Hình 2 .4 Biểu đồ Thống kê tài liệu theo lĩnh vực chuyên môn
Hình 2.6 Biểu đồ cơ cấu sách phân theo ngôn ngữ
Tỷ lệ (%) đầu tên sách Tiếng Việt 87% Tiếng Anh, Nhật, trung 13% Tiếng Việt
Tiếng Anh, Nhật, trung
Tỷ lệ (%) bản sách Tiếng Việt 97% Tiếng Anh, Nhật, trung 3% Tiếng Việt
Tiếng Anh, Nhật, trung
So sánh hai bảng số liệu trên giưã nhu cầu về ngôn ngữ tài liệu với thực tế kho tài liệu hiện Trung tâm đang lưu giữ và phục vụ ta thấy, ngôn ngữ tài liệu Tiếng Việt đã đáp ứng được nhu cầu người dùng tin. Hay nói cách khác là phù hợp với nhu cầu của họ. Nhưng tài liệu được xuất bản bằng ngôn ngữ
tiếng Anh thì còn hạn chế. Nhu cầu thì nhiều mà thực tế kho tài liệu có chẳng là bao (3%).
2.4. Đánh giá công tác phát triển nguồn lực thông tin tại Trung tâm
2.4.1. Ưu điểm
Được sự quan tâm và chỉ đạo sát sao từ lãnh đạo Nhà trường, Trung tâm đã có những bước tiến đáng kể trong quá trình phát triển của mình.
Trung tâm đã xây dựng được nguồn tài liệu phong phú về các lĩnh vực Khoa học – công nghệ, kinh tế - xã hội; chính trị - văn hóa. Nguồn tài liệu truyền thống ngày càng được mở rộng, khối lượng tài liệu tương đối lớn, về cơ bản nguồn lực thông tin đã đáp ứng được nhu cầu dạy và học của cán bộ, GV và HS-SV trong toàn Trường.
Trung tâm đã thực sự phát huy được vai trò và tác dụng của một Trung tâm khoa học chuyên ngành, là nơi cung cấp các TL thuộc các lĩnh vực đào tạo của Nhà trường.
Trung tâm TTTV cũng góp phần quan trọng trong việc đào tạo đội ngũ cán bộ kỹ thuật và nghiệp vụ để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình trong công tác phát triển vốn tài liệu nói chung và số hóa tài liệu nói riêng. Đây là nguồn nhân lực chuyên gia về lĩnh vực phát triển tài nguyên số để phổ biến tới bạn đọc, chia sẻ kinh nghiệm với các cơ quan TTTV trong và ngoài hệ thống giáo dục đại học. Vì vậy, nguồn nhân lực của Trung tâm cơ bản đáp ứng được yêu cầu phát triển nguồn lực thông tin. Đây là những yếu tố quan trọng tác động tới hoạt động phát triển vốn tài liệu của Trung tâm.
2.4.2. Nhược điểm
Mặc dù Trung tâm đã có nhiều nỗ lực trong việc phát triển NLTT song chưa đảm bảo phục vụ tối đa nhu cầu của NDT. Trong thời đại “bùng nổ thông tin” như hiện nay thì :
Vấn đề cập nhật thông tin của TL còn chưa kịp thời. Nhiều TL đã xuất hiện trên thị trường nhưng Trung tâm lại chưa có để phục vụ bạn đọc.
Lựa chọn nguồn TL bổ sung vẫn còn nhiều hạn chế, nhiều TL vẫn chưa thực sự sát với chương trình học, vẫn còn xảy ra hiện tượng: Có tên sách rất cần cho bạn đọc thì số lượng ít, trong khi có sách nhu cầu đọc không nhiều thì bổ sung nhiều.
Loại hình tài liệu của trung tâm còn thiên lệch, dạng tài liệu truyền thống/tài liệu trên giấy chủ yếu chiếm tỷ lệ chủ yếu trong cơ cấu thành phần vốn tài liệu; trong khi đó, tài liệu điện tử chưa có kể để phục vụ bạn đọc làm giảm đi đáng kể niềm tin của bạn đọc về một Thư viện điện tử.
Việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin vào hoạt động phát triển nguôn lực thông tin của Trung tâm chưa được triển khai. Đó là lựa chọn những phương án, phần mềm tiện ích, quy trình công nghệ, phương tiện kỹ thuật phù hợp nhất để phát triển nguồn lực thông tin. Nguyên nhân do Trung tâm chưa được đầu tư nhiều. Hiện đại hóa mọi hoạt động nghiệp vụ của Trung tâm mới chỉ dừng lại ở bước đầu.
Các trang thiết bị và hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng cho công tác phát triển nguồn lực thông tin/tài liệu của Trung tâm chưa được trang bị đầy đủ.
