- Phòng vật tư: lập kế hoạch và quản lý tình hình cung ứng hàng hóa, điều
3.3.3 Triển khai quá trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng của công ty.
Tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ TCT quá trình cung ứng cho khách hàng được tiến hành theo các bước sau:
Sơ đồ quá trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ TCT .
Nhìn vào sơ đồ trên ta thấy quá trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng tại công ty được diễn ra theo quy trình gồm 4 bước. Đầu tiên, các đơn đặt hàng và hợp đồng của công ty sẽ được phòng kinh doanh tập hợp lại và xử lý đồng bộ theo một quy trình mà công ty đã thiết kế, làm như vậy công ty đã tiết kiệm thời gian xử lý đơn đặt hàng, hợp đồng từ đó tăng nhanh tốc độ cung ứng hàng hóa, nâng cao được trình độ chất lượng dịch vụ khách hàng nhằm đáp ứng yêu cầu cạnh tranh. Bên cạnh đó việc tập trung xử lý đơn hàng một
Tập hơp, xử lý đơn hàng, hợp đồng Chuẩn bị giao hàng Giao hàng Hạch toán nghiệp vụ giao hàng
cách đồng bộ của công ty còn giúp cho công ty có thể tổng hợp được các đơn hàng một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Sau khi các đơn hàng đã được tập hợp và xử lý, dựa trên các đơn đặt hàng đó mà phong vật tư và bộ phận kho tiến hành các công tác chuẩn bị giao hàng. Khi công đoạn này được thực hiện xong các nhân viên giao hàng của công ty có trách nhiệm giao hàng cho khách hàng. Kết thúc quá trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng tại công ty là công tác hạch toán nghiệp vụ giao hàng nhằm giúp công ty nắm rõ được tình hình giao hàng để kiểm soát toàn bộ quá trình cung ứng.
Tuy nhiên nhìn vào sơ đồ ta cũng thấy công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ TCT không có giai đoạn xây dựng chương trình giao hàng, vì vậy công ty chưa phối hợp được các nghiệp vụ, các hoạt động của quá trình chuẩn bị giao hàng và giao hàng từ đó không tiết kiệm được thời gian, công sức trong quá trình giaoo hàng, làm giảm tốc độ cung ứng hàng hóa cho khách hàng, giảm trình độ chất lượng dịch vụ khách hàng.
Nhìn chung quá trình cung ứng hàng hóa của khách hàng tại công ty TNHH Thương mại và Dich vụ TCT được tiến hành theo một quy trình tương đối hợp lý và thống nhất với nhau một cách mật thiết. Để hiểu rõ hơn ta sẽ đi phân tích từng nội dung trong quá trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng tại công ty.
3.3.3.1 Phân tích quá trình tập hợp và xử lý đơn đặt hàng.
Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TCT rất quan tâm đến công đoạn này vì công đoạn này rất quan trọng nhằm thiết lập quan hệ mua bán theo hình thức pháp lý nhất định giữa công ty và các khách hàng, thực hiện tốt công đoạn này công ty cũng rút ngắn được thời gian cung ứng hàng hóa cho khách hàng. Quá trình tập hợp và xử lý các đơn đặt hàng, hợp đồng của công ty được tiến hành theo các bước:
- Chuẩn bị đơn hàng và hợp đồng của khách hàng: Đây là hoạt động trao đổi thông tin giữa công ty với các khách hàng để hình thành nên các đơn đặt hàng, hợp đồng. Tại bước này các nhân viên bán hàng của công ty cung cấp
cho các khách hàng những thông tin liên quan đến các mặt hàng dây và cáp điện mà công ty đang kinh doanh như tên loại cáp điện, hãng sản xuất, quy cách và chất lượng dây và cáp điện, … giá cả của mặt hàng đó, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, các dịch vụ mà bên mua sẽ được hưởng khi mua hàng tại công ty, đồng thời các nhân viên cũng có trách nhiệm giải đáp các thắc mắc của khách hàng, cung cấp các thông tin cần thiết mà khách hàng yêu cầu để khách hàng có thể hình thành đơn đặt hàng. Các nhân viên có thể trao đổi thông tin với các khách hàng một cách trực tiếp hay gián tiếp qua máy fax, điện thoại hoặc internet.
