STT Dạng tài liệu Đầu ấn phẩm Bản ấn phẩm
SL(đầubản) Tỷ lệ % SL (bản) Tỷ lệ %
1 Giáo trình 352 9,8 25.100 28
2 Sách tham
khảo 2.935 82 53.706 60
3 Báo, tạp chí 150 4,2 10.000 11,2
4 Tài liệu tra
cứu 155 4,3 765 0,9
Tổng số 3.592 100 89.571 100
-Sách:
+ Giáo trình: Trung tâm có 352 đầu tên chiếm 9,8% tổng số tên giáo trình trong kho) và 25.100 bản giáo trình (chiếm 28% tổng số bản giáo
trình trong kho). Loại tài liệu này do các cán bộ giảng dạy trong trường biên soạn. Đó là các tài liệu chuyên nghành được đào tạo trong Trường như: Cơ khí, điện, điện tử, kế toán.v.v. Ngoài những giáo trình nhà trường biên soạn, Trung tâm cũng nhập giáo trình của các nhà xuất bản như: NXB khoa học kỹ thuật, NXB Giáo dục,NXB Chính trị quốc gia.v.v Đó là các tài liệu thuộc các nghành như: Cơ khí, kinh tế,Toán, Lý, Hóa, Triết.v.v.
+Tài liệu tham khảo: là loại tài liệu khá phong phú và có vai trò rất quan trọng trong việc nghiên cứu, giảng dạy và học tập của của cán bộ, giáo viện và HS-SV trong nhà trường. tính đến thời điểm 15/09/2010, tổng số vốn TL tham khảo của trung tâm là 2.935 tên TL (chiếm 82% tổng số tên tài liệu trong kho) và 53.706 bản sách (chiếm 60 % tổng số bản tài liệu trong kho). Bên cạnh các loại TL tham khảo viết bằng tiếng việt, Trung tâm còn có các loại TL tham khảo viết bằng tiếng nước ngoài.
Tài liệu tham khảo bằng tiếng Việt khá đa dạng. Đó là các TL chuyên nghành như: Thiết kế cơ khí, Điện tử viễn thông, CNTT.v.v. đây là loại tài liệu cần thiết, giúp sinh viên bổ sung và mở rộng kiến thức về các môn học trên lớp. Đối với cán bộ nghiên cứu, TL tham khảo giúp họ nghiên cứu lý thuyết về chuyên nghành. Đồng thời, loại tài liệu này cũng là cơ sở để họ biên soạn giáo trình, chuẩn bị bài giảng hoặc nghiên cứu khoa học.
Tài liệu tham khảo nước ngoài: Trung tâm có nguồn vốn TL tham khảo nước ngoài với các ngôn ngữ khác nhau: tiếng Trung, tiếng Nhật, tiếng Anh.v.v. Nội dung của các TL này phục vụ cho 1 số chuyên nghành đào tạo trong Trường như: Kỹ thuật cơ khí, hệ thống điều khiển khí nén.v.v.v Các TL tham khảo nước ngoài do Quỹ châu Á tặng, một phần do các cán bộ đi công tác nước ngoài mua về. Nhìn chung, nguồn TL này quý hiếm, ít có trên thị trường trong nước, có giá trị khoa học cao, phục vụ tốt cho việc nghiên cứu khoa học.
+ Tài liệu tra cứu: là loại TL đặc biệt trong hệ thống kho sách của trung tâm gồm các loại sách: Bách Khoa Toàn Thư,Từ điển, Sổ tay tra cứu chuyên nghành Cơ khí.v.v.v Số tài liệu này hiện nay có 155 đầu bản (chiếm 4,3% tên tài liệu, với hơn 765 bản, chiếm 0,9 tổng số bản tài liệu. trong đó có :
55 tên từ điển, với nhiều chuyên nghành khác nhau, bằng tiếng việt và tiếng nước ngoài. Ví dụ : Từ điển Cơ khí Anh – Việt.v.v.
32 tên cẩm nang tra cứu, với nhiều chuyên nghành khác nhau, bằng tiếng việt và tiếng nước ngoài. Ví dụ: Cẩm nang tra cứu thuật ngữ về Điện.v.v.
68 tên sổ tay tra cứu chuyên nghành như: Sổ tay cơ khí, sổ tay kỹ thuật điện, v.v.
- Báo, Tạp chí: gồm 150 loại báo tạp chí, với 10.000 bản, chiếm 11,2% tổng số bản tài liệu. Trong đó, 135 loại báo, tạp chí tếng việt, 20 loại tạp chi tiếng Anh.Các loại báo, tạp chí được lưu gữ đầy đủ, có nhiều loại được lưu giữ từ rất lâu và đóng bìa cứng như báo Nhân dân từ năm 1990, Công báo từ năm 1993.v.v.