2.4.3. Nguyên nhân
- Trung tâm chưa xây dựng được chính sách phát triển nguồn tin
- Đối với công tác phát triển NLTT việc lựa chọn TL thường mang tính chủ quan, họ chưa nhận thức đúng tầm quan trọng của công tác Phát triển NLTT, chưa coi đó là một công việc lao động khoa học thực sự, vì thế vốn TL của Trung tâm thường chưa thực sự hợp lý giữa các môn loại.
Đây cũng là một vấn đề nổi cộm trong công tác phát triển nguồn lực thông tin của Trung tâm thời gian qua, rất cần có giải pháp khắc phục trong thời gian tới.
Những vấn đề này luận văn sẽ tập trung giải quyết ở chương 3.
CHƢƠNG 3:
CÁC GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN-THƢ VIỆN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
Hiệu quả hoạt động của cơ quan TT-TV trước hết phụ thuộc vào chất lượng và sự đầy đủ các nguồn thông tin tư liệu. Bất kỳ một cơ quan thông tin tư liệu nào muốn hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ của mình, muốn đạt được hiệu quả tốt nhất, điều quan tâm trước tiên là phải xây dựng vốn TL đầy đủ, lớn mạnh về số lượng, phong phú về chủng loại với chất lượng tốt, phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của NDT.
Những năm qua, Trung tâm đã góp phần tích cực nâng cao chất lượng hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường. Với nguồn lực thông tin hiện có, Trung tâm đã từng bước thỏa mãn nhu cầu của NDT; giúp kích thích khả năng sáng tạo, tìm tòi nâng cao hiệu quả lao động trí truệ của họ. Tuy nhiên, thực trạng NLTT tại trung tâm còn bộc lộ rõ nhiều hạn chế, cần có giải pháp khắc phục kịp thời. Để nâng cao chất lượng của công tác này, đồng thời tích cực đảm nhiệm phục vụ đào tạo theo tín chỉ của nhà trường, tác giả xin mạnh dạn đề xuất mọt số giải pháp, kiến nghị như sau.
Trong những năm qua, Trung tâm với một NLTT với số lượng khá lớn đã góp một phần quan trọng trong việc cung cấp tài liệu cho cán bộ, giảng viên, công nhân viên và HS-SV trong Nhà trường. Tuy nhiên, NLTT hiện có chưa đủ về số lượng, chưa phong phú về nội dung tài liệu, cũng như chưa cập nhật các thông tin mới về các lĩnh vực nghiên cứu, đào tạo của Trường, do vậy, chưa đáp ứng được tối đa nhu cầu NDT trong giai đoạn hiện nay. Chính vì vậy, một trong những biện pháp quan trọng nhất
nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin tư liệu của Trường là phải củng cố, tăng cường NLTT.
3.1. Tổ chức lại công tác bổ sung
3.1.1. Cần có kế hoạch bổ sung tà liệu hợp lý
Bổ sung là công tác vô cùng quan trọng để tăng cường NLTT vì đây là khâu quyết định nội dung cũng như chất lượng của nguồn tin có trong Trung tâm. Nếu bổ sung không được thực hiện tốt sẽ gây lãng phí, đồng thời làm giảm hiệu quả công tác TT – TV. Bổ sung phải được tiến hành theo nguyên tắc, kế hoạch, đảm bảo bổ sung phù hợp với đặc điểm, tính chất và nhiệm vụ đào tạo của Nhà trường.
Để đảm bảo thực hiện tốt vai trò của mình Trung tâm cần phải xác định được kế hoạch bổ sung hợp lý dựa trên cơ sở các yếu tố như: khả năng ngân sách, các ngành đào tạo và nghiên cứu khoa học, những mục tiêu thường xuyên và ưu tiên của Nhà trường. Cơ sở của việc lựa chọn TL bổ sung căn cứ dựa trên NCT của NDT kết hợp với việc xem xét nhiệm vụ chiến lược của Nhà trường trong giai đoạn hiện nay. Từ đó Trung tâm xây dựng chính sách phát triển nguồn tin và có kế hoạch bổ sung hợp lý, đáp ứng tối đa NCTcủa NDT toàn Trường.
3.1.2. Lựa chọn tài liệu bổ sung cần phải tuân thủ các tiêu chí
Để lựa chọn một tài liệu phục vụ học tập, nghiên cứu và giảng dạy, Trung tâm cần dựa trên những tiêu chí dưới đây:
Tính phù hợp, tính khoa học:
Nội dung, chủ đề của TL phải bám sát chương trình đào tạo của Trường. Đối tượng của tài liệu là sinh viên, giảng viên, hoặc người nghiên cứu khoa học.
