3.1.4. Đầu tư kinh phớ cho cụng tỏc lưu trữ
Theo cụng văn số 79/VPĐKĐĐ, về việc xin Sở TN&MT tỉnh L m Đồng bố trớ thờm kho lƣu trữ tại Trung t m hành chớnh tỉnh với diện tớch 100m2, và nhu cầu thiết thực bảo quản tài liệu lƣu trữ, Sở TN&MT cần bố trớ kho lƣu trữ, giỏ kệ, cặp hộp và cơ sở vật chất đầ đủ.
3.1.5. Hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ
Đối với cỏn bộ cụng chức, viờn chức quản lý địa chớnh, đất đai, mà chƣa cú chu ờn mụn về lƣu trữ, lónh đạo Sở cú kế hoạch mời cỏc chu ờn gia khảo sỏt tỡnh hỡnh soạn thảo và ban hành văn bản, cụng tỏc lập hồ sơ, cụng tỏc lƣu trữ tài liệu. Tiếp đú x dựng nội dung tập huấn cho toàn Sở TN&MT.
Nội dung tập huấn gồm cỏc phần: Phần một: Nghiệp vụ Văn thƣ Phần 2: Nghiệp vụ Lƣu trữ
Phần 3: Cỏc qu định của Nhà nƣớc, của Bộ TN&MT, của Sở TN&MT tỉnh L m Đồng về cụng tỏc lập, quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ địa chớnh.
3.2. Giải phỏp về nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa chớnh của Sở Tài nguyờn và Mụi trƣờng tỉnh Lõm Đồng
3.2.1. Xõy dựng phương ỏn phõn lo i chi tiết tài liệu lưu trữ địa chớnh Sở Tài nguyờn và Mụi trường tỉnh Lõm Đồng
Tài liệu hỡnh thành từ cỏc hoạt động khỏc nhau sẽ mang tớnh chất và đặc điểm khỏc nhau do đú đũi hỏi hỡnh thức tổ chức tài liệu khỏc nhau và cỏc đặc trƣng ph n loại khỏc nhau. Vỡ vậ , khụng thể vận dụng cỏc phƣơng ỏn ph n loại tài liệu hành chớnh vào việc ph n loại tài liệu địa chớnh.
Bƣớc 1. Ph n loại tài liệu thành cỏc nhúm lớn theo loại tài liệu: - Tài liệu, hồ sơ dự ỏn đo đạc bản đồ địa chớnh.
- Cỏc tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh đăng ký ban đầu, đăng ký biến động đất đai và cấp GCNQSDĐ
Bƣớc 2. Ph n chia tài liệu từ bƣớc 1 ra nhúm nhỏ hơn:
- Tài liệu, hồ sơ cụng trỡnh đo đạc bản đồ địa chớnh, chia hồ sơ theo cỏc giai đoạn của dự ỏn cụng trỡnh đo đạc và hoàn thiện bản đồ địa chớnh.
+ Dự ỏn “Đo đạc bản đồ giải thửa phục vụ việc cấp giấ chứng nhận cho hộ gia đỡnh, cỏ nh n”. Giai đoạn đo lại địa chớnh tớnh từ 1988 đến năm 1991.
+ Dự ỏn: Đo theo qu trỡnh Từ năm 1995 đến năm 1999, Đo theo qu trỡnh 1991 đó cú hệ tọa độ HN 72.
+ Dự ỏn “Đo đạc bản đồ địa chớnh, hoàn thiện cấp mới cấp đổi Giấ chứng nhận qu ền sử dụng đất, giai đoạn từ năm 2000 đến 2009.
+ Dự ỏn “Đo đạc bản đồ địa chớnh, hoàn thiện cấp mới cấp đổi Giấ chứng nhận qu ền sử dụng đất và hoàn thiện cơ sở dữ liệu địa chớnh, giai đoạn từ 2009 đến 2015.
