Hỡnh 2 .5 Bản lƣu giấ chứng nhận qu ền sử dụng đất tại Sở TN&MT
Hỡnh 2.6 Mẫu nhón hộp tại tài liệu lƣu trữ địa chớnh
Khi cụng t giải thể hoặc sắp nhập, hoặc đổi tờn, cỏn bộ lƣu trữ vẫn để tờn cũ, và “mở ngoặc đơn” thờm tờn mới.
Nhƣ vậ , việc hệ thống nhƣ vậ , hồ sơ sẽ khụng cố định trong cỏc cặp hộp trờn giỏ kệ mà luụn luụn phải bổ sung hồ sơ trong nhiều năm liờn tục và cả trong tƣơng lai. Điều đú dẫn đến luụn xờ dịch cỏc hộp trờn giỏ kệ đựng tài liệu. Trờn giỏ đựng tài liệu luụn phải thờm cỏc hộp bổ sung nếu tổ chức phỏt sinh hồ sơ.
2.3.5. Xõy dựng cụng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ địa chớnh
Cụng cụ tra cứu tài liệu lƣu trữ là những cụng cụ tra tỡm tài liệu và thụng tin tài liệu của cỏc phũng, kho lƣu trữ. Cụng cụ tra cứu dựng để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của cỏc kho lƣu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu giỳp ngƣời nghiờn cứu, sử dụng tài liệu một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc theo ờu cầu của họ. Cụng cụ tra cứu giỳp cho cỏc cỏn bộ trong cơ quan tra tỡm nhanh chúng, giới thiệu túm tắt thành phần, nội dung của phụng lƣu trữ. Thụng qua hệ thống cụng cụ tra cứu cỏn bộ chƣa tiếp cận hồ sơ tài liệu đó nắm đƣợc những nội dung cần thiết về thành phần và nội dung tài liệu. Điều đú, sẽ tiết kiệm thời gian cho ngƣời nghiờn cứu và cả cỏn bộ lƣu trữ. Ngoài ra, cụng cụ tra cứu cũn cú tỏc dụng trong việc quản lý, thống kờ số lƣợng, thành phần tài liệu làm cơ sở cho việc x dựng kế hoạch quản lý tài liệu đƣợc chặt chẽ.
Sở TN&MT tỉnh L m Đồng trƣớc năm 2005 cơ quan cú Sổ nhập tài liệu nhƣng từ năm 2005 đến na cơ quan khụng sử dụng Sổ nhập tài liệu lƣu trữ mà đƣợc nhập vào phần mềm tra cứu tài liệu CIDOC (H 2.7).