2.1.2. Nguồn lực thông tin điện tử
NLTT điện tử bao gồm 2 thành phần chính là: Tài liệu điện tử và Cơ sở dữ liệu (CSDL). Tài liệu điện tử là dạng TL mà phần thông tin trên đó có cấu trúc được tổ chức bao gói hay được lưu trữ trên các vật mang tin mà người dùng có thể đọc, truy cập thông qua thiết bị điện tử, máy tính hoặc mạng máy tính. Ưu điểm của loại TL này là lưu trữ thông tin trên một đơn vị diện tích, không cần nhiều kho tàng, truy cập nhanh. Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin và điện tử viễn thông, loại hình TL này đang phát triển mạnh. Các thư viện
đang có xu hướng phát triển NLTT dạng này. Tuy nhiên, giá cả và rào cản ngôn ngữ đã khiến dạng tài liệu này không phải TV nào cũng có được.
Hiện nay, NLTT điện tử tại Trung tâm gồm có CSDL là sách (79571 biểu ghi).
*Cơ sở dữ liệu: (Data base)
Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần để quản lý. Lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất, nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý tài liệu được dễ dàng và nhanh chóng.
Hiện nay,Trung tâm đã tiến hành cài đặt phần mềm Libol 6.0 của Công ty cổ phần truyền thông Tinh Vân.
Libol là sản phẩm phần mềm TV điện tử và quản lý tích hợp nghiệp vụ thư viện, Libol ứng dụng CNTT một cách triệt để, tự động hoá tất cả các chu trình hoạt động của một TV hiện đại, cung cấp các tính năng cần thiết cho một thư viện để sẵn sàng hội nhập với hệ thống TV quốc gia và quốc tế, cũng như quản lý các xuất bản phẩm điện tử.
Đặc điểm nổi bật của phần mềm TV điện tử Libol là chuẩn hoá, tuân thủ các quy trình nghiệp vụ, khả năng tuỳ biến cao và đặc biệt thích hợp với môi trường Việt Nam.
Tuân thủ chặt chẽ các chuẩn nghiệp vụ của Việt Nam và quốc tế trong lĩnh vực thư viện, Libol cho phép các thư viện trao đổi dữ liệu dễ dàng với các đơn vị trong nước và quốc tế, giảm nhẹ công sức quản lý, xây dựng kho tư liệu, tăng hiệu suất làm việc của cán bộ TV. Libol cho phép chuyển các quy trình nghiệp vụ của TV từ thủ công sang hoạt động tự động hoá một cách nhanh chóng, không gây xáo trộn các chu trình bình thường của thư viện. Đây là một đặc điểm hết sức cần thiết khi triển khai ứng dụng phần mềm, do thư viện phải thường xuyên phục vụ trong quá trình chuyển đổi.
Libol còn được sử dụng rộng rãi nhờ được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu hết sức đa dạng của hệ thống TV với các quy mô từ nhỏ đến lớn.
Libol hiện phiên bản 6.0 với ưu điểm nổi bật so với nhiều sản phẩm cùng loại trong nước là Phân hệ Quản lý Tư liệu điện tử, cho phép TV quản lý các dạng TL số phổ biến (âm thanh, hình ảnh, video, text), cung cấp TL số tới mọi đối tượng người dùng, đồng thời các thư viện có thể thực hiện mua bán, trao đổi và cung cấp tài liệu điện tử một cách dễ dàng.v.v.
Hiện nay trung tâm mới chỉ xây dựng được 1 CSDL : CSDL sách: 79571 biểu ghi
- CSDL sách: đây là CSDL thư mục chứa tất cả các biểu ghi thư mục cho sách tiếng việt và tiếng la tinh của trung tâm.
Toàn bộ CSDL này là CSDL thư mục chứa các thông tin cấp 2, tức các dữ liệu thư mục chứ không phải là văn liệu gốc. Nó bao gồm các dữ liệu thư mục như: tác giả, nhan đề, các yêu tố xuất bản, các đặc trưng dữ liệu.v.v. các chỉ số phân loại, tóm tắt, chú giải, từ khóa.v.v. CSDL thư mục bao gồm tra cứu về tài liệu gốc, cùng với các chỉ dẫn giúp người dùng tin có thể nhận được tài liệu gốc ở thư viện.
CSDL thư mục cho phép người sử dụng truy nhập trực tiếp và tức thì các thông tin- thư mục trong kho dữ liệu và thông tin cần tìm hiển thị ngay trên màn hình. Mặt khác nó cho phép tạo ra nhiều sản phẩm trung gian như là sản phẩm đầu ra của CSDL, đó là các ấn phẩm như thư mục thông báo sách mới, các bộ phiếu mục lục.v.v.