Vốn TL thư viện theo từng chuyên ngành, được phát triển theo trật tự ưu tiên gồm các bước sau đây:
1. Bổ sung giáo trình và TL phục vụ gần nhất những hoạt động học tập, giảng dạy của từng chuyên ngành đào tạo.
2. Bổ sung tài liệu chuyên khảo của từng lĩnh vực, nhằm tạo điều kiện cho người đọc mở rộng phạm vi nghiên cứu cũng như tìm hiểu sâu hơn về một lĩnh vực.
3. Bổ sung TL tra cứu cho từng chuyên ngành: bách khoa toàn thư, từ điển chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, niên giám, tài liệu thống kê.v.v.
4. Bổ sung tài liệu phổ cập kiến thức.
Tính đáng tin cậy:
Ưu tiên lựa chọn những TL của các nhà xuất bản khoa học, chuyên ngành hoặc các cộng đồng xuất bản, phát hành nổi tiếng. Người lựa chọn cũng có thể dựa vào danh tiếng và trình độ khoa học của tác giả, người biên tập, người hiệu đính v.v.
Tính cập nhật:
Tài liệu được lựa chọn phải đảm bảo tính mới về mặt khoa học, đặc biệt là trong lĩnh vực khoa học – công nghệ.
Về ngôn ngữ:
Thư viện ưu tiên bổ sung TL tiếng Việt nhằm phục vụ số đông bạn đọc. Tuy nhiên, vốn TL tiếng nước ngoài cũng cần phải được phát triển, trong đó, ưu tiên cho TL viết bằng tiếng Anh.
Về dạng thức tài liệu:
Thư viện vẫn ưu tiên bổ sung TL truyền thống như sách và báo – tạp chí. Tuy nhiên, để theo kịp xu hướng phát triển của các thư viện hiện đại và đáp ứng những nhu cầu mới của người sử dụng, các loại hình TL hiện đại cần được phát triển dần song song với tài liệu truyền thống. Do đó Thư viện cũng sẽ đặt mua quyền sử dụng sách điện tử (e-books), CSDL toàn văn trực tuyến, và tài liệu CD-ROM.
Quy định lựa chọn cho từng loại tài liệu: - Sách và tài liệu nghe nhìn
Trường hợp 1: Trung tâm nhận danh mục tài liệu mới từ nhà xuất bản, công ty phát hành sách
Bước 1:
Trung tâm gửi các danh mục này đến các Khoa có liên quan. Đi kèm danh mục là văn bản đề nghị và hướng dẫn từ Trung tâm gửi các Khoa.
Trong văn bản này có ghi ngày hết hạn lựa chọn tài liệu, thông thường là 2 tuần kể từ ngày gửi.
Các Trưởng Khoa/Bộ môn có trách nhiệm chính trong việc hỗ trợ Thư viện lựa chọn và ký tên vào bản danh mục này.
Bước 2:
Sau thời hạn đã thông báo, cán bộ bổ sung của Trung tâm sẽ đến tận các khoa để nhận lại danh mục. Sau đó Trung tâm tiến hành tra trùng (nhằm đảm bảo TL định bổ sung sẽ không trùng với những TL đã có sẵn) trên phần mềm quản lý thư viện.
Bước 3:
Danh mục tài liệu được chọn bổ sung sẽ được gửi lên Hiệu Trưởng để chờ xét duyệt. Trong trường hợp thư viện tự đề xuất bổ sung TL, cần gửi lên danh mục có chữ ký của Ban Giám đốc Thư viện.
Bước 4:
Thư viện nhận lại danh mục đề nghị đã được Hiệu trưởng duyệt và tiến hành các thủ tục đặt mua TL từ các nhà xuất bản, công ty phát hành sách.
Trường hợp 2: Trung tâm lựa chọn tài liệu dựa trên chương trình giảng dạy của Khoa / Bộ môn
Đầu năm học, cán bộ bổ sung TL của Trung tâm sẽ đến các Khoa/Bộ môn để sưu tầm danh mục TL tham khảo từ Đề cương môn học của giảng
viên. Dựa trên Đề cương này, Trung tâm sẽ tiến hành các bước 3 và 4 ở Trường hợp 1.
Trường hợp 3: Cán bộ giảng dạy tự đề xuất tài liệu để bổ sung cho Thư viện
Cán bộ giảng dạy điền vào các thông tin về tài liệu và gửi văn bản này cho Trưởng Khoa / Bộ môn ký. Cuối cùng là gửi mẫu đơn đã ký về bộ phận bổ sung tài liệu của Thư viện. Thư viện sẽ tiến hành các bước 2, 3 và 4 ở Trường hợp 1.
