9. Đúng gúp của đề tài
2.2. Thực hiện tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa chớnh
2.2.1. Phõn lo i tài liệu
Ph n loại tài liệu lƣu trữ là căn cứ vào đặc trƣng tài liệu để ph n chia tài liệu ra thành cỏc nhúm, từ nhúm cơ bản đến nhúm lớn, nhúm vừa, nhúm nhỏ, nhỏ hơn cho đến nhỏ nhất.
Qua khảo sỏt, tài liệu địa chớnh đƣợc ph n loại nhƣ sau:
* Cỏc tài liệu h nh thành trong quỏ tr nh đo đạc; trong quỏ trỡnh đăng ký ban đầu, đăng ký biến động đất đai và cấp GCNQSDĐ
- Nhúm tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh đo đạc bản đồ địa chớnh. Tài liệu đƣợc sắp xếp theo phƣơng ỏn đơn vị hành chớnh -Thời gian. Vớ dụ: Đo đạc bản đồ địa chớnh Thành phố Đà Lạt giai đoạn từ năm 1988 đến năm 1997.
Nhúm lớn: Thành phố Đà Lạt Nhúm vừa 1: Phƣờng 1
Nhúm nhỏ 1: Năm 1988 Nhúm nhỏ 2: Năm 1899
- Nhúm tài liệu hỡnh thành trong quỏ tr nh đăng ký ban đầu, đăng
ký biến động đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Trong nhúm nà tài liệu sẽ chia theo Tờn của tổ chức - Thời gian - Mặt hoạt động.
Vớ dụ, Doanh nghiệp tƣ nh n L m Phần cú hồ sơ Chu ển mục đớch, hồ sơ Thuờ đất... hỡnh thành trong năm 2008.
Nhúm lớn: Doanh nghiệp tƣ nh n L m Phần. Nhúm vừa: Năm 2008
Nhúm vừa 1: Hồ sơ chu ển mục đớch
Nhúm vừa 2. Hồ sơ thuờ đất
Hỡnh 2.
Hỡnh 2.1. Mẫu bỡa hồ sơ địa chớnh tại Sở TN&MT
Đối với nhúm hồ sơ nà , tài liệu địa chớnh hỡnh thành khụng xếp riờng hồ sơ, mà xếp chung cựng hồ sơ với lĩnh vực mụi trƣờng, của thanh tra, của tài ngu ờn nƣớc trong cựng một hộp đựng hồ sơ. Theo luận giải của cỏn bộ làm lƣu trữ, đối với nhúm tài liệu nà , vỡ lý do khi thanh tra, kiểm tra, hoặc khi lónh đạo cần, họ lấ luụn cả cặp, hộp về tổ chức cho tiện. Nếu xếp theo thời gian họ mất cụng đi lục hồ sơ của từng hộp, mất thời gian tỡm, và mất thời gian xếp lại hồ sơ lờn cỏc hộp đựng hồ sơ.
Hỡnh 2.2. Mẫu nhón hộp hồ sơ Sở Tài ngu ờn & Mụi trƣờng
* Bản đồ địa chớnh
Khối tài liệu đƣợc chia theo đơn vị hành chớnh, xếp trải ngang trờn giỏ để bản đồ. Bản đồ đƣợc chia ra nhúm lớn theo cỏc hu ện (thị, thành). Trong mỗi hu ện, tài liệu chia nhỏ đến cỏc xó (phƣờng) xếp theo thứ tự A, B, C. Tựy vào năm đo đạc, trong mỗi xó tài liệu chia ra theo năm. Năm của bản đồ phụ thuộc vào dự ỏn đo đạc của tỉnh. Trong một năm bản đồ gộp chung lại gọi là bộ bản đồ. Đơn vị nhỏ nhất của bộ bản đồ là tờ bản đồ. Trong bộ tài liệu, cỏc tờ đƣợc sắp xếp theo thứ tự tờ bản đồ từ nhỏ đến lớn. Số tờ bản đồ trong một xó (phƣờng) ớt ha nhiều phụ thuộc vào diện tớch của xó rộng ha nhỏ để chia tờ bản đồ.
