9. Bố cục của đề tài
3.3. Về phía cơ quan VPTW Đảng
3.3.1. Từng bước tiêu chuẩn hoá quy trình thông tin
"Quy trình" là trình tự phải tuân theo để tiến hành một công việc nào đó [28,tr.13]; "chuẩn" là cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, để hướng theo đó mà làm cho đúng [28,tr.18].
Vậy Quy trình chuẩn là trình tự phải tuân theo để tiến hành một công việc theo tiêu chuẩn đã được lựa chọn trước đó.
Việc tiêu chuẩn hoá quy trình thông tin giúp cho quá trình xử lý, tổng hợp được tiến hành nhanh chóng, thể hiện rõ chức năng, nhiệm vụ của từng người, từng bộ phận liên quan đến Văn phòng, từng cơ quan tham mưu cho cấp uỷ Đảng. Việc xây dựng quy trình chuẩn giúp việc xây dựng và ứng dụng các phần mềm chuyên dụng cho quá trình tác nghiệp thông tin được nhanh hơn, khoa học và hợp lý hơn, góp phần đáng kể vào đẩy mạnh cải cách hành chính trong Đảng, giảm phiền hà, tăng tính công khai, minh bạch, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác thông tin và quản lý chặt chẽ hơn cán bộ, chuyên viên trong giải quyết công việc.
Với tầm quan trọng của công tác thông tin là phục vụ lãnh đạo với mục đích tham mưu, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định về chủ trương, biệp pháp nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan; kiểm tra việc thực hiện các quyết định, chỉ thị, nghị quyết, chương trình, kế hoạch công tác đã đề ra. Vì vậy, sản phẩm thông tin phải đảm bảo nguyên tắc như xử lý và cung cấp thông tin đúng đối tượng, đảm bảo chất lượng thông tin; trung thực, chính xác, kịp thời, đầy đủ.
Hiện tại, VPTW Đảng cũng xác định được nhiệm vụ của mình trong thời gian tới là " VPTW Đảng có trách nhiệm soạn thảo 6 quy trình mẫu :………., quy trình tổng hợp thông tin phục vụ cấp uỷ,……….để các địa phương tham khảo, phấn
khuyến khích các văn phòng nâng cao chất lượng quản lý các quy trình theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008" [52,tr.17].
Qua tìm hiểu và nghiên cứu, chúng tôi mạnh dạn đưa ra quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin nói chung trong đó bao gồm cả quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ.
Quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
Quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin là toàn bộ các bước nghiệp vụ tiến hành trong thu thập thông tin, xử lý thông tin và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp của Văn phòng. Việc xây dựng quy trình là cơ sở quan trọng cho chuyên viên tổng hợp của Văn phòng sử dụng để thu thập thông tin đầy đủ, xử lý thông tin chính xác - khoa học và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo. Tuy nhiên, tuỳ theo yêu cầu thông tin và nội dung thông tin cần cung cấp mà chuyên viên vận dụng linh hoạt các bước nghiệp vụ khác nhau
Quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp phục vụ hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo có thể được xây dựng theo trình tự các bước sau đây :
Bước 1 : Chuyên viên phải nắm vững yêu cầu cung cấp thông tin của đối tượng. (Chuyên viên có thể phải hỏi lại đối tượng có nhu cầu các thông tin chính xác như : những loại thông tin cần cung cấp, thời gian cung cấp, hình thức cung cấp...)
Bước 2 : Chuyên viên xác định những nội dung thông tin cần cung cấp.
Bước 3 : Chuyên viên xác định phương pháp thu thập thông tin, phương pháp xử lý thông tin, hình thức cung cấp thông tin và các địa chỉ tra tìm thông tin.
Bước 4 : Chuyên viên sử dụng các phương pháp thu thập thông tin để tiến hành thu thập thông tin. (Theo nội dung đã trình bày tại mục 2.2. Các hình thức tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ của chuyên viên VPTW Đảng phục vụ công tác tổng hợp thông tin)
Bước 5 : Chuyên viên sử dụng các phương pháp xử lý thông tin để tiến hành chọn lọc thông tin chính xác, có giá trị, chuẩn bị cung cấp phục vụ yêu cầu của đối tượng cần cung cấp thông tin. (Theo nội dung đã trình bày tại mục 2.3. Công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng)
Bước 6 : Chuyên viên trình bày và cung cấp thông tin theo hình thức cung cấp thông tin phù hợp cho các đối tượng có nhu cầu tin. (Theo nội dung trình bày tại mục 2.4. Cung cấp thông tin)
Bước 7 : Chuyên viên lưu trữ lại thông tin để làm CSDL thông tin phục vụ các nhiệm vụ khác.
Quy trình này có thể áp dụng cho các chuyên viên tổng hợp văn phòng nói riêng và cán bộ, công chức nói chung trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý, hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo
Quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên có thể được sơ đồ hoá như sau :
Song song với việc tiêu chuẩn hoá quy trình xử lý thông tin nói chung, việc thực hiện tiêu chuẩn hoá các sản phẩm thông tin tạo nên sự thống nhất về hình thức
Đọc và ghi chép Nghe báo cáo Tra cứu qua mạng Sao chụp tài liệu
Điều tra, khảo sát thực tế Phân loại và tổng hợp tin Phân tích tin
Xác định độ tin cậy Lựa chọn thông tin CCTT bằng văn bản CCTT bằng lời
Nắm bắt chính xác nhu cầu cung cấp TT
Xác định phương pháp TT, XL và CC thông tin
thông tin Xác định những thông tin cần cung cấp
Sử dụng các phương pháp thu thập thông tin
Sử dụng các phương pháp để xử lý thông tin
Cung cấp thông tin
Lưu trữ thông tin để bổ sung vào CSDL
Lưu trữ trong máy tính Lưu trữ văn bản thực tế
và trên một mức độ nhất định thống nhất cả về mặt nội dung, đảm bảo ngắn gọn, xúc tích, góp phần tạo lập kỷ cương, nền nếp trong công tác thông tin, nâng cao hiệu suất xây dựng và chất lượng các sản phẩm thông tin, tạo thuận lợi cho xử lý thông tin (trong đó có tổng hợp thông tin) và có tác dụng tạo thuận lợi cho việc quản lý, phân loại, lập hồ sơ tài liệu ở VPTW Đảng.