2.1 Thực tr ng ứng dụng các phân hệ của phần mềm Ilib 3.6
2.1.2 Ứng dụng phân hệ biên mục
Phân hệ biên mục cung c p cho cán bộ h iệ một công cụ hữu hiệu và tiện l i ể ti n hành công tác biên mục. Nh hú g ã i t, biên mục là quá trình xử lý tài liệu bao gồm c xử lý hình th c, nội dung nhằ những thông tin chi ti t về tài liệu phục vụ cho việ ữ và tra c u.
Phân hệ biên mục là công cụ ể xây dự g ơ ở dữ liệ h ục: nh p dữ liệu nhằm t o các biể ghi h ục cho ơ ở dữ liệ h ục. Xu t/ nh p dữ liệ h ục v i các hệ thống khác, dựa trên khổ m u Marc và tiêu chuẩn ISO 2709. Kiể í h y ịnh thống nh ể m b o tính nh t quán trong quá trình xác l p iểm truy nh p. In các lo i phi u mục lục.
Marc (Machine Readable Cataloging) là tiêu chuẩ ể trình bày và trao ổi dữ liệu h ục và các dữ liệ i i d ng máy tính có thể ọc c.
+ C u trúc biểu ghi c a Marc tuân th theo tiêu chuẩn quốc t về ịnh d g ổi thông tin ISO.2709.
+Marc cho phép máy tính có thể xử ữ g h p và truy xu t thơng tin một cách chính xác.
+ Cho phép máy tính sắp x p và lựa chọn dữ liệ h ục theo một quy tắc thống nh t.
+ Ch phép g ời dùng dễ dàng truy c p t i các biểu ghi.
+ Hỗ tr xu t dữ liệu và t o ra các s n phẩm, các n phẩ h ục i các d ng khác nhau.
+ Trong biên mục tự ộng, Marc hỗ tr cho việc xây dựng các biểu ghi chung.
+ Trong tìm tin, Marc t o nên tính nh g iểm truy c p giữa các hệ thống.
+ Hơ ữa, Marc cung c p ph ơ g iện ể chuyển giao dữ liệ h ục t hệ thống này qua hệ thống khác, thực hiện chia sẻ thông tin giữ h viện trên ph m vi quốc gia và quốc t .
Các ch g a phân hệ biên mụ h : gi iện biên mục thân thiện, dễ sử dụng. Cho phép biên mục mọi lo i hình tài liệu: sách, các lo i n phẩ ịnh kỳ, bài trích, lu … Ch phép ùy i n các tham số trong biên mục. Cho phép khóa tài liệ ể khơng hiện thị trên OPAC. Cho phép t o l p ờ g ũ g h w hee h p dữ liệu tùy bi n. Ngồi ra cịn xu t/ nh p biể ghi ể t o ra các biể ghi U i D i d ng Unimarc, CDS/ISIS. Xử lý, tìm ki m, truy c p, c p nh p dữ liệu số. In mục lụ phí h liệu, các i i n biên mục. Tìm ki m tra c u nhanh theo nhiều tiêu chí. Cho phép kiểm sốt tính nh t quán theo biể ghi h ục. Kiểm soát nh t quán theo tác gi . Tham số làm việc trong biên mục: tham số làm việc, danh mục dữ liệu Marc, danh mục phân lo i, danh mụ ờng dữ liệu, danh mục ờ g iều khiển, t khóa, c u hình lo i tài liệu. Thi t l p các biểu m u nh p tin.
Biên mụ he ú g M 21 C ghi c biên mục theo c u trúc ú g he 3 h h ph n: chỉ d u biểu, danh b , c ờng dữ liệu (bao gồ ờng kiể ờ g ó ộ i h y ổi).
Hình 2.5: Cửa sổ biên mục Marc
Ngồi ra, phân hệ biên mục cịn có các ch g iểm sốt xóa. Cán bộ biên mụ hô g c xóa các biểu ghi v n cịn b n sách trong kho. Khơi phục xóa cho phép xóa các biể ghi ã xó c. Thêm b t mộ ờng ngay t i chỗ ó là ch g ộ biên mục có thể thêm, lặp hoặc xóa các ờ g ờng con ngay trên màn hình nh p tin. Nh p dữ liệ ó iệc cán bộ biên mục có thể nh p liệu và u biể ờng kiểm soát, các ờng dữ liệ ờng con và chỉ thị. Cán bộ biên mục có thể sao chép toàn bộ nội dung biểu ghi sang một biểu ghi khác, giúp ti t kiệm thời gian tối Phi u mục lục cho phép cán bộ in ra các phi u tra c u truyền thống theo các hệ mục lục khác nhau: in phi u mục lục chữ cái, in phi u mục lục tác gi , in phi u mục lục phân lo i. Mục lục cho phép cán bộ in ra các mục lục truyền thống: mục lụ h ề, mục lục tác gi .