Vớ dụ, hệ thống bản đồ địa chớnh của Sở TN&MT đƣợc chia ra 10 hu ện, 02 thành phố thuộc tỉnh: Hu ện Đức Trọng, hu ện Lõm Hà, hu ện Đơn Dƣơng, hu ện Di Linh, hu ện Đạ Tẻ, hu ện Cỏt Tiờn, hu ện Đạ Oai, thành phố Bảo Lộc, Thành phố Đà Lạt, hu ện Bảo L m, hu ện Đam Rụng, hu ện Lạc Dƣơng. Trong thành phố Đà Lạt, bản đồ chia ra Phƣờng 1, Phƣờng 2....Phƣờng 12, xó Xu n Trƣờng, xó Xu n Thọ, xó Tà Nung, xó Trạm Hành. Trong Phƣờng 12, tài liệu chia 2003, 2015...Trong năm 2015, tài liệu chia 15 tờ bản đồ đƣợc đỏnh từ tờ bản đồ số 01 đến tờ bản đồ cuối cựng.
* Sổ địa chớnh, Sổ mục kờ đất đai, Sổ theo dừi biến động đất đai.
Thứ nhất, cỏc loại sổ địa chớnh, sổ mục kờ, sổ theo dừi biến động đất đai đƣợc xếp chung, chứ khụng tỏch riờng ra từng loại sổ.
Thứ hai, cỏc sổ đƣợc sắp xếp từ năm 1987 đến năm 1995, cũn từ năm 1995 trở về đ , sổ đƣợc xếp đống trờn cỏc núc kệ hồ sơ. Theo luận giải của cỏn bộ làm lƣu trữ, bởi số tài liệu nà khụng đƣợc khai thỏc thụng tin, thụng tin đƣợc khai thỏc trờn mỏ qua phần mềm.
Khối tài liệu đƣợc chia theo đơn vị hành chớnh, đƣợc chia ra nhúm lớn theo cỏc hu ện (thị, thành). Trong mỗi hu ện, tài liệu chia nhỏ đến cỏc xó (phƣờng) xếp khụng theo thứ tự A, B, C.
Vớ dụ, cỏc loại sổ đƣợc sắp xếp chung chia ra 10 hu ện, 02 thành phố thuộc tỉnh: Hu ện Đức Trọng, hu ện L m Hà, hu ện Đơn Dƣơng, hu ện Di Linh, hu ện Đạ Tẻ, hu ện Cỏt Tiờn, hu ện Đạ Oai, thành phố Bảo Lộc, Thành phố Đà Lạt, hu ện Bảo L m, hu ện Đam Rụng, hu ện Lạc Dƣơng. Trong thành phố Đà Lạt, đƣợc chia ra Phƣờng 1, Phƣờng 2....Phƣờng 12, xó Xu n Trƣờng, xó Xu n Thọ, xó Tà Nung, xó Trạm Hành.
Phần lớn Sổ cũn lại từ năm 1995 đến na , đƣợc ph n loại sơ bộ theo hu ện trờn cỏc giỏ kệ, chƣa ph n loại cỏc loại sổ. Theo nhƣ giải thớch của cỏn bộ làm lƣu trữ, số sổ nà ớt đƣợc khai thỏc, nờn họ xếp vậ cho gọn.
- Nhúm bản lƣu GCNQSDĐ
Hỡnh 2.5. Bản lƣu giấ chứng nhận qu ền sử dụng đất tại Sở TN&MT Bản lƣu Giấ chứng nhận đƣợc sắp xếp theo số thứ tự vào sổ cấp GCN Bản lƣu Giấ chứng nhận đƣợc sắp xếp theo số thứ tự vào sổ cấp GCN
Vớ dụ: GCNQSDĐ của cụng t Cổ phần trà Rồng Vàng dƣới đ cú số vào sổ là CT00001 trong đú CT là “Cấp tỉnh”, 00001 là số vào sổ cấp Giấ chứng nhận.
2.2.2. Lập hồ sơ tài liệu lưu trữ địa chớnh
hứ nhất, hồ sơ, tài liệu giai đoạn giao nộp về kho lƣu trữ. Hồ sơ chƣa đƣợc sắp xếp, cũn nhiều bản trựng, bản thảo. Cỏc văn bản trong hồ sơ chƣa đƣợc đỏnh số tờ, chƣa lập mục lục văn bản và chứng từ kết thỳc, khụng ghi thời hạn bảo quản, khụng lập mục lục hồ sơ nộp lƣu. Riờng bản lƣu giấ chứng nhận qu ền sử dụng đất khụng đƣợc giao nộp về kho lƣu trữ, hiện đƣợc văn thƣ Văn phũng đăng ký đất đai bảo quản.
hứ hai, hồ sơ tài liệu giai đoạn bảo quản trong kho lƣu trữ. Đối với bản đồ địa chớnh, sắp xếp theo tờ bản đồ.
