Bước 1: Đón khách từ cổng, luôn nở nụ cười, mở cửa xe cho khách (nếu có), hướng dẫn khách đến quầy Lễ Tân, mang hành lý của khách vào sảnh Lễ Tân, đánh số phòng khách lên hành lý (bước này do Bellboy thực hiện)
Bước 2: Chào khách và luôn nở nụ cười, đề nghị khách xuất trình CMND, passport, voucher hoặc Booking. Đề nghị khách ký nhận vào Registration form. Kiểm tra phịng thơng qua hệ thống quản lý – phần mềm Asa Hotel, xác nhận qua điện thoại với bộ phận Buồng Phịng, giao chià khóa phòng cho khách (nhân viên Lễ Tân thực hiện)
Bước 3:
- Chuyển các yêu cầu của khách hàng cho bộ phận liên quan chịu trách nhiệm thực hiện việc đáp ứng các yêu cầu của khách
- Người/ bộ phận tiếp nhận thông tin cần ghi lại tất cả các nội dung: ngày, giờ, số phịng, nội dung u cầu, người chuyển thơng tin, thời gian chuyển thông tin
Bước 4: Kiểm tra quá trình đáp ứng dịch vụ cho khách: kiểm tra thời gian và kết quả đáp ứng dịch vụ
- Thời gian đáp ứng yêu cầu theo quy định tại công ty là: dịch vụ ẩm thực tối đa 45’, dịch vụ giặt ủi nhận đồ giặt từ khách trong vòng 5’, dịch vụ Spa cập nhật các giờ có sẵn từ bộ phận Spa.
- Sau khi hoàn tất việc đáp ứng các yêu cầu của khách, ghi nhận vào sổ thời gian kết thúc việc đáp ứng
Bước 5: Liên hệ khách hàng, theo dõi kết quả thực hiện: gọi điện trực tiếp đến phòng khách để kiểm tra kết quả đáp ứng yêu cầu và mức độ hài lòng của khách