1.3. Thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt
1.3.2. Nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Tổng công ty
ty Đường sắt Việt Nam
Tài liệu lưu trữ đang được bảo quản ở kho lưu trữ cơ quan TCTĐSVN không chỉ lớn về khối lượng mà còn đa dạng, phong phú về nội dung. Bên cạnh các quyết sách, chủ trương, quyết định quản lý, điều hành hoạt động của ĐSVN; TLLT còn phản ánh rõ các lĩnh vực hoạt động của ĐSVN, đặc biệt là lĩnh vực sản xuất kinh doanh.
- Khối tài liệu hành chính:
Nội dung chủ yếu của khối tài liệu hành chính là những tài liệu phản ánh chủ trương, đường lối lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng, cơ quan Nhà nước cấp trên, lãnh đạo Tổng công ty đối với các mặt hoạt động của ĐSVN (tổ chức cán bộ, thi đua, khen thưởng, lao động tiền lương...); các tài liệu chỉ đạo chung về phát động phong trào thi đua cho các phòng, ban, bộ phận hoặc cá nhân có thành tích; tài liệu liên quan đến thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên, cổ phần hóa...; tài liệu về việc phân cấp, phân quyền tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, kỷ luật cán bộ; tài liệu về nâng ngạch, bậc lương, bảo hộ an toàn lao động; thống kê tình hình chất lượng, số lượng cán bộ, báo cáo thực hiện các chế độ chính sách cán bộ, kế hoạch tuyển dụng hàng năm; ...Khối tài liệu hành chính này được hình thành từ rất nhiều nguồn khác nhau. Cụ thể như sau:
+ Tài liệu thuộc các cơ quan Nhà nước cấp trên: Đường sắt Việt Nam là doanh nghiệp lớn do Nhà nước thành lập nên chịu sự quản lý của Nhà nước, Chính phủ, Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Tài chính... Trong số các văn bản đến từ nguồn này có thể tập trung vào hai loại lớn, gồm:
Loại thứ nhất là văn bản quy phạm pháp luật mang tính điều chỉnh chung cho hoạt động của doanh nghiệp như: Luật doanh nghiệp, Luật Kế toán, Luật thuế giá trị gia tăng, Luật đường sắt..., các Nghị định, Thông tư hướng dẫn
các mặt hoạt động chung của doanh nghiệp. Thông qua hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, Nhà nước thể chế hóa đường lối, chủ trương, chính sách kinh tế của Đảng thành các quy định pháp lý có giá trị bắt buộc chung đối với doanh nghiệp. Đồng thời tạo ra một hành lang pháp lý thuận lợi để các doanh nghiệp nói chung, TCTĐSVN nói riêng hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng pháp luật, xây dựng và phát triển nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Trong nhóm văn bản này, các Quyết định về thành lập, phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của ĐSVN; các Quyết định về bầu, bãi nhiệm, miễn nhiệm Chủ tịch HĐQT, ủy viên HĐQT; các Quyết định bổ nhiệm, cách chức TGĐ và về lương của các cán bộ chủ chốt của ĐSVN có giá trị đặc biệt quan trọng.
Ví dụ: Luật Đường sắt số 35/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội
- Quyết định số 973/QĐ-TTg ngày 25/6/2010 của Thủ tướng Chính phủ chuyển Công ty mẹ - Tổng Công ty ĐSVN thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu.
- Quyết định số 198/QĐ-TTg ngày 21/01/2013 của Thủ tướng Chính Phủ phê duyệt đề án tái cơ cấu Tổng công ty Đường sắt Việt Nam giai đoạn 2012 – 2015.
Loại thứ hai là văn bản mang tính chỉ đạo trực tiếp về tài chính, về đầu tư, về lao động xã hội, về ngành, lĩnh vực sản xuất kinh doanh của ĐSVN.
+ Tài liệu từ các đơn vị thành viên:
Khối tài liệu từ các đơn vị thành viên gửi về ĐSVN chiếm khối lượng không nhỏ. Nội dung chủ yếu của các tài liệu này là phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên gửi lên Tổng công ty ĐSVN để báo cáo, thông báo. Tài liệu này là tài liệu thuộc công văn đến. Tổng công ty Đường sắt Việt Nam chỉ yêu cầu các đơn vị nộp lưu tại Tổng công ty các tài liệu như: Hồ sơ hoàn công, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
+ Tài liệu từ chính quyền địa phương, các đối tác và các tổ chức XH khác. Trong thực tế tài liệu từ nguồn này chiếm khối lượng không đáng kể. Tài liệu của chính quyền địa phương (HĐND, UBND nơi cơ quan đóng trụ sở) thường đề cập tới các vấn đề như: giữ gìn an ninh trật tự, tham gia các hoạt động văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao của địa phương,... Nội dung của các tài liệu đến từ các đối tác chủ yếu là thư chào hàng, báo giá, giấy giới thiệu, thư cảm ơn,...Sở dĩ khối tài liệu của đối tác có số lượng không nhiều là bởi vì hầu hết hoạt động trao đổi mua bán đều được thực hiện ở các đơn vị thành viên.