Đối với sổ mục kờ, sổ địa chớnh cỏc sổ chƣa đƣợc sắp xếp.
Cỏc loại hồ sơ, trong hồ sơ đo đạc dự ỏn, cỏn bộ lƣu trữ xếp gọn lại trong cỏc hộp.
Tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh đăng ký ban đầu, đăng ký biến động đất đai, và cấp giấ chứng nhận qu ền sử dụng đất: Hồ sơ khụng đỏnh số tờ, khụng viết mục lục văn bản, khụng viết chứng từ kết thỳc, và khụng ghi thời hạn bảo quản lờn bỡa hồ sơ.
2.2.3. Xỏc định giỏ trị và định thời h n bảo quản tài liệu lưu trữ địa chớnh
Xỏc định giỏ trị tài liệu là một nhiệm vụ quan trọng của tổ chức khoa học tài liệu, nhằm lựa chọn những tài liệu thật sự cú giỏ trị để bảo quản và tổ chức khai thỏc sử dụng, đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giỏ trị.
Trong quỏ trỡnh hoạt động Sở đó sản sinh ra nhiều loại tài liệu, phong phỳ về nội dung, đa dạng về hỡnh thức cũng nhƣ loại hỡnh
Toàn bộ tài liệu đƣa vào kho lƣu trữ cơ bản đƣợc xếp lờn giỏ kệ, và chƣa đƣợc xỏc định giỏ trị, toàn bộ tài liệu theo nhƣ lónh đạo ờu cầu là giỏ trị vĩnh viễn, lƣu trong kho lƣu trữ, khụng giao nộp về lƣu trữ lịch sử.
Tuy nhiờn, theo Thụng tƣ số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27 thỏng 12 năm 2016 của Bộ trƣởng Bộ TN&MT, vẫn cú những tài liệu cú giỏ trị thời hạn:
Thời hạn bảo quản 30 năm: Thiết kế kỹ thuật - dự toỏn cụng trỡnh và Qu ết định phờ du ệt; Sổ tiếp nhận và trả kết quả đăng ký.
Thời hạn bảo quản 20 năm: Cỏc loại sổ đo, cỏc tài liệu liờn quan khỏc; Tài liệu kiểm tra, kiểm nghiệm mỏ múc và dụng cụ đo đạc; Hồ sơ giỏm sỏt, kiểm tra, nghiệm thu
Thời hạn bảo quản 5 năm gồm Hồ sơ, tài liệu đăng ký cho thuờ, cho thuờ lại, qu ền sở hữu tài sản gắn liền với đất; Hồ sơ, tài liệu đó đăng ký xúa cho thuờ, cho thuờ lại, qu ền sở hữu tài sản gắn liền với đất.
Sở chƣa thành lập danh mục hồ sơ, chƣa lập Hội đồng xỏc định giỏ trị xỏc định giỏ trị tài liệu. Cũn nhiều loại tài liệu vẫn giữ ở cỏn bộ chu ờn mụn chƣa giao nộp về, nhƣ bản Lƣu giấ chứng nhận Qu ền sử dụng đất, tài liệu ở cỏc phũng chu ờn mụn nhƣ Văn phũng đăng ký đất đai tỉnh, Phũng quản lý đất đai, Phũng đo đạc bản đồ viễn thỏm.
2.2.4. Hệ th ng húa hồ sơ tài liệu lưu trữ địa chớnh
Qua quan sỏt hộp trờn cỏc hộp giỏ để tài liệu ta nhận thấ :
Đối với tài liệu cỏc dự ỏn đo đạc bản đồ tài liệu đó bị xộ lẻ hồ sơ theo giai đoạn. Vớ dụ nhƣ Sổ mục kờ, Sổ địa chớnh phải đƣợc xếp vào bộ hồ sơ của dự ỏn đo cỏc xó. Nhƣng ở đ , phũng Lƣu trữ đó tỏch riờng sổ để bảo quản riờng.
