9. Đúng gúp của đề tài
2.3. Những ƣu điểm và hạn chế của tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ
trữ địa chớnh của Sở Tài nguyờn và Mụi trƣờng tỉnh Lõm Đồng
2.3.1. Ưu điểm
Tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa chớnh tại Sở cú những ƣu điểm nhƣ sau:
hứ nhất, Sở cũng đó bố trớ kho tàng, cơ sở vật chất để bảo quản khối tài liệu lƣu trữ địa chớnh. Mọi ngƣời đó ý thức về giỏ trị của tài liệu lƣu trữ, tài liệu sản sinh ra đƣợc giao nộp về lƣu trữ cơ quan.
hứ hai, cụng tỏc ph n loại tài liệu bƣớc đầu đƣợc quan tõm. Cơ quan đó ph n loại tài liệu lƣu trữ địa chớnh theo cỏc nhúm tài liệu. Tài liệu trong mỗi hồ sơ đó đƣợc sắp xếp theo phƣơng ỏn ph n loại nhất định trong đú kể đến Bản đồ địa chớnh. Hồ sơ đó đƣợc sắp xếp vào cỏc cặp, hộp, giỏ, tủ.
hứ ba, cụng cụ tra cứu (phần mềm Cidoc) đó đƣợc x dựng để phục vụ cụng tỏc thụng kờ, và tra tỡm tài liệu từ 2004 đến na .
2.3.2. H n chế
Bờn cạnh những kết quả đạt đƣợc, tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa chớnh tại Sở TN&MT tỉnh L m Đồng cũn cú một số hạn chế sau:
hứ nhất, diện tớch kho khỏ chật chội, chƣa cú kho lƣu trữ chu ờn dụng. Cỏc phƣơng tiện bảo quản tài liệu cũng nhƣ giỏ kệ chƣa đỏp ứng so với lƣợng hồ sơ bảo quản và hồ sơ thu thập, bổ sung trong thời gian tới. Hiện cơ quan cú 02 kho lƣu trữ tài liệu tổng diện tớch kho là 100m2,, trong khi diện tớch thực cần cú 300m2 để đỏp ứng nhu cầu bảo quản. Một số tài liệu bản đồ và hầu hết cỏc loại Sổ mục kờ, Sổ địa chớnh vẫn cũn tỡnh trạng bú gúi trờn núc cỏc kệ đựng tài liệu, hoặc trong kho chứa tạm. Điều nà g khú khăn cho việc tra cứu, sử dụng tài liệu, và cụng tỏc bảo quản tài liệu.
hứ hai, đối với việc thực hiện cỏc kh u nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa chớnh.
Tài liệu địa chớnh khụng đƣợc tỏch riờng, mà đƣợc xếp chung với cỏc loại tài liệu khỏc của Sở nhƣ hồ sơ về thanh tra, nhƣ hồ sơ về mụi trƣờng, hồ sơ về khoỏng sản ...Vớ dụ, một tổ chức nhƣ “Doanh nghiệp tƣ nh n L m Phần” cú hồ sơ Thuờ đất, Điều chỉnh, Cấp giấ , Thanh tra, Khoỏng sản. Hoặc “Cụng t Cổ phần xuất nhập khẩu hợp tỏc Quốc tế (GELEXIM)” cú hồ sơ Giao đất, Mụi trƣờng, Chu ển mục đớch, Điều chỉnh.
Khi tổ chức sỏp nhập, đổi tờn, thỡ làm theo phƣơng phỏp nà rất khú để cập nhật thụng tin “tờn tổ chức”, và khú cho việc tra cứu. Vớ dụ, năm 2005 Sở TN&MT giao đất cho Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc để x dựng Ph n hiệu trƣờng Trung cấp Văn thƣ, Lƣu trữ. Nhƣng đến năm 2017, Ph n hiệu giải thể sỏp nhập vào Đại học Nội vụ Hà Nội thành Trung t m Đào tạo Bồi dƣỡng. Theo lý giải từ phớa cỏn bộ lƣu trữ, tờn tổ chức khi tra cứu vẫn để là Ph n hiệu Trƣờng Trung cấp Văn thƣ Lƣu trữ Trung ƣơng. Đ là trƣờng hợp đổi tờn ớt, nhƣng cú nhiều cụng t tƣ nh n tha đổi nhiều lần...thỡ sẽ g bất cập trong việc tra cứu thụng tin cho ngƣời khai thỏc, họ sẽ tra cứu thụng tin là Ph n hiệu, ha là Trung t m đào tạo bồi dƣỡng.
- Về hệ thống húa tài liệu.
Tài liệu hệ thống húa theo tờn tổ chức g khú khăn cho việc sắp xếp, thống kờ tài liệu, g tốn diện tớch bảo quản. Vỡ khi sắp xếp theo tổ chức, diện tớch hộp, giỏ bảo quản hồ sơ của mỗi tổ chức đều phải để trống để bổ sung cỏc hồ sơ tiếp theo.