+ Tài liệu do chính ĐSVN ban hành
Theo quy định của pháp luật, ĐSVN không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ được ban hành các văn bản áp dụng văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính thông thường và văn bản chuyên môn. Văn bản áp dụng văn bản quy phạm pháp luật có hai loại: Nghị quyết và Quyết định của Tổng giám đốc và chủ tịch HĐQT, được ban hành theo trình tự và thủ tục nhất định. Nội dung các văn bản này thường phản ánh chiến lược, mục tiêu, kế hoạch dài hạn, kế hoạch kinh doanh hàng năm và các vấn đề quan trọng khác của ĐSVN.
Ví dụ: Quyết định số 306/QĐ-ĐS của Tổng giám đốc Đường sắt Việt Nam ngày 15/3/2013 về phê duyệt kế hoạch kiểm tra của Đường sắt Việt Nam năm 2013.
Đối với các công văn hành chính: thông báo, tờ trình, hợp đồng,... đề cập tới tất cả các mặt hoạt động của ĐSVN.
Ví dụ: Công văn số 04/ĐS-KSV của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam ngày 25/6/2014 về việc phê duyệt Chương trình kiểm tra, giám sát của Kiểm soát viên Tổng công ty Đường sắt Việt Nam.
Ngoài ra còn có các quyết định thành lập tổ chuyên gia đấu thầu, hoặc các quyết định liên quan đến nhân sự như: thành lập đoàn cán bộ công tác nước ngoài, miễn nhiệm, điều động cán bộ trong phạm vi quyền hạn của Tổng giám đốc.
- Tài liệu khoa học kỹ thuật
Theo kết quả khảo sát, đây là khối tài liệu phản ánh rõ nét đặc trưng ngành hoạt động của ĐSVN trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, xây dựng cơ bản. Tài liệu khoa học kỹ thuật chủ yếu được sản sinh từ hoạt động của các ban như: Ban kế toán, Ban đầu máy toa xe, Ban quản lý dự án Đường sắt, Ban Quản lý kết cấu hạ tầng Đường sắt,...
Nội dung của tài liệu khoa học kỹ thuật phần lớn là tài liệu về các dự án, tài liệu liên quan đến việc thanh quyết toán đầu tư các công trình xây dựng cơ bản và mua sắm các trang thiết bị phục vụ hoạt động các mặt công tác của ĐSVN. Cụ thể, tài liệu khoa học kỹ thuật của ĐSVN gồm:
+ Tài liệu quy hoạch, chiến lược phát triển mạng lưới đường sắt
+ Tài liệu xậy dựng cơ bản: gồm có hồ sơ công trình, lý trình Đường sắt dọc tuyến (báo cáo kinh tế kỹ thuật, dự án, số liệu điều tra cơ bản, hợp đồng thuê đất, giấy phép xây dựng, bản vẽ thiết kế - thi công – hoàn công, tổng dự toán...) về các mảng như: kiến trúc nhà ga, đường ray, ...
+ Tài liệu về khoa học, kỹ thuật, công nghệ: chiến lược, quy hoạch phát triển khoa học, công nghệ; văn bản liên quan đến chuyển giao công nghệ, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất; hồ sơ đề tài nghiên cứu khoa học – công nghệ; văn bản hướng dẫn về tiêu chuẩn đo lường chất lượng...
Ví du: Hồ sơ hoàn công dự án “Hệ thống thông tin tín hiệu đường sắt thống nhất đến năm 2000”
Ngoài ra, trong thành phần tài liệu Phông lưu trữ Đường sắt Việt Nam còn có một khối lượng đáng kể tài liệu tài chính, kế toán, kiểm toán. Đó là các
sổ sách kế toán, các chứng từ kế toán, các báo cáo tài chính hàng năm,...Nội dung văn bản thường đề cập đến việc cấp tiền, cấp kinh phí cho các dự án; tài liệu phản ánh về chế độ, nguyên tắc, chuẩn mực tài chính, kế toán; kế hoạch ngân quỹ, thu chi, sử dụng tiền mặt hàng tháng; tỷ lệ phân chia cước phí, doanh thu; thanh toán nợ đến hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi