3.3. Giải pháp tăng cƣờng quản lý nhà nƣớc về chứng thực tại Việt
3.3.2 Giải pháp riêng đối với Hà Nội
và tại Thành phố Hà Nội nói riêng phải thực hiện đồng thời cả giải pháp chung và giải pháp riêng. Do giới hạn về giới hạn nội dung nghiên cứu nên luận văn chỉ đƣa ra những giải pháp riêng dựa trên tình hình cụ thể tại Hà Nội nhƣ sau:
3.3.2.1 Xây dựng và ban hành kịp thời những văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực theo đúng quy định của pháp luật
Với tƣ cách là cơ quan hành chính nhà nƣớc tại địa phƣơng muốn tăng cƣờng hiệu quả quản lý nhà nƣớc về chứng thực thành phố Hà Nội cần đẩy nhanh việc hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật cũng nhƣ các văn bản hƣớng dẫn về nghiệp vụ để tạo hành lang pháp lý vững chắc cho hoạt động chứng thực. Một mặt tiếp tục kế thừa các quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật nêu trên mà thời gian qua đã phát huy tác dụng tích cực; một mặt sửa đổi, bổ sung những quy định không phù hợp, thống nhất.
Với vai trò là cơ quan chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện hoạt động tƣ pháp nói chung và hoạt động chứng thực nói riêng, UBND cấp huyện, UBND cấp xã phải định kỳ hoặc đột xuất báo cáo công tác tƣ pháp đƣợc giao với UBND thành phố Hà Nội và Sở Tƣ pháp; báo cáo tình hình thi hành văn bản quy phạm pháp luật, phát hiện; đề xuất biện pháp giải quyết những khó khăn vƣớng mắc với Sở Tƣ pháp trong quá trình thi hành văn bản quy phạm pháp luật ở cấp huyện, cấp xã.Báo cáo số liệu thống kê hoạt động chứng thực theo định kỳ hoặc đốt xuất theo chỉ đạo của UBND thành phố, Sở Tƣ pháp.
Để tăng cƣờng nhiệm vụ kiểm tra, hƣớng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ hoạt động chứng thực, Sở Tƣ pháp, Phòng Tƣ pháp cấp huyện phải thƣờng xuyên kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực do UBND cấp quận, UBND cấp xã ban hành; chỉ đạo việc tổ chức thực hiện hoạt động chứng thực; hƣớng dẫn triển khai thực hiện các quy định hoạt động chứng thực; theo dõi, nắm bắt kịp thời những khó khăn, vƣớng mắc trong quá trình triển khai các văn bản hoạt động chứng thực, kịp thời chỉ đạo hƣớng dẫn, giải đáp giải quyết các khó khăn, vƣớng mắc đó theo quy định của pháp luật
Đồng thời UBNB thành phố Hà Nội chỉ đạo Sở Tƣ pháp tổng hợp các kiến nghị từ các địa phƣơng trên địa bàn làm cơ sở kiến nghị với Chính phủ, Bộ Tƣ pháp ban hành Luật chứng thực, sửa đổi, bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến hoạt động chứng thực. UBND cấp huyện, UBND cấp xã là cơ quan có thẩm quyền thực hiện các hoạt động chứng thực. Bởi hơn ai hết đây là những cơ quan tổng kết đƣợc những kinh nghiệm và bất cập trong quá trình thực hiện các quy định phát luật về chứng thực.
3.3.2.2 Tổ chức tốt công tác phổ biến, tuyên truyền pháp luật về chứng thực
Tuyền truyền, phổ biến giáo dục pháp luật nhằm mục đích thiết lập ý thức pháp luật dƣới dạng lòng tin, thói quen, động cơ của hành vi tích cực pháp luật của con ngƣời. Quản lý nhà nƣớc bằng pháp luật, đòi hỏi phải triển khai mạnh mẽ công tác tuyên truyền và giáo dục pháp luật; huy động lực lƣợng của các đoàn thể chính trị, xã hội, nghề nghiệp, các phƣơng tiện thông tin đại chúng tham gia các đợt vận động thiết lập trật tự, kỷ cƣơng và các hoạt động thƣờng xuyên xây dựng nếp sống và làm việc theo pháp luật trong cơ quan nhà nƣớc và trong xã hội.
