Hình 2.5.2 Quy trình Check-out tiễn khách tại Hồng Ngọc Resort
Bước 1: Nhân viên ca 3 (night shift) chuẩn bị danh sách khách trả phòng, thời gian trả phịng nếu có. Chuyển đến các bộ phận liên quan. Chuẩn bị giấy tờ tùy thân của khách, các chứng từ khách sử dụng dịch vụ
Bước 2: Kiểm tra đối chiếu các chứng từ khách s,ử dụng dịch vụ đã ký xác nhận so với hệ thống. Kiểm tra phương thức thanh tốn dựa trên đơn đặt phịng. Nếu có phải hỏi khách về yêu cầu xuất hóa đơn VAT
Bước 3: Chỉ rõ giờ khách trả phòng trên danh sách nếu biết trước, chuyển danh sách khách trả phòng trong ngày cho các bộ phận liên quan
Bước 4: Tiếp nhận thơng tin khách trả phịng, Lễ Tân liên lạc bằng điện thoại đến bộ phận phịng thơng báo để kiểm tra phòng. Liên hệ nhà hàng, Spa để kiểm tra các dịch vụ phát sinh. Liên hệ Bảo Vệ mang hành lý
Bước 5: Gọi điện thoại đến các bộ phận liên quan: phòng, nhà hàng, spa kiểm tra các dịch vụ phát sinh. Nếu có, yêu cầu các bộ phận nhập ngay dịch vụ phát sinh vào phòng khách trên hệ thống
Bước 6: Nhận chìa khóa từ khách, thu voucher của khách nếu có, trả giấy tờ tùy thân của khách hàng. In hóa đơn tổng, kèm theo hóa đơn lẻ cho khách kiểm tra
Bước 7: Xác nhận lại với khách hàng hình thức thanh tốn nêu biết trước. Chuẩn bị tiền lẻ thối cho khách. Hỏi và xác nhận hình thức thanh tốn cho khách. Sau khi thanh tốn, đóng dấu PAID trên hóa đơn và đưa khách nếu khách có yêu cầu. Thực hiện thanh toán trên hệ thống theo đúng hình thức thanh tốn khách trả, checkout phịng đã thanh tóan ra khỏi sơ đồ khách ở
Bước 8: Hỏi thăm khách hàng về các dịch vụ khách đã sử dụng trong suốt thời gian lưu trú. Chào tạm biệt, cảm ơn khách đã chọn Resort là nơi nghỉ dưỡng và chúc khách đi đường bình an. Ln mỉm cười, gọi tên khách nếu có thể và hẹn gặp lại. Thực hiện thủ tục trả phòng trong vòng 5’/ phòng khơng xuất hóa đơn và 7’/ phịng có xuất hóa đơn
Bước 9: Báo cáo các sai sót trong q trình làm thủ tục trả phịng hàng ngày và thống kê theo tháng