- Chuyển đơn hàng hoặc yêu cầu về hợp đồng của khách hàng: Sau khi các đơn hàng hoặc yêu cầu của khách hàng được tiếp nhận, nó được chuyển đến bộ phận xử lý của công ty là phòng Kinh Doanh thông qua các phương tiện điện tử như hệ thống điện thoại, máy fax, mạng vi tính. Và tại đây công ty tiến hành các hoạt động xử lý đơn hàng, yêu cầu của khách hàng.
- Xử lý đơn hàng: Các đơn hàng của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ TCT được xử lý một cách tập trung và đồng bộ theo quy trình nghiệp vụ xử lý đơn đặt hàng do công ty thiết kế, quy trình gồm các bước.
+ Kiểm tra thông tin trên đơn hàng: các đơn hàng của công ty được kiểm tra thông tin về số lượng, cơ cấu mặt hàng, giá cả của các sản phẩm.
+ Nhập đơn hàng: Sau khi kiểm tra độ chính xác của thông tin trên đơn hàng, các đơn hàng sẽ được nhập vào máy tình để công ty nắm rõ được số lượng đặt hàng, cơ cấu mặt hàng của các đơn vị đặt hàng, thời gian giao hàng của từng đơn đặt hàng.
+ Kiểm tra công nợ của khách hàng: Trên cơ sở các đơn hàng đã nhập vào phòng Kinh doanh sẽ phối hợp với phong kế toán kiểm tra công nợ của khách hàng.
+ Kiểm tra tồn kho thực tế của các mặt hàng: Để kiểm tra tồn kho thực tế của các mặt hàng công ty tiến hành các hoạt động như sau:
• So sánh các mặt hàng và số lượng các mặt hàng với số lượng tồn kho thực tế của từng mặt hàng. Việc so sánh này sẽ giúp cho nhân viên hiểu rõ được công ty có đủ hàng để cung ứng cho khách hàng hay không và nếu thiếu thì thiếu mặt hàng nào, số lượng thiếu là bao nhiêu?
• Báo cáo cho phòng cung ứng nếu thiếu hàng để phòng cung ứng có kế hoạch mua hàng hoặc thương lượng với khách hàng.
• Liên hệ với khách hàng để điều chỉnh đơn đặt hàng nếu cần: trong trường hợp cần thiết công ty có thể thương lượng với khách hàng đê thay đổi đơn hàng về số lượng đặt hàng và thời gian giao hàng,..
• Chỉnh sửa đơn đặt hàng nếu có • Ra đơn hàng
• Ra hóa đơn
+ Thực hiện quy trình.
+ Giải đáp câu hỏi: trong khi thực hiện quá trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng, các nhân viên phòng kinh doanh có trách nhiệm giải đáp các câu hỏi, thắc mắc về đơn hàng của các bộ phận có liên quan.
- Tổng hợp đơn hàng: Dựa trên các đơn hàng đã được xử lý công ty tiến hành quá trình tổng hợp để tập trung thực hiện và xử lý nhiều lô hàng cùng một lúc nhằm tăng năng suất lao động và giảm chi phí trong việc chuẩn bị lô hàng và vận chuyển. Các đơn hàng sẽ được công ty tổng hợp theo từng tỉnh thành, khu vực địa lý để lợi dụng tính kinh tế theo quy mô nhằm giảm chi phí hậu cần. Nhìn vào quy trình tập hợp và xử lý đơn hàng của công ty TNHH Thương mại và dịch vụ TCT ta thấy công ty đã thực hiện rất tốt công đoạn này. Quá trình xử lý các thông tin được diễn ra một cách nhanh chóng, đảm bảo rút ngắn được thời gian xử lý đơn dặt hàng từ đó nâng cao được tốc độ cung ứng hàng hóa cho khách hàng. Có được điều này là do công ty đã thiết kế được quy trình xử lý đơn hàng hợp lý, các phòng ban của công ty có sự gắn kết với nhau, bên cạnh đó công ty cũng đã đầu tư xây dựng được một hệ thống thông tin với trang thiết bị điện tử hiện đại như máy điện thoại, máy fax, mạng vi
tính giúp các hoạt động tập hợp và xủ lý đơn đặt hàng diễn ra nhanh chóng thuận lợi.
