1.3.3 .Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam
2.3. Thực trạng tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ tại Tổng công ty Đƣờng
2.3.7. Báo cáo, thống kê về lưu trữ theo quy định
* Thống kê về lưu trữ
Thống kê về lưu trữ là một trong những biện pháp quan trọng trong công tác quản lý của các cơ quan lưu trữ. Đó là những bản thống kê tổng hợp phản ánh bằng số hiệu tình hình về các mặt của phòng, kho lưu trữ như: tình hình kho tàng, trang thiết bị, khối lượng, thành phần TLLT, tình hình khai thác sử dụng, tình hình cán bộ lưu trữ,...
Công tác thống kê về lưu trữ ở Tổng công ty được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước tại Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ.
Theo quy định, Lưu trữ Tổng công ty, Lưu trữ đơn vị phải thường xuyên tổ chức thống kê, kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, TLLT do mình đang quản lý. Đối tượng thống kê lưu trữ ở Tổng công ty cụ thể gồm có: khối lượng thành phần TLLT, kho tàng, phương tiện bảo quản tài liệu, tình hình sử dụng TLLT và tình hình chất lượng, số lượng cán bộ, công chức lưu trữ. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê được tính từ 00 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12 cùng năm - ( Phụ lục 02)
Cuối mỗi năm, các đơn vị trực thuộc gửi báo cáo thống kê lưu trữ về Tổng công ty, Tổng công ty sẽ tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Các đơn vị thành viên thuộc diên nộp lưu TLLT
vào Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc TW gửi báo cáo thống kê lưu trữ về Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc TW.
* Báo cáo tình hình công tác lưu trữ
Báo cáo là loại văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan lưu trữ, nhằm phản ánh tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác lưu trữ và các mặt liên quan khác lên cơ quan cấp trên.
Khác với các bản thống kê, báo cáo không mang tính chất liệt kê số liệu đơn thuần, mà đòi hỏi phải diễn giải phân tích tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác một cách cụ thể, chi tiết.
Tại Tổng công ty; các Ban; các đơn vị thường xuyên tiến hành tổng kết, đánh giá, báo cáo kết quả công tác văn thư – lưu trữ trong năm; từ đó đề ra kế hoạch và chương trình công tác văn thư – lưu trữ năm tiếp theo gửi về Văn phòng Tổng công ty trước ngày 10 tháng 12 hàng năm để tổng hợp và theo dõi. Nội dung đề cập trong báo có gồm:
- Kết quả thực hiện công tác văn thư – lưu trữ tại đơn vị trong năm ở các mặt: quản lý, chỉ đạo công tác văn thư – lưu trữ (mô hình tổ chức và cán bộ, triển khai các văn bản của Nhà nước về Lưu trữ, tình hình ban hành văn bản về văn thư – lưu trữ, kết quả kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ, ứng dụng công nghệ thông tin vào văn thư- lưu trữ); thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư; thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ.
- Hạn chế tồn tại và nguyên nhân
- Phương hướng, nhiệm vụ công tác năm tiếp theo
- Kiến nghị các biện pháp hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ
Định kỳ hàng năm, theo yêu cầu của cơ quan quản lý Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ, Văn phòng Tổng công ty chịu trách nhiệm lập báo cáo tình hình thực hiện công tác Văn thư - lưu trữ của Tổng công ty; các đơn vị thành viên lập báo cáo tình hình thực hiện công tác, báo cáo Trung tâm lưu
trữ tỉnh, thành phố theo Quyết định số 14/2005/QĐ/BNV đã nêu trên. Công tác văn thư – lưu trữ của Tổng công ty đã có những bước chuyển biến khá đậm nét tạo tiền đề để Tổng công ty tiếp tục tổng hợp, nghiên cứu và phân tích đánh giá xây dựng mô hình chuẩn về công tác văn thư – lưu trữ phù hợp với mô hình tổ chức và hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con; đáp ứng có hiệu quả cho công tác quản lý và điều hành của Tổng công ty.