1.3.3 .Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam
3.1. Nhận xét và đánh giá về tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ tại Tổng công
công ty Đƣờng sắt Việt Nam.
3.1.1. Ưu điểm
Kết quả khảo sát thực tế về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại TCTĐSVN đã cho thấy một số ưu điểm của công tác này như sau:
Thứ nhất, hầu hết các cấp quản lý của TCT cũng như người lao động
đã bước đầu nhận thức được giá trị và vai trò của công tác lưu trữ trong hoạt động sản xuất của mình. Từ những nhận thức đó, họ đã ban hành các văn bản quy định về công tác lưu trữ. Những quy định đó cũng đã phản ánh toàn diện các hoạt động tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong doanh.
Thứ hai, Tổng công ty Đường sắt Việt Nam đã bố trí bộ phận có chức
năng tham mưu và hướng dẫn tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp nên nhiều nghiệp vụ của công tác lưu trữ trong doanh nghiệp đã được thực hiện thống nhất.
Thứ ba, TCT ngày càng quan tâm hơn trong việc bố trí các cán bộ làm
công tác lưu trữ nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của công tác này trong hoạt động của doanh nghiệp. Tại Tổng công ty đã bố trí cán bộ kiêm nhiệm quản lý kho lưu trữ chung, điều này cho thấy họ cũng đã bắt đầu nhìn thấy những giá trị tiềm ẩn và sự cần thiết phải tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp mình.
Thứ tư, công tác phổ biến, đào tạo và hướng dẫn thực hiện các quy định
về công tác lưu trữ trong TCT tỏ ra hiệu quả hơn khi Văn phòng Tổng công ty thực hiện thường xuyên một năm 2 đợt về việc phổ biến, hướng dẫn các
nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho tất cả các cán bộ làm công tác này của TCT.
Thứ năm, công tác kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện công tác lưu trữ
được doanh nghiệp thực hiện thường xuyên hàng năm. Với việc thành lập Ban thi đua khen thưởng, Tổng công ty đã ban hành những quy định khen thưởng, kỷ luật về công tác lưu trữ, điều này đã làm hạn chế đến thấp nhất những vi phạm các quy định về công tác văn thư, lưu trữ trong TCT. Đồng thời, các văn bản của TCT cũng đã đưa ra các chế tài đủ mạnh để răn đe các hành vi vi phạm các quy định về công tác lưu trữ, nhờ vậy TCT đã ngăn chặn được các hành vi vi phạm các quy định về công tác lưu trữ của toàn thể cán bộ, nhân viên và người lao động.
3.1.3. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đạt được trong hoạt động tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam cũng còn có những hạn chế như sau:
Thứ nhất, mặc dù bước đầu các cấp quản lý của doanh nghiệp đã nhận
thức được giá trị của công tác lưu trữ đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của TCT, tuy nhiên các phòng, ban, bộ phận, các đơn vị trực thuộc TCT còn thiếu sự quan tâm và chưa thực sự có nhận thức đúng đắn về công tác này. Cán bộ làm công tác lưu trữ chưa tuyên truyền được ý nghĩa, giá trị TLLT đến lãnh đạo, cán bộ nhân viên trong Tổng công ty để họ thấy được ý nghĩa và giá trị của TLLT cũng như công tác lưu trữ đối với sự tồn tại và phát triển của cơ quan mình. Do đó, tài liệu của Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc chưa được tổ chức, quản lý chặt chẽ và khoa học.
Thứ hai, Tổng công ty Đường sắt Việt Nam chưa bố trí cán bộ lưu trữ
chuyên trách, mới chỉ bố trí cán bộ kiêm nhiệm công tác này, những cán bộ này chưa qua đào tạo về chuyên môn lưu trữ. Số lượng cán bộ làm công tác
lưu trữ không ổn định, thường xuyên bị thuyên chuyển sang làm công việc khác. Do chưa có những cán bộ chuyên trách có trình độ chuyên môn về lưu trữ nên việc xây dựng các văn bản quy định, hướng dẫn các nghiệp vụ công tác lưu trữ chưa đầy đủ. Vì thế hiệu quả của công tác này trong doanh nghiệp chưa cao.
Thứ ba, doanh nghiệp đã có chính sách bồi dưỡng đội ngũ cán bộ làm
công tác lưu trữ, phổ biến các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ nhưng do nhiều cán bộ trực tiếp làm việc với tài liệu lưu trữ đã không nhận thức được các giá trị của tài liệu nên họ thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến lưu trữ tài liệu một cách tự phát tạo nên hiệu quả thấp trong công tác lưu trữ và có thể làm mất, làm hư hỏng những tài liệu quan trọng của doanh nghiệp.
Thứ tư, Tổng công ty đã bố trí kho lưu trữ chung cho toàn Tổng công ty
được trang bị tương đối đầy đủ các phương tiện, máy móc kỹ thuật cần thiết để bảo quản tập trung tài liệu của mình. Mặc dù được đưa vào kho bảo quản tập trung nhưng còn một khối lượng lớn tài liệu chưa được chỉnh lý khoa học và tạo nên nhiều vấn đề khó khăn khi tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu. Hơn nữa, kho lưu trữ của Tổng công ty được bố trí ở tầng 1 và diện tích kho hẹp nên điều kiện bảo quản không đảm bảo làm cho tài liệu nhanh chóng bị ẩm mốc, hư hỏng.
Thứ năm, thực tiễn của công tác lưu trữ tại TCTĐSVN cho thấy việc
cập nhật và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ chưa được áp dụng phổ biến nên công tác lưu trữ TCT chưa đạt hiệu quả cao.