Công nghệ thông tin m i ã g h y ổi n quan hệ giao ti p giữ g ời cán bộ h iện và vốn tài liệ ũ g h quan hệ giữ g ời cán bộ h iện v i g ời ù g i C h ô g g h iệ ã ó thể ti n hành nhanh chóng và hiệu qu hơ hờ ng dụng công nghệ thông i Điề ó ịi hỏi các cán bộ h iện không những nắm vững về chuyên môn nghiệp vụ mà cịn ph i giỏi về cơng nghệ thông tin, sử dụng thành th o máy tính và các hệ qu n trị ơ ở dữ liệ ó g h iện ngày nay. V i việc sử dụng công nghệ thông tin hiệ i, cán bộ h iện không chỉ ơ h n là g ời giữ h n tài liệu. Ngày nay, g ời cán bộ h iệ ã ở thành những chuyên gia xử lý và phổ bi n thông tin. Họ ph i g ời nắm
bắt, làm ch các nguồn tin, bi h gi h ng c a s n phẩm các nguồn thông tin, bi h gi h ng c a các nguồn tin và cách truy c p ó Đội gũ ộ h iện sẽ là chi c c u nối giúp h g ời dùng tin sử dụng thơng tin một cách tốt nh t.
Chính vì v y, việ o, hu n luyện cán bộ có một vị trí quan trọng trong k ho ch phát triển c a Trung tâm, c n coi trọ g ô g o, hu n luyện cán bộ c về công tác chun mơn, nghiệp vụ mà cịn c về h ộ tin họ Đặc biệt c n ph i bi t xây dựng và b o trì, qu n lý và khai thác nguồn tin iện tử. Bởi máy tính và các thi t bị viễn thông chỉ giúp cho công việc gi i quy h h hơ i h i hơn ch không thể thay th g ời Để có hiệu qu khi sử dụng các ph n mềm qu n lý, tra c u và ng dụng khác thì c n ph i ó ội gũ ộ sử dụng thành th o, làm ch c các công nghệ tiên ti n. X g g g ời s n xu t t o l p nội dung thông tin và cung c p các dịch vụ hô g i h g ời dùng tin.
Đối v i cán bộ qu ã h o:
+ C n ph i g g ực qu ó h ộ iều hành Trung tâm;
+ Nắ c sự phát triển c a ho ộ g hô g i h iện trong thời kỳ công nghệ thông tin hiện nay và kh g ng dụng công nghệ thông tin trong các ho ộ g hô g i h iện;
+ Sử dụng thành th o ngo i ngữ y í h ể có thể giao dị h ối ngo i.
Đối v i cán bộ hô g i h iện:
+ Cán bộ khơng có nghiệp vụ hô g i h iện ph i học thêm về h y g h hô g i h iện, trau dồi thêm ki n th c về bổ sung, biên mụ he h ng hiệ i hóa;
+ Nắ c sự phát triển c a ho ộ g hô g i h iện trong thời kỳ công nghệ thông tin;
+ Tham gia kiểm sát, t p hu n về nghiệp vụ c trong g i ể g h ộ và c p nh t những khoa học công nghệ tiên ti n;
+ Phối h p v i Trung tâm m ng mở các l p g h ộ tin họ h : i họ phò g ph n mềm ng dụng phục vụ chuyên môn nghiệp vụ … T y hi iệ o c n bám sát thực tiễn, tránh dàn tr i, xa thực t ;
+ Nh n thêm cán bộ tốt nghiệp ờng ngo i ngữ ồng thời k t h p v i Trung tâm Bồi ỡng Cán bộ Đối ngo i (Foset) mở các l p o ti ng Anh v i nhiề h ộ khác nhau cho cán bộ h iện. T iều kiệ gi v i g ời g i ể nâng cao kh g ghe ói ũ g h h ộ ngo i ngữ ể có thể ọ c tài liệu chuyên ngành về hô g i h iện, về chuyên ngành quan hệ quốc t ;
+ Liên tục cử g ời i h gi hó học ngắn h ũ g h i h ể g h ộ nghiệp vụ hô g i h iện, công nghệ thông tin;
+ T g ờng kỹ ề công nghệ hô g i ể b o trì m ng, hệ thống máy tính ph n mềm, xử lý kỹ thu t khi c n thi t;
+ Cử cán bộ i học ở g i ể mở rộng quan hệ h p tác quốc t và học t p c những công nghệ m i.
Mộ h iện sẽ không thể phát triể hi ội gũ ộ còn y u kém về h ộ. Chính vì v y g ờ g ph iể h ội gũ bộ là một trong những yêu c u không thể thi u c a b t c h iện nào n u h ốn tồn t i và phát triển. Cán bộ h iện là nhữ g h y gi t o về bổ sung, tổ ch c, truy xu t và phổ bi n thông tin. Nghề h iện trong kỷ nguyên internet và nội dung số không khác nhiều so v i nhữ g g ã c thực hiện trong các th iện truyền thố g ó h h g h h m
ơ g ô g iệc và hiệu qu c a công việc. Nhiệm vụ c a họ sẽ v n ti p tục g ời lựa chọn các nguồn thơng tin thích h p, cung c p truy c p t i các nguồ hô g i ó h ng d n và hỗ tr g ời dùng tin trong việc hiểu các nguồn thông tin, b o qu n c ph ơ g iện và thông tin ch ự g g ó
V i b t c hệ qu n trị h iện tích h p nào khi sử dụng h t các tính g ề e i hiệu qu tối h ơ hô g i h iện. N h viện sử dụng h í h g a hệ qu n trị h iện tích h p Ilib 3.6 trong các phân hệ c a ph n mềm thì sẽ ti t kiệ c r t nhiều thời gian và công s c c a các cán bộ Trung tâm.