Ấn phẩm định kỳ
Các ấn phẩm định kỳ (báo và tạp chí), đặc biệt là các tạp chí khoa học, là nguồn tài nguyên rất quan trọng đối với một Thư viện đại học. Do đó, Trung tâm có chính sách đặt mua dài hạn nhiều báo – tạp chí khoa học, chuyên ngành thuộc các lĩnh vực Trường đào tạo. Ngoài ra, nhằm đáp ứng nhu cầu nâng cao kiến thức và cập nhật thông tin của người đọc trong Trường, Trung tâm cũng thường xuyên bổ sung các báo và tạp chí phổ thông tiêu biểu.
Theo định kỳ - vào cuối năm (thường là Tháng 12), Trung tâm sẽ tiến hành xem xét lại các tên ấn phẩm định kỳ đã bổ sung trong năm vừa qua và xem xét các yêu cầu mới về bổ sung các tên ấn phẩm khác. Danh mục đề xuất đặt mua ấn phẩm định kỳ sẽ được gửi lên Hiệu trưởng để duyệt.
Luận văn – Luận án (nội sinh)
Thư viện có chính sách xây dựng nguồn TL nội sinh có chất lượng khoa học, đặc biệt là: luận văn cao học và những luận văn tốt nghiệp có chất lượng.
Đối với luận văn cao học
* Luận văn của học viên cao học tại Trường:
- Thư viện tiếp nhận và lưu chiểu toàn bộ luận văn cao học của học viên tại Trường.
- Quy trình tiếp nhận: Sau khi có kết quả báo cáo, mỗi học viên phải tự nộp luận văn cho Trung tâm. Học viên này sẽ được nhận Bản xác nhận
đã nộp đề tài về Thư viện.
Tiêu chuẩn tiếp nhận:
+ Bản in trình bày theo đúng quy định của Phòng Sau đại học, có chữ ký xác nhận của hội đồng khoa học chấm luận văn.
+ Tệp điện tử: trình bày trên 01 tệp .DOC hay .PDF và tệp minh họa kèm theo nếu có.
+ Tệp điện tử phải trình bày thống nhất với bản in về hình thức và nội dung.
Đối với luận văn tốt nghiệp của sinh viên
- Thư viện tiếp nhận toàn bộ nhưng lưu chiểu có chọn lọc loại luận văn này.
- Quy trình tiếp nhận: Trung tâm nhận luận văn tốt nghiệp tập trung theo lớp, do đó giáo vụ Khoa/Bộ môn hoặc cán sự lớp chịu trách nhiệm chuyển luận văn về Trung tâm. Các luận văn này sau đó sẽ được cán bộ Trung tâm kiểm tra, nếu đạt tiêu chuẩn sinh viên sẽ được ký giấy thanh toán tài sản ra trường.
- Tiêu chuẩn tiếp nhận:
+ Các Khoa phải luôn nộp kèm bản sao của bảng điểm báo cáo đề tài tốt nghiệp của sinh viên cùng với luận văn.
+ Bản in được trình bày theo đúng quy định của Khoa/Bộ môn và có chữ ký xác nhận của Hội đồng chấm luận văn.
+ Bản in nộp lên TV phải được đóng bìa kiếng.
+ Bản điện tử: trình bày trên 01 tệp .DOC hay .PDF và tệp minh họa kèm theo nếu có.
- Tiêu chuẩn chọn lọc lưu chiểu: Trung tâm có quyền chọn lọc lưu chiểu luận văn tốt nghiệp của sinh viên để đảm bảo một kho luận văn có chất lượng khoa học, không bị quá tải và để làm gọn nhẹ cơ sở dữ liệu toàn văn của Thư viện (bản toàn văn của các luận văn, luận án luôn được lưu trữ trên phần mềm Libol và có thể truy cập được). Do đó, Trung tâm sẽ lựa chọn dựa trên các tiêu chí sau:
+ Điểm của luận văn
+ Điểm báo cáo trung bình của khóa học
+ Mảng đề tài sinh viên thực hiện (nhằm đa dạng hóa nội dung và phạm vi kho tài liệu)
Sách điện tử (e-books) và Cơ sở dữ liệu
Do có sự khác biệt lớn giữa TL truyền thống và TL điện tử (số hóa) nên phương thức bổ sung và việc lựa chọn các sách điện tử và CSDL luôn mang tính đặc thù.
Phương thức bổ sung Sách điện tử:
Sách điện tử thường được các nhà cung cấp giới thiệu đến các Thư viện qua 2 hình thức:
- Thứ nhất, đặt mua quyền truy cập một bộ sưu tập sách điện tử về một hoặc nhiều lĩnh vực nhất định. Do tính rộng lớn về phạm vi nội dung của TL, Thư viện cần đề xuất trực tiếp với Hiệu trưởng để tiến hành đặt mua quyền truy cập các bộ sưu tập này.