- Phòng vật tư: lập kế hoạch và quản lý tình hình cung ứng hàng hóa, điều
4.3.1 xuất với ban lãnh đạo của công ty.
Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH TCT tôi nhận thấy quá trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng của công ty là khá hợp lý và đã đạt được những thành công nhất định. Tuy nhiên để góp phần hoàn thiện quá trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng tôi xin đề xuất một số giải pháp sau:
4.3.1.1 Đề xuất nâng cao trình độ dịch vụ khách hàng.
Nhận thấy rằng các công ty cùng kinh doanh sản phẩm như nhau nhưng cung ứng các trình độ dịch vụ khách hàng cao hơn thì sẽ được khách hàng chấp nhận hơn nên công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TCT luôn phấn đấu đáp ứng nhanh nhất, tốt nhất yêu cầu của khách hàng. Hiện nay công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ TCT đã cung cấp trình độ dịch vụ khách hàng nhất định về thời gian và độ ổn định song tôi xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn dịch vụ khách hàng của công ty:
- Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TCT nên phân loại khách hàng của mình theo nguyên tắc Pareto. Như đối với khách hàng quen thuộc, các chủ đầu tư, các công trình xây dựng lớn, những khách hàng có nhu cầu tương đối lớn, thị trường này góp phần lớn vào doanh thu của công ty khoảng 70%. Vì vậy công ty nên ưu tiên thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng của những khách hàng quan trọng trên thị trường này. Nếu làm như vậy công ty sẽ thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với các khách hàng này từ đó giúp cho công ty hợp tác làm ăn lâu dài với khách hàng.
- Công ty nên bám sát những biến động của thị trường về sản phẩm hàng hóa của mình để xây dựng kế hoạch mua hàng cho hợp lý, nhằm đảm bảo quá trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng thỏa mãn được yêu cầu của khách hàng. Để đảm bảo tốt quá trình này công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TCT nên đào tạo lực lượng bán của mình theo các ký năng thu thập thông tin thị trường, nâng cao trình độ chuyên môn và khả năng phân tích thông tin để họ có thể nhạy bén trong việc xử lý thông tin. Bên cạnh đó công ty cũng nên
xây dựng các chính sách khuyến khích các nhân viên và các đại lý thu thập thông tin cho mình.
- Công ty cũng nên điều tra thu thập ý kiến của khách hàng về các tiêu thức giá cả, chất lượng sản phẩm, trình độ dịch vụ khách hàng của công ty và thái độ của nhân viên, trong quá trình làm việc.
- Công ty nên có các biện pháp nhằm giảm thời gian sai lệch giao hàng từ 2 đến 3 ngày còn nửa ngày đến một ngày để nâng cao trình độ dịch vụ khách hàng trong quá trình cung ứng.
4.3.1.2 Hoàn thiện công tác dự trữ
Dự trữ là một khoản chi phí của công ty nhưng cũng là một hoạt động đảm bảo khả năng cung ứng hàng hóa cho khách hàng của công ty. Do vậy cần phải có một chính sách dự trữ hợp lý để giảm lượng nguyên vật liệu, hàng hóa dự trữ xuống mức thấp nhất có thể nhưng vẫn không ảnh hưởng đến quá trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng. Yêu cầu đặt ra đối với bộ phận vật tư là:
- Nghiên cứu nghiêm túc để xác định chính xác nhu cầu của khách hàng và dự báo những biến động về nhu cầu của họ.
- Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung ứng để tránh bị gây sức ép (tại một thời điểm thị trường nguyên liệu đồng nhạy cảm, dẫn tới thiếu hụt vật tư) đảm bảo nguyên vật liệu được cung ứng đủ khi công ty cần
- Căn cứ vào kinh nghiệm của công ty trong những năm qua về tình hình đặt hàng của khách, tình hình đáp ứng nguyên vật liệu của nhà cung cấp, và thời gian sản xuất cũng như thời gian giao hàng của công ty để xác định mức dự trữ an toàn. Xác định chính xác mức dự trữ an toàn sẽ giúp công ty tiết kiệm được những lãng phí đảm bảo quá trình luân chuyển nguồn vốn nhưng vẫn đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng.
4.3.1.3 Đề xuất hoàn thiện quá trình cung ứng sản phẩm dây và cáp điện cho khách hàng.