Tí h g ơ ặt trong phân hệ bổ g Q í h g y Trung tâm có thể l p ơ ặt hàng, lên danh sách các n phẩ ặt mua, lựa chọn nhà phát hành dựa trên những thống kê về các l n giao dịch diễ ó ồng thời theo dõi thời gian giao hàng và l p h hi u n i n u việc bàn giao diễn ra ch m trễ hoặ hô g y . Trong quá trình lên danh mục các tài liệu c n bổ sung, n u có nhiều tài liệu trùng v i các tài liệ ã ặ ó bộ bổ sung có thể tìm l i ơ ặ ể l y l i thông tin, mà không c n ph i m t công nh p l i số liệ iều này ti t kiệ c thời gian và công s c cho cán bộ bổ sung. Phân hệ còn cho phép qu n lý việc bổ sung t các nguồn h h ặng bi ổi.
Sử dụng mã v ch trong phân hệ hô g i iệ ể hỗ tr cho công ghi n. Thay vì ph i ối chi u và nh p mã số trên thẻ và số g biệt, cán bộ Trung tâm chỉ c n sử dụng máy quét mã v ch và quét qua các mã c in trên thẻ và tài liệu. Tồn bộ thơng tin về n tr tài liệu c a b ọc ịnh danh thông qua mã v ch, k t h p v i ph n mềm, các cán bộ Trung tâm không ph i làm th công ghi l i hô g i n c a b ọc.
Tí h g iển trong cơng tác biên mụ ể có tính nh t quán c n xây dựng một hệ thống các t iển tham chi u chuẩ x ó iển tham chi u
ơi x t b n, nhà xu t b n, khung phân lo i BBK, t khóa có kiểm soát,... Đ n nay dữ liệu trong các lo i t iể y ò h hiề h hỗ tr y cho cán bộ biên mục, nên xây dựng mộ h y và chuẩ x hơ ể hỗ tr cho quá trình xử lý nghiệp vụ c hoàn thiệ ô g i c hiệu qu hơ
Phân hệ i h iện hỗ tr giúp h iệ ã i học hóa triển khai một ho ộ g e i r t nhiều l i ích cho b ọ ó h ộng chia sẻ nguồ iệu. Không chỉ d ng l i ở kh g ịnh vụ n phẩm trên h iện khác thơng qua chuẩn tìm ki i h iệ Z39 50 y h viện cịn có thể chia sẻ nguồn tài nguyên c a mình và t n dụ g c nguồn i g y g i ể phục vụ cộ g ồng b ọc thông qua chuẩ n i h iện. Phân hệ ò h phép h iện kiểm soát và xử lý các yêu c u i h iện dành cho b ọc, liệt kê các tài liệ ã h yển về h viện theo yêu c u c a b ọc và các n phẩm mà b ọ ã n quá h n. Thông qua ch g y ọc có thể c các n phẩm t h viện khác phù h p v i yêu c u tìm tin c a mình.
Cơ g hiểu c a cán bộ sẽ thu n l i và dễ g hơ u Trung tâm sử dụng phân hệ này trong công việc hàng quý, sẽ ti t kiệ c công s c v n chuyể i ó g i báo t p hí iện tích kho ch a các lo i tài liệu c giữ h g Thử ở g ng xem v i ng n phẩ ịnh kỳ khổng lồ trong thời i bùng nổ thơng tin, thì diệ í h giữ các tài liệu a TTTTTL sẽ l n th ? Ch ể n các lo i tài liệ ó ũ g n ph i c b o qu h h g y h hỏng tài liệu. Hàng tu n, các cán bộ Trung tâm sẽ m t thời gian vệ sinh cho tài liệu v i số ng tài liệu h y, sẽ tốn khá nhiều công s c c a các cán bộ.
Hơ h nữa, mỗi hi g ời dùng tin c n sử dụng l i các lo i tài liệ ã c g h , cán bộ sẽ ph i m t r t nhiều thời gian m i có thể c
những tài liệ ã ũ í g ời sử dụ g Th ó iệc các tài liệ ã ũ h h ở g n q trình ti p nh n thơng tin trong tài liệu t b ọ T ơ g ự h y, v i các phân hệ h h ph hệ hô g i liệu trong Trung tâm không chỉ cho phép qu n lý các tài liệu có trong Trung tâm mà còn qu c c b ọc c a TTTTTL. Cho phép thi ặt các chính sách khác nhau t i mỗi iể hô g ị h ộc gi cho mỗi thời iể hô g ở nhữ g iểm cụ thể. N u b ọc muốn gia h n tài liệ ũ g có thể làm trực ti p các thao tác trên hệ thống máy tính, khơng ph i n t n h iệ ể gia h n, cán bộ ũ g hô g t thời gian l n mò sổ sách mỗi l n b ọ n gia h n cho tài liệu. Ngoài cách tra tài liệ hô g h ờ g h ơ g trình cịn hỗ tr tiện ích tr g Ngh hi tài liệu b ọc chỉ c n i iệu cho th h ẽ quét số g iệt c a tài liệ ó ờng số g iệ h ơ g h ẽ tự ộng xu t hiện thông báo về b ọc n tài liệ ó
Việc sử dụng h t t t c í h g h ộ ho ộng nghiệp vụ h iệ c tự ộng hóa tối í h h p trong một hệ thống thống nh t có thể ổi ơ g hỗ tr l n nhau. T o ra một quy trình nghiệp vụ chuẩn c a mộ h iện hiệ i. T ôi ờ g ộng khoa học và hiệ i. Ti n t i hòa nh p vào hệ thống thông tin c a c c và quốc t .