Chương 2 : Cơ sở để xác định danh mục hồ sơ, tài liệu của
2.2 Cơ sở thực tiễn
Để xác định Danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thuế cần nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, ngoài việc vận dụng cơ sở lý luận phải dựa vào cơ sở thực tiễn .
2.2.1 Công tác xác định danh mục hồ sơ, tài liệu cần nộp vào Lưu trữ lịch sử của các Bộ, Tổng cục, ngành, cơ quan.
Dựa trên văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước số 163/QĐ-VTLTNN ngày 4/8/2010; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 của Bộ Nội vụ về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Kết hợp với thực tế tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, nhiều cơ quan trung ương cũng như địa phương đã tiến hành xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của ngành, cơ quan mình, để có căn cứ xác định danh mục hồ sơ tài liệu cần nộp vào Lưu trữ lịch sử.
VD:
+ Văn phòng Quốc hội có Bảng thời hạn bảo quản Phông Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
+ Viện Kiểm sát nhân dân tối cao có Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành kiểm sát.
+ Bộ Tài chính có ban hành Thông tư số 155 ngày 6/11/2013 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính.
+ Tổng cục Thuế có Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành thuế năm 2003 và 2012.
+ Tổng cục Hải quan có Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành hải quan.
+ Trung tâm Khoa học Xã hội và Nhân văn Quốc gia có Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Trung tâm năm 2003.
+ Tổng Công ty Bưu chính - Viễn thông Việt Nam có Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Tổng Công ty Bưu chính, Viễn thông Việt Nam năm 2005.
Nhìn chung các văn bản nói trên rất phong phú, đa dạng về thể loại (có bảng thời hạn bảo quản đa ngành, có bảng thời hạn bảo quản tài liệu của ngành và cũng có bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan). Về cấu tạo hầu hết các bảng thời hạn bảo quản được xây dựng theo phương án "mặt hoạt động" hoặc "mặt hoạt động và vấn đề". Mỗi mặt hoạt động hoặc vấn đề lớn có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Bộ, Tổng cục, ngành, cơ quan. Các bảng thời hạn đều được cấu tạo theo đề mục và mục. Các đề mục đầu tiên thường là những mặt hoạt động hoặc vấn đề liên quan đến chức năng hành chính chung và các hoạt động khác, phổ biến nhất ở các cơ quan. Các đề mục tiếp theo là những đề mục thuộc lĩnh vực chuyên ngành của từng Bộ, ngành, cơ quan.
- Bảng thời hạn của Tổng cục Hải quan có các đề mục: Ấn chỉ, giám sát quản lý hải quan, điều tra chống buôn lâu, kiểm tra sau thông quan, thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu.
- Bảng thời hạn của Bộ Tài chính có: Tài chính - giá; thuế; hải quan; chứng khoán; kho bạc; dự trữ quốc gia.
Các cột mục trong bảng thời hạn bảo quản thường có 04 cột (Số thứ tự ; tên nhóm hồ sơ, tài liệu; thời hạn bảo quản; ghi chú)
Về thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu có hai cách: Một là vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời. Hai là chia hai loại thời hạn bảo quản: vĩnh viễn và có thời hạn được tính bằng số lượng năm cụ thể.
Theo chúng tôi những quy định trên của các cơ quan có thẩm quyền đặc biệt là hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan quản lý nhà nước trung ương thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã tạo cơ sở để các cơ quan vận dụng vào thực tế công tác xác định giá trị tài liệu nói chung, xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu của cơ quan mình cần nộp vào Lưu trữ cố định nói riêng.
