Chương 2 : Cơ sở để xác định danh mục hồ sơ, tài liệu của
3.3 Cấu tạo Danh mục hồ sơ, tài liệu của Tổng cục Thuế cần nộp lưu vào
vào Trung tâm lưu trữ quốc gia.
Từ những căn cứ nói trên, chúng tôi đã xác định Danh mục tài liệu của Tổng cục Thuế tế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia. Hồ sơ, tài liệu trong Danh mục được phân chia thành ba nhóm lớn, được ký hiệu là chữ số la mã (I, II, III). Từ nhóm lớn tài liệu được phân chia thành các nhóm vừa có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Tổng cục Thuế, các Vụ đơn vị được đánh bằng chữ số ả rập (1, 2, 3...). Từ nhóm vừa phân chia thành các nhóm nhỏ. Nhóm nhỏ được phân chia theo từng vấn đề, được ký hiệu là: 1.1, 1.2, 2.1, 2.2 v.v...Trong nhóm nhỏ liệt kê những tài liệu cụ thể (nếu có).
Để thuận tiện cho việc sử dụng, trong quá trình sắp xếp các mục trong Danh mục hồ sơ, tài liệu của Tổng cục Thuế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia , chúng tôi đã xếp những nhóm tài liệu, hồ sơ theo trình tự logic từ chung đến riêng, từ quan trọng nhiều đến quan trọng ít: Tài liệu tổng hợp; tài liệu về quy hoạch, kế hoạch, thống kê; tài liệu quản lý về tổ chức cán bộ; Sau đó là những tài liệu, hồ sơ phản ánh hoạt động quản lý chuyên môn của Tổng cục Thuế như: Tài liệu về nghiệp vụ Thuế; tài liệu tuyên truyền hỗ trợ thuế, tài liệu về cải cách thuế ; Cuối cùng là những tài liệu về hoạt động của Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên Tổng cục Thuế.
Trong mỗi nhóm chúng tôi sắp xếp hồ sơ, tài liệu mang tính chỉ đạo, hướng dẫn, tổng hợp trước những hồ sơ, tài liệu triển khai, tổ chức thực hiện, cuối cùng là hồ sơ tổng kết công tác và những hồ sơ khác.
Danh mục hồ sơ, tài liệu của Tổng cục Thuế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia gồm hai cột: Số thứ tự và Tên loại của tài liệu, hồ sơ. Trong cột: Tên loại tài liệu, hồ sơ chia thành các nhóm tài liệu. Danh mục này có 3 nhóm lớn (tài liệu quản lý chung, quản lý về chuyên môn, tài liệu của các tổ chức Đảng, Công đoàn,
đoàn Thanh niên), trong đó có 10 nhóm tài liệu chung (từ nhóm 1 đến nhóm 10) và 9 nhóm tài liệu quản lý về chuyên môn (từ nhóm 1 đến nhóm 9) và 3 nhóm tài liệu của các tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên (từ nhóm 1 đến nhóm 3). Trong mỗi nhóm thống kê hồ sơ, tài liệu cụ thể (nếu có).
VD:
I. Nhóm tài liệu chung 1. Tài liệu tổng hợp
1.1 Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Tổng cục Thuế - Văn bản chỉ đạo về việc xây dựng văn bản
- Quyết định thành lập tổ soạn thảo - Chương trình, kế hoạch biên soạn - Đề cương văn bản
- Bản dự thảo
- Biên bản các hội thảo và các ý kiến đóng góp
- Hồ sơ về các hội nghị, hội thảo mở rộng, chuyên gia - Văn bản góp ý của các cơ quan hữu quan
- Tờ trình kèm theo dự thảo cuối cùng trình cấp có thẩm quyền - Bản chính văn bản đã được ban hành
1.2 Hồ sơ về tổ chức thực hiện văn bản quy phạm pháp luật v.v... 2. Tài liệu quản lý về công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê
2.1 Hồ sơ xây dựng đề án chiến lược hoặc đề án quy hoạch phát triển ngành Thuế.
2.2 Hồ sơ xây dựng và tổ chức thực hiện các đề án, dự án chương trình mục tiêu của cơ quan Tổng cục, ngành Thuế. v.v...
3. Tài liệu quản lý về công tác tổ chức, cán bộ 4. Tài liệu quản lý về công tác lao động tiền lương
5. Tài liệu quản lý về công tác Tài chính kế toán 6. Tài liệu quản lý về công tác xây dựng cơ bản 7. Tài liệu quản lý về hợp tác quốc tế
8 Tài liệu quản lý về công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo 9. Tài liệu quản lý về công tác thi đua, khen thưởng
10. Tài liệu quản lý về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ II. Nhóm tài liệu quản lý chuyên môn
1. Tài liệu về nghiệp vụ Thuế
2. Tài liệu tuyên truyền hỗ trợ đối tượng nộp Thuế
3. Tài liệu về nghiên cứu chính sách chế độ và cải cách Thuế 4. Tài liệu ấn chỉ Thuế
5. Tài liệu Kê khai thuế
6. Tài liệu về Dự toán thu thuế
7.Tài liệu về quản lý thuế thu nhập cá nhân
8.Tài liệu quản lý thu thuế, phí, lệ phí và các loại thu khác 9.Tài liệu quản lý và cưỡng chế nợ thuế
III. Nhóm tài liệu về hoạt động của các tổ chức Đảng, Công đoàn, đoàn Thanh niên
1. Tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng 2. Tài liệu về hoạt động của tổ chức Công đoàn 3. Tài liệu về hoạt động của Đoàn Thanh niên