3.3.3.2 Phân tích quá trình chuẩn bị giao hàng
Tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ TCT, quá trình chuẩn bị giao hàng được tiến hành như sau: Phòng cung ứng sẽ nhận đơn hàng từ phòng kinh doanh bán hàng của công ty chuyển xuống bộ phận kho. Tại đây bộ phận kho chịu trách nhiệm chuẩn bị hàng hóa về số lượng, cơ cấu mặt hàng và đối chiếu với đơn đặt hàng được báo. Nếu không có gì thay đổi bộ phận kho sẽ báo cho nhân viên giao hàng đến nhận hàng hóa và đơn hàng hoàn chỉnh để nhân viên giao hàng tiến hành giao hàng, còn nếu có thay đổi như lượng hàng hóa trong kho không đủ do lỗi của nhân viên kho hoặc do nhầm lẫn của máy tính bộ phận kho sẽ báo cho phòng vật tư biết để phòng vật tư có kế hoạch chuẩn bị nguồn hàng cung ứng hàng hóa cho khách hàng.
Sau khi nhận được thông báo từ bộ phận kho, nhân viên giao hàng của công ty có trách nhiệm tiến hành các công tác chuẩn bị khác để quá trình giao hàng được diễn ra thuận lợi.
Với các khách hàng có yêu cầu nhận hàng ở kho của công ty thì nhân viên giao hàng sẽ liên lạc với các khách hàng này để thông báo cho họ đến công ty nhận hàng. Để công tác giao hàng diễn ra nhanh chóng nhân viên giao hàng phải chuẩn bị các giấy tờ như hóa đơn, giấy đảm bảo chất lượng của lô hàng, chuẩn bị lao động để chất xếp hàng hóa lên phương tiện vận tải của khách hàng.
Đa phần các khách hàng của công ty thường nhận hàng tại địa điểm mà họ yêu cầu thì bên cạnh việc chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, chuẩn bị lao động nhân viên giao hàng còn phải chuẩn bị phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hóa. Nhân viên giao hàng của công ty chịu trách nhiệm ký hợp đồng với các đơn vị vận tải này vận chuyển hàng hóa đến địa điểm gaio hàng.
Công tác chuẩn bị giao hàng ở công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ TCT diễn ra tương đối đơn giản. Bộ phận kho của công ty chịu trách nhiệm
chuẩn bị lô hàng còn nhân viên giao hàng của công ty chịu trách nhiệm lo các giấy tờ thủ tục bên ngoài để công việc giao hàng được tiến hành thuận lợi. Tuy nhiên chỉ sau khi nhận được thông báo của bộ phận kho nhân viên giao hàng của công ty mới tiến hành các công tác chuẩn bị khác vì vậy công ty còn chưa rút ngắn được thời gian chuẩn bị giao hàng từ đó làm cho thời gian cung ứng hàng hóa cho khách hàng của công ty bị kéo dài.
3.3.3.3 Phân tích tiến hành giao hàng cho khách.
Sau khi đã thực hiện xong công tác chuẩn bị giao hàng, nhân viên giao hàng của công ty sẽ tiến hành giao hàng cho khách hàng của công ty.
Với các khách hàng nhận hàng ở kho của công ty thì nhân viên giao hàng của công ty sẽ không đảm nhận công tác tổ chức vận chuyển hàng hóa mà các nhân viên này chỉ có trách nhiệm giao hàng cho các khách hàng này tại kho của công ty.
Với các khách hàng ở Hà Nội và một số tỉnh lân cận thì nhân viên giao hàng của công ty sẽ tổ chức vận chuyển hàng và giao hàng cho khách hàng tại địa điểm mà khách hàng chỉ định. Do địa chỉ của khách hàng này là gần với kho nên nhân viên giao hàng có thể sử dụng xe máy của mình hoặc ô tô của công ty để giao hàng.