Các biểu ghi trong cơ sở dữ liệu được xử lý tiền máy trên bản khai do Trung tâm thiết kế mẫu theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD sau đó bản khai được nhập máy để xây dựng CSDL tra cứu và phục vụ bạn đọc. CSDL sau khi xây dựng xong sẽ được cắt đổ về các phòng phục vụ thông qua mạng nội
bộ của Trung tâm, đồng thời chúng cũng được đưa lên mạng vào Website của Trung tâm để phục vụ việc tra cứu và tìm kiếm tài liệu của người đọc
2.2. Công tác phát triển nguồn lực thông tin tại Trung tâm
Công tác xây dựng NLTT có những đặc thù riêng tại các cơ quan khác nhau, nó phụ thuộc vào hoàn cảnh, bối cảnh, chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng TV. Với trung tâm, việc xây dựng và tổ chức NLTT chủ yếu dựa vào nhiệm vụ chính là cung cấp tài liệu khoa học và công nghệ phục vụ cho việc giảng dạy, nghiên cứu khoa học và học tập của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong toàn trường.Vì vậy, chất lượng phục vụ NDT của trung tâm phụ thuộc rất nhiều vào trạng thái của NLTT, trong đó khâu đầu vào phát triển NLTT có vai trò quan trọng.
Là một Trung tâm TT-TV phục vụ các đối tượng NDT đa nghành, đa lĩnh vực (35 khoa, trung tâm cùng các bộ phận nghiên cứu, hỗ trợ đào tạo), nhiệm vụ đặt ra cho công tác phát triển NLTT tại Trung tâm là phải bao quát được diện chủ đề NLTT bổ sung cho Trung tâm. Điều này đòi hỏi cán bộ bổ sung phải có tri thức và nắm bắt được thông tin đầy đủ về các diện chủ đề NLTT cần bổ sung cho Trung tâm, hiểu biết về nhiều nguồn thông tin khác nhau có trên thị trường, đồng thời cũng phải có sự cân đối về tài chính và xác định diện NLTT theo trật tự ưu tiên thông qua việc thống kê lượng NLTT được của bạn đọc .
Công việc phát triển NLTT bao gồm các quá trình chính sau: Tiếp cận các nguồn NLTT, chọn hình thức và phương thức bổ sung. Do vậy để công tác phát triển NLTT có hiệu quả thì trước hết các cơ quan TT-TV cần phải có một chính sách phát triển nguồn tin.Chính sách phát triển nguồn tin là kim chỉ nam cho các hoạt động xây dựng nguồn tin, nó đưa ra các chỉ dẫn cần thiết cho việc thực hiện công tác bổ sung, đồng thời nó cũng là công cụ
giao lưu, phối hợp trong một hệ thống cơ quan thông tin thư viện, làm cho việc phối hợp giữa các cơ quan thông tin thư viện trở nên dễ dàng hơn.
2.2.1. Diện bổ sung tài liệu
Để NLTT có chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu của đội ngũ NDT trong toàn trường, căn cứ vào các lĩnh vực và các chuyên ngành đào tạo của Trường, hàng năm Trung tâm lên kế hoạch bổ sung tài liệu cho phù hợp.
- Các tài liệu phục vụ cho nghiên cứu, giảng dạy và học tập là:
sách giáo trình, sách tham khảo, tài liệu tra cứu và các loại tạp chí chuyên ngành.
- Các tài liệu phục vụ cho mục đích giải trí và nâng cao đời sống cho bạn đọc là: các sách chính trị xã hội, sách văn học và các loại báo và tạp chí của cơ quan Trung Ương xuất bản.
- Các tài liệu nghiệp vụ Thư viện phục vụ cho chính cán bộ thư viện: đây là một phần nhỏ nhưng rất quan trọng để cho cán bộ Thư viện có điều kiện tiếp cận và bổ sung kiến thức mới về lĩnh vực thư viện học.
Về cơ bản, công tác bổ sung của Trung tâm từ trước đến nay vẫn thực hiện theo đúng định hướng và nội dung phù hợp với các chuyên nghành đào tạo của nhà trường. Tài liệu được mua dựa trên cơ sở nhu cầu người sử dụng, việc đặt mua tài liệu theo đúng quy trình. Tuy nhiên, công việc bổ sung của Trung tâm chủ yếu mang tính kinh nghiệm chủ quan vì vậy phải xây dựng một chính sách bổ sung khoa học và phù hợp hơn
2.2.2. Quy trình bổ sung
Trong các thư viện nói chung, quy trình bổ sung tài liệu được tiến hành theo một kế hoạch với nhiều công đoạn phức tạp nhưng bắt buộc phải thực hiện.