Như đã trình bày ở chương III, công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TCT hiện nay đang áp dụng quy trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng theo bốn bước là tập hợp, xử lý đơn đặt hàng và hợp đồng, chuẩn bị giao hàng, giao hàng và hạch toán nghiệp vụ giao hàng.
Nhìn chung quy trình này khá hợp lý tuy nhiên quy trình này không có giai đoạn xây dựng kế hoạch giao hàng, tôi xin đề xuất hoàn thiện quy trình công nghệ cung ứng bán buôn hàng hóa cho khách hàng tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TCT như sau:
Quy trình công nghệ trên so với quy trình công nghệ mà công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TCT áp dụng có thêm giai đoạn xây dựng kế hoạch giao hàng. Kế hoạch chuẩn bị giao hàng sẽ tạo ra hướng chung dẫn các nhân viên tiến hành các công việc chuẩn bị cho quá trình giao hàng. Và nhờ có kế hoạch chuẩn bị giao hàng mà giảm tình trạng chồng chéo, sai sót, nhầm lẫn khi tiến hành công việc chuẩn bị giữa các nhân viên. Bên cạnh đó giai đoạn này cũng giúp cho các công việc được tiến hành thống nhất với nhau, có thể phối kết được các hoạt động, các nghiệp vụ của quá trình chuẩn bị giao hàng và quá trình giao hàng làm cho quá trình giao hàng cho khách hàng được diễn ra nhanh chóng hơn từ đó tăng được tốc độ cung ứng hàng hóa cho khách hàng, đảm bảo và nâng cao trình độ dịch vụ khách hàng, nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty.
- Đề xuất hoàn thiện quá trình tập hợp, xử lý đơn đặt hàng và hợp đồng tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TCT.
Tập hơp, xử lý đơn hàng, hợp đồng Chuẩn bị giao hàng Giao hàng Hạch toán nghiệp vụ giao hàng Xây dựng chương trình giao hàngCh uẩn bị giao hàng
Như đã biết thời gian tập hợp xử lý đơn đặt hàng càng nhanh thì càng đẩy nhanh được quá trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng làm tăng mức độ hài lòng của khách hàng và lợi nhuận của công ty. Đặc biệt trong thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển, đã cho ra đời các phần mềm xử lý đơn đặt hàng với tốc độ rất nhanh. Khi áp dụng các phần mềm này nhân viên xử lý đơn đặt hàng chỉ việc kiểm tra độ chính xác của các thông tin trên đơn đặt hàng và nhập đơn đặt hàng vào máy, máy tính sẽ tự kiểm tra tình hình công nợ của khách và số lượng mặt hàng đó còn bao nhiêu, ở kho nào, .. Vì vậy công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TCT nên áp dụng phần mềm này trong quá trình xử lý đơn hàng nhằm rút ngắn thời gian xử lý đơn đặt hàng. - Đề xuất hoàn thiện quá trình chuẩn bị giao hàng tại công ty TNHH Thương Mại và Dich Vụ TCT.
Tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TCT quá trình chuẩn bị giao hàng được chia thành hai công đoạn, công đoạn chuẩn bị lô hàng để giao cho khách hàng do các nhân viên của bộ phận kho thực hiện và công tác chuẩn bị các yếu tố cần thiết khác để quá trình giao hàng được diễn ra thuận lợi do nhân viên giao hàng của công ty thực hiện. Ta thấy rằng làm như vậy công ty chưa đẩy nhanh được công tác chuẩn bị giao hàng.
Để đẩy nhanh công tác chuẩn bị giao hàng cho khách hàng của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TCT nên thực hiện hai công đoạn này một cách đồng thời để từ đó rút ngắn thời gian cung ứng hàng hóa cho khách hàng góp phần nâng cao trình độ dịch vụ khách hàng. Bên cạnh đó để tiết kiệm thời gian, công sức trong công tác chuẩn bị lô hàng để nâng cao được năng suất. - Đề xuất hoàn thiện quá trình giao hàng cho khách hàng của công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ TCT.
Hiện nay, công tác giao hàng của công ty vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu dịch vụ khách hàng, thời gian giao hàng còn sai lệch, chậm chễ, làm giảm tính cạnh tranh của công ty nhất là trong môi trường kinh tế hiện nay cạnh tranh chủ yếu dựa trên chất lượng dịch vụ khách hàng.
