2.1. Tổng quan
Trường THPT Khoái Châu với hơn 2 nghìn công nhân, viên chức. Số lượng sinh viên ngày một tăng kéo theo vấn đề quản lý điểm ngày một khó khăn khi hồ sơ ngày càng nhiều tuy nhiên tất cả được thực hiện thủ công. Giáo viên phải đảm nhiệm mọi thông liên quan tới các thông tin học sinh, điểm. Điều này gây ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả và thời gian làm việc.
Trường đã có hệ thống website, nhưng chưa thật mở rộng và chuyên sâu về vấn đề điểm của học sinh, tin tức của trường còn nghèo nàn và vấn đề quản trị nhân viên của trường chưa thật chặt chẽ.
2.2. Khảo sát hiện trạng2.2.1. Địa điểm khảo sát 2.2.1. Địa điểm khảo sát
Các quy trình nghiệp vụ, số liệu, quy định… được khảo sát tại trường THPT Khoái Châu.
Trường THPT Khoái Châu thành lập năm 1962, tiền thân là trường cấp 2 Khoái Châu (thành lập năm 1952). Vị trí trường nằm ở huyện lỵ, Khoái Châu, tỉnh Hưng yên. Trường THPT đến nay đã thành lập đươc 50 năm. Năm mươi năm qua, dưới sự lãnh đạo của Đảng, chính quyền các cấp, sự lãnh đạo của sở GD&ĐT, trường đã bám sát mục tiêu giáo dục của Đảng, không ngừng phấn đấu vươn lên vượt qua muôn vàn khó khăn thử thách để khẳng định vị trí của mình trong ngành giáo dục và đào tạo. Đến nay, trường THPT Khoái Châu có hơn 2 nghìn học sinh, cán bộ giảng viên, công nhân nhà trường. Số lượng học sinh ngày càng tăng, chất lượng học sinh, giáo viên ngày càng cao bằng chứng là lượng sinh viên đỗ vào các trường đại học ngày càng nhiều trong đó có những trường đứng ở top đầu.
2.2.2. Hiện trạng về tổ chức tại địa điểm khảo sát2.2.2.1. Cơ cấu tổ chức 2.2.2.1. Cơ cấu tổ chức
Trường gồm các bộ phận chính: Hiệu trưởng, phó hiệu trưởng, giáo viên bộ môn, học sinh:
Hiệu trưởng: Chịu trách nhiệm về việc quản lý toàn bộ thông tin của phó hiệu trưởng, giáo viên, học sinh. Có chức năng phê duyệt toàn bộ thông báo phó hiệu trưởng đưa lên.
Phó hiệu trưởng: quản lý tất cả các giáo viên, sắp xếp lịch làm việc cho hiệu trưởng và đưa ra các quyết định sau đó xin ý kiến của hiệu trưởng.
Giáo viên bộ môn: Quản lý và điều hành lớp mình chủ nhiệm.
Học sinh: Học sinh là đối tượng được quan tâm, có thể thực hiện các yêu cầu: tìm kiếm thông tin trường, lớp, xem điểm, down tài liệu…
2.2.2.2. Hiện trạng
Quản lý thông tin của trường, lớp.
Tất cả thông tin được viết bằng tay và do phó hiệu trưởng cất giữ. Quản lý giáo viên:
Thông tin của giáo viên (họ tên, quê quán, số điện thoại, chủ nhiệm lớp nào, khối nào, xếp loại giáo viên gì) được cập nhật, thay đổi và lưu lại do phó hiệu trưởng. Mọi thông tin đều được viết bằng tay.
Quản lý học sinh, điểm:
Mọi thông tin về học sinh, cũng như học bạ, điểm được thầy, cô chủ nhiệm theo dõi và lưu lại trong sổ cái, chia riêng từng lớp, từng khối, theo khóa và gửi lên Nhà trường. Mọi thông tin được làm rất thủ công.
Tìm kiếm hồ sơ học sinh:
Thông tin cần tìm kiếm được báo cho giáo viên (do mọi thông tin của học sinh đều được viết bằng tay và được lưu thành văn bản), sau đó giáo viên tìm theo khóa, theo khối, theo lớp mới có thể tìm được thông tin học sinh như: Họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, gia đình, số điện thoại của gia đình, tình trạng học( giỏi, khá, trung bình, kém).
Thống kê:
Thống kê số học sinh giỏi theo từng kỳ, từng năm học, từng khóa học. Thông tin được lưu lại tại trường và gửi lên sở giáo dục và đào tạo để xếp loại trường.
2.2.2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý trường THPT Khoái Châu
Việc tin học hóa quá trình quản lý sẽ đem lại rất nhiều lợi ích. Số lượng học sinh ngày một tăng cao, kéo theo nhân viên trong trường nhiều hơn, tài liệu về nhân sự, điểm cũng theo đó tăng lên, nên việc thành lập một trang web với đầy đủ các chức năng là cần thiết.
Thêm, sửa, xóa học sinh trong lớp: nhanh chóng, chính xác hơn, không tốn nhiều thời gian tìm kiếm và lưu trữ lại.
Giáo viên: Khi Nhà trường muốn thêm giáo viên, hay chuyển giáo viên sang trường khác chỉ cần vào web lưu lại thông tin công tác mới và xóa.
Điểm: Giáo viên chủ nhiệm vào trang web và đưa thông tin điểm của học sinh lên đó. Học sinh muốn biết điểm thì đăng nhập vào trang web bằng mã học sinh, khi đó sẽ xem được điểm.
Thêm thông tin trường, lớp: Hiệu trưởng đăng nhập vào trang quản trị, sau đó thêm thông tin.
Tìm kiếm thông tin: Đối với bất kỳ người dùng nào cũng có thể tìm kiếm thông tin trên trang web bằng cách điền thông tin cần tìm kiếm vào ô tìm kiếm, sau đó hệ thống hiện ra các thông tin tìm thấy.