V.I. Lênin từng chỉ rõ: “Tuyên truyền là cần thiết và chúng ta không nên sợ phải lặp đi lặp lại,… Và nếu chúng ta nghĩ rằng chúng ta đã quá chú ý nhiều đến việc tuyên truyền, thì cần nói rằng chúng ta còn phải làm việc đó nhiều hơn gấp
trăm lần nữa”[65, tr.190]. Việc tuyên truyền giáo dục pháp luật cho ngƣời dân là
việc làm hết sức cần thiết trong quản lý hộ tịch nhằm hình thành và nâng cao văn hoá pháp lý tiến bộ cho ngƣời dân. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật cũng chính là tiền đề để thực hiện và áp dụng các quy định pháp luật về chứng thực trong thực tiễn cuộc sống. Do vậy, việc tăng cƣờng hoạt động tuyên truyền, phổ biến giáo dục các quy định pháp luật về chứng thực đòi hỏi phải tiến hành các biện pháp sau:
Để tiếp tục thực hiện công tác phổ biến các quy định pháp luật về chứng thực một cách quy mô, bài bản và chất lƣợng cao trƣớc hết UBND thành phố Hà Nội phải xác định xây dựng, đào tạo và bồi dƣỡng một đội ngũ báo cáo viên pháp luật thực sự có năng lực và phẩm chất chính trị tốt. Đây là chủ thể cơ bản và quan trọng nhất quyết định đến chất lƣợng và hiệu quả của công tác tuyên truyền pháp luật.
Chủ thể có kiến thức pháp lý vững chắc, có bản lĩnh chính trị vững vàng thì quá trình chuyển tải kiến thức pháp lý sẽ thuận lợi. Hiện nay, đội ngũ báo cáo viên pháp luật đã đƣợc tổ chức thành một hệ thống báo cáo viên pháp luật cấp thành phố, báo cáo viên pháp luật cấp quận (huyện). Sau đó phải xây dựng đƣợc chƣơng trình phổ biến, tuyên truyền về nội dung chƣơng trình cải cách tƣ pháp, chƣơng trình cải cách hành chính, các quy định pháp luật về chứng thực phù hợp với tình hình thực tiễn từng địa phƣơng nhằm đảm bảo đƣợc mục đích của việc tuyên truyền.
Chủ động trong việc tuyên truyền, giáo dục pháp luật bằng khuyến khích việc tham gia, góp ý kiến của mọi pháp nhân, công dân, báo chí, dƣ luận vào các hoạt động xây dựng, hoàn thiện các quy định pháp luật về chứng thực; hỗ trợ các trung tâm tƣ vấn, trợ giúp pháp lý; tăng cƣờng giao lƣu, thảo luận, trao đổi, gặp gỡ, đối thoại trực tiếp giữa cơ quan Nhà nƣớc và ngƣời dân về quan điểm mới của Nhà nƣớc và việc tháo gỡ vƣớng mắc khi thực hiện pháp luật, từ đó nắm bắt thực tiễn, thực trạng để từng bƣớc bổ sung, hoàn thiện các quy định pháp luật về chứng thực
Các cấp uỷ đảng, chính quyền, Ủy ban mặt trận Tổ quốc, các ngành chức năng ở địa phƣơng, tăng cƣờng, chủ động các biện pháp, hình thức tuyên truyền, vận động ngƣời dân ở địa phƣơng, chấp hành nghiêm các quy định pháp luật về chứng thực và các quy định pháp luật khác có liên quan.
Bên cạnh đó, ở cấp huyện nên thành lập một trung tâm thông tin pháp luật. Trung tâm này có thể đặt tại trụ sở UBND hoặc là thƣ viện. Chức năng của trung tâm là cung cấp các thông tin pháp luật cho cán bộ, công chức trong các cơ quan nhà nƣớc; tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội và làm các dịch vụ (tƣ vấn pháp luật) cho mọi đối tƣợng có nhu cầu. Cán bộ, công chức có thể trực tiếp hoặc qua điện thoại yêu cầu trung tâm cung cấp các thông tin pháp luật mà cán bộ, công chức đang cần hoặc nhờ hƣớng dẫn tra tìm ở tủ sách pháp luật trong cơ quan, đơn vị hay ở xã, thị trấn.
Về đối tƣợng cần thực hiện tuyên truyền phổ biến pháp luật với các đối tƣợng chủ yếu sau:
với đội ngũ cán bộ, công chức nhằm nâng cao hiểu biết các quy định pháp luật về chứng thực trƣớc tiên là đội ngũ trực tiếp thực hiện hoạt động chứng thực, đội ngũ thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về chứng thực. Tiếp theo là tuyên truyền phổ biến đến tất cả cán bộ, công chức ở các ngành, các vị trí thông qua việc đào tạo, phổ biến giáo dục tại cơ quan, đơn vị một cách thƣờng xuyên, với nhiều hình thức khác nhau, phù hợp với điều kiện công việc của từng cấp, từng cơ sở, khu vực địa bàn hoạt động; kết hợp cả đào tạo, giáo dục, bồi dƣỡng tại Trung tâm Bồi dƣỡng Chính trị của các quận (huyện), Trƣờng đào tạo Cán bộ Lê Hồng Phong, Học viện Tƣ pháp, các đơn vị đào tạo Luật trên địa bàn thành phố với cử đi đào tạo, giáo dục ở các cơ sở, trung tâm trong nƣớc, nƣớc ngoài với nhiều cấp độ, loại hình, thời hạn.