Cỏc năm sắp xếp khụng theo thứ tự, hồ sơ 2009, 2010, 2011 xếp đến 2010, 2011...
Trong một hộp đựng hồ sơ chung cả hồ sơ Khoỏng sản, Thanh tra, Khiếu nại, Chu ển nhƣợng, Gia hạn, Cấp giấ .
Hỡnh 2.6. Mẫu nhón hộp tại tài liệu lƣu trữ địa chớnh
Khi cụng t giải thể hoặc sắp nhập, hoặc đổi tờn, cỏn bộ lƣu trữ vẫn để tờn cũ, và “mở ngoặc đơn” thờm tờn mới.
Nhƣ vậ , việc hệ thống nhƣ vậ , hồ sơ sẽ khụng cố định trong cỏc cặp hộp trờn giỏ kệ mà luụn luụn phải bổ sung hồ sơ trong nhiều năm liờn tục và cả trong tƣơng lai. Điều đú dẫn đến luụn xờ dịch cỏc hộp trờn giỏ kệ đựng tài liệu. Trờn giỏ đựng tài liệu luụn phải thờm cỏc hộp bổ sung nếu tổ chức phỏt sinh hồ sơ.
2.3.5. Xõy dựng cụng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ địa chớnh
Cụng cụ tra cứu tài liệu lƣu trữ là những cụng cụ tra tỡm tài liệu và thụng tin tài liệu của cỏc phũng, kho lƣu trữ. Cụng cụ tra cứu dựng để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của cỏc kho lƣu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu giỳp ngƣời nghiờn cứu, sử dụng tài liệu một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc theo ờu cầu của họ. Cụng cụ tra cứu giỳp cho cỏc cỏn bộ trong cơ quan tra tỡm nhanh chúng, giới thiệu túm tắt thành phần, nội dung của phụng lƣu trữ. Thụng qua hệ thống cụng cụ tra cứu cỏn bộ chƣa tiếp cận hồ sơ tài liệu đó nắm đƣợc những nội dung cần thiết về thành phần và nội dung tài liệu. Điều đú, sẽ tiết kiệm thời gian cho ngƣời nghiờn cứu và cả cỏn bộ lƣu trữ. Ngoài ra, cụng cụ tra cứu cũn cú tỏc dụng trong việc quản lý, thống kờ số lƣợng, thành phần tài liệu làm cơ sở cho việc x dựng kế hoạch quản lý tài liệu đƣợc chặt chẽ.
Sở TN&MT tỉnh L m Đồng trƣớc năm 2005 cơ quan cú Sổ nhập tài liệu nhƣng từ năm 2005 đến na cơ quan khụng sử dụng Sổ nhập tài liệu lƣu trữ mà đƣợc nhập vào phần mềm tra cứu tài liệu CIDOC (H 2.7).
Hỡnh 2.7. Phần mềm quản lý kho tƣ liệu Sở TN&MT
2.3. Những ƣu điểm và hạn chế của tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa chớnh của Sở Tài nguyờn và Mụi trƣờng tỉnh Lõm Đồng trữ địa chớnh của Sở Tài nguyờn và Mụi trƣờng tỉnh Lõm Đồng
2.3.1. Ưu điểm
Tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa chớnh tại Sở cú những ƣu điểm nhƣ sau:
hứ nhất, Sở cũng đó bố trớ kho tàng, cơ sở vật chất để bảo quản khối tài liệu lƣu trữ địa chớnh. Mọi ngƣời đó ý thức về giỏ trị của tài liệu lƣu trữ, tài liệu sản sinh ra đƣợc giao nộp về lƣu trữ cơ quan.
hứ hai, cụng tỏc ph n loại tài liệu bƣớc đầu đƣợc quan tõm. Cơ quan đó ph n loại tài liệu lƣu trữ địa chớnh theo cỏc nhúm tài liệu. Tài liệu trong mỗi hồ sơ đó đƣợc sắp xếp theo phƣơng ỏn ph n loại nhất định trong đú kể đến Bản đồ địa chớnh. Hồ sơ đó đƣợc sắp xếp vào cỏc cặp, hộp, giỏ, tủ.
hứ ba, cụng cụ tra cứu (phần mềm Cidoc) đó đƣợc x dựng để phục vụ cụng tỏc thụng kờ, và tra tỡm tài liệu từ 2004 đến na .
