9. Kết cấu của Luận văn
2.3. Thực trạng cụng tỏc xõy dựng cơ sở dữ liệu tại Viện ứng dụng Cụng nghệ
Nghiờn cứu xõy dựng một số chuẩn thống nhất trong việc xõy dựng và quản trị cỏc CSDL về thụng tin KH&CN. Trƣớc mắt cần nhanh chúng xõy dựng khổ mẫu dữ liệu thống nhất cho toàn hệ thống.
Tăng cƣờng điều hũa, phối hợp trong việc xõy dựng ngõn hàng dữ liệu quốc gia về KH&CN. Cụ thể cần thụng tin kịp thời và chớnh xỏc về cỏc CSDL hiện cú và mới nảy sinh trong toàn hệ thống. Để làm đƣợc điều đú cần tiến hành đăng ký và xõy dựng CSDL về thụng tin KH&CN.
Tiến hành đào tạo và bồi dƣỡng cỏn bộ thụng tin về tổ chức, xõy dựng và quản trị CSDL một cỏch cú hệ thống và thƣờng xuyờn. Nội dung của đào tạo phải bỏm sỏt yờu cầu của cụng tỏc này và phải xuất phỏt từ trỡnh độ thực tế của phần lớn số cỏn bộ thụng tin hiện nay.
Nghiờn cứu xõy dựng một số cơ chế trao đổi và chia sẻ cỏc CSDL trong hệ thống thụng tin KH&CN quốc gia. Tiến tới hỡnh thành thị trƣờng CSDL về thụng tin KH&CN trong cả nƣớc.
2.3. Thực trạng cụng tỏc xõy dựng cơ sở dữ liệu tại Viện ứng dụng Cụng nghệ nghệ
2.3.1. Giới
Viện Ứng dụng Cụng nghệ là một Viện nghiờn cứu thuộc Bộ Khoa học và Cụng nghệ, cú tƣ cỏch phỏp nhõn, đƣợc sử dụng con dấu riờng và đƣợc mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nƣớc và Ngõn hàng. Viện cú cỏc nhiệm vụ và quyền hạn chủ yếu sau đõy:
- Nghiờn cứu, ứng dụng và chuyển giao cỏc cụng nghệ cao, cụng nghệ mới thuộc cỏc lĩnh vực Laser, Hồng ngoại, Vi điện tử, Tin học, Vật liệu mới, Quang điện tử, Sinh học. vào sản xuất và đời sống.
- Tham gia cỏc hoạt động thẩm định, tƣ vấn kỹ thuật, đỏnh giỏ cụng nghệ.
- Tham gia nghiờn cứu xõy dựng cỏc chớnh sỏch khuyến khớch phỏt triển ứng dụng cụng nghệ cao, cụng nghệ mới vào sản xuất và đời sống.
- Tham gia nghiờn cứu xõy dựng cỏc quy định về đỏnh giỏ, nghiệm thu, ứng dụng và cụng bố kết quả nghiờn cứu khoa học và phỏt triển cụng nghệ.
- Đào tạo và bồi dƣỡng cỏn bộ thuộc cỏc lĩnh vực cụng nghệ cao, cụng nghệ mới cú liờn quan đến nhiệm vụ của Viện và của Bộ theo quy định của phỏp luật.
- Phối hợp thực hiện cỏc hoạt động hợp tỏc quốc tế về khoa học và cụng nghệ thuộc cỏc hƣớng cụng tỏc của Viện theo phõn cụng của Bộ và quy định của Nhà nƣớc.
- Tham gia hoạt động tƣ vấn lập quy hoạch phỏt triển một số cụng nghệ cao.
- Quản lý tổ chức và cỏn bộ, tài chớnh, tài sản và cỏc hoạt động khỏc của Viện theo phõn cấp của Bộ và theo quy định của Nhà nƣớc.
Về cơ cấu tổ chức: Viện Ứng dụng Cụng nghệ cú 08 Đơn vị trực thuộc trong đú cú 01 chi nhỏnh tại Thành phố Hồ Chớ Minh và 07 trung tõm.
