8. Bố cục của đề tài
1.4. Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
1.4.4.4. Về nghiên cứu khoa học
Tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III giúp cho các nhà nghiên cứu khoa học nói chung và đặc biệt đối với các nhà nghiên cứu lịch sử. Đó là một nguồn sử liệu cơ bản, chủ yếu và quan trọng để nghiên cứu lịch sử Việt Nam giai đoạn 1945 đến nay. Những tài liệu ở đây phần lớn là tài liệu gốc, thuộc thông tin cấp I, có giá trị pháp lý cao, giúp chúng ta hiểu được quá trình
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
đấu tranh giành chính quyền từ những ngày đầu cách mạng đến việc xây dựng, củng cố chính quyền. Khối tài liệu của các tỉnh, các khu và liên khu thời kỳ 1945 - 1954 là nguồn thông tin quan trọng đối với việc nghiên cứu lịch sử của các địa phương trong cả nước. Khối tài liệu khoa học kỹ thuật giúp cho các nhà nghiên cứu có cơ sở tìm hiểu về lịch sử khoa học kỹ thuật nước ta nói chung và lịch sử ngành xây dựng nói riêng.
Từ những phân tích trên, có thể thấy rằng tài liệu lưu trữ không chỉ có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước mà còn có có tác dụng tích cực đối với đời sống xã hội nói chung.
Tiểu kết chương 1.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hiện nay đang bảo quản khối lượng lớn tài liệu với thành phần đa dạng, nội dung phong phú phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan thuộc bộ máy Nhà nước Trung ương, các Bộ, ngành, các đoàn thể xã hội và các liên khu được thành lập từ những ngày đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa cho tới nay. Khối tài liệu này bao quát mọi lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội Việt Nam, từ những ngày đầu thành lập nước đến các cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, tiến tới thống nhất đất nước và xây dựng xã hội chủ nghĩa ngày nay. Đồng thời, những tài liệu này là những chứng cứ lịch sử phản ánh chân thực, khách quan và toàn diện cả một quá trình thành lập, xây dựng và bảo vệ đất nước Việt Nam độc lập suốt mấy chục năm qua.
Trong suốt gần 14 năm hoạt động, kể từ khi tách từ Phân kho tài liệu sau Cách mạng tháng Tám của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã và đang phát huy được giá trị tích cực trong nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt là: chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội,
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
nghiên cứu khoa học … và phục vụ thiết thực cho quyền lợi của mọi công dân.
Như vậy, đối với xã hội nói chung và đối với mỗi người dân, tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, so với nhu cầu của xã hội thì tiềm năng thông tin chứa đựng trong tài liệu của Trung tâm vẫn chưa được khai thác sử dụng rộng rãi. Để tuyên truyền cho tài liệu lưu trữ, Trung tâm đã và đang đẩy mạnh việc công bố tài liệu nhằm phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, góp phần vào việc nâng cao nhận thức của xã hội đối với công tác lưu trữ nói chung và đối với tài liệu lưu trữ nói riêng.
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
Chương 2
Tình hình công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
2.1. Quá trình hình thành Tổ Công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Công bố tài liệu là một trong các khâu công tác thuộc lĩnh vực tổ chức sử dụng tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Sự hình thành và phát triển của công tác này không những không thể tách rời quá trình hình thành và phát triển của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (trước đây là Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng) cũng như các Trung tâm, mà còn phụ thuộc rất nhiều đến nhu cầu của xã hội nữa. Chính nhu cầu của xã hội là một yếu tố cơ bản để thúc đẩy sự phát triển của công tác công bố tài liệu và ngược lại, làm tốt công tác này sẽ giúp cho xã hội đánh giá đúng hơn về tác dụng của tài liệu nói riêng và tầm quan trọng của ngành Lưu trữ nói chung. Nhu cầu của xã hội còn là một yếu tố khách quan tác động đến ý thức chủ quan của người làm công tác công bố tài liệu. Điểm qua những mốc lịch sử của công tác công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ khi thành lập tới nay sẽ thấy rất rõ điều đó.
Trước đây, khi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chưa thành lập thì Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I bảo quản tài liệu của cả giai đoạn lịch sử trước và sau Cách mạng tháng Tám. Cùng với nhịp độ phát triển chung của các ngành khoa học khác, ngành Lưu trữ cũng không ngừng phát triển nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội và nhiệm vụ của cách mạng. Điều đó thúc đẩy Cục Lưu trữ nhà nước và ngay cả các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cũng phải có sự thay đổi một cách hợp lý về hệ thống và cơ cấu tổ chức cũng
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
Trưởng Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) đã ban hành Quyết định số 118 – TCCB/TC về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Theo Quyết định này, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Lưu trữ nhà nước, được hình thành trên cơ sở tách ra từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I. Ngày 26.6.1995, Cục Lưu trữ nhà nước ban hành Quyết định số 54/QĐ- TCCB về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Theo Quyết định này, Trung tâm III có nhiệm vụ thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay. Kể từ đó, giữa hai Trung tâm đã có sự phân chia theo giai đoạn lịch sử như sau: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I bảo quản tài liệu trước Cách mạng tháng Tám năm 1945 và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bảo quản tài liệu từ Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay. Sự ra đời của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đánh dấu một bước phát triển, một sự trưởng thành của ngành Lưu trữ Việt Nam. Về cơ cấu tổ chức của Trung tâm III gồm có Ban Giám đốc và các phòng: Thu thập, bổ sung tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Tổ chức sử dụng tài liệu; Thống kê và Công cụ tra cứu; Quản lý kho tài liệu; Hành chính – Quản trị – Tổ chức.
