1.3.3 .Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam
2.2. Quy chế pháp lý của Việt Nam và các nƣớc về tổ chức, quản lý công tác
2.2.2. Quy chế pháp lý của các nước về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong
2.2.2. Quy chế pháp lý của các nước về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp trong doanh nghiệp
Tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp đã được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật về lưu trữ của nhiều nước. Các nước đều coi trọng giá trị của tài liệu lưu trữ hình thành trong doanh nghiệp và xem nó như một đối tượng quản lý chủ yếu của các cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ. Tuy nhiên, pháp luật các nước cũng có các chính sách điều chỉnh phù hợp đối với công tác lưu trữ của doanh nghiệp. Đặc biệt, pháp luật lưu trữ của nhiều nước đã tách biệt cụ thể giữa tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp công và tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp tư. Nhờ vậy, công tác lưu trữ của các doanh nghiệp đã có cơ sở pháp lý vững chắc để thực hiện có hiệu quả các hoạt động của mình. Đồng thời các cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ cũng thực hiện có hiệu quả hoạt động quản lý của mình đối với các khối tài liệu hình thành trong hoạt động các doanh nghiệp kể cả doanh nghiệp tư.
Ở hầu hết các nước như: Nga, Trung Quốc, Mỹ, Pháp, Auxtralia, Anbani, Bê Nanh, Angiêri, Hàn Quốc, Nhật Bản, v.v... tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp đều được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật. Tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp đều được quy định thuộc thành phần của Phông lưu trữ Quốc gia như ở Nga, Luật Liên bang Nga về công tác lưu trữ do Đuma Quốc gia thông qua ngày 01 tháng 10 năm 2004 và Hội đồng Liên bang phê chuẩn ngày 13 tháng 10 năm 2004. Theo quy định của Luật này công tác lưu trữ doanh nghiệp thuộc hệ thống mạng lưới lưu trữ Nhà nước. “Thành phần Phông Lưu trữ Liên bang Nga bao gồm: các phông lưu trữ và toàn bộ tài liệu lưu trữ thuộc lãnh thổ Liên bang Nga, không phụ thuộc vào nguồn gốc và thời gian hình thành, tác giả tài liệu, nơi lưu giữ và
hình thức sở hữu,…những tài liệu lưu trữ này được bảo quản vĩnh viễn trên
lãnh thổ Liên bang Nga” [16; tr.20]. Ở nước CHND Trung Hoa, tài liệu lưu
trữ của doanh nghiệp được xác định thuộc sự điều chỉnh của các văn bản pháp luật.“Qua phân tích tất cả đối tượng có thể thấy được có 4 loại đối tượng chấp hành pháp luật pháp qui lưu trữ:…
Trên cơ sở xác định tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp thuộc đối tượng điều chỉnh của các văn bản pháp luật về lưu trữ, các nước cũng ban hành các chính sách thành lập các cơ quan để quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ thống nhất đối với công tác lưu trữ của các doanh nghiệp như: Ở Nga “ngoài các viện lưu trữ Nhà nước ra, còn được xây dựng một mạng lưới các phòng lưu trữ cơ quan đoàn thể và xí nghiệp, những phòng lưu trữ này hoặc là tồn tại như những đơn vị tổ chức độc lập, hoặc là đặt trong bộ phận phụ trách công tác văn phòng trong các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp đó”[16; tr.15]. Ở Pháp cho phép thành lập các Trung tâm lưu trữ riêng của “giới lao động” và thông qua các trung tâm lưu trữ này để lưu trữ .Nhà nước tiến hành khảo sát, nghiên cứu và tuyên bố xếp hạng các tài liệu của doanh nghiệp có giá trị bảo tồn Quốc gia. “Về mặt ý nghĩa Trung tâm lưu trữ về giới lao động phải trở thành nơi bảo quản, nơi trao đổi, mở đầu trên
