2.4 Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế làm giảm hiệu lực, hiệu
2.4.1 Nguyên nhân chung
Ngoài các nguyên nhân chủ quan nhƣ tác động tiêu cực của nền kinh tế thị trƣờng, tác động của xu thế hội nhập nền kinh tế quốc tế hay là do chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trƣờng..thì nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế làm giảm hiệu lực quản lý nhà nƣớc về chứng thực ở Việt Nam còn do những nguyên nhân sau:
Một là các quy định pháp luật về chứng thực còn nhiều hạn chế
Mặc dù đƣợc sự quan tâm của Đảng và Nhà nƣớc chúng ta đã ban hành đƣợc một hệ thống các quy định pháp luật về chứng thực tạo khuôn khổ pháp lý cho hoạt động chứng thực cũng nhƣ đảm bảo hoạt động quản lý nhà nƣớc có hiệu quả.Tuy nhiên, trong hệ thống các văn bản pháp luật liên quan tới lĩnh vực chứng thực thì văn bản điều chỉnh trực tiếp của lĩnh vực chứng thực mới chỉ dừng lại ở cấp độ nghị định của Chính phủ. Trong khi đó, một số văn bản điều chỉnh lĩnh vực khác có liên quan đến lĩnh vực chứng thực hầu hết đã đƣợc ban hành ở cấp độ luật nhƣ: Luật Hôn nhân và Gia đình, Luật Nhà ở… Do đó, sự tuân thủ của các cơ quan, tổ chức đối với các quy định của pháp luật về chứng thực không cao do bị chi phối bởi nhiều các văn bản quy phạm pháp luật khác.
Theo Luật Công chứng và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, việc sao giấy tờ tài liệu và chứng thực chữ ký đã đƣợc chuyển giao dứt điểm về UBND cấp xã (phƣờng, thị trấn) và phòng tƣ pháp cấp huyện, trong khi đó, loại việc mang tính chất công chứng (hợp đồng, giao dịch) lại chƣa đƣợc chuyển giao dứt điểm về công chứng. Luật Đất đai 2003, Bộ Luật dân sự 2005 và Luật Nhà ở vẫn quy định cho UBND cấp xã và cấp huyện đƣợc chứng thực 1 số giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất và nhà ở dẫn đến tình trạng ở các phòng công chứng, lƣợng việc giảm đáng kể (97 - 98% so với trƣớc đây), trong khi ở UBND cấp xã, lƣợng việc về chứng thực tăng (đặc biệt là ở các xã, phƣờng, thị trấn thuộc các thành phố, thị xã). Mặt khác, đội ngũ cán bộ tƣ pháp, hộ tịch ở các xã hiện nay rất thiếu (chỉ có 1 biên
chế), phải thực hiện nhiều loại việc khác nhau thuộc lĩnh vực tƣ pháp cơ sở, trình độ, năng lực còn hạn chế, còn thiếu hiểu biết cần thiết, thiếu kỹ năng cũng nhƣ kinh nghiệm trong lĩnh vực công tác chứng thực.
Việc xác định các trƣờng hợp không đƣợc chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định các trƣờng hợp không đƣợc chứng thực bản sao từ bản chính nhƣ bản chính đƣợc cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo; bản chính bị sửa chữa tẩy xoá; bản chính không đƣợc phép phổ biến trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng; đơn thƣ hoặc các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận hoặc chứng thực của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền; giấy tờ, văn bản mà pháp luật quy định không đƣợc sao.[26, Điều 16] Tuy nhiên, việc xác định các giấy tờ không đƣợc chứng thực theo quy định này là rất khó, nhất là đối với các bộ cấp xã.
Việc chứng thực chữ ký của ngƣời dịch: Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định ngƣời dịch phải là ngƣời thông thạo tiếng nƣớc ngoài cần dịch.[26, Điều 18] Việc xác định mức độ thông thạo về ngoại ngữ là rất khó bởi không có chuẩn mực cụ thể. Thực tế có ngƣời tốt nghiệp đại học ngoại ngữ nhƣng chƣa thể dịch đƣợc, ngƣợc lại có những ngƣời không có bằng cấp nhƣng có thể đọc thông viết thạo ngoại ngữ. Mặt khác, hầu hết cán bộ của các Phòng Tƣ pháp đều chỉ có trình độ Đại học Luật, vì vậy việc xem xét ngƣời dịch có thông thạo ngoại ngữ cần dịch hay không là rất khó thực hiện.
Hai là hoạt động tổ chức các quy định pháp luật về chứng thực trong thực tiễn còn nhiều bất cập
Về triển khai thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực tại các địa phƣơng trên cả nƣớc chƣa thực sự đồng bộ và có hiệu quả. Một số Sở Tƣ pháp chƣa quan tâm đến công tác quản lý nhà nƣớc về hành chính tƣ pháp trong đó có hoạt động chứng thực, nhất là việc hƣớng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến hoạt động chứng thực.