Đối với nhân dân trên địa bàn thành phổ: Đẩy mạnh, tăng cƣờng thông tin,
tuyên truyền, phổ biến giáo dục các quy định pháp luật về chứng thực cho các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động chứng thực, các cơ quan nhà nƣớc có liên quan bằng đa phƣơng tiện truyền thông, bằng nhiều hình thức, nhƣ: báo hình, báo viết, báo điện tử, trang thông tin pháp luật (Website), xuất bản, phát hành các tập sách văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực, “tờ rơi” về các loại hình thủ tục hành chính trong hoạt động chứng thực. Trong đó, đƣa nội dung phổ biến các quy định pháp luật về chứng thực vào hoạt động báo chí tuyên truyền là việc làm cần thiết và cấp bách. Trên cơ sở yêu cầu của công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật ở thành phố Hà Nội, các cấp uỷ Đảng và chính quyền phải đầu tƣ thêm ngân sách cho việc xây dựng cả các loại hình báo chí, phát huy tốt thế mạnh trong việc tuyên truyền và giáo dục pháp luật. Đài truyền hình, hệ thống loa truyền thanh phải phủ sóng đến đƣợc các vùng, địa bàn, tăng thời lƣợng phát sóng và nội dung tuyên truyền phong phú. Tạo mọi điều kiện cho ngƣời dân nắm bắt thông tin và tìm hiểu pháp luật.
3.3.2.4 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức
Trong Quyết định số 172/QĐ-BTP ngày 20 tháng 01 năm 2012 của Bộ trƣởng Bộ Tƣ pháp về ban hành chƣơng trình công tác của ngành tƣ pháp năm 2012 đã đƣa ra những định hƣớng phát triển toàn ngành tƣ pháp trong đó nhấn mạng về công tác nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức tƣ pháp. Thực hiện Đề án xây dựng
Trƣờng Đại học Luật Hà Nội thành trƣờng trọng điểm về đào tạo cán bộ pháp luật, xây dựng Học viện Tƣ pháp thành trung tâm lớn về đào tạo các chức danh tƣ pháp và Đề án tổng thể “Xây dựng và nâng cao chất lượng các cơ sở đào tạo Trường Đại học Luật Hà Nội, Trường Đại học Luật thành phố Hồ Chí Minh và Học viện Tư pháp”. Tập trung nguồn lực cho việc xây dựng các trường Trung cấp luật tại các khu vực trọng điểm.[10, tr.4]. Trên cơ sở đó UBND thành phố Hà Nội đã triển khai thực hiện đề án đào tạo 1000 công chức tại UBND cấp xã (phƣờng, thị trấn) trong đó bổ sung rất lớn số lƣợng cán bộ Tƣ pháp – Hộ tịch thực hiện nhiệm vụ chứng thực – hộ tịch. Nhƣ vậy vấn đề nâng cao chất lƣợng đội ngũ, cán bộ công chức tƣ pháp nói chung và cán bộ, công chức thực hiện hoạt động chứng thực, thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về chứng thực cần phải thực hiện trên các mặt sau:
Về biên chế: Căn cứ vào điều kiện kinh tế - xã hội, quy mô và phạm vi quản
lý theo thẩm quyền, khối lƣợng công việc của địa phƣơng, UBND quận (huyện), UBND cấp xã (phƣờng, thị trấn)cần chủ động đề xuất bổ sung biên chế với Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội quyết định bố trí đủ cán bộ đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao liên quan đến hoạt động chứng thực.Tiếp tục kiện toàn tổ chức cán bộ của Sở Tƣ pháp, Phòng Tƣ pháp, UBND các cấp.
Đồng thời UBND thành phố Hà Nội chỉ đạo các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền tại địa phƣơng mình nghiêm túc triển khai thực hiện Chiến lƣợc phát triển Ngành Tƣ pháp đến năm 2020. Nghiên cứu, rà soát để phân định hợp lý hơn nữa chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng cơ quan, từ đó hoàn thiện tổ chức bộ máy và cơ chế quản lý phù hợp đối với từng cấp: Sở Tƣ pháp, Phòng Tƣ pháp và Tƣ pháp cấp xã.