- Cỏc tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh đăng ký ban đầu, đăng ký biến động đất đai và cấp GCNQSDĐ:
+ Tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh đăng ký ban đầu. + Cấp GCNQSDĐ
+ Đăng ký biến động đất đai
Bƣớc 3. Ph n loại tài liệu từ cỏc mặt hoạt động trờn thành cỏc nhúm nhỏ theo đơn vị hành chớnh cỏc hu ện, thành phố: Hu ện Bảo L m Thành phố Bảo Lộc Hu ện Cỏt Tiờn Hu ện Di Linh Hu ện Đạ Huoai Thành phố Đà Lạt Hu ện Đạ Tẻh Hu ện Đam Rụng Hu ện Đơn Dƣơng Hu ện Đức Trọng Hu ện Lạc Dƣơng Hu ện L m Hà
Bƣớc 4. Tài liệu từ cỏc hu ện, thành phố ở bƣớc 3 chia nhỏ về cỏc xó, phƣờng, thị trấn. Vớ dụ đ i v i hành ph à t: Phƣờng 1 Phƣờng 2 Phƣờng 3 Phƣờng 4 Phƣờng 5 Phƣờng 6 Phƣờng 7 Phƣờng 8 Phƣờng 9 Phƣờng 10 Phƣờng 11 Phƣờng 12 Xó Tà Nung Xó Trạm Hành Xó Xu n Thọ Xó Xu n Trƣờng
Bƣớc 5. Từ tài liệu bƣớc 4 chia theo năm, mốc tớnh từ năm 1987 đến
nay.
Bƣớc 6. Từ tài liệu bƣớc 5 chia hồ sơ về hồ sơ.
Vớ dụ: Cụng trỡnh đo đ c xếp theo thứ t c ng việc như sau:
Tập biờn bản thỏa thuận chụn mốc Tập ghi chỳ điểm tọa độ địa chớnh Sổ kiểm định thiết bị đo đạc
Phiếu kiểm nghiệm mỏ GPS Hồ sơ kiểm nghiệm mỏ GPS Sổ đo GPS
Hồ sơ mốc địa chớnh
Sổ đo đƣờng tru ền (dựng cho mỏ toàn đạc điện tử) Thành quả tớnh toỏn bỡnh sai lƣới địa chớnh
Hồ sơ kiểm tra lƣới địa chớnh
Sơ đồ gúc, cạnh lƣới khống chế đo vẽ (kinh vĩ 1,2) Thành quả bỡnh sai lƣới khống chế đo vẽ (kinh vĩ 1, 2) Hồ sơ kiểm tra lƣới khống chế đo vẽ (cấp sản xuất) Tập biờn bản bàn giao mốc tọa độ.
Kết quả đo đạc địa chớnh thửa đất (theo tờ bản đồ) Bản mụ tả ranh giới, mốc giới thửa đất (theo tờ bản đồ) Sơ đồ ph n mảnh bản đồ tỷ lệ 1/2000
Bảng thống kờ diện tớch tự nhiờn
Bảng tổng hợp số thửa, diện tớch, số chủ sử dụng (theo tờ bản đồ) Thống kờ diện tớch đất đai theo hiện trạng đo đạc địa chớnh
Sổ mục kờ đất đai (tạm)
Hồ sơ kiểm tra, nghiệm thu cụng trỡnh, sản phẩm (cấp chủ đầu tƣ) - theo từng cụng đoạn
Hồ sơ kiểm tra, nghiệm thu cụng trỡnh, sản phẩm (cấp đơn vị thi cụng) - theo từng cụng đoạn
Ph n định hồ sơ, tài liệu về cỏc nhúm nhỏ theo phƣơng ỏn tƣơng ứng. Nếu lƣợng trong từng hồ sơ dà quỏ 200 trang thỡ phải ph n định thành đơn vị bảo quản. Đối với tài liệu đúng dƣới dạng sổ nhƣ sổ mục kờ, sổ địa chớnh ta để ngu ờn cuốn. Đối với bản đồ địa chớnh, cú thể trải phẳng hoặc cuộn lại trong ống trũn. Đối với trớch lục họa đồ lụ đất (khổ A3, A2) gấp lại trong hồ sơ.