Nhìn chung những hồ sơ, tài liệu được xác định cần nộp vào Lưu trữ cố định được chia thành 3 nhóm chính. Đó là nhóm tài liệu chung, tài liệu chuyên môn và tài liệu về hoạt động của các tổ chức đoàn thể. Cụ thể là tài liệu về tổng hợp; quy hoạch kế hoạch, thống kê; tổ chức, cán bộ; lao động tiền lương; Tài chính, kế toán; quản lý xây dựng cơ bản; hoạt động khoa học công nghệ; hợp tác quốc tế; thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo; thi đua khen thưởng; hành chính, văn thư, lưu trữ; tài liệu xây dựng những văn bản quản lý chuyên môn hoặc các chương trình, dự án; tài liệu về thực hiện các văn bản quản lý chuyên môn hoặc các chương trình, dự án; hồ sơ chỉ đạo điểm về lĩnh vực chuyên môn; hồ sơ về các đợt kiểm tra chuyên môn ở các đơn vị trực thuộc, các đơn vị thuộc ngành quản lý; hồ sơ giải quyết các vụ việc quan trọng hình thành trong hoạt động chuyên môn của cơ quan; hồ sơ hội nghị chuyên môn; chương trình, báo cáo tổng kết công tác chuyên môn dài hạn, hàng năm của cơ quan; sổ tổng hợp về chuyên môn; báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề. Tuy nhiên những quy định, hướng dẫn nói trên vẫn còn chung chung, phạm vi điều chỉnh chưa rộng( chỉ giới hạn trong cơ quan quản lý nhà nước trung ương) và tập trung chủ yếu vào tài liệu lưu trữ hành chính, những tài liệu chung. Trong khi đó tài liệu chuyên môn của từng ngành, cơ quan rất phức tạp, khó lại không được quy định cụ thể, chi tiết. Hơn nữa các cơ quan có thẩm quyền chưa đưa ra những chế tài, quy định mang tính bắt buộc với các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu. Vì vậy việc lựa chọn tài liệu lưu
trữ có giá trị của các cơ quan là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia còn mang tính tự phát, chủ quan, thiếu đồng bộ, hệ thống.
Mặc dù còn có những khó khăn nhất định song hiện nay, nhận thức rõ tầm quan trọng của bảng thời hạn tài liệu trong đó có xác định giá trị tài liệu từ lúc chưa hình thành đến lúc hình thành, trong quá trình giải quyết công việc, tài liệu được đưa ra chỉnh lý và đặc biệt là lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản trong các kho Lưu trữ lịch sử. Ngày 3/6/2011 Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 09/2011/TT-BNV quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Thông tư này bãi bỏ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu ban hành theo Công văn số 25/NV ngày 10 tháng 9 năm 1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng. Nhờ có Bảng thời hạn bảo quản này, nhiều Bộ, ngành, cơ quan có thể xác định, lựa chọn những hồ sơ có giá trị lịch sử để giao nộp vào Lưu trữ nhà nước. Ngoài ra còn giúp cán bộ của các Lưu trữ cố định nắm được số lượng hồ sơ, tài liệu cần thu và có kế hoạch thu đủ, đảm bảo chất lượng của hồ sơ. Vì vậy nghiên cứu, kế thừa những ưu điểm mà các Bộ, Tổng cục ngành, cơ quan đã làm được và vận dụng linh hoạt vào thực tế cơ quan Tổng cục Thuế là một yêu cầu khách quan và đúng đắn.
2.2.2. Thực tế và nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Tổng cục Thuế
Đây là cơ sở thực tế quan trọng giúp chúng tôi xác định danh mục hồ sơ, tài liệu của Tổng cục Thuế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
Tài liệu hình thành trong hoạt động của Tổng cục Thuế rất phong phú về thể loại và đa dạng về nội dung, có thể phân chia theo nguồn gốc, thể loại và nội dung như sau:
+ Về nguồn gốc gồm có: Tài liệu do chính Tổng cục Thuế ban hành; tài liệu do các cơ quan cấp trên (như Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính
phủv.v...) gửi để chỉ đạo, lãnh đạo, truyền đạt chủ trương, đường lối về các mặt công tác do Tổng cục Thuế phụ trách; tài liệu do các cơ quan cấp dưới, hữu quan (như Cục Thuế, Chi cục Thuế, Các công ty) gửi tới có nội dung liên quan đến công tác Thuế của Tổng cục Thuế.
+ Về thể loại gồm:
Văn bản quy phạm pháp luật: Đó là luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông tư quy định về thành lập, giải thể, sáp nhập, chức năng, nhiệm vụ của Bộ và các đơn vị trực thuộc; quy định, hướng dẫn về những vấn đề có liên quan đến hoạt động quản lý chuyên môn của Tổng cục Thuế.
