1.3.3 .Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam
3.2. Nguyên nhân dẫn tới hạn chế của hoạt động tổ chức, quản lý công tác
lƣu trữ tại Tổng công ty Đƣờng sắt Việt Nam
Dựa trên các kết quả khảo sát từ thực tế công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và một số công ty trực thuộc Tổng công ty có trụ sở tại Hà Nội. Chúng tôi nghiên cứu và nhận thấy những hạn chế và tồn tại của
hoạt động tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp xuất phát từ nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan khác nhau. Trong đó, chúng tôi thấy rằng hoạt động tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại đây còn nhiều hạn chế xuất phát từ một số nguyên nhân chủ yếu như sau:
3.2.1. Nguyên nhân từ phía Tổng công ty Đường sắt Việt Nam
Chúng ta có thể thấy rằng bất kỳ một doanh nghiệp nào khi thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh đều mong muốn tìm kiếm được càng nhiều lợi nhuận càng tốt. Vì thế trong những công việc và lĩnh vực thực sự quan trọng và cần thiết thì TCT mới chú trọng đầu tư và thực hiện nghiêm chỉnh các quy trình nghiệp vụ của nó. Còn những hoạt động ở những lĩnh vực mà TCT cho rằng ít ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị lợi nhuận của TCT thì TCT thiếu đầu tư cả về nhân lực lẫn vật lực. Công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Viêt Nam cũng được xếp vào một trong các lĩnh vực ít được chú trọng. TCTĐSVN chưa bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ mà hiện nay TCT mới chỉ bố trí cán bộ kiên nhiệm. Cán bộ làm công tác lưu trữ ơ đây không ổn định, thường xuyên bị thuyên chuyển nên có ảnh hưởng lớn đến công tác lưu trữ. Kho lưu trữ tại Tổng công ty chỉ quan tâm lưu trữ những tài liệu có giá trị quan trọng quyết định sự sống còn của TCT và ở đây chủ yếu lưu trữ những tài liệu về xây dựng các công trình, tài liệu kế toán...còn những tài liệu khác thì vẫn còn để bó gói hoặc đựng trong các thùng caton (Phụ lục 08). Từ đó, công tác lưu trữ tài liệu trong TCT với các phương pháp lưu trữ khác nhau, thiếu tính khoa học chưa thể phát huy được vai trò của mình trong việc góp phần tăng năng suất và lợi nhuận của doanh nghiệp. Thực tế đó đã làm cho các nhà lãnh đạo có những cân nhắc và chưa có những đầu tư thích đáng đối với công tác lưu trữ cũng như chưa có các chính sách xây dựng kho đúng tiêu chuẩn, tuyển dụng cán bộ lưu trữ chuyên trách,…
Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam đã lựa chọn phương pháp tổ chức theo mô hình quản lý tập trung thống nhất nhằm bảo quản an toàn khối tài liệu lưu trữ của mình, đây cũng là một tiêu chí để doanh nghiệp thiết kế, bố trí các bộ phận, đơn vị trong bộ máy quản lý của mình. Khi xây dựng hệ thống thông tin có tính cát cứ giữa các bộ phận sẽ giúp cho TCT dễ dàng tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho công việc của doanh nghiệp được nhanh chóng, thuận lợi. Vì vậy, không phải ngẫu nhiên TCT lựa chọn phương pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tài liệu theo hình tập trung, thống nhất.
Những hạn chế trong công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam cũng còn xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ của các nhà lãnh đạo và cán bộ, nhân viên làm việc trong doanh nghiệp về giá trị của tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, kinh phí để đầu tư cho công tác lưu trữ như xây dựng kho, bố trí cán bộ,… tương đối lớn, trong nhận thức của TCT lại chưa nhìn nhận được giá trị tiềm ẩn của tài liệu lưu trữ nên các nhà lãnh đạo TCT cho rằng đầu tư cho công tác lưu trữ không đem lại lợi nhuận. Từ đó, họ xem nhẹ công tác lưu trữ và chỉ chú trọng lưu trữ những tài liệu mà họ cho là quan trọng, các hoạt động tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại TCT dù còn hạn chế nhưng ảnh hưởng không lớn đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
3.2.2. Nguyên nhân từ phía cơ quan quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ
Tài liệu hình thành trong hoạt động của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam không chỉ có giá trị đối với doanh nghiệp mà còn có giá trị về nhiều mặt đối với nền kinh tế - xã hội của Việt Nam. Đặc biệt trong thời kỳ đổi mới như hiện nay, các doanh nghiệp đã và đang có vai trò ngày càng lớn trong quá trình phát triển nền kinh tế thị trường định hướng XHCN ở Việt Nam. Đối với công tác lưu trữ, trong nhiều năm qua chúng ta đang chứng kiến sự thay đổi và phát triển mạnh mẽ cả về mặt lý luận, thực tiễn và hành lang pháp lý. Tuy
nhiên, cho đến hiện nay các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ kể cả Luật Lưu trữ cũng còn thiếu những quy định cụ thể về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của các doanh nghiệp. Bàn về vấn đề này TS. Hồ Văn Quýnh cho rằng: “Chưa có văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước quy định toàn diện cho công tác văn thư, lưu trữ của các doanh nghiệp. Vì thế công việc này còn nan giải. Tùy theo từng doanh nghiệp có tầm cỡ to nhỏ khác nhau mà họ tổ chức công tác văn thư, lưu trữ một cách thích hợp. Mục đích cuối cùng của công tác văn thư, lưu trữ ở các doanh nghiệp là phục vụ kinh doanh có hiệu quả. Công ty nào thấy đầu tư vào đây để sinh ra lợi nhuận thì họ tăng cường
và ngược lại”[32; tr.191]. Có thể khẳng định rằng, hiện nay chúng ta đang
thiếu hành lang pháp lý để hướng dẫn nghiệp vụ, thực hiện việc quản lý, thu thập, trưng mua, mua và nhận chuyển nhượng tài liệu từ doanh nghiệp.