3.2.2. Hoàn thiện hồ sơ tài liệu địa chớnh Sở Tài nguyờn và Mụi trường tỉnh Lõm Đồng
Nhƣ ph n tớch ở trờn, tài liệu địa chớnh đƣợc lập hồ sơ cũn chƣa đƣợc biờn mục đầ đủ. Để hoàn thiện hồ sơ tài liệu địa chớnh của Sở chỳng ta cần:
ột là, cần x dựng Danh mục hồ sơ. Danh mục hồ sơ giỳp quản lý cỏc hoạt động của cơ quan, tổ chức và cỏ nh n thụng qua hệ thống hồ sơ; Giỳp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thƣ đƣợc chặt chẽ và khoa học; Là căn cứ để kiểm tra, đụn đốc việc lập hồ sơ tại cỏc đơn vị, cỏ nh n; Gúp phần n ng cao ý thức và trỏch nhiệm của mỗi cỏ nh n trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan. Là căn cứ để lựa chọn tài liệu cú giỏ trị để lƣu trữ và phục vụ sử dụng. Đồng thời, dựa vào Danh mục hồ sơ, những ngƣời cú trỏch nhiệm lập và nộp lƣu hồ sơ sẽ nắm bắt đƣợc số lƣợng, loại hồ sơ phải nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan để lựa chọn những hồ sơ, tài liệu cú giỏ trị đƣa vào lƣu trữ và kiểm tra, đụn đốc việc nộp lƣu hồ sơ của cỏc đơn vị, cỏ nh n trong cơ quan, tổ chức vào lƣu trữ cơ quan đƣợc đầ đủ.
Hai là, hồ sơ địa chớnh cần biờn mục đầ đủ rừ ràng cỏc thụng tin theo qu định. Hồ sơ địa chớnh cần đỏnh số tờ văn bản (bản đồ), viết mục lục văn bản và chứng từ kết thỳc. Đặc biệt khi viết tiờu đề hồ sơ chỳ ý cần lựa chọn đỳng và kết hợp cỏc đặc trƣng khi lập hồ sơ (ớt nhất là 03 đặc trƣng trong mỗi tiờu đề hồ sơ) để giới hạn phạm vi cỏc văn bản, tài liệu đƣa vào hồ sơ đƣợc hợp lý, rừ ràng, phự hợp với đặc điểm hoạt động của từng cơ quan, đơn vị.
Vớ dụ tiờu đề: Hồ sơ xin cấp giấ chứng nhận qu ền sử dụng đất, qu ền sử dụng nhà ở và tài sản khỏc gắn liền với đất của Trƣờng tiểu học Lang Bang xó Sơn Điền, hu ện Di Linh, năm 2013
Ba là, khi bộ phận một cửa giao nộp tài liệu về kho lƣu trữ cơ quan cần cú mục lục hồ sơ nộp lƣu. Hồ sơ đƣợc biờn mục đầ đủ cỏc thụng tin vào mục lục văn bản, chứng từ kết thỳc, và bỡa hồ sơ. Cú vậ mới đảm bảo cho cụng tỏc thu thập và xỏc định giỏ trị tài liệu đỳng qu định.
3.2.3. Xỏc định giỏ trị tài liệu
Áp dụng Thụng tƣ 46 /2016/TT-BTNMT, ngày 27 thỏng 12 năm 2016, của Bộ TN&MT, ban hành qu định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chu ờn ngành tài nguyờn kết hợp với cỏc ngu ờn tắc, phƣơng phỏp, tiờu chuẩn xỏc
định giỏ trị tài liệu vào xỏc định định giỏ trị tài liệu địa chớnh tại Sở. Tại Thụng tƣ 46 /2016/TT-BTNMT, ngoài những nhúm hồ sơ cú thời hạn bảo quản vĩnh viễn nhƣ bản đồ địa chớnh, sổ địa chớnh, sổ mục kờ đất đai, bản lƣu Giấ chứng nhận qu ền sử dụng đất, hồ sơ xin cấp Giấ chứng nhận, hồ sơ xin đăng ký biến động về sử dụng đất, cũn những nhúm hồ sơ bảo quản cú thời hạn 30 năm, 05 năm nhƣ Sổ tiếp nhận và trả kết quả đăng ký (30 năm); Giấ tờ thụng bỏo cụng khai kết quả thẩm tra hồ sơ thủ tục đăng ký, cấp Giấ chứng nhận; thụng bỏo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chớnh và cỏc giấ tờ khỏc kốm theo (05 năm)…. Bờn cạnh Bảng thời hạn mẫu của Ngành, cỏn bộ lập hồ sơ và cỏn bộ lƣu trữ phải dựa trờn cỏc ngu ờn tắc, phƣơng phỏp, tiờu chuẩn để xỏc định mức thời hạn bảo quản chớnh xỏc nhất cho hồ sơ, tài liệu, cụ thể: Ngu ờn tắc tắc tớnh Đảng, lịch sử, toàn diện, tổng hợp; Phƣơng phỏp hệ thống, ph n tớch chức năng, sử liệu học; Tiờu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu, tỏc giả tài liệu, sự lặp lại của thụng tin.
