Chương 2 : Cơ sở để xác định danh mục hồ sơ, tài liệu của
3.1 Căn cứ xác định Danh mục hồ sơ, tài liệu của Tổng cục Thuế
lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Hiện nay có nhiều loại danh mục khác nhau như: Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, danh mục tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan kèm theo thời hạn bảo quản, danh mục tài liệu tiêu biểu hình thành trong hoạt động của các cơ quan trung ương thuộc diện nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Những danh mục tài liệu này đã, đang và sẽ tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ triển khai, thực hiện các khâu nghiệp vụ chuyên môn trong thực tế. Kế thừa có chọn lọc những kết quả đạt được trong xây dựng danh mục tài liệu của một số ngành, cơ quan và kết hợp vận dụng linh hoạt vào thực tế tại cơ quan Tổng cục Thuế, chúng tôi xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thuế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Đây là bản thống kê có hệ thống, logic hồ sơ, tài liệu của Tổng cục Thuế thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. Khi xây dựng, chúng tôi dựa vào một số căn cứ sau:
- Trước tiên, chúng tôi nghiên cứu, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ máy Tổng cục Thuế và hoạt động của các đơn vị trực thuộc Tổng cục Thuế. Đây thực sự là một căn cứ quan trọng, có giá trị chân thực giúp chúng tôi xác định vị trí, vai trò của Tổng cục Thuế trong hệ thống các cơ quan nhà nước nói chung, cơ quan Thuế nói riêng.
Đồng thời nắm vững nội dung, thành phần, đặc điểm, giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế. Từ đó có cơ sở pháp lý quan trọng để lựa chọn những hồ sơ có giá trị cần bảo quản trong kho lưu trữ cố định.
- Căn cứ vào giá trị của tài liệu lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế. Những hồ sơ được thống kê trong Danh mục phải là những hồ sơ có giá trị lịch sử và ý nghĩa thực tiễn lâu dài. Để hiểu và nắm được thành phần, nội dung tài liệu của Tổng cục Thuế, một mặt chúng tôi nghiên cứu, sử dụng: các Sổ công văn đi, đến của Tổng cục Thuế; các tập lưu tài liệu; mục lục hồ sơ của Tổng cục Thuế đặc biệt là cuốn Mục lục hồ sơ thống kê hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài, vĩnh viễn, và các văn bản của Tổng cục Thuế quy định về công tác văn thư, lưu trữ. Quan trọng hơn chúng tôi đã khảo sát trực tiếp có chọn lọc tài liệu hình thành trong hoạt động của Tổng cục Thuế.
- Căn cứ vào nhu cầu tra cứu tài liệu tại Lưu trữ Tổng cục Thuế. Để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả một cách chính xác, kịp thời, nhanh chóng, việc lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, xác định thành phần tài liệu cần nộp vào lưu trữ cố định là rất cần thiết.
- Tuy nhiên, để xác định danh mục hồ sơ, tài liệu của Tổng cục Thuế cần nộp vào Trung tâm lưu trữ quốc gia, nếu chỉ dựa vào ba căn cứ nói trên thì những nhận định đưa ra sẽ không có tính thuyết phục và mang tính chủ quan. Theo chúng tôi cần phải nắm vững và vận dụng linh hoạt lý luận về xác định giá trị tài liệu đã được các nhà lưu trữ trong và ngoài nước nghiên cứu xây dựng. Thực tế cho thấy không phải tất cả tài liệu hình thành trong hoạt động của Tổng cục Thuế đều có giá trị và cần nộp vào Lưu trữ lịch sử.
Ngoài ra, sức ép đối với các phòng, kho lưu trữ là rất lớn. Việc lựa chọn tài liệu lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế là lựa chọn một lượng tài liệu tối thiểu nhưng chứa đựng lượng thông tin tối đa đáp ứng nhu cầu sử dụng. Vì vậy việc vận dụng linh hoạt các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu là không thể thiếu.