Về đào tạo, bồi dưỡng: UBND thành phố cần triển khai thực hiện hiệu quả
Đề án tổng thể “Xây dựng và nâng cao chất lƣợng các cơ sở đào tạo Trƣờng Đại học Luật Hà Nội và Học viện Tƣ pháp” nhằm khắc phục tình trạng thiếu cán bộ đảm nhiệm các chức danh tƣ pháp; tiếp tục triển khai có hiệu quả đề án bổ sung 1000 cán bộ, công chức cấp xã (phƣờng, thị trấn) trong đó có số lƣợng lớn cán bộ, công chức tƣ pháp – hộ tịch.
Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng, nâng cao nghiệp vụ theo hình thức tập trung hoặc không tập trung về quản lý hành chính, lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức pháp luật. Nội dung đào tạo thiết thực phù hợp với tình hình thực tiễn và yêu cầu mà hoạt động quản lý nhà nƣớc về chứng thực đề ra. Đồng thời tích cực biên soạn các tài liệu nghiệp vụ, kiến thức pháp luật phổ thông cấp phát cho đội ngũ công chức.
Về chế độ, chính sách: Cải thiện chế độ tiền lƣơng, thƣởng đồng thời giáo dục ý thức và tinh thần trách nhiệm cho đội ngũ công chức. Thực hiện nghiêm túc các chế độ làm ngoài giờ, ngày làm việc thứ bảy và phụ cấp đối với đội ngũ cán bộ công chức.
Về đạo đức công vụ: Trong hoạt động quản lý nhà nƣớc nói chung và hoạt
động quản lý nhà nƣớc về chứng thực nói riêng đòi hỏi đội ngũ cán bộ, công chức phải có các tiêu chuẩn đạo đức về nghề nghiệp phù hợp với đặc thù của mình để bảo đảm cho hoạt động quản lý nhà nƣớc có hiệu quả. Đạo đức công vụ trong khi thực thi hoạt động chứng thực là sự thể hiện việc đáp ứng yêu cầu chứng thực một cách đầy đủ, nhanh chóng và phù hợp các quy định của pháp luật. Đạo đức công vụ còn đƣợc thể hiện trong giao tiếp, ứng xử với đồng cá nhân, tổ chức và sự vận dụng, áp dụng các quy định của pháp luật vào việc thực hiện hoạt động chứng thực.
Trong quá trình thực hiện hoạt động quản lý nhà nƣớc về chứng thực đòi hỏi đội ngũ cán, bộ công chứng phải thực thực hiện đúng pháp luật, phải thật sự khách quan, trung thực, không thiên vị, không vì lợi ích cá nhân, sự quen thân làm ảnh hƣởng đến lợi ích ngƣời khác, không chứng thực các hồ sơ chứng chỉ trái pháp luật. Cán bộ công chức phải coi trọng uy tín của mình đối với công việc chuyên môn, không thực hiện những hành vi làm tổn hại đến danh dự cá nhân, thanh danh nghề nghiệp, không sử dụng trình độ chuyên môn, hiểu biết của mình trong công việc để trục lợi, gây thiệt hại cho xã hội.
Để làm đƣợc những việc đó đòi hỏi các cấp ủy đảng, UBND các cấp thực hiện tốt công tác kiểm điểm cán bộ, công chức theo định kỳ; triển khai có hiệu quả chƣơng trình phòng chống tham nhũng, chƣơng trình cải cách hành chính trong đó có nội dung nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức, chƣơng trình cải cách
công tác chứng thực, tuyên dƣơng những tấm gƣơng có đạo đức đồng thời kỷ luật, xử lý nghiêm khắc đối với những cán bộ công chức vi phạm pháp luật và vi phạm các quy tắc đạo đức khi thực thi công vụ.
3.3.2.5 Cải tiến phương thức quản lý chứng thực, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước về chứng thực
Trong Chƣơng trình 08/Ctr của Thành ủy Hà Nội đã đề ra mục tiêu hiện đại hoá nền hành chính nhà nƣớc. Trong xu hƣớng này, cần tích cực nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin và kho dữ liệu về hoạt động chứng thực với tính chất là kho dữ liệu chuyên ngành để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nƣớc, đồng thời, từng bƣớc tin học hóa các quy trình phục vụ nhân dân trong hoạt động chứng thực đƣợc thuận tiện, nhanh chóng, chính xác theo kinh nghiệm của các nƣớc có nền pháp luật phát triển.
Hiện nay việc thực hiện áp dụng các quy định pháp luật về chứng thực còn