Văn bản quy phạm cá biệt: Đó là các quyết định về tiếp nhận, điều động, khen thưởng, nâng lương.
Văn bản hành chính gồm: Kế hoạch, báo cáo thường kỳ, đột xuất, chuyên đề; tờ trình các dự án, đề án; thông báo; biên bản; công văn trao đổi, đôn đốc, xin ý kiến.
+ Về nội dung: Tài liệu lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế rất phong phú và đa dạng. Khối tài liệu này được sản sinh và phản ánh tương đối đầy đủ hoạt động của các Vụ, Cục, Văn phòng. Đó là những tài liệu quản lý chung có ở Tổng cục Thuế như: (Tài liệu tổng hợp; tài liệu về quản lý công tác tổ chức, cán bộ; tài liệu về thanh tra; tài liệu về hợp tác quốc tế; tài liệu về Tài chính kế toán), tài liệu quản lý chuyên môn như: (Tài liệu về nghiệp vụ thuế, tài liệu quản lý ấn chỉ Thuế; tài liệu về tuyên truyền, tài liệu về cải cách thuế) và tài liệu của các tổ chức toàn thể (Tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng; tài liệu về hoạt động của tổ chức Công đoàn; tài liệu về hoạt động của tổ chức Đoàn Thanh niên).
Theo định kỳ quý I hàng năm cơ quan Tổng cục Thuế đều có Thông báo gửi tới các vụ, đơn vị thuộc cơ quan về thu thập tài liệu về kho ( kèm lịch thu cụ thể) . Tuy nhiên công tác thu thập chưa được đầy đủ do một số nguyên nhân sau:
- Do kho lưu trữ xa cơ quan, các Vụ đơn vị không muốn giao nộp tài liệu đặc biệt nhiều tài liệu có giá trị vĩnh viễn.
- Các Vụ, đơn vị trong cơ quan không thực hiện việc giao nộp những hồ sơ, tài liệu về Xây dựng các Luật, văn bản quy phạm pháp luật do Tổng cục Thuế chủ trì soạn thảo; Hồ sơ duyệt quyết toán năm của Tổng cục Thuế và các đơn vị thuộc thẩm quyền. Dẫn đến thành phần giao nộp hồ sơ tài liệu về kho không đầy đủ. Từ năm 1990 đến nay cơ quan Tổng cục Thuế mới tiến hành giao nộp vào Trung tâm lưu trữ quốc gia 2 đợt năm 2007 và 2015.
Qua nghiên cứu, khảo sát thực tế, chúng tôi nhận thấy nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế là rất lớn, trong đó tập trung vào một số loại sau:
- Tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu, biên soạn lịch sử ngành Thuế. Đó là tài liệu phản ánh sự hình thành, tồn tại, phát triển của Tổng cục và các đơn vị trực thuộc Tổng cục Thuế; tài liệu chỉ đạo, lãnh đạo của cơ quan cấp trên đối với các mặt hoạt động do Tổng cục Thuế phụ trách; các báo cáo tổng kết dài hạn, hàng năm, báo cáo tổng kết chuyên đề; tài liệu về tổ chức, triển khai, hướng dẫn thực hiện công tác Thuế đối với các đơn vị thuộc Tổng cục Thuế; tài liệu của Đảng ủy Tổng cục Thuế, các đoàn thể như: Công đoàn, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh có liên quan đến hoạt động chuyên môn của Tổng cục Thuế. Đây là tư liệu quý, có độ tin cậy cao, phản ánh chân thực, khách quan, toàn diện về sự ra đời, quá trình trưởng thành, phát triển của ngành, đơn vị trực thuộc Tổng cục Thuế trong mấy chục năm qua.
- Tài liệu phục vụ cho hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc chuyên môn của Tổng cục Thuế và các đơn vị trực thuộc.