con đường của một đối tác thực sự với doanh nghiệp”[19;tr.48]. Riêng công
tác tổ chức, quản lý tài liệu trong các doanh nghiệp, ở Pháp đã hình thành các cơ quan lưu trữ riêng trong chính các doanh nghiệp. “Hiện nay có khoảng 20 cơ quan lưu trữ được thiết lập ngay tại doanh nghiệp, đó là áp dụng những
quy định của sắc lệnh số 79-1037 ngày 3.12.1979”[19; tr.48]. Luật pháp lưu
trữ của Anbani quy định: “Ban Tổng giám đốc LTNN tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra hoạt động của cả mạng lưới lưu trữ. Các quy tắc, hướng dẫn, chỉ thị do Ban Tổng giám đốc ban hành về việc quản lý tài liệu là những điều bắt buộc phải chấp hành đối với cả màng lưới lưu trữ và các thể nhân, pháp nhân
tư có giữ tài liệu (Luật số 7726 ngày 29/7/1993 về Phông lưu trữ Quốc gia và
về các lưu trữ của Anbani)”[19; tr.4]
Để quản lý hiệu quả công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp, luật pháp lưu trữ các nước đều công nhận quyền sở hữu tài liệu của các doanh nghiệp song song với việc quy định cụ thể về phương thức quản lý tài liệu lưu trữ của Nhà nước. Đồng thời, nhiều nước đã quy định cụ thể về việc bán, chuyển nhượng, xác định giá trị tài liệu và việc xuất khẩu tài liệu của các doanh nghiệp ra nước ngoài. Luật pháp Trung Quốc quy định: “Bất cứ cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, đơn vị sự nghiệp và tổ chức cũng như cá nhân đều không được bán TLLT thuộc sở hữu Nhà nước...Đối với TLLT cùng bản phục chế có giá trị bảo tồn đối với Nhà nước và xã hội hoặc là phải giữ bí mật thuộc sở hữu Nhà nước, sở hữu tập thể và cá nhân, khi các viện lưu trữ các loại, các cấp, các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, đơn vị sự nghiệp và tổ chức khác cần mang theo, vận chuyển hoặc gửi qua đường bưu điện ra nước ngoài, phải được sự đồng ý của cơ quan chủ quản từ cấp tỉnh trở lên thẩm tra, phê duyệt
và được cơ quan hải quan kiểm tra cho phép”[19;tr.6-7]. Luật pháp về lưu trữ
của nước Côxta Rica quy định: “Không một ai là nhân viên hay không, có thể được chiếm đoạt tài liệu này…Ban Tổng Giám đốc có các chức năng:...Yêu cầu các tổ chức tư nhân cung cấp các thông tin về các tài liệu có giá trị khoa học – văn hóa mà họ có, nhằm để có các thống kê, mục lục, đăng ký, kiểm kê hoặc vi phim các tài liệu này (Luật về hệ thống lưu trữ Quốc gia số 7202
ngày 24 tháng 10 năm 1990 của Côxta Rica)” [19; tr.55-56]
Đối với công tác thu thập, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp cũng được luật pháp lưu trữ các nước quy định cụ thể. Luật pháp lưu trữ nước Auxtralia quy định “Khi thực hiện chức năng của mình, lưu trữ có thể thỏa thuận để giữ hồ sơ do các cá nhân, chứ không phải các cơ quan Liên bang chuyển tới, theo sự thỏa thuận này lưu trữ và cá nhân đó có
quyền khai thác các tài liệu đó”[23; tr.18]. Đồng thời, công nhận quyền sở hữu và quyền khai thác tài liệu doanh nghiệp của chính doanh nghiệp đó. Tương tự các nước khác, hệ thống văn bản pháp luật lưu trữ của Auxtralia quy định các hồ sơ của doanh nghiệp và chứa các thông tin bí mật thương mại của doanh nghiệp không được tiết lộ, khai thác. “Hồ sơ Liên bang thuộc loại không được khai thác nếu có chứa thông tin hoặc vấn đề sau:…
(j) Thông tin hoặc vấn đề (không thuộc loại thông tin hoặc vấn được đề cập đến trong khoản (h)) liên quan đến doanh nghiệp hoặc nghề nghiệp của một cá nhân, hoặc tới vấn đề tài chính và doanh nghiệp của một cơ quan, mà việc tiết lộ các thông tin và vấn đề đó có thể có lý do chính đáng để dự đoán rằng sẽ ảnh hưởng xấu tới các quan hệ thương mại và tài chính hợp luật của một cá nhân hoặc cơ quan đó.
