Đối với quan hệ đăng ký vật quyền bảo đảm hay bất cứ quan hệ xã hội nào đƣợc pháp luật điều chỉnh cũng vậy. Để có thể tạo nên giá trị lợi ích cũng nhƣ việc điều chỉnh mối quan hệ đó trong một xã hội tổng thể, chúng ta luôn cần đến những nguyên tắc và cơ chế nền tảng để điều chính và định hƣớng cho sự tồn tại và phát triển của nó. Đối với Đăng ký vật quyền bảo đảm, pháp luật Việt Nam cũng đã quy định khá rõ về những nguyên tắc cũng nhƣ cơ chế để hoạt động đăng ký vật quyền bảo đảm có thể diễn ra và tiến hành trên diện rộng. Nghị định Số 83/2010/NĐ-CP của chính phủ về Đăng ký giao dịch bảo đảm có thể là văn bản quy phạm pháp luật thể hiện rõ nhất những nguyên tắc và cơ chế của hoạt động này.
Nguyên tắc đầu tiên đƣợc áp dụng trong quá trình đăng ký tại các cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm là nguyên tắc đăng ký thông báo. Có thể hiểu nội dung của nguyên tắc này nghĩa là cán bộ đăng ký thực hiện việc đăng ký trên cơ sở đơn yêu cầu đăng ký của khách hàng. Với nguyên tắc này, cán bộ đăng ký chỉ kiểm tra tính hợp lệ của đơn yêu cầu đăng ký và không chịu trách nhiệm về tính xác thực của giao dịch do các bên xác lập. Việc đăng ký giao dịch bảo đảm không làm phát sinh hiệu lực của giao dịch đƣợc bảo đảm, mà chỉ có ý nghĩa đối kháng với ngƣời thứ 3 có quyền lợi đƣợc bảo đảm bằng chính tài sản đó. Thời điểm đăng ký là cơ sở để xác định thứ tự ƣu tiên thanh toán giữa các nghĩa vụ liên quan đến tài sản bảo đảm. Nguyên tắc đăng ký thông báo đối với động sản là một nguyên tắc hiện đƣợc thừa nhận và áp dụng rộng rãi trên thế giới.
Theo quy định tại Điều 4 Nghị định Số 83/2010/NĐ-CP về Đăng ký giao dịch bảo đảm thì: “1. Việc thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, cầm cố tàu bay, thế chấp tàu biển được đăng ký trên cơ sở nội dụng kê khai trong đơn yêu cầu đăng ký. Các giấy tờ trong hồ sơ đăng ký và thông tin được lưu giữ tại các cơ quan đăng ký. Giao dịch bảo đảm bằng các tài sản khác được đăng ký trên cơ sở nội dung kê khai trong đơn yêu cầu đăng ký. Nội dung kê khai trong đơn yêu cầu đăng ký phải phù hợp với thỏa thuận của các bên tham gia giao dịch bảo đảm.”. Điều này có nghĩa rằng, cơ sở để các cán bộ đăng ký giao dịch bảo đảm thực hiện việc đăng ký phải phát sinh từ đơn yêu cầu hay nói cách khác là Hồ sơ đăng ký của khách hàng.
Với quy trình đăng ký hiện nay, các cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm đã đáp ứng đƣợc yêu cầu đặt ra đối với một hệ thống đăng ký giao dịch bảo đảm bằng động sản. Tuy nhiên, quy trình đăng ký đó sẽ không tránh khỏi sự thiếu thống nhất giữa thông tin đƣợc kê khai trên đơn yêu cầu đăng ký với thông tin đƣợc lƣu trữ trong hệ thống cơ sở dữ liệu về giao dịch bảo đảm. Để
khắc phục hạn chế này, việc đăng ký đƣợc thực hiện chéo, nghĩa là giữa các cán bộ đăng ký có sự kiểm tra, giám sát lẫn nhau trong quá trình nhập liệu. Mặt khác, để nâng cao trách nhiệm của cán bộ đăng ký, một trong những nguyên tắc đƣợc pháp luật quy định là cán bộ đăng ký phải chịu trách nhiệm vật chất nếu gây thiệt hại cho khách hàng.
Nguyên tắc quan trọng thứ hai đƣợc pháp luật về Đăng ký giao dịch bảo đảm đề cập đến đó là Nguyên tắc đăng ký xác minh. Nội dung của nguyên tắc này có nghĩa là việc Đăng ký giao dịch bảo đảm phải đƣợc xác minh đầy đủ về nội dung giao dịch, phƣơng thức giao dịch và đặc biệt là các thông tin có liên quan đến tài sản bảo đảm cũng nhƣ toàn bộ giao dịch bảo đảm này. Với nguyên tắc này, cán bộ đăng ký không chỉ kiểm tra tính hợp lệ của đơn yêu cầu đăng ký mà trách nhiệm tiếp theo của cán bộ đăng ký cũng nhƣ cơ quan đăng ký là kiểm tra, đối chiếu với các thông tin đƣợc lƣu trữ liên quan đến tình trạng thực tế - pháp lý của tài sản bảo đảm. Thông tin về tình trạng pháp lý của tài sản bảo đảm này phải đƣợc thực hiện trên cơ sở đối thẩm tra, đối chiếu với những thông tin trong hồ sơ đăng ký của khách hàng với các thông tin đƣợc lƣu trữ tại cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm liên quan đến chủ sở hữu, tình trạng pháp lý – kỹ thuật của tài sản đƣợc sử dụng là tài sản bảo đảm. Nếu tài sản bảo đảm này đủ điều kiện thì giao dịch bảo đảm sẽ đƣợc đăng ký. Thời điểm đăng ký là thời điểm các giao dịch đƣợc bảo đảm tài sản bảo đảm có hiệu lực pháp luật.