Ngày 28.3.1999, Cục Lưu trữ nhà nước đã ra Quyết định số 22/QĐ- LTNN quy định về tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm có Ban Giám đốc và các phòng: Thu thập và Bổ sung tài liệu, Chỉnh lý tài liệu, Tổ chức sử dụng tài liệu, Lưu trữ phim ảnh ghi âm, Bảo quản tài liệu và phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức. Ngày 01.4.2002, Cục trưởng Cục Lưu trữ nhà nước đã ra Quyết định số 42/QĐ-LTNN về việc thành lập Phòng Tin học và Công cụ tra cứu và Quyết định số 43/QĐ-LTNN về việc thành lập xưởng Tu bổ, phục chế tài liệu.
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
Để xây dựng đội ngũ cán bộ cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, ngày 01.6.2000, Cục Lưu trữ nhà nước đã ra Quyết định số 62/QĐ-LTNN về việc phân cấp Quản lý cán bộ công chức ở các đơn vị thuộc Cục Lưu trữ nhà nước và Văn phòng Cục Lưu trữ nhà nước. Theo Quyết định này, một số cán bộ có kinh nghiệm trong lĩnh vực viết bài công bố tài liệu thuộc Phòng Tổ chức sử dụng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã được điều động sang công tác tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Căn cứ theo Quyết định số 22/QĐ-LTNN, Quyết định số 42/QĐ-LTNN và 43/QĐ-LTNN của Cục Lưu trữ nhà nước, ngày 06.5.2002, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã ra Quyết định số 59/QĐ-TTIII quy định chức năng nhiệm vụ, tổ chức biên chế của các đơn vị thuộc Trung tâm. Theo Quyết định này, Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu ngoài việc tổ chức phòng đọc, phục vụ các yêu cầu nghiên cứu của độc giả và những nhiệm vụ khác thì còn có nhiệm vụ: Công bố giới thiệu tài liệu, biên soạn các ấn phẩm tài liệu lưu trữ theo quy định của Cục Lưu trữ nhà nước.
Thời gian đầu, việc công bố tài liệu lưu trữ tại Trung tâm III thường do các cán bộ công tác tại Phòng Thu thập, Phòng Tổ chức sử dụng và Ban Giám đốc đảm nhiệm. Cán bộ phòng Thu thập, sau khi thu được tài liệu thường viết bài giới thiệu về khối tài liệu đó. Cán bộ phòng Tổ chức sử dụng thường viết bài công bố tài liệu đang được bảo quản ở trong kho của Trung tâm.
Để đẩy mạnh việc phát huy giá trị của tài liệu, ngày 28.3.2006, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã ra Quyết định số 68/QĐ-TT III về việc điều động 2 cán bộ từ các phòng khác sang công tác tại Tổ Công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ và Quyết định số 69/QĐ-TT III về cử 1 cán bộ công tác tại Phòng Tổ chức sử dụng làm Tổ trưởng Tổ Công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở của những Quyết định này, Tổ Công bố, giới thiệu tài liệu lưu
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
trữ nằm trong phòng Tổ chức sử dụng và được thành lập từ ngày 01.4.2006 (do đơn vị Tổ tương đối nhỏ nên Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chỉ ra Quyết định điều động nhân sự chứ không ra quyết định thành lập Tổ). Ban đầu, Tổ Công bố tài liệu gồm 3 cán bộ, có nhiệm vụ: viết bài công bố giới thiệu tài liệu của Trung tâm trên các phương tiện truyền thông đại chúng; tham gia biên soạn các ấn phẩm lưu trữ theo các chủ đề khác nhau; tham gia trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm hoặc các Bảo tàng. Gần đây, Tổ còn được Ban Giám đốc giao thêm nhiệm vụ thu thập tài liệu phục vụ cho các đợt triển lãm mang tính quốc tế do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giao cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thực hiện. Để tăng cường nhân sự cho Tổ, Ban Giám đốc đã nhận thêm một số cán bộ ở các cơ quan khác và tuyển thêm một số viên chức mới. Đến nay, cán bộ của Tổ đã lên đến 8 người gồm có 1 họa sỹ thiết kế, 1 biên dịch viên tiếng Nga, 1 phóng viên từ báo chuyển sang, 2 giáo viên, 3 lưu trữ. Đa số cán bộ trong Tổ có trình độ đại học và sau đại học, có 1 cán bộ có trình độ cao đẳng. Về cơ sở vật chất, Ban Giám đốc đã trang bị cho Tổ 3 máy tính nối mạng Internet, 1 máy điện thoại có thể gọi được đường dài để phục vụ cho công việc chuyên môn.
Sự ra đời của Tổ Công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ đã đánh dấu một mốc quan trọng trong công tác công bố tài liệu của Trung tâm. Từ đây, mọi việc liên quan đến việc tuyên truyền cho tài liệu của Trung tâm đã được chuyên môn hóa. Công tác công bố tài liệu trở nên có bài bản hơn so với trước.