Tổng số nhõn lực của Viện là 334 ngƣời, trong đú cú 17 ngƣời cú trỡnh độ Tiến sĩ, 51 ngƣời cú trỡnh độ Thạc sỹ, 207 ngƣời cú trỡnh độ đại học.Trong số này cú 01 ngƣời là nghiờn cứu viờn cao cấp, 22 ngƣời là nghiờn cứu viờn chớnh và 216 ngƣời là nghiờn cứu viờn.
Chỉ tớnh riờng trong 3 năm 2008- 2010 Viện Ứng dụng cụng nghệ 94 Đề tài cỏc cấp trong đú cú 02 Đề tài cấp nhà nƣớc, 37 Đề tài cấp Bộ và 57 Đề tài cấp cơ sở. Trong số này 55 Đề tài đó đƣợc nghiệm thu, phaàn lớn cỏc đề tài, chƣơng trỡnh khoa học gúp phần quan trọng vào sự phỏt triển khoa
học và cụng nghệ, ứng dụng vào đời sống kinh tế xó hội và phục vụ an ninh quốc phũng. Cỏc kết quả nghiờn cứu này cú 03 bài bỏo đƣợc đăng trờn cỏc tạp chớ quốc tế, 11 bài bỏo trờn cỏc tạp chớ khoa học trong nƣớc, 30 bỏo cỏo tại cỏc Hội thảo khoa học trong và ngoài nƣớc.
Viện cũng đó phối hợp với một số cơ sở đào tạo đó đào tạo đƣợc 05 tiến sĩ .
Về cơ sở vật chất: Viện chƣa cú hệ thống mỏy chủ nhƣng cú 391 mỏy tớnh cỏ nhõn cỏc loại đạt tỉ lệ 1,2 mỏy/ ngƣời trong đú cú 250 mỏy tớnh đƣợc nối mạng Internet, đạt tỉ lệ khoảng 60% mỏy tớnh đƣợc nối mạng. Tuy nhiờn nếu tớnh số mỏy tớnh đƣợc nối mạng trờn ngƣời sử dụng, tỉ lệ này đạt gần 80%. Viện cũng đó phõn cụng 02 ngƣời theo rừi phụ trỏch cụng tỏc quản lý cơ sở dữ liệu tuy nhiờn chƣa thành một bộ phận cụ thể cú chức năng, nhiệm vụ rừ ràng. Hai cỏn bộ này đƣợc giao nhiệm vụ xõy dựng cơ sở dữ liệu, quản lý hệ thống mỏy chủ, trang Web của Viện, phụ trỏch việc kết nối cơ sở dữ liệu của Viện với mạng thụng tin KH&CN VINAREN (mạng thụng tin KH&CN cỏc trƣờng Đại học).
Hệ thống phần mềm đúng vai trũ quan trọng, là cụng cụ quyết định hiệu quả ứng dụng và phỏt triển CNTT. Qua điều tra cho thấy phần mềm dựng cho quản lý cơ sở dữ liệu gần nhƣ khụng cú.
