II. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN VAY NGẮN HẠN
5.Sổ kế toán các khoản vay ngắn hạn:
Do công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nên sổ kế toán bao gồm:
5.1. Sổ chi tiết tiền vay lập cho từng đối tựợng vay:
- Căn cứđể ghi sổ này là các chứng từ kế toán liên quan đến việc đi vay . - Phương pháp ghi sổ kế toán chi tiết tiền vay ngắn hạn:
Hàng ngày các chứng từ gốc( Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo nợ) Sau khi làm căn cứđể lập chứng từ ghi sổđược dùng để ghi vào sổ kế toán chi tiết tiền vay ngắn hạn. Sổ chi tiết tiền vay được lập theo mẫu sau:
5.2. Bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn.
Để kiểm tra việc ghi chép trên các sổ chi tiết đúng hay sai, hàng tháng công ty phải lập bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn .
- Căn cứđể lập bảng này là: Các sổ chi tiết tiền vay ngắn hạn, có bao nhiêu sổ chi tiết tiền vay ngắn hạn thì phải vào bảng tổng chi tiết bấy nhiêu dòng và số
liệu tổng cộng ở bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn sẽđuợc đối chiếu với sổ
cái tài khoản 311.
- Phương pháp ghi bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn:
Cuối tháng( quý) phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn. Sau đó đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ
cái và tổng hợp chi tiết.
Do đối tượng cho vay là nhiều đơn vị nhiều ngân hàng khác nhau và hình thức cho vay là ngắn hạn. Vì vậy để tổng hợp các khoản tiền vay ngắn hạn của các
đối tượng, kế toán phải lập bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn theo mẫu sau:
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
Tài khoản : 311 – Vay ngắn hạn
Tháng 11 năm 2003
Đơn vị tính : Đồng
S T
T Tên người cho vay
Tiền vay còn nợ đầu Tiền vay PS trong tháng Tiền vay còn nợ đến tháng Nợ Có cuối tháng
Hà Nội
2 Ngân hàng nhà nước VN 25.000.000 20.000.000 5.000.000
Cộng 25.000.000 20.000.000 25.000.000 30.000.000
5.3. Sổ kế toán tổng hợp vay ngắn hạn:
Tuỳ theo từng hình thức kế toán mà sổ kế toán có sự khác biệt nhất định.
Đối với công ty TNHH SELTA họ đã áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nên các sổ sách kế toán tổng hợp liên quan đến vay ngắn hạn bao gồm:
Chứng từ ghi sổ vay ngắn hạn:
- Cơ sở phương pháp lập chứng từ ghi sổ vay ngắn hạn:
+ Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày) căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lý hợp lệ cùng loại (đã được phân loại ) để ghi vào chứng từ ghi sổ theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, định khoản kế toán và số tiền phát sinh ghi trên mỗi chứng từ.
+ Sau khi đã liệt kê hết các chứng từ gốc cùng loại vào chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành cộng tổng số tiền ở cột số tiền. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Để có số liệu của chứng từ ghi sổ, kế toán phản ánh vào sổđăng ký chứng từ ghi sổ.
Sổđăng ký chứng từ ghi sổ vay ngắn hạn:
- Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ ở trên để ghi vào sổđăng ký chứng từ ghi sổ.
- Phương pháp ghi:
+ Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi lập chứng từ ghi sổ, căn cứ các chứng từ ghi sổ đã lập để kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ, lấy số liệu cho từng chứng từ ghi sổ. Mỗi chứng từ ghi sổ ghi trên 1 dòng theo các cột số hiệu của chứng từ ghi sổ, ngày, tháng, lập của chứng từ, ghi số tiền của chứng từ ghi sổ.
+ Cuối trang sổ phải cộng số luỹ kếđể chuyển sang trang sau. + Đầu trang sổ phải ghi số trang trước chuyển sang.
+ Cuối tháng, cuối năm, kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đểđối chiếu với bảng cân đối số phát sinh.
Trích mẫu: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2003 Đơn vị tính : Đồng Chứng từ ghi sổ Số Ngày Số tiền ... 517 518 ... 30/11 30/11 ... 25.000.000 20.000.000
... ... ...
Sổ cái TK311:
- Căn cứ vào các chứng từđã lập ở trên kế toán công ty vào sổ cái TK311. - Phương pháp ghi:
+ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổđăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó chứng từ ghi sổđược sử dụng ghi vào sổ cái ở các cột phù hợp.
+ Cuối mỗi trang sổ phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang trang sau.
+ Cuối kỳ ( Tháng, quý), cuối niên độ kế toán phải khoá sổ, cộng tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có, tính ra số dư cuối kỳ của từng tài khoản để
làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính. Trích mẫu: SỔ CÁI Tên TK 331 - Vay ngắn hạn Đơn vị tính : Đồng CT GS Số hiệu Số tiền Số Ngày Diễn giải TK đối ứng Nợ Có 517 30/11 Dưđầu tháng 11 Vay ngắn hạn NH công thương Tp Hà Nội 111 25.000.000 25.000.000 518 30/11 Xuất quỹ trả nợ NH nhà nước VN 111 20.000.000 Cộng số phát sinh T11 20.000.000 25.000.000 Số dư cuối tháng 11 30.000.000
5.4. Nhận xét số liệu giữa sổ cái TK311 với bảng tổng hợp chi tiết TK 311 311
Qua phần lập sổ cái TK311 và bảng tổng hợp chi tiết em có nhận xét như
sau:
Số dưđầu tháng 11 về vay ngắn hạn ở sổ cái TK311 ta so sánh đối chiếu với tiền vay còn nợ đầu tháng 11 trên bảng tổng hợp chi tiết TK311 là khớp đúng. Số
tiền là:25.000.000đ.
+ Tổng số phát sinh nợ là: 20.000.000đ
+ Tổng số phát sinh có là: 25.000.000đ
+ Số dư cuối tháng số tiền là: 30.000.000đ
Qua phần nhận xét trên so sánh đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết TK311 em thấy số dưđầu tháng, số dư cuối tháng, số phát sinh tăng và số phát sinh giảm giữa 2 loại sổ này hoàn toàn khớp đúng các số liệu.