Tóm lại tài liệu lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế là rất phong phú, có giá trị và nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu rất đa dạng, lớn. Tuy nhiên không phải tất cả
tài liệu đều có giá trị vĩnh viễn và cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia . Trái lại phải thận trọng xem xét, lựa chọn những tài liệu có giá trị lịch sử và ý nghĩa thực tiễn lâu dài. Bên cạnh việc căn cứ vào cơ sở lý luận, chúng ta cũng phải dựa vào cơ sở pháp lý, thực tiễn để lựa chọn hồ sơ, tài liệu. Nếu theo cơ sở lý luận và pháp lý, khi xác định Danh mục hồ sơ, tài liệu của Tổng cục Thuế, chúng ta căn cứ vào 3 nhóm tài liệu là tài liệu quản lý chung, tài liệu quản lý chuyên môn và tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên để lựa chọn. Tuy nhiên trong từng nhóm chúng ta cũng cần căn cứ vào thực tế tài liệu để xác định Danh mục hồ sơ, tài liệu của Tổng cục Thuế vào Lưu trữ lịch sử.
Như vậy khi xác định Danh mục hồ sơ, tài liệu của Tổng cục Thuế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, ngoài việc dựa vào lý luận cần phải căn cứ vào cơ sở pháp lý, thực tiễn và vận dụng linh hoạt trong từng thời kỳ, trường hợp cụ thể, nhất định. Chẳng hạn:
* Đối với nhóm tài liệu tổng hợp: Tập trung lựa chọn một số hồ sơ như:
Xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; tổ chức thực hiện văn bản quy phạm pháp luật; hội nghị tổng kết năm hoặc nhiều năm thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của Tổng cục; hội nghị nhân dịp kỷ niệm các ngày lễ lớn hoặc các sự kiện quan trọng của Tổng cục và của ngành Thuế; chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết công tác hàng năm, dài hạn của các Vụ đơn vị thuộc Tổng cục, Cục Thuế, Chi cục Thuế các tỉnh, TP.
* Đối với nhóm tài liệu về kế hoạch, quy hoạch, thống kê: Chú trọng vào hồ sơ xây dựng đề án, chiến lược hoặc đề án quy hoạch phát triển ngành Thuế; xây dựng và tổ chức thực hiện các đề án, dự án chương trình mục tiêu của cơ quan Tổng cục; chỉ tiêu kế hoạch, kế hoạch tổng hợp dài hạn, hàng năm (bản chính thức, bổ sung, điều chỉnh) và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc Bộ;
* Đối với tài liệu về công tác tổ chức, cán bộ: Nhóm tài liệu này phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của Vụ Tổ chức Cán bộ, chiếm một khối lượng lớn trong thành phần tài liệu cơ quan Tổng cục Thuế. Khi lựa chọn cần tập trung vào một số hồ sơ sau: Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác tổ chức, cán bộ của cơ quan Tổng cục và các đơn vị trực thuộc Tổng cục ( Cục Thuế các tỉnh ); hồ sơ hội nghị công tác tổ chức, cán bộ của ngành Thuế; xây dựng đề án tổ chức cơ quan Tổng cục, đề án tổ chức các cơ quan, đơn vị trực thuộc Tổng cục; hồ sơ, tài liệu về thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ; đề án quy hoạch cán bộ của Bộ và ngành; chỉ tiêu biên chế và báo cáo tình hình thực hiện chỉ tiêu biên chế hàng năm của Tổng cục và các đơn vị trực thuộc Tổng cục;
* Đối với tài liệu về quản lý thuế: Tập trung vào chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác thu thuế hàng năm, dài hạn của Tổng cục và các đơn vị thuộc Tổng cục; tài liệu kiểm tra thực hiện công tác thu thuế tài địa phương ; hồ sơ giải quyết các vụ việc điển hình, quan trọng trong quản lý thuế của ngành Thuế.
* Đối với các nhóm tài liệu quản lý chuyên môn khác, việc lựa chọn cũng tương tự như tài liệu về quản lý Thuế. Tuy nhiên có thể thêm, bớt một số hồ sơ, tài liệu tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị chức năng và tài liệu thực tế.
2.3 Cơ sở pháp lý
Việc xác định danh mục hồ sơ, tài liệu của Tổng cục Thuế cần nộp vào