Căn cứ Điều 18, Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13, Sở Tài Ngu ờn Mụi trƣờng L m Đồng cần thiết phải thành lập Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu. Hội đồng nà đƣợc thành lập sẽ tham mƣu cho Giỏm đốc Sở trong việc xỏc định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lƣu trữ của Lƣu trữ cơ quan để giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giỏ trị. Để Hội đồng nà hoạt động cú hiệu quả, Sở phải đƣa ra tiờu chớ về nghĩa vụ, qu ền lợi và x dựng qu chế làm việc chặt chẽ.
Đối với khối hồ sơ đó giao nộp về Kho lƣu trữ: Sau khi thành lập Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu, dựa trờn Thụng tƣ 46 /2016/TT-BTNMT, cỏc ngu ờn tắc, phƣơng phỏp, tiờu chuẩn xỏc định giỏ trị, Sở phải tổ chức rà soỏt lại toàn bộ tài liệu địa chớnh đang lƣu trong Kho để xỏc định chớnh xỏc thời hạn bảo quản của tài liệu, liệt kờ những tài liệu địa chớnh cú giỏ trị bảo quản vĩnh viễn, những tài liệu bảo quản cú thời hạn, những tài liệu hết giỏ trị. Kết quả đợt rà soỏt sẽ là căn cứ để Sở giao nộp tài liệu cú thời hạn bảo quản vĩnh viễn về lƣu trữ lịch sử tỉnh L m Đồng, tiờu hủ tài liệu hết giỏ trị, chỉnh sửa lại mục lục tra cứu để phục vụ tra cứu hồ sơ, tài liệu.
Đối với hồ sơ chƣa giao nộp về Kho: Việc xỏc định giỏ trị tài liệu phải
do cỏn bộ lập hồ sơ đề xuất và thực hiện theo hai bƣớc sau:
Bước 1. Xỏc định giỏ trị tại liệu khi lập hồ sơ: Ở bƣớc nà , ngƣời lập hồ sơ phải xem xột kỹ nội dung của từng tài liệu. Qua đú nắm đƣợc ý nghĩa và giỏ trị cỏc mặt của tài liệu, đặt chỳng trong mối liờn hệ chung với cỏc hồ sơ, đơn vị bảo quản khỏc. Trờn cơ sở đó xem xột kỹ tài liệu và căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản, ngƣời lập hồ sơ dự kiến thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, đơn vị bảo quản.
Bước 2. Xỏc định giỏ trị tài liệu khi xột du ệt lại hồ sơ: Sau khi đó
hoàn chỉnh cỏc bƣớc lập hồ sơ, sắp xếp tài liệu bờn trong, dự thảo tiờu đề, dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ, ngƣời lập hồ sơ cần kiểm tra lại xem hồ sơ lập đó hợp lý chƣa, đặc biệt là dự kiến thời hạn bảo quản đó chớnh xỏc chƣa, từ đú xỏc định thời hạn bảo quản chắc chắn cho hồ sơ. Yờu cầu của việc đỏnh giỏ hồ sơ là xem xột tỉ mỉ từng tài liệu trong hồ sơ đó lập, đối chiếu với cỏc quan điểm, tiờu chuẩn đỏnh giỏ để xỏc định chớnh xỏc giỏ trị của từng tài liệu. Trờn cơ sở đú xỏc định giỏ trị cho từng hồ sơ, đơn vị bảo quản. Trong quỏ trỡnh xỏc định giỏ trị hồ sơ, tài liệu ở bƣớc nà cần chỳ ý tài liệu trong hồ sơ cú giỏ trị chƣa đồng đều nhƣng giữa chỳng vẫn cú mối liờn hệ với nhau theo một đặc trƣng chủ ếu nào đú thỡ căn cứ vào tài liệu cú giỏ trị cao nhất để định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.