Để hoàn thiện quá trình giao hàng cho khách hàng tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TCT, em xin đề xuất giải pháp là công ty nên tiến hành bán hàng và vận chuyển hàng hóa đến giao hàng tại cơ sở hậu cần cho khách hàng. Theo phương pháp này nhân viên giao hàng của công ty có thể đi theo các đơn vị vận chuyển hàng đến tận cơ sở hậu cần của khách hàng để giao hàng cho khách hàng. Phương pháp này so với phương pháp mà công ty đang áp dụng có ưu điểm là nâng cao được trình độ dịch vụ khách hàng.
+ Khi giao hàng theo phương pháp này, các nhân viên giao hàng của công ty sẽ kiểm soát được quá trình vận chuyển hàng hóa của các đơn vị vận tải từ đó có thể đẩy nhanh tốc độ vận chuyển hàng hóa góp phần nâng cao tốc độ cung ứng hàng hóa cho các khách hàng.
+ Bên cạnh đó, các nhân viên giao hàng cũng bảo vệ, kiểm soát chặt chẽ được hàng hóa, tránh được tình trạng hàng hóa bị mất, bị tráo đổi, hư hỏng, ... trong quá trình vận chuyển nhằm đảm bảo hàng hóa được cung ứng cho khách hàng với số lượng , chất lượng.
+ Áp dụng phương pháp bán hàng và giao hàng này thì các khách hàng chỉ nhận hàng hóa từ các nhân viên giao hàng của công ty tại cơ sở hậu cần của mình chứ họ không phải trực tiếp đến bến xe nhận hàng và tổ chức vận chuyển hàng hóa về cơ sở hậu cần vì phương pháp này tạo ra rất nhiều thuận lợi cho khách hàng của công ty.
+ Việc giao hàng cho khách hàng tại cơ sở hậu cần của họ còn tránh được sự lộn xộn trong quá trình nhận hàng của các khách hàng từ đó giảm thiểu được việc giao hàng sai do nhầm lẫn hay mất hàng trong quá trình giao hàng.
Tóm lại nếu áp. dụng phương pháp giao hàng cho khách hàng tại cơ sở hậu cần của khách hàng công ty sẽ nâng cao được chất lượng dịch vụ khách hàng từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty.
4.3.1.4 Đề xuất hoàn thiện quản trị lực lượng bán của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TCT.
Thực chất mọi sự quản trị suy cho cùng là quản trị con người, con người luôn đóng vai trò chủ chốt trong mọi hoạt động của công ty dù công ty có phát triển để đi chăng nữa. Chính vì vậy muốn quản trị tốt hoạt động cung ứng hàng hóa cho khách hàng thì công ty TNHH Thương Mại và Dich Vụ TCT phải thực hiện quản trị tốt nguồn nhân lực đang hoạt động trong công tác cung ứng hàng hóa cho khách hàng của công ty.
Tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị lực lượng bán của công ty như sau:
- Như đã nói ở chương III công tác thu thập thông tin thực hiện vẫn chưa tốt, lực lượng bán vẫn chưa nhiệt tình trong công tác thu thập thông tin. Để nâng cao công tác này công ty nên đào tạo các ký năng thu thập thông tin cho lực lượng bán của mình., chỉ ra tầm quan trọng của thông tin. Đồng thời công ty cũng nên có những chính sách khuyến khích các nhân viên của mình trong việc thu thập thông tin như có chính sách thưởng cho nhân viên cung cấp được các thông tin có giá trị cao cho công ty.
- Để có được các đánh giá chính xác và khách quan hơn công ty có thể nói chuyện với các nhân viên bán hàng khác hoặc xem thư khiếu nại của các khách hàng về thái độ phục vụ của nhân viên trong quá trình làm việc.
- Công ty nên có chính sách dể khuyến khích lực lượng bán hàng nỗ lực làm việc như tiền thưởng cho các nhân viên có doanh số bán cao, thưởng cho các đại lý tiêu thụ được nhiều hàng, đề bạt thăng chức với các nhân viên có năng lực.
- Công ty cũng nên mở các cuộc thi bán hàng, các hội nghị bán hàng để khuyến khích nhân viên, tạo ra không khí hăng say làm việc trong doanh nghiệp.
- Để nâng cao các kỹ năng bán hàng cho các nhân viên công ty có thể mở các buổi hội thảo về bán hàng giữa các nhân viên để các nhân viên trao đổi kinh nghiệm với nhau và cử nhân viên bán hàng giỏi lên nói về các kinh nghiệm của mình.