8. Bố cục của đề tài
1.4. Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
1.4.2.5. Khối tài liệu sưu tầm
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
Ngoài bốn khối tài liệu chính kể trên, hiện nay trong kho của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn có một khối tài liệu được sưu tầm, thu thập về từ nhiều nguồn cá nhân và các cơ quan khác nhau, trong đó có nhiều tài liệu quý hiếm, có giá trị cao.
Đặc điểm chung của nhóm tài liệu này là: tài liệu thu về lẻ tẻ và rời rạc; có nhiều thể loại như giấy, ảnh, bản đồ, sách; tài liệu viết tay, đánh máy, in sao… với chất liệu, kích cỡ khác nhau; nhiều tài liệu ở tình trạng vật lý xấu, chưa được chỉnh lý sắp xếp khoa học mà chỉ mới lập mục lục tạm để phục vụ tra cứu khi cần thiết.
Cụ thể, khối tài liệu này có thể phân chia thành các nhóm chính như sau:
- Nhóm tài liệu của cá nhân: gồm các tập thư từ của Chủ tịch Hồ Chí Minh gửi ông Hoàng Hữu Nam - Thứ trưởng Bộ Nội vụ (năm 1946 - 1947); Thư từ, giấy giới thiệu, giấy ủy nhiệm và một số công văn giấy tờ liên quan đến hoạt động của một số cá nhân trong thời kỳ kháng chiến chống Pháp như: Phạm Văn Đồng, Nguyễn Văn Chi, Lê Tùng Sơn...
- Nhóm tài liệu (bản sao) phục vụ các đợt triển lãm, trưng bày gồm: Luận cương, chính cương sách lược, chỉ thị, nghị quyết của Đảng Cộng sản Đông Dương (1930 - 1945); Tài liệu về đàm phán, ký kết ngoại giao giữa Việt Nam với Cam-pu-chia và Trung Quốc (1978 - 1980); Tài liệu phục vụ cho các đợt triển lãm như: cuộc kháng chiến của nhân dân Việt Nam chống thực dân Pháp xâm lược (1858 - 1954), kỷ niệm 30 năm Cách mạng tháng Tám (1945 - 1975), về chiến tranh của đế quốc Mỹ ở miền Nam Việt Nam (thời kỳ 1954 - 1975), Hợp tác kinh tế và khoa học kỹ thuật Việt Nam - Liên Xô, giai đoạn 1950 - 1990, triển lãm cá nhân của họa sĩ Bùi Trang Chước, triển lãm “Chủ tịch Hồ Chí Minh với Trung Quốc”… Ngoài ra, còn có sưu tập các loại giấy
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
bạc và tín phiếu của Việt Nam phát hành trong thời kỳ kháng chiến chống Pháp, các loại tiền Đông Dương, Bảo Đại, Nguyễn Văn Thiệu, tiền Mỹ, Lào và Cam-pu-chia;
- Nhóm tài liệu phim ảnh gồm một số ảnh về Chủ tịch Hồ Chí Minh với một số vị trong ủy ban Kháng chiến hành chính Liên khu IV và Khu Tả ngạn (1946 - 1954), với Ban Giám đốc và học viên trường Nguyễn ái Quốc, với các đại biểu tại Đại hội thống nhất Việt Minh Liên Việt, với lãnh đạo Nhà nước Trung Quốc dự lễ kỷ niệm 10 năm thành lập nước Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa tại Bắc Kinh (1959); Một số ảnh về liên quân Miên - Việt, các cán bộ cách mạng của Liên khu 9, Ban Chỉ huy và thủy thủ tàu sông Lô tại căn cứ Năm Căn (1947 - 1949); ảnh chụp bản đồ trấn Hưng Hóa và Lạng Sơn.
Hiện nay, Trung tâm còn thực hiện việc thu thập tài liệu truyền khẩu của các nhà văn, nhà thơ như: Chu Lai, Lê Lựu, nữ tiến sĩ văn học Đoàn Hương, nhà thơ Trần Đăng Khoa… Những người này được Trung tâm mời đến để nói chuyện về một chủ đề nào đó và được ghi âm, ghi hình lại.
Như vậy, với sự đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung như trên, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là nguồn sử liệu phản ánh toàn diện, đầy đủ và xác thực nhất cả quá trình lịch sử xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất nước của dân tộc ta trong suốt hơn 63 năm qua.
1.4.3. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ.
Qua nghiên cứu tìm hiểu, chúng tôi thấy tài liệu hiện đang bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có một số đặc điểm như sau:
1.4.3.1. Về nội dung tài liệu.
Thứ nhất, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là “Kho lưu trữ mở”. Trong bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thì
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
chỉ có Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là nơi thu thập và bảo quản hồ sơ tài liệu của các cơ quan quản lý nhà nước cấp Trung ương thời kỳ dân chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa. Theo “Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia” được ban hành năm 2001 và các văn bản hiện hành của nhà nước quy định thì hồ sơ tài liệu do các cơ quan này sản sinh ra được giữ lại bảo quản trong 10 năm, sau đó phải nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Trường hợp các cơ quan này bị giải thể hoặc chia tách thì tài liệu của cơ quan cũ phải nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để bảo quản.
Tuy các văn bản pháp lý quy định như vậy, nhưng hiện nay việc nộp lưu hồ sơ tài liệu của các cơ quan vẫn chưa chấp hành nghiêm túc. Nhiều cơ quan vẫn chưa nộp lưu hoặc nộp không đúng thời hạn, phần lớn tài liệu của các cơ quan nộp lưu ở tình trạng lộn xộn, chưa chỉnh lý hoặc mới chỉnh lý sơ bộ, chất lượng hồ sơ được lập tương đối thấp. Đặc biệt, có những cơ quan nộp tài liệu mà chưa có các công cụ tra cứu kèm theo hồ sơ hoặc chỉ mới có các loại công cụ tra cứu tạm thời, sau đó Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phải tiến hành chỉnh lý hoàn chỉnh và lập mục lục chính thức phục vụ cho nhu cầu tra cứu của độc giả.