Thông báo tài liệu m i. Cho phép in ra thông báo danh sách những tài liệu m i nh n về Trung tâm trong thời gian g n nh t. Ngoài ra, ph n OPAC ũ g g p các thông tin này. Các báo cáo trong module biên mục có thể c xu w ể p ng các yều c u tự iều chỉnh theo ý muốn c a cán bộ biên mục v i những tình huống dữ liệ ặc biệt. Cho phép biên mục và gắn các tệp dữ liệu số hóa v i biểu ghi biên mục Ilib cung c p cho cán bộ biên mục.
Biên mục dữ liệu số. Cho phép biên mục tài liệu theo chuẩn Marc 21. Mô t các y u tố cho biên mục tài liệ iện tử Đí h i iệu này vào biểu ghi biên mục. Không những th phân hệ biên mụ ò h phép ữ dữ liệu theo c ú ữ Marc 21. Cho phép tìm ki m nội dung c a tài liệu một cách thu n tiện nh t.
Hình 2.6: Màn hình chính c a phân hệ biên mục
Thực t TTTTTL có sử dụng ch g a phân hệ biên mụ ể xử lý tài liệu, phục vụ g ời dùng tin một cách nhanh chóng và hiệu qu . Tuy nhiên, ch ng dữ liệu và số g hã ờng sử dụng khi biên mụ h ph i là tối h t. TTTTTL chỉ m i d ng l i ở việc biên mục gố ó h p
chép các biể ghi h ục c a h iệ khác thơng qua m ng máy tính hoặc qua các v g i h h CD fi e ữ liệ … hô g ph i biên mục l i t u. Mặc dù, hình th c này r t hữ í h h g h c TTTTTL thực tiễn triển khai sử dụng.
Quá trình biên mục chi ti t tài liệu t i TTTTTL c thể hiện trong hình 2.7 sau:
Hình 2.7: Quy trình biên mục chi ti t tài liệu Có hai c h ể biên mục một tài liệu m i:
Cách 1: Thêm m i hoàn toàn;
Cách 2: L y l i các biể ghi ã i ục thô t module bổ sung chuyển sang. Biên mục m i h hã ờ g hí h ờ g ã c thi t k t khi t o m i w hee c hệ thống hỗ tr kiể ể g ời dùng nh p dữ liệ hí h x Để có thao tác nhanh trong q trình biên mục có thể dùng các phím nóng hỗ tr h :
F9: ể l y hô g i ối v i hã ờng 041$a, 080$a, 082$a, 084$a, 260$b và khối ờng 6XX.
F3: ể lặp nhã ờ g ó ( ối v i hã ờ g c phép lặp) F4: xó hã ờng
F5: xóa nội g 1 hã ờng.
Biên mụ ơ c một số hô g i i n tài liệu. Có thể nói biên mụ ơ c là một sự h y ổi g ể t khi áp dụng ph n mềm, công
Nh n sách bổ sung Biên mục chi ti t In và dán nhãn x p giá Vi t phích Phân về các kho Phân lo i
việ y ã giúp tài liệ c xác l p g ơ ở dữ liệu v i các thông tin c a một số ờ g ơ h : + T ờng 100: tác gi + T ờ g 245: h ề tài liệu + T ờng 260: xu t b n, phát hành + T ờng 653: t khóa
N u tài liệ g i ụ ã ồn t i g ơ ở dữ liệu thì ph n mềm sẽ tự ộng báo dữ liệu bị trùng lặp, cán bộ h iện sẽ bi ể khắc phục lỗi trên.
Hệ thống ký hiệu kho c g hi h : *) Kho A1: Kho sách giáo trình
*) Kho A2: Kho Lu n án *) Kho A3: Kho Báo, t p chí
*) Kho A4: Kho sách tham kh o chia thành các kho nhỏ hơ h : + Kho châu Âu chia thành: CAU-A (Châu Âu- Ngôn ngữ Anh), CAU- V (Châu Âu- Ngôn ngữ Việt), CAU-P (Châu Âu- Ngôn ngữ Pháp).
+ Kho châu Á chia thành: CA-A (Châu Á- Ngôn ngữ Anh), CA-V (Châu Á- Ngôn ngữ Việt), CA-P (Châu Á- Ngôn ngữ Pháp).
+ T ơ g ự h y v i các kho c a HCM (Hồ Chí Minh), KTQT (Kinh t quốc t ), LQT (Lu t quốc t ), TTVH (Truyề hơ g hó ) …
Ví dụ: Biên mục chi ti t cho cuốn sách: "Kinh t i ô n và nâng cao: Câu hỏi trắc nghiệm và bài t p" D i 2 8 i y gi iện biên mục chi ti t cho cuố h ó
Hình 2.8: Giao diện biên mục sách (1)
Hình 2.8: Giao diện biên mục sách (2)
Biên mục tài liệu khơng m t nhiều thời gian xử lý hình th c cho tài liệu vì cơng việ ó ã c cán bộ bổ sung nh p vào các biể ghi g ơ ở dữ liệu.
Các biểu ghi này sẽ nằm trong ph n tài liệu chờ biên mục c a phân hệ biên mục. Màn hình tr ng thái c a biểu ghi sẽ hiển thị h : Những biểu
ghi g hờ c duyệt sẽ có dịng chữ: “Bổ sung nh n chờ biên mụ ” S khi chọn tr g h i “D yệ ” iể ghi ã c hoàn thành.