2.3.2. H n chế
Bờn cạnh những kết quả đạt đƣợc, tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa chớnh tại Sở TN&MT tỉnh L m Đồng cũn cú một số hạn chế sau:
hứ nhất, diện tớch kho khỏ chật chội, chƣa cú kho lƣu trữ chu ờn dụng. Cỏc phƣơng tiện bảo quản tài liệu cũng nhƣ giỏ kệ chƣa đỏp ứng so với lƣợng hồ sơ bảo quản và hồ sơ thu thập, bổ sung trong thời gian tới. Hiện cơ quan cú 02 kho lƣu trữ tài liệu tổng diện tớch kho là 100m2,, trong khi diện tớch thực cần cú 300m2 để đỏp ứng nhu cầu bảo quản. Một số tài liệu bản đồ và hầu hết cỏc loại Sổ mục kờ, Sổ địa chớnh vẫn cũn tỡnh trạng bú gúi trờn núc cỏc kệ đựng tài liệu, hoặc trong kho chứa tạm. Điều nà g khú khăn cho việc tra cứu, sử dụng tài liệu, và cụng tỏc bảo quản tài liệu.
hứ hai, đối với việc thực hiện cỏc kh u nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa chớnh.
Tài liệu địa chớnh khụng đƣợc tỏch riờng, mà đƣợc xếp chung với cỏc loại tài liệu khỏc của Sở nhƣ hồ sơ về thanh tra, nhƣ hồ sơ về mụi trƣờng, hồ sơ về khoỏng sản ...Vớ dụ, một tổ chức nhƣ “Doanh nghiệp tƣ nh n L m Phần” cú hồ sơ Thuờ đất, Điều chỉnh, Cấp giấ , Thanh tra, Khoỏng sản. Hoặc “Cụng t Cổ phần xuất nhập khẩu hợp tỏc Quốc tế (GELEXIM)” cú hồ sơ Giao đất, Mụi trƣờng, Chu ển mục đớch, Điều chỉnh.
Khi tổ chức sỏp nhập, đổi tờn, thỡ làm theo phƣơng phỏp nà rất khú để cập nhật thụng tin “tờn tổ chức”, và khú cho việc tra cứu. Vớ dụ, năm 2005 Sở TN&MT giao đất cho Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc để x dựng Ph n hiệu trƣờng Trung cấp Văn thƣ, Lƣu trữ. Nhƣng đến năm 2017, Ph n hiệu giải thể sỏp nhập vào Đại học Nội vụ Hà Nội thành Trung t m Đào tạo Bồi dƣỡng. Theo lý giải từ phớa cỏn bộ lƣu trữ, tờn tổ chức khi tra cứu vẫn để là Ph n hiệu Trƣờng Trung cấp Văn thƣ Lƣu trữ Trung ƣơng. Đ là trƣờng hợp đổi tờn ớt, nhƣng cú nhiều cụng t tƣ nh n tha đổi nhiều lần...thỡ sẽ g bất cập trong việc tra cứu thụng tin cho ngƣời khai thỏc, họ sẽ tra cứu thụng tin là Ph n hiệu, ha là Trung t m đào tạo bồi dƣỡng.
- Về hệ thống húa tài liệu.
Tài liệu hệ thống húa theo tờn tổ chức g khú khăn cho việc sắp xếp, thống kờ tài liệu, g tốn diện tớch bảo quản. Vỡ khi sắp xếp theo tổ chức, diện tớch hộp, giỏ bảo quản hồ sơ của mỗi tổ chức đều phải để trống để bổ sung cỏc hồ sơ tiếp theo.
Đối với hồ sơ của cỏc dự ỏn đo đạc bản đồ địa chớnh. Hồ sơ theo giai đoạn cả cụng trỡnh đo toàn xó bao gồm Sổ mục kờ, Sổ địa chớnh, bản đồ địa chớnh. Tu nhiờn cỏn bộ làm lƣu trữ tỏc riờng Sổ mục kờ, Sổ địa chớnh, bản đồ địa chớnh để bảo quản riờng, g xộ lẻ hồ sơ.
Về ngu ờn tắc hồ sơ về Khoỏng sản khụng thể xếp chung với hồ sơ về Địa chớnh (Cấp giấ ), hoặc hồ sơ của Mụi trƣờng khụng thể xếp cung với hồ