Pháp luật lưu trữ Việt Nam chỉ dừng lại xem doanh nghiệp như một tổ chức kinh tế tức là xem công tác lưu trữ ở trong doanh nghiệp Nhà nước (thuộc sở hữu công) và cũng như các cơ quan hành chính nhà nước. Vì thế các quy định của luật pháp chưa áp dụng được trong các doanh nghiệp. Hơn nữa, pháp luật lưu trữ Việt Nam chỉ mới dừng lại thừa nhận quyền sở hữu tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ mà chưa đề cập đến quyền sở hữu tài liệu của doanh nghiệp. Vì thế, trong thời gian qua, hầu như các cơ quan quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ chưa quản lý được khối tài liệu của các doanh nghiệp. Với quan điểm cho rằng: tài liệu của doanh nghiệp là tài liệu bất khả xâm phạm thuộc sở hữu hoàn toàn của doanh nghiệp cho nên các cơ quan quản lý lưu trữ các cấp hầu như chưa có những nghiên cứu về mặt lý luận và thực tiễn để xây dựng các chính sách quản lý phù hợp đối với công tác lưu trữ của các doanh nghiệp. Vì vậy pháp luật lưu trữ Việt Nam chưa có cơ sở để quy định cụ thể về chế độ quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ một cách phù hợp đối với công tác lưu trữ trong doanh nghiệp.
Từ những phân tích đó, cho thấy thực tiễn công tác lưu trữ trong doanh nghiệp còn nhiều hạn chế cũng xuất phát từ việc thiếu những quy định cần thiết, cụ thể và phù hợp để điều chỉnh công tác lưu trữ của các doanh nghiệp nói chung tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam nói riêng. Đồng thời pháp luật lưu trữ Việt Nam chưa có các chế tài cần thiết trong việc xử lý các vi phạm về việc tự ý tiêu hủy, mua bán, chuyển nhượng, xuất khẩu tài liệu trái pháp luật nên chưa có cơ sở pháp lý vững chắc để quản lý tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp.
Mặc dù luật lưu trữ không quy định nhưng trong một số văn bản khác của Nhà nước lại quy định chế độ lưu trữ của doanh nghiệp nói chung như điều 12, Luật doanh nghiệp và chế độ lưu trữ tài liệu kế toán,… Tuy nhiên những văn bản này chưa quy định toàn diện về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp. Hơn nữa, năng lực quản lý cũng như nhận thức về vai trò, vị trí của công tác lưu trữ trong doanh nghiệp của các cán bộ, cơ quan quản lý lưu trữ các cấp còn nhiều vấn đề bất cập nên chưa có một cơ quan nào quan tâm đến các khối tài liệu này. Minh chứng cụ thể cho vấn đề này, là trong đợt tuyên truyền triển khai Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11/11/2011 tới toàn thể nhân dân thì chưa có một Chi cục văn thư, lưu trữ hay địa phương nào tổ chức tuyên tuyền và triển khai tới các doanh nghiệp nói chung Tổng công ty Đường sắt Việt Nam nói riêng. Khi mà các cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ cũng như các cán bộ làm công tác lưu trữ còn chưa biết, chưa hiểu về thực tiễn lưu trữ, thiếu nhận thức đúng đắn và đầy đủ về giá trị của khối tài liệu này đối với nền kinh tế - xã hội của Quốc gia thì không thể có những cơ sở vững chắc để điều chỉnh pháp luật lưu trữ nhằm thực hiện việc quản lý có hiệu quả công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp.