm toán các báo cáo tài chính của công ty.
Quy định về thư ký công ty cũng đã được bổ sung tại Điều 152 khoản 5 LDN 2014, nhưng không bắt buộc các công ty cổ phần phải có thư ký công ty, mà chỉ có quy định đề xuất.
Thư ký công ty có trách nhiệm bảo mật thông tin theo các quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
Việc có mặt của thư ký công ty giúp cho HĐQT hoạt động một cách trơn tru và đúng luật, đảm bảo hơn nữa hiệu quả hoạt động của HĐQT công ty. Tác giả Luận văn cho rằng cần quy định bắt buộc tất cả các CTĐC đều phải có thư ký công ty để giúp việc cho HĐQT vì những người thực sự hiểu biết pháp luật về DN trong HĐQT thường không có, do đó, thư ký công ty sẽ giúp cho HĐQT hoạt động đúng pháp luật.