8. Bố cục của đề tài
2.2. Công tác công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
2.2.1. Tuyên truyền trên các phương tiện truyền thông đại chúng
2.2.1.1. Thông báo và trao danh mục tài liệu lưu trữ.
Đây là hình thức giới thiệu tài liệu mang tính chủ động, tạo được mối liên hệ thường xuyên giữa Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III với các cơ quan, đơn vị, cá nhân có nhu cầu tra tìm tài liệu. Nhờ hình thức này, các cán bộ làm công tác công bố tài liệu có điều kiện nắm được một cách cụ thể tình hình tài liệu của cơ quan mình.
Trong những năm vừa qua, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã gửi thông báo về danh mục tài liệu lưu trữ cho ủy ban nhân dân các tỉnh, Ban Nghiên cứu Lịch sử và bảo tàng của 64 tỉnh, thành trong cả nước. Ngoài ra, Trung tâm còn ký hợp đồng cung cấp tài liệu cho một số cơ quan như: khu di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh, Bảo tàng Nam Định, Đài Truyền hình Việt Nam…
Đặc biệt, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn tổ chức trao trả dữ liệu, danh mục hồ sơ cán bộ đi B cho các tỉnh, thành trong cả nước bằng ba cách sau:
Cách 1: Trung tâm mời lãnh đạo các tỉnh, thành, Sở Thương binh – Xã hội ở 11 tỉnh thành thuộc Trung ương đến nhận Danh mục, dữ liệu hồ sơ của cán bộ đi B.
Cách 2: Trung tâm cử cán bộ của mình đến 9 tỉnh, thành phía Nam để trao tặng Danh mục, dữ liệu.
Cách 3: Thông qua đường bưu điện, Trung tâm trao trả toàn bộ Danh mục, dữ liệu Hồ sơ kỷ vật cán bộ đi B cho tất cả các tỉnh, thành còn lại.
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
Với hình thức này, các tỉnh có thể thống kê được số hồ sơ kỷ vật của cán bộ đi B của tỉnh mình, đồng thời các cán bộ đi B của tỉnh có thể xác nhận được hồ sơ của mình có hay không và đang do cơ quan nào quản lý.
Với các sổ tiết kiệm, phiếu thu tiền, vàng của cán bộ đi B, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã thông báo cụ thể trên các phương tiện thông tin đại chúng số lượng, tên, địa chỉ, nơi công tác của các cán bộ đó và mời họ hoặc thân nhân đến làm thủ tục nhận lại.
Để góp phần thiết thực vào việc giáo dục truyền thống yêu nước của dân tộc ta cho thế hệ trẻ, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn gửi giấy mời tham quan đến các trường học. Sau khi đến tham quan, giáo viên và học sinh sẽ nghe một cán bộ của Tổ Công bố giới thiệu khái quát về Trung tâm, đặc biệt về khối tài liệu do Trung tâm đang bảo quản. Sau khi được xem các phòng nghiệp vụ và kho bảo quản tài liệu, đoàn sẽ được xem khu trưng bày tài liệu theo chuyên đề và khu trưng bày tài liệu quý hiếm của Trung tâm.
Ví dụ: Trung tâm đã gửi giấy mời các trường học đến tham quan khu trưng bày chuyên đề Lính Mỹ cuối cùng rút khỏi Việt Nam được mở cửa từ tháng 4 đến tháng 8 năm 2008.