Đối với những đơn đặt hàng lớn (từ 200 triệu trở lên), thì Công ty TAYA sẽ hỗ trợ vận chuyển đến tận tay khách hàng nếu công ty yêu cầu. Đối với những đơn hàng có số lượng ít thì khách hàng sẽ tự vận chuyển hoặc công ty sẽ thuê phương tiện vận chuyển. Chi phí vận chuyển khách hàng phải chịu và được tính luôn trên giá của sản phẩm.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng Công ty rất chú ý đến các điều khoản và việc kiểm tra chứng từ cũng không thể thiếu được để hạn chế thiệt hại đáng tiếc xảy ra do chủ quan ảnh hưởng tới kinh doanh.
Phương thức thanh toán tiền hàng: đặt cọc trước 30%, số còn lại thanh toán trước khi nhận hàng. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt, séc, hoặc chuyển khoản, ... Việc thanh toán tiền hàng đôi khi có thể linh hoạt trong
trường hợp khách hàng mua quen với số lượng lớn, thời gian thanh toán sẽ được kéo dài thêm 10 ngày kể từ khi giao hàng. Còn nếu khách hàng trả trước 10 ngày trở nên sẽ được hưởng triết khấu 2%.
Căn cứ nhiệm vụ được giao, căn cứ mục tiêu kinh doanh của công ty TCT, phòng kinh doanh sẽ đưa giấy yêu cầu xuất kho hàng hóa để giao cho khách hàng. Phiều xuất kho được lập thành 2 liên: 1 giao cho người chịu trách nhiệm xuất hàng hóa, 1 giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ vào thẻ kho theo dõi phần xuất cho từng mặt hàng, đồng thời thủ kho cũng vào sổ theo dõi cấp phát sản phẩm.
Sau khi đã được chấp nhận thủ kho sẽ viết phiếu xuất kho, định kỳ thủ kho sẽ gửi phiếu xuất kho lên bảng kê xuất kho hàng hóa theo từng tháng, thủ kho cấp thẻ kho và lập báo cáo sản phẩm tồn kho trong 1 tháng, trong quý, trong năm để quản lý tốt tình hình hình kinh doanh của công ty. Sau khi hoàn thiện việc giao hàng cũng là lúc cung cấp toàn bộ hóa đơn, chứng từ cần thiết. 3.3.3.4 Hạch toán, kiểm tra nghiệp vụ hậu cần bán buôn
Việc hạch toàn nghiệp vụ bán buôn tại công ty áp dụng 2 phương pháp hạch toán chủ yếu:
+ Phương pháp ghi sổ: Dựa vào hóa đơn chứng từ bán hàng có tên sản phẩm để tiện theo dõi khi cần biết lượng xuất, lượng nhập hay tồn kho. Công tác này thực hiện theo chế độ báo cáo thống kê, từ đó ban lãnh đạo xem xét và quyết định phương hướng sản xuất kinh doanh trong thời gian tới, đây có thể nói là phương pháp truyền thống mà công ty vẫn áp dụng từ trước tới nay và bây giờ cũng vậy. Ghi sổ tất cả những số liệu về xuất hàng, nhập hàng cả lượng hàng tồn kho thống kê theo tháng nộp cho cấp trên vào cuối tháng, chỉ có điểm khác là trước đó là sổ giấy viết còn ngày nay áp dụng phương tiện Máy vi tính để lưu trữ số liệu, được đánh giá là tiết kiệm thời gian và thuận tiện quản lý cũng như kiểm tra khi cần.
+ Phương pháp lập biểu thống kê: tức là lập biểu thống kê tình hình bán hàng theo từng tháng, quý, năm. Phương pháp này nhằm hỗ trợ cho phương pháp ghi sổ.
Công tác hạch toán nhằm mục đích đánh giá hiệu quả quá trình bán buôn hàng hóa tại công ty, để có các quyết định phát huy hay điều chỉnh cho hợp lý và kịp thời.
Công ty không quên công tác kiểm tra lại toàn bộ quá trình cung ứng một lần nữa để phát hiện và xử lý sai sót một cách kịp thời nếu có và tổng kết rút kinh nghiệm cho những đơn đặt hàng sau được tốt hơn. Đồng thời tiến hành thanh lý hợp đồng và lại chuẩn bị cho những hợp đồng mới, và cứ như vậy theo một chu kỳ.