9. Đúng gúp của đề tài
2.1. Vai trũ của tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa chớnh
Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp cỏc kh u nghiệp vụ cơ bản của cụng tỏc lƣu trữ liờn quan đến việc ph n loại, lập hồ sơ, xỏc định giỏ trị, x dựng cụng cụ tra cứu một cỏch khoa học, thuận lợi, nhanh chúng, chớnh xỏc cho cụng tỏc tra tỡm tài liệu.
Tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ là tiến hành cỏc biện phỏp nghiệp vụ để đƣa khối tài liệu theo một trật tự khoa học, cú cụng cụ tra cứu phục vụ cụng tỏc khai thỏc sử dụng tài liệu lƣu trữ. Nội dung chớnh của việc tổ chức khoa học tài liệu là ph n loại đƣợc tài liệu lƣu trữ theo một phƣơng ỏn khoa học, thống nhất.
Tài liệu địa chớnh khỏc với tài liệu hành chớnh là một loại tài liệu chuyờn mụn mang tớnh đặc thự. Tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa chớnh cần cú phƣơng phỏp bảo quản riờng, thớch hợp với từng loại hỡnh để đạt đƣợc hiệu quả tối đa việc khai thỏc sử dụng tài liệu, đồng thời kộo dài tuổi thọ của tài liệu.
Mục đớch của việc tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ:
ổ chức khoa học tài liệu lưu trữ giỳp cho việc bảo quản an toàn chặt chẽ, trỏnh mất mỏt, hư hỏng, thất l c tài liệu.
Đặc điểm của ngành địa chớnh là luụn biến động về đất đai, nhƣ mua bỏn, tặng, cho, chu ển nhƣợng qu ền sử dụng đất… Bởi vậ , tài liệu lƣu trữ địa chớnh luụn đƣợc khai thỏc sử dụng để phục vụ cho cụng tỏc quản lý nhà nƣớc về đất đai. Tài liệu lƣu trữ địa chớnh cần đƣợc tổ chức khoa học để trỏnh hƣ hỏng, đỏp ứng nhu cầu khai thỏc của nh n d n.
Tài liệu địa chớnh tổ chức khoa học sẽ tiết kiệm đƣợc giỏ tủ đựng tài liệu khi loại tài liệu trựng thừa, tài liệu hết giỏ trị. Đồng thời, chế độ bảo quản tài liệu đƣợc tốt hơn vỡ cú qui trỡnh tiờu chuẩn và chế độ tiờu chuẩn. Qua đú phỏt hiện những tài liệu bị mối mọt, nấm mốc hủ hoại.
ổ chức hoa học tài liệu lưu trữ giỳp cho ứng dụng c ng nghệ th ng tin được thuận lợi.
Khi tài liệu lƣu trữ địa chớnh đó đƣợc tổ chức khoa học, đồng nghĩa với việc tài liệu đó đƣợc ph n loại, xỏc định giỏ trị, lập hồ sơ, hệ thống húa, từ đú ỏp dụng phần mềm số húa, phần mềm tra cứu tài liệu. Dựa vào cỏc thụng tin cú trong hồ sơ nhƣ tiờu đề hồ sơ, tờ số bản đồ, thửa số bản đồ, tờn cỏ nh n hoặc tổ chức sử dụng đất, thời hạn bảo quản… để viết tru cập trờn phần mềm quản lý tài liệu lƣu trữ địa chớnh.