Theo quy định của pháp luật hiện hành, đăng ký giao dịch bảo đảm bằng tài sản không chỉ có hiệu lực đối kháng với bên thứ ba, mà còn là điều kiện bắt buộc để một số giao dịch có hiệu lực pháp luật. Điều này hoàn toàn phù hợp với thực tiễn phát triển của kinh tế - xã hội, nhiều giao dịch bảo đảm đƣợc thiện hiện trong nhiều lĩnh vực không chỉ chịu sự điều chỉnh của pháp luật quốc gia, mà còn chịu sự điều chỉnh của pháp luật quốc tế và đòi hỏi tính an toàn rất cao cả về thông tin tài sản và tình trạng pháp lý. Xuất phát từ những đặc thù đó, quy
trình đăng ký của nhiều giao dịch bảo đảm phải đƣợc thực hiện chặt chẽ về trình tự, thủ tục đăng ký và đặc biệt là quá trình xác minh thông tin của tài sản bảo đảm xoay quanh giao dịch bảo đảm đƣợc đăng ký. Việc đăng ký không chỉ nhằm xác định thứ tự ƣu tiên thanh toán giữa các nghĩa vụ đƣợc bảo đảm và nhằm công khai hoá tình trạng pháp lý của tài sản, mà còn là điều kiện làm phát sinh giá trị pháp lý của giao dịch. Do vậy, cán bộ đăng ký phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của hợp đồng.
Hoạt động đăng ký giao dịch bảo đảm khi đáp ứng đủ những yêu cầu đề ra của các nguyên tắc cơ bản trên thì việc đăng ký sẽ đƣợc tiến hành theo cơ chế luật định. Cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm thực hiện hoạt động đăng ký giao dịch bảo đảm cũng nhƣ các hoạt động khác có liên quan. Việc đăng ký tại cơ quan nhà nƣớc này chính là việc hợp pháp hóa quyền bảo đảm của khách hàng trong quan hệ giao dịch bảo đảm. Các hoạt động để hợp thức hóa giao dịch bảo đảm chính là cơ chế để bảo vệ quyền và nghĩa vụ trong giao dịch bảo đảm đó và cơ quan đăng ký chính là tổ chức có trách nhiệm trong việc ghi nhận và bảo đảm các quyền lợi, nghĩa vụ này.
Quá trình để một giao dịch bảo đảm đƣợc hoàn thành quy trình đăng ký cũng nhƣ tạo nên hiệu lực pháp lý cho quyền bảo đảm bên trong giao dịch đó cũng cần phải tuân theo các bƣớc cụ thể.
Thứ nhất, về việc nộp hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm. Pháp luật nƣớc ta cho phép các chủ thể đƣợc tiến hành đăng ký theo bốn phƣơng thức: Nộp trực tiếp tại trụ sở của cơ quan đăng ký; Gửi qua đƣờng bƣu điện; Gửi qua fax hoặc gửi qua thƣ điện tử đối với đăng ký giao dịch bảo đảm bằng động sản tại các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản với điều kiện ngƣời yêu cầu đăng ký đã đăng ký khách hàng thƣờng xuyên tại Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm thuộc Bộ Tƣ pháp; Gửi qua hệ thống đăng ký trực tuyến.
Thứ hai, về việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm. Với hoạt động này, cơ quan đăng ký tiếp nhận hồ sơ đăng ký hợp lệ của khách hàng, việc tiếp nhận phải đƣợc ghi rõ về thời điểm nhận hồ sơ đăng ký (giờ, phút, ngày, tháng, năm) dựa trên đơn yêu cầu đăng ký vào sổ tiếp nhận hồ sơ đăng ký theo đúng thứ tự tiếp nhận hồ sơ.
Thứ ba, sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký cần tiến hành một loạt các hoạt động nhằm giải quyết hồ sơ đăng ký. Các cán bộ của cơ quan đăng ký cần xác minh thông tin về tài sản bảo đảm, giao dịch bảo đảm để giải quyết hồ sơ đăng ký, đăng ký thay đổi, đăng ký văn bản thông tháo về việc xử lý tài sản bảo đảm hoặc sửa chữ sai sót về đăng ký giao dịch bảo đảm, xóa giao dịch bảo đảm… . Hoạt động này đƣợc xác định theo thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký tại Điều 17 Nghị định số 83/2010/NĐ-CP.
Thứ tƣ, trả kết quả đăng ký giao dịch bảo đảm. Sau khi tiến hành tất cả những hoạt động trợ giúp cho việc đăng ký giao dịch đƣợc hoàn thiện và đầy đủ, kết quả về việc đăng ký giao dịch bảo đảm sẽ đƣợc cơ quan đăng ký thông báo cho ngƣời đăng ký thong qua các phƣơng thức mà pháp luật quy định cũng nhƣ các phƣơng thức đƣợc thỏa thuận giữa cơ quan đăng ký và ngƣời yêu cầu.
Cho đến nay, quy trình đăng ký giao dịch bảo đảm hiện đƣợc đánh giá tốt, đơn giản và thuận tiện. Trong quá trình tác nghiệp, đội ngũ cán bộ đăng ký giao dịch bảo đã tạo điều kiện thuận lợi giúp khách hàng nhanh chóng thực hiện đăng ký. Điều này là căn cứ chứng minh cho hoạt động của cơ chế đăng ký vật quyền bảo đảm đang giữ vai trò ngày một lớn trong sự phát triển của giao lƣu kinh tế - dân sự cũng nhƣ phát triển xã hội.