Đối với hồ sơ của cỏc dự ỏn đo đạc bản đồ địa chớnh. Hồ sơ theo giai đoạn cả cụng trỡnh đo toàn xó bao gồm Sổ mục kờ, Sổ địa chớnh, bản đồ địa chớnh. Tu nhiờn cỏn bộ làm lƣu trữ tỏc riờng Sổ mục kờ, Sổ địa chớnh, bản đồ địa chớnh để bảo quản riờng, g xộ lẻ hồ sơ.
Về ngu ờn tắc hồ sơ về Khoỏng sản khụng thể xếp chung với hồ sơ về Địa chớnh (Cấp giấ ), hoặc hồ sơ của Mụi trƣờng khụng thể xếp cung với hồ sơ Địa chớnh (Hồ sơ giao đất).
Cụng cụ tra cứu tài liệu lƣu trữ địa chớnh của là mềm Cidoc, khụng cú sổ mục lục tra cứu. Phần mềm ƣu việt là nhanh chúng nhƣng lại bất tiện khi
mất điện, khi mỏ tớnh hƣ hỏng hoặc vi rỳt x m nhập. Hơn nữa khi lập trỡnh cỏc trƣờng cột của phần mềm Cidoc chƣa theo qu chuẩn của ngành nhƣ chƣa cú tờn hồ sơ, chƣa cú thời hạn bảo quản, chƣa cú số hồ sơ.... Đồng thời tài liệu địa chớnh núi riờng, tài liệu toàn Sở núi chung chƣa cú một phƣơng ỏn ph n loại cụ thể nờn phần mềm Cidoc cũng chƣa phỏt hu hết tớnh ƣu việt trong tra cứu hồ sơ địa chớnh Sở TN&MT.
hứ ba, hồ sơ đƣợc lập chƣa đƣợc biờn mục và viết chứng từ kết thỳc, chƣa đƣợc sắp xếp, và đỏnh số tờ, chƣa đƣợc hệ thống húa hồ sơ theo quy định mà hệ thống dựa vào chủ quan của ngƣời làm lƣu trữ.
2.3.3. Một s nguyờn nhõn
Những hạn chế nờu trờn xuất phỏt từ những ngu ờn nh n cơ bản nhƣ sau:
hứ nhất, do Sở chƣa ỏp dụng cỏc văn bản nghiệp vụ để hƣớng dẫn toàn cơ quan.
Sở chƣa ban hành cỏc văn bản hƣớng dẫn về cụng tỏc văn thƣ lƣu trữ, chƣa cú qu chế cụng tỏc văn thƣ lƣu trữ, chƣa x dựng danh mục hồ sơ, chƣa x dựng mục lục hồ sơ. Dẫn đến bộ phận một cửa giao nộp tài liệu theo ý chủ quan cỏ nh n chứ khụng cú một qu định, cú khi một tuần, cú khi một thỏng...Vỡ khụng cú chỉ dẫn mục lục hồ sơ nờn nhiều ngƣời đến khai thỏc sử dụng tài liệu theo vào kho tự tỡm, tự tra tỡm trờn giỏ.
hứ hai, do trỡnh độ cỏn bộ làm cụng tỏc lƣu trữ cũn ếu về chu ờn mụn.
Đội ngũ cỏn bộ làm lƣu trữ của Sở cũn hạn chế về số lƣợng, ếu về trỡnh độ chu ờn mụn nờn chƣa đủ khả năng thực hiện cỏc hoạt động tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa chớnh, và hƣớng dẫn cỏc hoạt động nghiệp vụ về tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa chớnh. Mức lƣơng thấp cựng với một số ngƣời vẫn cũn làm hợp đồng, chƣa vào biờn chế cơ quan cũng là ngu ờn nh n khiến t m lý họ chỏn nản và khụng t m hu ết với nghề.
Qua khảo sỏt tỡnh hỡnh cỏn bộ trực tiếp làm cụng tỏc lƣu trữ tài liệu địa chớnh tại Sở đó qua đào tạo nghiệp vụ lƣu trữ, chủ ếu là trung cấp hệ vừa học
vừa làm. Cũn cỏn bộ làm lƣu trữ tại cỏc Chi nhỏnh Văn phũng đăng ký đất đai đó cú cỏn bộ chu ờn trỏch nhƣng cơ bản chƣa qua đào tạo chu ờn mụn nghiệp vụ lƣu trữ, họ là học chu ờn ngành Quản lý đất đai, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ chu ển sang làm cỏn bộ lƣu trữ. Hàng năm, Sở cú đào tạo bồi dƣỡng cho cỏn bộ lƣu trữ nhƣng mang tớnh hỡnh thức, hoặc lồng ghộp trong thời gian ngắn từ một đến hai ngà , trong khi khối lƣợng kiến thức về lý luận và thực tiễn lại vụ cựng lớn. Vỡ vậ , hoạt động bồi dƣỡng ngắn hạn nhƣ vậ đó khụng hiệu quả. HỌ VÀ TấN CHỨC VỤ TRèNH ĐỘ CHUYấN NGÀNH HỆ ĐÀO TẠO Lờ Thị Phƣợng Phú trƣởng
phũng Trung cấp Lƣu trữ Tại chức Đặng Thu Hiền Nhõn viờn Trung cấp Lƣu trữ Tại chức Lờ Hoài Nhi Nhõn viờn Trung cấp Lƣu trữ Tại chức Huỳnh Văn Luận Cỏn sự Trung cấp Lƣu trữ Tại chức
Bảng 2.1. Trỡnh độ chu ờn mụn nghề nghiệp Phũng lƣu trữ Sở TN&MT
hứ ba, do Sở khụng giao nộp tài liệu về lƣu trữ lịch sử.
Theo qu ết định số 1696/QĐ/UBND của UBND tỉnh L m Đồng, ngà 10/8/2015 về việc ban hành Danh mục cỏc cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh L m Đồng, trong đú cú tài liệu lƣu trữ của Sở TN&MT. Nhƣng cho tới na , tài liệu địa chớnh vẫn chƣa đƣợc giao nộp về Lƣu trữ lịch sử theo qu định. Tài liệu lƣu trữ địa chớnh vẫn đƣợc bảo quản tại kho lƣu trữ Sở TN&MT. Theo ý kiến từ phớa lónh đạo Sở cũng nhƣ cỏn bộ chu ờn mụn, cỏn bộ làm lƣu trữ “tài liệu lƣu trữ địa chớnh thuộc tài liệu chuyờn ngành, khai thỏc thƣờng xu ờn, là phụng mở nờn khối tài liệu nà cần đƣợc giữ lại Sở để dễ sử dụng, khụng giao nộp vào lƣu trữ lịch sử”. Đ cũng là một khú khăn cho việc giao nộp tài liệu lƣu trữ địa chớnh về Trung t m lƣu trữ lịch sử tỉnh.
hứ tư, cơ sở vật chất chƣa đỏp ứng đƣợc để lƣu trữ tài liệu. Trƣớc thực trạng kho chứa tài liệu khụng đủ diện tớch hiện na 150 m2 đó quỏ tải, trong khi nhu cầu diện tớch tối thiểu là 300m2 để lƣu trữ hồ sơ. Trong khi đặc thự tài liệu của ngành địa chớnh núi riờng của Sở núi chung thƣờng xu ờn phải phục vụ cho việc tra cứu hàng ngà và giải qu ết trong tranh chấp, khiếu nại đất đai.
hứ năm, kinh phớ cho lƣu trữ cũn hạn hẹp. Trƣớc thực trạng kho lƣu trữ chật trội, ngà 01 thỏng 9 năm 2015, Văn phũng đăng ký đất đai tỉnh Lõm Đồng đó trỡnh Cụng văn số 79/VPĐKĐĐ, về việc xin Sở TN&MT tỉnh L m Đồng bố trớ thờm kho lƣu trữ tại Trung t m hành chớnh tỉnh với diện tớch 100m2. Nhƣng tới na Cụng văn trờn vẫn chƣa đƣợc trả lời.
hứ sỏu, cụng tỏc kiểm tra, hƣớng dẫn chƣa cú. Từ khi thành lập đến nay, hàng năm khụng cú cụng tỏc kiểm tra hƣớng dẫn về cụng tỏc văn thƣ lƣu trữ. Họ tự sắp xếp, qu định thời hạn bảo quản, giữ lại tài liệu khụng giao nộp về Trung t m lƣu trữ lịch sử tỉnh L m Đồng.
Tiểu kết chƣơng 2
Tài liệu lƣu trữ địa chớnh của Sở TN&MT tỉnh L m Đồng cú giỏ trị cao đặc biệt đối với lĩnh vực quản lý nhà nƣớc về đất đai. Trong những năm qua, cụng tỏc lƣu trữ tài liệu địa chớnh đó đỏp ứng đƣợc nhu cầu khai thỏc và sử dụng tài liệu của Sở, cỏc cơ quan, tổ chức, cỏ nh n. Tu nhiờn, do nhiều ngu ờn nh n mà cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa chớnh chƣa khoa học. Cụng tỏc ph n loại tài liệu đó đƣợc tiến hành nhƣng chƣa đỏp ứng đƣợc ờu cầu, chƣa đỏp ứng đƣợc ngu ờn tắc ph n loại tài liệu. Cụng tỏc xỏc định giỏ trị tài liệu chƣa đỏnh giỏ đỳng mức. Hệ thống húa tài liệu chƣa đồng bộ, cụng cụ tra cứu tài liệu lƣu trữ chƣa đảm bảo. Những tồn tại và hạn chế nhƣ ph n tớch ở trờn cần cú hƣớng giải qu ết trong thời gian tới. Càng cần thiết hơn khi khối lƣợng tài liệu lƣu trữ ngà càng tăng lờn, càng gõy khú khăn cho việc quản lý, tra tỡm, sử dụng, bảo quản tài liệu.
CHƢƠNG 3. ĐỀ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU ĐỊA CHÍNH CỦA SỞ TÀI NGUYấN MễI TRƢỜNG
TỈNH LÂM ĐễNG