Ở Trung tâm, khi tiến hành bổ sung TL, CBTV căn cứ vào lĩnh vực đào tạo của Nhà trường để lựa chọn TL với các yêu cầu: sát với chương trình học và là những TL mới nhất. Cán bộ thư viện (CBTV) ở các phòng tập hợp những TL quý, những TL được yêu cầu nhiều nhưng số lượng ít hoặc bị rách nát để lập danh sách bổ sung. Các phòng, khoa, trung tâm lập danh sách TL yêu cầu bổ sung sau đó gửi lại Trung tâm để các CBTV lựa chọn. Sau đó, CBTV tập hợp, thống kê và lên danh sách các TL cần mua. Căn cứ vào nhu cầu NDT, trung tâm sẽ tiến hành mua những TL thích hợp nhất với nhu cầu của NDT và phù hợp với diện bổ sung của Trung tâm.
2.2.3. Công tác thanh lý tài liê ̣u
Bổ sung là quá trình thường xuyên đổi mới TL bằng những hình thức mang tin phù hợp với yêu cầu của TV và nhu cầu bạn đọc. Tức là luôn tăng cường cho vốn nguồn lực thông tin những tác phẩm mới có giá trị và loại bỏ những tác phẩm không còn giá trị . Đánh giá bổ sung chỉ qua nguồn nhập: mua, biếu tặng, trao đổi.v.v. Là quan điểm phiến diện. Bổ sung, đó còn là vấn đề thanh lọc kho tài liệu, bởi vì thanh lọc kho nguồn lực thông tin tuy làm giảm số lượng nhưng lại làm tăng chất lượng, giá trị vốn tài liệu.
Thanh lọc TL thực chất là loại bỏ những TL cũ, rách nát, những TL không còn giá trị, tài liệu thừa bản để tạo không gian kho, giá kệ giảm chi phí bảo quản. Đây là công việc đòi hỏi cán bộ thư viện phải làm thường xuyên để bổ sung TL mới hơn và nâng cao chất lượng vốn TL.
Trước đây, cũng như nhiều thư viện khác, Trung tâm đôi khi vẫn chưa nhận thức đúng tầm quan trọng của công tác bổ sung; trong kho
vẫn còn có những TL lỗi thời, TL không còn giá trị , TL không đúng diện, v.v.Vấn đề thanh lọc kho đặt ra chủ yếu là để giải phóng chỗ, có thêm giá để xếp TL mới, không phải để nâng cao chất lượng vốn TL.
Vào khoảng năm 2000 – 2001, Trung tâm đã tiến hành một đợt thanh lý tài liệu lớn, trong hai năm này, khoảng 30% tổng số vốn TL đã được thanh lọc. Số TL này chủ yếu là những sách do giáo viên nhà trường viết in trên giấy đen rônio và những TL mang tính chất thực hành, áp dụng thực tiễn. Tuy nhiên, những sách mang tính chất lý luận chung thì vẫn được trung tâm giữ lại như những TL tham khảo.
Tài liệu ngoại văn cũng được thanh lọc khá nhiều, đó là những sách đã nhập từ Liên Xô cũ trong các giai đoạn trước đây, bởi hiện nay, ngoài việc những TL đó đã cũ nát và lỗi thời thì số lượng bạn đọc có thể tham khảo sách tiếng Nga rất ít, hầu như không có, nhất là lớp bạn đọc trẻ.
Có thể nhận xét rằng đợt thanh lý đó của trung tâm đã làm cho giá trị vốn TL tăng lên rõ rệt và chất lượng phục vụ bạn đọc cũng được tăng lên rất nhiều.
Thông thường, việc thanh lý TL diễn ra 2 đến 3 năm một lần, thường là các báo, tạp chí và những TL quá rách nát, lỗi thời. Qua đó, Trung tâm kiểm tra chất lượng TL trong kho, nắm được thực trạng số lượng TL, bảo quản những TL có giá trị cao.
2.2.4. Kinh phí bổ sung tài liệu
Những năm trước đây, việc bổ sung TL không thuộc quyền TV mà do phòng Đào tạo và các khoa tự lên kế hoạch mua TL , trình duyệt lãnh đạo và mua tài liệu sau đó chuyển xuống TV nhập sách. Đến năm 2010, Trung tâm đã có một cơ ngơi khang trang, cùng với việc mở thêm cơ sở Hà Nam và hoạt động bổ sung TL đã do Thư viện quản lý nên số lượng TL tăng và