- Cơ cấu và vận hành quá trình là nơi lưu thông dòng sản phẩm thông tin Chất lượng sản phẩm hay thông tin lưu thông trong cơ cấu đó
8. Đo lường, phân tích và cải tiến
5.3.3. Quá trình lập văn bản chất lượng
Quá trình lập hệ thống văn bản nằm trong quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng. Trong quá trình xây dựng phải nghiên cứu kỹ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Cần thiết phải có người được giao trách nhiệm điều phối xây dựng hệ thống tài liệu.
Quá trình xây dựng văn bản gồm các bước sau: Bước 1 : Phân tích khái quát quá trình :
- Xác định và phân tích khái quát các giai đoạn hoạt động hay quá trình sản xuất kinh doanh cần có để đảm bảo công việc được trôi chảy và có hiệu quả
- Xem xét khái quát từng quá trình dựa trên yêu cầu của ISO 9000 để qua đó quyết định yêu cầu nào của ISO 9000 có thể áp dụng, đồng thời nhận biết nững quá trình mới nào cần phải tiến hành để thoả mãn mọi yêu cầu cần thiết của tiêu chuẩn.
Bước 2 : Phân tích chi tiết quá trình
Phân tích chi tiết từng quá trình để đánh giá trình độ hiện tại của quá trình, xác định những điểm cần thay đổi để phù hợp với tiêu chuẩn. Nội dung cần làm trong bước này là
- Xem xét cách thức tiến hành quá trình : mục đích, phạm vi và trách nhiệm các công việc tạo nên quá trình, trình tự và các kết quả đầu ra của chúng
- So sánh với các yêu cầu của tiêu chuẩn để tìm ra các "hổng", trên cơ sở đó lập kế hoạch xây dựng hệ thống chất lượng của tổ chức
Bước 3 : Viết các tài liệu của hệ thống chất lượng
Viết các tài tiệu về hệ thống chất lượng bao gồm sổ tay chất lượng, các thủ tục và các hướng dẫn cần thiết bao gồm cả việc xem xét, thể nghiệm, phê duyệt, ban hành. Cần phải lập danh mục các tài liệu cần viết, phân công người viết và tiến độ cụ thể
Chương 7