2.3.2. Thực trạng cụng tỏc xõy dựng CSDL trong Viện Ứng dụng cụng nghệ cụng nghệ
2.3.2.1 Quan điểm chỉ đạo.
Tiến hành điều tra thực tế cho thấy: hầu hết cỏc tổ chức KH&CN núi chung và Viện Ứng dụng Cụng nghệ núi riờng xỏc định việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong quản lý, điều hành núi chung và quản lý cơ sở dữ liệu núi riờng là việc làm cần thiết (kết quả điều tra cho thấy 100 % cỏc nội dung trong Phiếu điều tra đều đƣợc ghi nhận là cần thiết phải đƣa vào cơ sở dữ liệu để quản lý). Việc xõy dựng và sử dụng cơ sở dữ liệu đúng vai trũ quan trọng trong việc nõng cao chất lƣợng hiệu quả điều hành. Tuy nhiờn cỏc tổ chức này cũng chƣa xỏc định đõy là việc làm cấp thiết, sống cũn với tổ
chức. Cỏc tổ chức KH&CN núi chung và Viện Ứng dụng cụng nghệ núi riờng chƣa cú một bộ phận chuyờn trỏch làm cụng tỏc xõy dựng cơ sở dữ liệu và quản lý cơ sở dữ liệu mà thƣờng chỉ giao cho một bộ phận, tổ chức sẵn cú đảm nhận thờm việc xõy dựng và quản lý cơ sở dữ liệu (thƣờng nằm trong phũng Tổ chức hành chớnh của tổ chức KH&CN). Cỏc tổ chức cũng chỉ thƣờng giao thờm nhiệm vụ cho cỏn bộ; cỏc cỏn bộ này thƣờng phải đảm trỏch thờm một vài nhiệm vụ khỏc trong cơ quan nờn cũng khụng toàn tõm ,toàn lực cho cụng tỏc này.
Là một Viện lớn (quy mụ trờn dƣới 300 ngƣời) nhƣng việc dành kinh phớ để mua sắm hệ thống mỏy chủ cũng chƣa đƣợc thực hiện. Nguyờn nhõn một phần do đõy là tổ chức sử dụng 100% ngõn sỏch từ nhà nƣớc, mà theo quy định hiện hành việc dự toỏn ngõn sỏch cho việc mua sắm trang thiết bị về CNTT gặp một số khú khăn. Tuy nhiờn qua tỡm hiểu đƣợc biết, sự quan tõm của Lónh đạo cỏc đơn vị cũn hạn chế, họ cho rằng đõy cũng chƣa phải nhiệm vụ cấp thiết trong khi đú họ cũn phải lo nhiều nhiệm vụ cấp bỏch hơn.
2.3.2. 2 Cơ chế chớnh sỏch quản lý cụng tỏc xõy dựng CSDL
Tiến hành phỏng vấn sõu tỡm hiểu về những bất cập trong phõn cụng nhiệm vụ xõy dựng và quản lý cơ sở dữ liệu thu đƣợc kết quả sau: ngoài cỏc nhiệm vụ xõy dựng cơ sở dữ liệu, xõy dựng trang Web, kết nối với hệ thống mạng VINAREN, cỏc cỏn bộ này thƣờng đƣợc giao thờm cỏc nhiệm vụ quản lý, sửa chữa thiết bị mạng và phần mềm, đảm bảo kỹ thuật, thực hiện nhiệm vụ mua và sửa chữa mỏy tớnh. Nhiều khi cỏc việc này chiếm phần lớn tỉ lệ thời gian và do đú việc dành thời gian cho xõy dựng và quản lý cơ sở dữ liệu chiếm tỉ lệ rất thấp.
Hầu hết cỏc tổ chức KH&CN cũng chƣa xõy dựng cơ chế, qui định yờu cầu bắt buộc phải xõy dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu, do đú cỏc cỏn bộ phụ trỏch, lónh đạo cỏc đơn vị trực thuộc cũng khụng coi đõy là một việc bắt buộc phải làm và phải làm thƣờng xuyờn.
Thực tế hiện nay cú một số tổ chức KH&CN đƣợc trang bị tƣơng đối đầy đủ thiết bị, phần mềm nhƣng do hạn chế trong tổ chức thực hiện dẫn đến ứng dụng hiệu quả khụng cao. Tiến hành điều tra năng lực tổ chức thực hiện của Viện Ứng dụng cụng nghệ theo cỏc tiờu chớ sau:
- Mụi trƣờng phỏp lý: qui chế, qui định xõy dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tại Viện.
- Tổ chức nhập liệu: qui định về nhập liệu, tổ chức nhõn lực nhập liệu. - Tổ chức an toàn dữ liệu: cỏc qui định, biện phỏp kỹ thuật và tần suất
thực hiện an toàn và bảo mật dữ liệu.
