9. Bố cục của đề tài
3.2. Về phía cơ quan lưu trữ
3.2.3. Đa dạng hoá các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Theo kết quả nghiên cứu và phân tích ở phần 2.2, các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ áp dụng cho các chuyên viên của VPTW Đảng chủ yếu gồm : tổ chức tại phòng đọc, sao chụp, đề nghị cơ quan lưu trữ cung cấp tài liệu theo chủ đề hội nghị và tra tìm qua mạng nội bộ. Các hình thức trên chưa mang tính chủ động cao, cơ quan lưu trữ chưa giới thiệu được nội dung, thành phần và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đến với độc giả nói chung và chuyên viên Văn phòng nói riêng. Trong thời gian tới, Cục Lưu trữ Trung ương Đảng cần khắc phục các hạn chế trên
để đưa lưu trữ đến gần hơn với độc giả, với chuyên viên tổng hợp của Văn phòng, đó là những người hiểu và rất cần đến tài liệu lưu trữ trong quá trình tác nghiệp thông tin. Nếu các thông tin tổng hợp từ tài liệu lưu trữ được trích nguồn đầy đủ, chi tiết cũng là cách để giới thiệu tài liệu lưu trữ đến các lãnh đạo. Từ đó sẽ có tương tác ngược trở lại có ích cho lưu trữ, lưu trữ sẽ được quan tâm và đầu tư thích đáng nếu có hiệu quả đối với công tác thông tin mà trực tiếp là thông tin trong hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của các đồng chí lãnh đạo. Cục Lưu trữ Trung ương Đảng cần xây dựng thêm các hình thức khai thác, sử dụng mang tính chủ động hơn nữa :
(1) Tăng cường thông báo giới thiệu về nội dung, thành phần tài liệu được bảo quản trong Kho Lưu trữ lịch sử và Kho Lưu trữ hiện hành qua mạng nội bộ của cơ quan hoặc thông báo trên các tạp chí chuyên ngành do cơ quan phát hành. Đây là một hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang tính chất thông tin chủ động nhằm giúp cho chuyên viên nắm được những tài liệu có giá trị trong từng Kho Lưu trữ để sử dụng vào hoạt động quản lý.
(2) Xuất bản văn kiện của các kỳ đại hội, hội nghị, các văn kiện chuyên đề là một trong các hình thức công bố tài liệu được coi là hoạt động thiết thực, đáp ứng yêu cầu sử dụng lâu dài và thuận lợi cho chuyên viên trong quá trình tra cứu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin cung cấp cho lãnh đạo. Trong thời gian tới cần phối hợp với các cơ quan có liên quan tiếp tục tổ chức công bố xuất bản các tập văn kiện Đảng và đa dạng hoá các hình thức công bố xuất bản.
(3) Cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ qua mạng internet.
Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay cùng với những tiện ích kết nối mà công nghệ thông tin đem lại thì việc sử dụng internet như một công cụ truyền thông được các cơ quan thông tin chú trọng.Việc áp dụng các hình thức cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ qua mạng sẽ mang lại hiệu quả cao trong công tác tổ chức khai thác. Đối với tài liệu lưu trữ Đảng, đặc thù là nhiều tài liệu có độ mật cao nên việc độc giả sử dụng tài liệu qua mạng internet là bất cập. Tuy nhiên, cơ quan lưu trữ cần coi internet là một phương tiện kết nối nhu cầu cung cấp thông tin của cơ quan lưu trữ với yêu cầu của độc giả. Chúng ta không thể đăng cụ thể nội dung, thành phần tài liệu lên mạng nhưng có thể đăng các bài viết về công tác lưu trữ và những lợi ích mà tài liệu lưu trữ Đảng đem lại, mọi người quan tâm sẽ trực tiếp đến Kho Lưu trữ để tiếp cận, khai thác; hoặc khi tổ chức triển lãm có thể giới thiệu rộng rãi trên mạng internet để độc giả đến tham quan, tìm hiểu, nghiên cứu.
Đồng thời cân nhắc việc công bố công khai 54 tập Văn kiện Đảng để đông đảo độc giả dễ dàng tìm hiểu về chủ trương, chính sách của Đảng và chuyên viên tổng hợp có thể truy cập khi đi công tác bởi vì không phải ở đâu cũng sử dụng được mạng nội bộ trong hệ thống Đảng.
nhưng tuỳ hoàn cảnh, điều kiện và tính cơ mật của tài liệu mà cơ quan lưu trữ quyết định đưa ra các hình thức khai thác thích hợp. Việc đa dạng hoá các cách thức tiếp cận tài liệu lưu trữ ở VPTW Đảng trong thời gian tới là điều cần thiết, tạo điều kiện thuận lợi cho chuyên viên khai thác thông tin phục vụ công tác tổng hợp.