9. Bố cục của đề tài
3.3. Về phía cơ quan VPTW Đảng
3.3.3. Các giải pháp khác
Để nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác thông tin nói chung và công tác tổng hợp thông tin từ tài liệu lưu trữ nói riêng cần thực hiện một số giải pháp sau :
+ Tổ chức thực hiện tốt các quy định hiện hành và xây dựng mới các quy định cần thiết liên quan đến công tác khai thác, sử dụng thông tin tại VPTW Đảng và các quy định về chế độ đãi ngộ đến người trực tiếp làm công tác thông tin tại VPTW Đảng.
+ Nâng cao chất lượng khai thác và chất lượng ở tất cả các khâu. Cán bộ, chuyên viên cần đổi mới cách khai thác, sử dụng các nguồn thông tin trong đó có thông tin trong tài liệu lưu trữ, tăng cường tích luỹ kiến thức, khả năng phân tích và đánh giá thông tin để khai thác, xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo một cách có hiệu quả và chất lượng nhất.
+ Tăng cường chia sẻ thông tin giữa các cá nhân, đơn vị. Bởi vì các lĩnh vực liên quan đến nhau, đôi khi thông tin đầu vào của chuyên viên này là sản phẩm thông tin đầu ra của chuyên viên khác.
+ Tăng cường đội ngũ cộng tác viên thường xuyên và cộng tác viên không thường xuyên để tạo nguồn thông tin đa dạng, phong phú. Cần tăng cường mối quan hệ mật thiết với các cơ quan lưu trữ Đảng và Nhà nước, cơ quan thông tin, cơ quan nghiên cứu và các trường giảng dạy về kinh tế, xã hội, pháp luật…, các
chuyên gia nghiên cứu khoa học ở các bộ ngành, địa phương để phối hợp nghiên cứu, đề xuất các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của VPTW Đảng.
+ Tăng cường tham khảo thông tin từ các đề tài, đề án nghiên cứu trước. Các đề tài nghiên cứu, các đoàn đi công tác ở bộ, ngành, địa phương cần tham khảo thông tin lẫn nhau.
+ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tổng hợp thông tin nói chung và công tác tổng hợp thông tin từ tài liệu lưu trữ nói riêng là phương pháp tối ưu, nhanh chóng và hiện đại, là công cụ đắc lực giúp chuyên viên trong một số khâu xử lý thông tin : soạn thảo văn bản, khai thác thông tin (trên mạng internet, trong hệ thống CSDL tài liệu lưu trữ), tổ chức CSDL, tìm kiếm và xử lý thông tin. Đó là những tiện ích tối giản nhất mà chuyên viên nhận được từ máy tính và công nghệ thông tin. Vì vậy, chuyên viên có thể ứng dụng công nghệ hành chính hiện đại trong một số nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin nhằm nâng cao chất lượng thông tin sau tổng hợp.
Trên đây là một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổng hợp thông tin nói chung và chất lượng thông tin tổng hợp mà chúng tôi đã rút ra trong thời gian nghiên cứu và khảo sát trực tiếp đối với những người thực hiện công tác thông tin và tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng. Đó không hẳn là tất cả các giải pháp tối ưu nhất nhưng chúng tôi hy vọng rằng, chúng sẽ là kênh tham khảo nhằm nâng cao giá trị của các sản phẩm thông tin đặc biệt là giá trị của tài liệu lưu trữ đối với công tác thông tin tại VPTW Đảng, cơ quan nòng cốt cho công tác tham mưu, tổng hợp của BCHTW, BCT, BBT.
Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan KẾT LUẬN
________
Tài liệu lưu trữ quốc gia nói chung, tài liệu lưu trữ của Đảng nói riêng là di sản văn hoá vô cùng quý giá của dân tộc Việt Nam. Tài liệu lưu trữ đã góp phần tích cực phục vụ cho công tác thực tiễn và công tác nghiên cứu khoa học. Đặc biệt thông tin trong tài liệu lưu trữ đã là một trong những nguồn thông tin đáng tin cậy và không thể thiếu trong công tác tổng hợp thông tin tại cơ quan VPTW Đảng phục vụ yêu cầu của BCHTW, BCT, BBT về nhiều lĩnh vực nhằm đưa ra các chủ trương, chính sách phát triển đất nước.
Để quản lý tốt khối tài liệu quý giá và đưa ra phục vụ xã hội có hiệu quả, Cục Lưu trữ Trung ương Đảng đã tiến hành tổ chức tài liệu trong kho một cách khoa học trên cơ sở các nguyên tắc của lưu trữ học về phân loại và hệ thống hoá tài liệu lưu trữ. Việc xây dựng các công cụ thống kê và tra tìm tài liệu được quan tâm, đáng chú ý là đã vận dụng những thành tựu của khoa học công nghệ vào việc xây dựng CSDL văn kiện Đảng và CSDL mục lục hồ sơ phục vụ cho công tác tra tìm, khai thác, sử dụng nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện nhằm xây dựng hệ thống ngân hàng dữ liệu phục vụ công tác tổng hợp thông tin và các công tác khác phục vụ lãnh đạo.
Bên cạnh việc cần có sự quan tâm, ưu tiên cho các yêu cầu khai thác của cán bộ, chuyên viên trong việc sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động của cơ quan cần có sự đổi mới đồng bộ trong mọi hoạt động từ các hoạt nghiệp vụ (thu thập (khai thác, sử dụng các nguồn thông tin trong đó có nguồn thông tin trong quá khứ), xử lý và cung cấp thông tin) đến các hoạt động chuyên môn khác như : đổi mới công tác lãnh đạo, chỉ đạo trong cán bộ quản lý; đổi mới tư duy, ý thức của người dùng tin và người khai thác thông tin phục vụ công tác tham mưu tổng hợp; đổi mới quy trình thông tin; xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác thông tin. Đồng thời coi tài liệu lưu trữ là nguồn tài nguyên, nguồn nguyên liệu thông tin không thể thiếu trong công tác thông tin phục vụ lãnh đạo. Trước đây, chúng ta đã khai thác, sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, nay càng đòi hỏi phải khai thác, sử dụng tốt hơn nguồn thông tin quá khứ này. Các sản phẩm thông tin sau tổng hợp có
độ tin cậy, chính xác, kịp thời đối với lãnh đạo hay không tuỳ thuộc một phần rất lớn vào việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ như thế nào? Việc khai thác và sử dụng một cách triệt để và toàn diện nguồn thông tin quá khứ sẽ góp phần làm chất lượng thông tin của VPTW Đảng ngày càng được nâng lên. Để làm được điều đó, cần nghiên cứu và đưa vào sử dụng các biện pháp nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ. Đối với từng nhóm giải pháp cần triển khai cụ thể đến từng đối tượng để nâng cao nhận thức cũng như ý thức sử dụng thông tin quá khứ trong công việc. Tất cả những điều đó là điều kiện cần và đủ để tạo nên các sản phẩm thông tin ngày càng chính xác và đủ sức thuyết phục lãnh đạo.
Tóm lại, qua việc nghiên cứu về vấn đề "Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng", chúng tôi hy vọng các nhóm giải pháp nêu trong đề tài là bước khởi đầu để cơ quan VPTW Đảng có thể áp dụng vào thực tiễn vừa góp phần đưa công tác thông tin ngày càng phát triển vừa góp phần đưa tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ đến gần hơn với các nhu cầu thực tiễn trong cuộc sống, phục vụ cho mục đích thiết thực nhất của cơ quan nơi mình công tác, giúp các cán bộ, chuyên viên nhìn nhận rõ vai trò, giá trị của thông tin trong tài liệu lưu trữ đối với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của VPTW Đảng - cơ quan tham mưu, tổng hợp thông tin của BCHTW, BCT, BBT.
Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan TÀI LIỆU THAM KHẢO
________
1- Hà Thị Tú Anh (2002) : Tổ chức lưu trữ và khai thác nguồn tư liệu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ báo chí của phóng viên tại một số toà soạn báo ở Hà Nội; Luận văn thạc sĩ;
2- Ban Bí thư : Quy định 210-QĐ/TW, ngày 06/3/2009 về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam;
3- Ban Bí thư : Quy định 212-QĐ/TW, ngày 16/3/2009 về giải mật tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước khi nộp lưu vào KLTTW Đảng và tài liệu của KLTTW Đảng;
4- Ban Bí thư : Quyết định số 251-QĐ/TW, ngày 31/7/2009 về chế độ báo cáo BCT, BBT;
5- Ban Bí thư : Quyết định số 317-QĐ/TW, ngày 23/7/2010 về quản lý, khai thác, sử dụng CSDL văn kiện Đảng trên mạng thông tin diện rộng của Đảng;
6- Bộ Nội vụ : Báo cáo 2469/BC-BNV, ngày 03/7/2009 về tham khảo kinh nghiệm nước ngoài về Luật lưu trữ;
7- Bộ Tư pháp (2008) : Công tác tham mưu, tổng hợp trong cơ quan Bộ Tư pháp - Thực trạng và giải pháp, Tài liệu toạ đàm khoa học;
8- Chính phủ : Nghị định 111/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001;
9- Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm (1990) : Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội;
10- Cục Lưu trữ Nhà nước (1992) : Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội;
11- Cục Lưu trữ Cộng hoà Pháp (1993) : Thực tiễn Lưu trữ Pháp, Lưu trữ Quốc gia Paris (tài liệu dịch);
12- Cục Lưu trữ Trung ương Đảng : Báo cáo số 36-BC/CLT, ngày 30/12/2008 về tổng kết công tác năm 2008 và phương hướng công tác năm 2009;
13- Cục Lưu trữ Trung ương Đảng : Báo cáo số 47-BC/CLT, ngày 25/12/2009 về tổng kết công tác năm 2009 và phương hướng công tác năm 2010;
14- Cục Lưu trữ Trung ương Đảng : Báo cáo số 69-BC/CLT, ngày 28/12/2010 về tổng kết công tác năm 2010 và phương hướng công tác năm 2011;
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Đảng"
16- Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước (2002) : Nghiên cứu đổi mới công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở các Trung tâm lưu trữ quốc gia, Đề tài nghiên cứu khoa học;
17- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2004) : Kỷ yếu hội thảo "Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin theo tinh thần Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia";
18- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2008) : Kỷ yếu hội thảo"Phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc";
19- Nguyễn Quốc Dũng (2008) : Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Kho Lưu trữ Trung ương Đảng thời gian qua và hướng phục vụ trong thời gian tới, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, số 5;
20- Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (2010) : Kỷ yếu hội thảo "Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn";
21- Vũ Cao Đàm (2003) : Phương pháp luận nghiên cứu khoa học, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội;
22- Đảng Cộng sản Việt Nam (1986) : Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ VI, Hà Nội;
23- Đảng Cộng sản Việt Nam (2006) : Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ X, Hà Nội;
24- Đinh Văn Đường (1995) : Nghiên cứu lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam từ nguồn tài liệu lưu trữ, Luận văn thạc sĩ;
25- Dương Văn Khảm (tháng 9/1988) : Đổi mới việc sử dụng tài liệu lưu trữ - Một yêu cầu cấp bách có tính chất xã hội, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, số 3;
26- Dương Văn Khảm, Trần Hoàng, Nguyễn Hữu Thời, Nguyễn Thu An (2005) :
Nghiệp vụ Thư ký văn phòng, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội;