- Tổ chức thụng tin trờn Website: Website là nơi tớch hợp cỏc thụng tin, cỏc hệ thống phần mềm của Viện nhằm giới thiệu, quảng bỏ về Viện. Điều tra khảo sỏt thực trạng Website căn cứ theo cỏc chuyờn mục thụng tin cần phải cú đối với một Website của Viện, gồm 10 nội dung sau cơ bản sau:
o Thụng tin giới thiệu Viện, hệ thống tổ chức biờn chế cỏc Phũng Ban, cỏc Trung tõm.
o Tin tức: tin tức hoạt động của Viện hoặc tin tức trong và ngoài nƣớc.
o Văn bản phỏp quy: cỏc cụng văn, thụng bỏo, qui định…
o Lịch hoạt động của Viện, Lónh đạo…
o Thƣ viện điện tử, giỏo trỡnh, tài liệu: cỏc hệ thống phần mềm Thƣ viện Điện tử của cỏc trƣờng đƣợc tớch hợp với Website. Cỏc danh mục tài liệu, sỏch… phục vụ học viờn tra cứu, tham khảo.
o Nghiờn cứu khoa học: cỏc hoạt động nghiờn cứu khoa học của trƣờng, danh sỏch túm tắt hoặc toàn văn dự ỏn - đề tài nghiờn cứu, sỏng kiến – sỏng chế…
o Phản ỏnh, gúp ý, liờn hệ: hũm thƣ, địa chỉ, điện thoại liờn hệ… Qua điều tra kết hợp phỏng vấn sõu về năng lực tổ chức thực hiện tại Viện Ứng dụng cụng nghệ và một số Viện khỏc thu đƣợc cỏc số liệu sau:
- Về mụi trƣờng phỏp lý: Viện chƣa cú cú quy chế về sử dụng hệ thống mạng nội bộ, mạng Internet và cỏc hệ thống phần mềm nghiệp vụ dựng chung.
- Tổ chức nhập liệu: Kết quả điều tra tại Viện cho thấy viện chƣa cú qui định cần tổ chức nhập liệu một cỏch cụ thể: nội dung, lƣợng thụng tin, thũi hạn... Qua tỡm hiểu một số Viện khỏc nhập liệu theo định kỳ hoặc tự phỏt. Đõy cũng là nguyờn nhõn dẫn đến nhiều hệ thống thiếu thụng tin do nhập liệu khụng thƣờng xuyờn đầy đủ dẫn đến ứng dụng kộm hiệu quả.
- An toàn dữ liệu: Cụng tỏc an toàn và bảo mật dữ liệu tại Viện Ứng dụng cụng nghệ đƣợc giao cho một cỏn bộ chuyờn trỏch CNTT thực hiện. Việc sao lƣu dữ liệu thực hiện định kỳ theo tuần. Bảo mật dữ liệu đƣợc thiết lập trờn hệ thống phần cứng và phần mềm.
- Số liệu cho thấy Website của một số Viện cú số lƣợng chuyờn mục thụng tin cũn hạn chế nhƣ: Số liệu cũng cho thấynhiều chuyờn đề tin tức chỉ cú đề mục mà khụng cú nội dung thụng tin bờn trong. Qua truy nhập trực tiếp cỏc địa chỉ Website cho thấy cú nhiều Website trờn trang nhất (trang chủ) vẫn cũn một số bản tin đƣợc đăng cỏch đõy vài thỏng, thậm chớ từ năm 2008 mà chƣa cú bản tin mới thay thế.
2.3.3.4. Hiệu quả cụng tỏc xõy dựng CSDL.
Qua cỏc số liệu núi trờn, nhỡn chung, năng lực tổ chức tại cỏc Viện cũn hạn chế và khụng đồng đều. Cỏc Viện hầu nhƣ chƣa cú qui định hoặc chƣa triển khai thực hiện về tổ chức thụng tin, cập nhật và an toàn dữ liệu và đõy là một trong những nguyờn nhõn dẫn đến ứng dụng CNTT chƣa hiệu quả tại cỏc tổ chức KH&CN hiện nay.