Nhƣ vậ , việc ỏp dụng bảng thời hạn bảo quản lƣu trữ tài liệu địa chớnh gúp phần n ng cao chất lƣợng của thụng tin, cụ thể húa thành phần tài liệu trong kho, tiết kiệm đƣợc diện tớch kho tàng, giảm kinh phớ bảo quản. Đú cũng là qu định bắt buộc cho Sở, tạo sự thống nhất chung trong cả nƣớc.
3.2.4. Xõy dựng cụng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ địa chớnh
Để cụng cụ tra cứu tài liệu lƣu trữ địa chớnh đƣợc tốt, trong thời gian tới Sở TN&MT cần thực những giải phỏp sau:
ột là, Sở cần x dựng cỏc cụng cụ tra cứu tru ền thống.
X dựng mục lục hồ sơ cần đảm bảo đầ đủ cỏc thành phần: Tiờu đề hồ sơ; phần tra tỡm hồ sơ, trong đú gồm: Tờ bỡa, tờ nhan đề hồ sơ, tờ mục lục
hồ sơ, lời núi đầu, bảng chữ viết tắt, bảng thống kờ tiờu đề hồ sơ, bảng chỉ dẫn, phần kết thỳc. Trong đú cỏc thụng tin cần chớnh xỏc nhƣ tờn tiờu đề hồ sơ, địa chỉ, địa chỉ nơi bảo quản, ngà thỏng bắt đầu và kờt thỳc của tài liệu.
Hai là, trờn cơ sở tra cứu phần mềm Cidoc đó sử dụng nhiều năm, cần n ng cấp cơ sở dữ liệu theo tiờu chuẩn ngành để thống nhất trong cả nƣớc, nõng cao hiệu quả trong tra cứu tài liệu, tiết kiệm thời gian, kinh phớ, nh n lực.
Việc x dựng cơ sở dữ liệu lƣu trữ tham khảo theo Hƣớng dẫn số 169/HĐ-VTLTNN, ngà 10/3/2010 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc:
Thụng tin đầu vào đối với CSDL cơ quan lƣu trữ: Mó cơ quan lƣu trữ, Tờn cơ quan lƣu trữ, Địa chỉ liờn hệ.
Thụng tin đầu vào đối với CSDL phụng/cụng trỡnh/sƣu tập lƣu trữ gồm: Mó cơ quan lƣu trữ, Mó phụng/cụng trỡnh/sƣu tập lƣu trữ, Tờn phụng/cụng trỡnh/sƣu tập lƣu trữ, Lịch sử đơn vị hỡnh thành phụng, Thời gian tài liệu, Tổng số tài liệu, Số tài liệu đó chỉnh lý, Số tài liệu chƣa chỉnh lý, Cỏc nhúm tài liệu chủ ếu, Cỏc loại hỡnh tài liệu khỏc, Ngụn ngữ, Thời gian nhập tài liệu, Cụng cụ, Lập bản sao bảo hiểm, Ghi chỳ.
Thụng tin đầu vào đối với CSDL hồ sơ: Mó cơ quan lƣu trữ, Mó phụng/cụng trỡnh/sƣu tập lƣu trữ, Mục lục số, Hộp số, Hồ sơ số, Ký hiệu thụng tin, Tiờu đề hồ sơ, Chỳ giải, Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thỳc, Ngụn ngữ; Bỳt tớch, Số lƣợng tờ, Thời hạn bảo quản, Chế độ sử dụng, Tỡnh trạng vật lý.
Thụng tin đầu vào đối với CSDL văn bản (thụng tin cấp 2): Mó cơ quan lƣu trữ, Mó phụng/cụng trỡnh/sƣu tập lƣu trữ, Mục lục số, Hồ sơ số, Tờ số,