9. Bố cục của đề tài
3.2. Về phía cơ quan lưu trữ
3.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng tăng của độc giả nói chung và chuyên viên tổng hợp nói riêng thì việc tăng cường tổ chức khoa học tài liệu là rất quan trọng. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là công việc đảm bảo chất lượng hồ sơ được đem ra phục vụ độc giả. Làm tốt công tác tổ chức khoa học tài liệu cũng là một trong những hình thức nâng cao hàm lượng thông tin trong tài liệu lưu trữ. Có thể nói chất lượng các sản phẩm thông tin sau tổng hợp cao hay không là tuỳ thuộc vào việc sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ nhiều hay ít và hàm lượng thông tin tài liệu lưu trữ được chuyển tải trong nó cao hay thấp. Điều đó đòi hỏi các chuyên viên phải hướng mạnh vào việc khai thác, sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ vào công tác tổng hợp thông tin. Tuy nhiên, để làm tốt công tác đó, Cục Lưu trữ Trung ương Đảng cần quan tâm đến một số vấn đề sau :
Trước hết, cần thu thập, bổ sung tài liệu còn thiếu để giao nộp đầy đủ vào lưu trữ. Quy định chặt chẽ hơn về việc lựa chọn những tài liệu đưa vào lưu trữ để giúp cán bộ lưu trữ xác định giá trị tài liệu thuận lợi hơn. Muốn vậy, Cục Lưu trữ Trung ương Đảng cần ban hành các văn bản về hướng dẫn giao nộp, từ đó có kế hoạch cụ thể trong thu thập, bổ sung một cách đầy đủ và chuẩn xác, tránh tình trạng như sau Đại hội XI, các tiểu ban giao nộp hồ sơ nhưng có nơi giao nộp đúng thời hạn, có nơi chậm trễ, chất lượng hồ sơ chưa thực sự đồng đều.
VD : Bảng số lượng thống kê theo Báo cáo số 17-BC/VPTW/nb, ngày 07/7/2011 của VPTW Đảng)
TT Tên Tiểu ban Số lƣợng
(cặp ba dây)
1 Tiểu ban Cương lĩnh 123
2 Tiểu ban tổ chức phục vụ Đại hội 40
3 Tiểu ban Nhân sự 70
4 Tiểu ban Điều lệ Đảng 6
5 Tiểu ban Chiến lược phát triển KT-XH 36
Vì vậy, Cục Lưu trữ Trung ương Đảng cần theo dõi chặt chẽ trong việc lập hồ sơ cũng như cần đặt ra chế tài thưởng phạt đối với việc lập hồ sơ của các chuyên viên. Đồng thời, cán bộ lưu trữ cũng cần phải nắm được thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc của một tổ chức để khi giao nhận nếu thấy thiếu thì yêu cầu bổ sung.
Ngoài ra cần tiến hành các nghiệp vụ lưu trữ khác trong quá trình tổ chức khoa học tài liệu, song việc tăng cường xây dựng công cụ tra cứu là nhiệm vụ quan trọng, có vai trò thiết thực trong việc tra tìm tài liệu lưu trữ. Một trong những nhiệm vụ cơ bản của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng là xây dựng công cụ tra tìm nhằm giới thiệu thành phần, nội dung và địa chỉ của tài liệu phục vụ khai thác, sử dụng một cách dễ dàng, nhanh chóng.
Trong khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin cung cấp cho lãnh đạo thì phương tiện để tra tìm tài liệu lại càng cần thiết hơn cả vì "Việc truy cập nhanh chóng thông tin được mọi người cảm thấy là một nhu cầu, thậm chí là một quyền lợi. Đó là một hiện tượng xã hội mà các nhà lưu trữ phải thích ứng như các thành viên làm các nghề tư liệu khác" [11,tr.19]. Do vậy, Kho Lưu trữ không thể để độc giả phải mất quá nhiều thời gian và công sức để tìm hiểu và phát hiện những thông tin mà họ đang lưu giữ. Xét cho cùng công cụ tra tìm là một hình thức giới thiệu và quảng cáo tài liệu lưu trữ đến độc giả. Ngoài công cụ tra cứu truyền thống chủ yếu là : mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu, các loại bộ thẻ tra tìm thì Cục Lưu trữ Trung ương Đảng cần đầu tư hơn nữa để nhanh chóng triển khai áp dụng công cụ tra cứu hiện đại, hoàn thiện việc cập nhật những tài liệu lưu trữ đưa lên mạng nội bộ và mạng diện rộng của Đảng theo mục đích của Đề án 47 và Đề án 06 - Tin học hoá tài liệu của các cơ quan Đảng nhằm xây dựng hệ thống công cụ tra tìm hoàn chỉnh, khoa học, đảm bảo việc tra tìm tài liệu trên nhiều phương diện (thủ công và tự động hoá) một cách nhanh chóng, chính xác. Do vậy, bên cạnh việc củng cố và hoàn chỉnh hệ thống công cụ tra cứu truyền thống nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý và tra tìm tài liệu hiện tại và trong những năm tới cần đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng các CSDL quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ (thông tin cấp 1 và thông tin cấp 2).