Về áp dụng các quy định pháp luật về chứng thực: Đối với hoạt động chứng thực, báo cáo của Bộ Tƣ pháp cho biết cũng còn nhiều bất cập nhƣ một số UBND
cấp huyện, xã vẫn chƣa đáp ứng kịp thời nhu cầu của nhân dân, có hiện tƣợng quá tải trong việc chứng thực bản sao tại một số nơi, một số thời điểm do tình trạng lạm dụng bản sao trong khi pháp luật đã quy định chỉ cần có bản chính để đối chiếu; chất lƣợng văn bản chứng thực trong một số trƣờng hợp chƣa bảo đảm; còn tồn tại một số trƣờng hợp thu lệ phí chứng thực không đúng quy định...
Việc kiểm tra, đối chiếu giữa bản chính và bản sao trong chứng thực bản sao từ bản chính ở một số đơn vị còn dễ dãi, tuỳ tiện, dẫn đến một số trƣờng hợp văn bản không phải là bản chính hoặc bản chính có sửa chữa, tẩy xoá vẫn chứng thực; một số đơn vị chƣa thực hiện việc ghi sổ theo quy định, nhƣ cấp bản sao từ sổ gốc không vào sổ, ghi chép sổ chứng thực không rõ ràng...
Ba là do nhận thức về chứng thực còn nhiều bất cập
Xét về phƣơng diện lý thuyết cũng nhƣ thực tiễn, để tổ chức, hoạt động chứng thực đạt hiệu quả cao, đảm bảo phát huy vai trò chứng thực trong đời sống xã hội, trƣớc hết, cần có nhận thức đúng về chứng thực, trên cơ sở làm rõ các vấn đề lý luận: Khái niệm, bản chất chứng thực, chức năng, vai trò chứng thực trong nền kinh tế thị trƣờng, trong việc phát huy dân chủ và xây dựng Nhà nƣớc pháp quyền….
Tuy nhiên ở nƣớc ta, vấn đề lý luận về chứng thực chƣa thật sự đƣợc chú trọng nghiên cứu. Có thể nói, một trong các nguyên nhân dẫn đến tình trạng yếu kém là do chƣa có đƣợc nhận thức đầy đủ về chứng thực, chƣa có hệ thống lý luận hoàn chỉnh trên cơ sở khoa học và thực tiễn về chứng thực; chƣa có sự đầu tƣ nghiên cứu, thiết kế mô hình tổ chức chứng thực mang bản sắc Việt Nam, đảm bảo phản ánh đúng bản chất chứng thực, phù hợp với trình độ phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam, truyền thống pháp lý dân tộc, đồng thời đảm bảo theo kịp trình độ phát triển của khu vực và quốc tế. Chính vì thế, mặc dù thể chế chứng thực đã đƣợc sửa đổi nhƣng các quy định của pháp luật về chứng thực vẫn còn nhiều hạn chế chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu của yêu cầu cải cách hành chính nên đã chƣa tạo đƣợc sự chuyển biến căn bản về tổ chức và hoạt động chứng thực. Sự lạc hậu về lý luận, dẫn đến nhận thức không đầy đủ, thiếu thống nhất về chứng thực vừa là nguyên nhân của những yếu kém bất cập, đồng thời làm giảm hiệu quả quản lý nhà nƣớc về chứng thực.
Bốn là công tác tuyên truyền phổ biến, giáo dục các quy định pháp luật về
chứng thực chưa được coi trọng.
Hiện nay, chƣơng trình tuyên truyền phổ biến giáo các quy định pháp luật về chứng thực nằm trong chƣơng trình chung của Bộ Tƣ pháp, Sở Tƣ pháp thành phố hàng năm. Song mảng tuyên truyền về chứng thực rất nhỏ, hầu nhƣ đƣợc đề cập rất ít. Vì thiếu một chƣơng trình riêng, nên chƣa có đƣợc các hình thức, biện pháp, nội dung phù hợp. Mặc dù thành phố Hà Nội là địa phƣơng khá quan tâm đến vấn đề này và thƣờng xuyên có các chuyên đề, giải đáp về chứng thực trên đài phát thanh và truyền hình Hà Nội nhƣng tuy nhiên về bản chất vẫn chƣa đạt đƣợc hiệu quả. Đến ngay cán bộ, công chức làm việc trong các cơ quan nhà nƣớc cũng chƣa hiểu rõ đƣợc thuật ngữ “công chứng” và “ chứng thực”.
Năm là hoạt động thanh tra, kiểm tra còn chưa đáp ứng được yêu cầu
Công tác kiểm tra, thanh tra về tình hình tổ chức, hoạt động chứng thực của cơ quan quản lý nhà nƣớc ở Trung ƣơng và địa phƣơng còn chƣa chặt chẽ, thƣờng xuyên nên dẫn đến việc tháo gỡ vƣớng mắc, khó khăn, phát hiện, chấn chỉnh những hành vi vi phạm pháp luật đôi khi còn chƣa hiệu quả.
Công tác hƣớng dẫn và kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Tƣ pháp, Sở tƣ pháp, Phòng Tƣ pháp đôi khi chƣa kịp thời, sâu sát dẫn đến có những sai sót ở cơ sở chƣa đƣợc phát hiện để chỉ đạo uốn nắn.