Chương 2 : Cơ sở để xác định danh mục hồ sơ, tài liệu của
3.2 Quy trình và phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu của
3.2.1 Quy trình
Để xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu của Tổng cục Thuế cần nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia trước hết phải xây dựng theo quy trình sau:
Bước 1: Nghiên cứu tìm hiểu rõ chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế.
Bước 2: Khảo sát, tìm hiểu cụ thể các loại tài liệu hình thành trong hoạt động của Tổng cục Thuế.
Bước 3: Trên cơ sở các loại tài liệu hình thành trong hoạt động của Tổng cục Thuế, dựa vào lý luận xác định giá trị tài liệu để lựa chọn các hồ sơ tài liệu có giá trị đưa vào Danh mục hồ sơ cần nộp vào lưu trữ lịch sử.
3.2.2 Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ + Thu thập hồ sơ
- Dựa vào chức năng nhiệm vụ của cơ quan, mục lục hồ sơ vĩnh viễn, tham khảo bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành Thuế để lựa chọn hồ sơ đưa vào danh mục cần nộp lịch sử.
+ Sắp xếp hồ sơ trong danh mục
Sắp xếp hồ sơ trong danh mục theo thời gian và tính chất của hồ sơ Danh mục hồ sơ được chia làm 3 nhóm cụ thể:
- Nhóm tài liệu chung
- Nhóm tài liệu chuyên môn
- Nhóm tài liệu về hoạt động của tổ chức đảng,công đoàn, đoàn thanh niên. Việc xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia căn cứ vào quy trình và phương pháp xây dựng danh mục nhằm thống nhất trong việc chọn những hồ sơ, tài liệu thực sự có giá trị đưa vào lưu trữ lịch sử.