Thứ hai, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bảo quản khối tài liệu mang tính chất “hiện hành”. Như phần trên đã trình bày, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được giao nhiệm vụ thu thập và bảo quản số tài liệu của các cơ quan nhà nước và đoàn thể cấp Trung ương thời kỳ dân chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa. Trong số gần 300 phông tài liệu lưu trữ do Trung tâm đang bảo quản thì có khoảng gần một nửa số phông đó đã kết thúc hoạt động. Theo thuật ngữ lưu trữ thì đó là những “phông đóng”. Nghĩa là những cơ quan, đơn vị sản sinh ra tài liệu của những phông đó đã giải thể hoặc sáp nhập với các cơ quan, đơn vị khác để trở thành cơ quan, đơn vị mới. Phần lớn các cơ quan, đơn vị
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
Hàng năm có 110 cơ quan, đơn vị đang hoạt động thuộc diện thu thập thường xuyên của Trung tâm. Các cơ quan này hàng ngày vẫn tiếp tục sản sinh ra tài liệu mà theo quy định của nhà nước thì số tài liệu đó sau 10 năm phải nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Thực tế do nhu cầu giải quyết công việc hàng ngày, mặt khác do công tác lưu trữ của phần lớn các cơ quan, đơn vị này chưa được tốt nên nhiều cơ quan thường nộp chậm hơn so với quy định của pháp luật hiện hành; chỉ có một số ít cơ quan nộp đúng hạn hoặc trước thời hạn. Số hồ sơ tài liệu của các cơ quan này nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là những hồ sơ, tài liệu mang tính chất hiện hành. Vì vậy, nhu cầu nghiên cứu, sử dụng số tài liệu này rất lớn.
Thứ ba, Một số tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bảo quản nằm trong danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
Theo Quyết định số 138/QĐ-LTNN ngày 29.8.2003 của Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước về việc phê duyệt Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng một số phông, sưu tập lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, có 50 phông nằm trong danh mục này. Đó là những tài liệu về các vấn đề như: huy động nhân tài, vật lực cho biên giới hoặc khi có chiến tranh xảy ra; an ninh, quốc phòng, biên giới, hải đảo, chính trị, tôn giáo, dân tộc như: báo cáo của Bộ Công an và Bộ Quốc phòng trong thời kỳ kháng chiến hoặc trong các mốc lịch sử lớn, sản xuất vũ khí, báo cáo của các cơ quan Trung ương và các địa phương về vấn đề vượt biên, di tản, tài liệu về những việc làm xấu của bộ đội và các cá nhân, vấn đề chính trị của người ngoại quốc, đời tư của các cá nhân; Hồ sơ về các nhân vật làm tay sai cho giặc hoặc đầu hàng giặc, Tài liệu về vi phạm chế độ, chính sách của chính quyền ta đối với nhân dân, tài liệu về hậu quả cải cách ruộng đất và sửa sai cải cách ruộng đất, tài liệu ảnh của một số nhân vật phản diện như: Hoàng Văn Hoan, Chu Văn Tấn... chụp chung với
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
điều tra tình hình các nước trước khi ta ký các hiệp định như: báo cáo về đám phán với các nước, tài liệu về viện trợ kỹ thuật, quân sự giữa nước ta với các nước, hồ sơ đoàn ra đoàn vào, báo cáo về vay nợ các nước, báo cáo của Bộ Ngoại giao về Việt kiều, báo cáo về quản lý và sử dụng chuyên gia nước ngoài. Tài liệu về điều tra tài nguyên khoáng sản, biển gồm các vấn đề: về sử dụng luồng trú ẩn khi các tàu bè qua lại trên biển, địa giới hành chính ở các tỉnh biên giới, xây dựng ngành hạt nhân, nguyên tử, xây dựng các hệ thống ngầm: bản vẽ thiết kế các công trình đặc biệt quan trọng như: Công trình Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, công trình thủy lợi Sông Đà, đường ống dẫn dầu... ; tài liệu về cải tạo xã hội chủ nghĩa đối với công thương nghiệp tư bản, tư doanh ở miền Nam sau năm 1975, báo cáo về tiền tệ, vàng, đá quý, tài liệu về chuyển giao công nghệ: tài liệu về hải dương học…
Đối với những tài liệu hạn chế sử dụng, độc giả muốn khai thác phải được sự đồng ý của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Thứ tư, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản nhiều tài liệu quý hiếm. Tài liệu có niên đại cổ nhất là từ thế kỷ XV. Ngoài ra, trong một số phông tài liệu và trong khối tài liệu cá nhân, có nhiều tài liệu là bản gốc, bản chính, bản thảo… có bút tích của các vị lãnh đạo của Đảng và Nhà nước như: Chủ tịch Hồ Chí Minh, Chủ tịch Tôn Đức Thắng, Thủ tướng Phạm Văn Đồng…Tuy nhiên, số lượng tài liệu phản ánh về các giai đoạn, các sự kiện lịch sử còn tương đối ít, chưa tương xứng với tầm vóc của một Trung tâm Lưu trữ lịch sử của cả nước. Đặc biệt là tài liệu về thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp giai đoạn 1945 - 1954 còn thiếu nhiều, chưa thể hiện được các mặt của đời sống xã hội.