(3) Theo Bộ luật này, hồ sơ Liên bang là loại không được khai thác, nếu nó có chứa các thông tin hoặc vấn đề có liên quan tới quan hệ cá nhân hoặc quan hệ nghề nghiệp hay doanh nghiệp của bất kỳ một cá nhân nào (kể cả người đã chết) hoặc có liên quan tới doanh nghiệp, các quan hệ buôn bán, tài chính của tổ chức hoặc một hoạt động”[24; tr.21].
Mặc dù công nhận quyền sở hữu tài liệu của các tư nhân trong đó bao gồm cả doanh nghiệp tư nhưng hệ thống pháp luật lưu trữ của các nước cũng quy định sự quản lý của Nhà nước đối với những tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp có giá trị Quốc gia hay giá trị lịch sử. Luật pháp về lưu trữ ở Bê Nanh quy đinh: “Mỗi khi tài liệu lưu trữ tư có một ý nghĩa quốc gia hay ý nghĩa lịch sử được thừa nhận, sau khi có ý kiến của Ủy ban thường trực nói ở điều
181, Giám đốc lưu trữ Quốc gia hoặc đại diện có thể tiến hành sao tài liệu và
1 Điều 18. – Một ủy ban thường trực mà các thành viên được chỉ định trong Hội quốc gia về lưu trữ bằng sắc lệnh của Chủ tịch Chính phủ theo đề nghị của Giám đốc lưu trữ Quốc gia sẽ đánh giá tính chất quốc gia của những tài liệu đưa trình ủy ban. Ủy ban cũng tuyên bố việc thông báo một số tài lệu và việc đưa tài liệu lưu
trong trường hợp bảo quản kém có thể yêu cầu chuyển chúng vào một kho lưu
trữ công (Sắc lệnh số 90-384 ngày 4/12/1990 của Bê Nanh)”[18; tr.38].
Tóm lại: Hầu hết Luật pháp lưu trữ các nước đều công nhận quyền sở hữu tài liệu của doanh nghiệp. Đồng thời, quy định cụ thể các trường hợp doanh nghiệp phải nộp tài liệu vào lưu trữ Nhà nước bảo quản và việc xuất khẩu, bán, cho, tặng tài liệu của doanh nghiệp với một pháp nhân thứ hai phải được sự đồng ý của cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước. Trường hợp xuất khẩu tài liệu của doanh nghiệp ra nước ngoài phải có sự kiểm soát, cho phép của cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước hoặc cơ quan Hải quan. Việc tiêu hủy tài liệu của doanh nghiệp phải được thông báo cho cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước biết và thẩm định. Xác định các khâu nghiệp vụ lưu trữ trong doanh nghiệp và các hoạt động lưu trữ của doanh nghiệp đều thuộc đối tượng điều chỉnh của pháp luật lưu trữ. Một số nước đã quy định cụ thể các nguyên tắc, chế độ quản lý tài liệu của doanh nghiệp. Quy định cụ thể về trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc quản lý, báo cáo, bảo quản tài liệu lưu trữ của mình. Đặt ra các đặc quyền của lưu trữ Nhà nước đối với việc biết, ưu tiên mua, trưng mua, thu thập,… đối với tài liệu lưu trữ doanh nghiệp trong các trường hợp cụ thể. Những tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với Quốc gia, địa phương được lưu trữ Nhà nước xếp hạng và thực hiện các biện pháp bảo quản, thu mua để bảo quản trong các kho lưu trữ Nhà nước. Quy định cụ thể về các quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với tài liệu cho, tặng, ký gửi vào lưu trữ Nhà nước, đặc biệt là quyền cho phép hay không cho phép các cá nhân, cơ quan, tổ chức khác kể cả cơ quan Nhà nước trong việc tiếp cận, khai thác các thông tin tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp nhất là tài liệu chứa bí mật thương mại và bí mật công nghệ. Đặc biệt, luật pháp của nhiều nước đã phân định rõ ràng các quyền và nghĩa vụ của lưu trữ doanh nghiệp công và tư.