27- Lê Xuân Hoa (1999) : Điều tra và xử lý thông tin trong quản lý, NXB Thống kê Hà Nội;
28- Học viện Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh - Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính (2002) : Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức, Hà Nội;
29- Nghiêm Kỳ Hồng (tháng 2/2009) : Mấy suy nghĩ về đổi mới công tác tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ hiện nay, Tạp chí Văn thư và Lưu trữ, số 2;
dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Luận văn thạc sĩ;
31- Nguyễn Hữu Hùng (2005) : Thông tin - Từ lý luận tới thực tiễn, NXB Văn hoá thông tin;
32- Nguyễn Văn Lanh (tháng 2/2010) : Công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ở các cơ quan lưu trữ cấp uỷ - Thực trạng và giải pháp, Tạp chí Văn phòng cấp uỷ, số chuyên đề;
33- Nguyễn Lân (2000) : Từ điển Tiếng Việt, NXB Thành phố Hồ Chí Minh;
34- Line Ros (2004) : Nghệ thuật làm thông tin, NXB Thông Tấn, Hà Nội;
35- Lê Khả Phiêu (tháng 11/1997) : Bài phát biểu tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Quyết định số 20-QĐ/TW về phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam;
36- Vũ Thị Phụng (2003) : Nghiệp vụ thư ký văn phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội;
37- Quốc hội : Luật Lưu trữ năm 2011;
38- Hà Văn Tấn (1989) : Lời giới thiệu sách Trung tâm lưu trữ quốc gia I, Cục Lưu trữ xuất bản;
39- Bùi Văn Thạch (tháng 11/2007) : Nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Trung ương Đảng phục vụ sự lãnh đạo của BCT, BBT, Đề tài nghiên cứu cấp Văn phòng;
40- Bùi Văn Thạch (tháng 8/2008) : Nâng cao chất lượng biên tập các báo cáo thông tin định kỳ phục vụ lãnh đạo của Văn phòng Trung ương Đảng, Đề tài nghiên cứu cấp Văn phòng;
41- Văn Tất Thu (2009) : Nghiên cứu hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng phục vụ chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, Đề tài nghiên cứu cấp bộ;
42- Nguyễn Thị Út Trang (2008) : Tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu Phông Lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra Trung ương Đảng - Thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sĩ;
43- Nguyễn Văn Triết (tháng 4/2010) : Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động của Thường trực Tỉnh uỷ và các cơ quan Đảng trên mạng tin học diện rộng của Đảng ở tỉnh Trà Vinh, Tạp chí Văn phòng cấp uỷ, số chuyên đề;
44- Trung tâm Biên soạn Từ điển bách khoa Việt Nam (2005) : Từ điển Bách khoa Việt Nam, NXB Từ điển Bách khoa;
45- Vương Hoàng Tuấn (1998) : Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng, NXB Trẻ;
46- Lương Thị Tuyền (2009) : Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác phụ vận tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam,
Khoá luận tốt nghiệp;
47- Văn phòng Trung ương Đảng : Quy định 444-QĐ/VPTW, ngày 01/12/1999 về việc lập hồ sơ, nộp lưu, quản lý tài liệu lưu trữ hiện hành;
48- Văn phòng Trung ương Đảng : Quy định số 611-QĐ/VPTW ngày 25/9/2000 về sử dụng và phục vụ khai thác tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng;
49- Văn phòng Trung ương Đảng (2001) : Về công tác văn phòng cấp uỷ đảng,
NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội;
50- Văn phòng Trung ương Đảng (2008) : Quy chế làm việc của Văn phòng Trung ương Đảng (lưu hành nội bộ), NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội;
51- Văn phòng Trung ương Đảng : Báo cáo số 14-BC/VPTW-nb, ngày 25/5/2011 về tổng kết 10 năm (2001-2010) thực hiện "Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia" ở Văn phòng Trung ương Đảng và các cơ quan lưu trữ của Đảng;
52- Văn phòng Trung ương Đảng : Báo cáo số 35-BC/VPTW-nb, ngày