N u muốn sử dụng l i các biể ghi ã ó ở bổ sung h ũ g ó 2 h: Cách 1: Tìm ki m theo tình tr ng c a tài liệu;
Cách 2: Tìm ki m bằng cách quét số g iệt.
Trong quá trình nh p i g ời sử dụng có thể có nhu c u sửa dữ liệu c a biể ghi h : i tài liệ ờng dữ liệ … Ch ơ g h hỗ tr g ời dùng có thể sửa dữ liệu theo các worksheet nh p tin khác nhau. L là mỗi worksheet chỉ hiện một số thông tin nh ịnh c a biểu ghi tùy thuộc vào quá trình thi t l p worksheet. N u muốn xem t t c dữ liệu c a biểu ghi, g ời dùng chọn tên worksheet trong danh sách là f Ng ời dùng chỉ c sửa dữ liệu, lặp ờ g xó ờ g ó g w hee h g hô g c thêm m i ờng trong worksheet, tr worksheet full.
N u muốn xóa một biể ghi ã h p thì ph i xóa các số g iệt c xóa bên module bổ sung.
Ngồi ra, cịn có v ề kiểm sốt tính nh t qn hay cịn gọi là kiểm sốt tính chuẩn là q trình duy trì sự nh t quán t ngữ c sử dụ g ể thực hiện mộ iểm truy nh p trong mục lụ h y g ơ ở dữ liệu và cho th y mối liên hệ giữa tên tác phẩm và ch ề. Không ph i ờng biên mục nào ũ g n ph i kiểm sốt tính nh t qn c a mỗi ờng mà giá trị có thể lặp l i nhiều l n ở các biể ghi h h h ờng tác gi , phân lo i, t hó … Việc kiểm sốt tính nh t qn có thể ti h h ơ h tham chi u t iển Điề y ó gh hi g ời ù g g h p ờng c n có tính nh t g ời dùng sẽ tra c u t iển ch a các mục t ơ g ng v i ờ g ó ể l y ra giá trị phù h p và tham chi n nó thay vì gõ vào mục t này. Dữ liệu khơng có tính nh t qn sẽ làm gi m hiệu qu c a ti n trình
tra c u thông tin. T i th iện việ ịnh ch ề tài liệu m i chỉ d ng l i ở việc sử dụng các bộ t khóa hoặ h g ề mục ch ề.
Trong phân hệ biên mục cịn có thể thống kê biên mụ y ột trong những ch g khá hữu ích, việc thống kê các tài liệ ã c biên mục phục vụ cho công tác thông báo sách m i trên website c a Học viện. Không chỉ v y hi ã h o c n danh sách những tài liệ ã c biên mục, cán bộ h iệ ũ g ó hể dễ g i c danh mụ ó , mà không m t nhiều thời gian và công s c c a cán bộ thống kê.
Các báo cáo u ra c a hệ qu n trị h iện tích h p ó iệc ti n hành in báo cáo t module biên mụ ó hí h h ụ h y ề và phích. V i h ụ h y ề thì t lâu th iệ ã hô g ử dụng, còn hệ thống phích phi h iện v n dùng cách vi t tay th công Điều này r t m t thời gian và gây lãng phí về kinh phí vì phân hệ có ch g ó i hô g c ng dụng vào sử dụng mà chỉ vi t tay, dễ bị nh m l n, chữ vi ơi hi i khó ọc, khó hiể h g ời dùng tin.
Nhận xét chung:
Quy trình biên mụ c c i ti n theo khổ m u biên mụ ọc máy M 21 ã c nhữ g ơ ở dữ liệu có ch ng cao. Sau khi hoàn t t việc biên mục, cán bộ i ụ v n có thể sửa chữa và kiểm tra n u có sự nh m l ó
Việc ng dụ g hép ã i t kiệ c thời gian công s c và chi phí tài chính. Biên mụ y ò g h ộ và tay nghề c a cán bộ h iện. Tuy nhiên ph n mềm cịn bị lỗi g y hó h h ộ làm cơng tác biên mục. Ngồi ra, u ra c h iện không chỉnh sử c phụ thuộc r t nhiều vào nhà cung c p Th ó h ộ hô g ồ g ều và kỹ g h y h h h h o nên h n ch về số ng và ch t ng c a biểu ghi biên mục.
V ề kiểm sốt tính nh t qn c a biểu ghi biên mụ h c triển h i g y hó h h g ời dùng tin khi tìm tài liệu.
Mộ hó h ữa khơng thể không kể n c a công tác biên mục tài liệ ó iệc, n ồng thời hai cán bộ cùng biên mục tài liệu thì r t khó h g iệ ghi ặt tài liệu, trong nhữ g ờng h p h h , một cán bộ sẽ ph i g c tài liệ g i ụ ể cán bộ kia có thể ghi ặt c. Ngoài ra, n u hai cán bộ g i ục n u muốn ti p tục sử dụng một y ể biên mục r hó h ộ ph i h i h i ể có thể c giao diệ ể biên mục tài liệu. Chính việc này, gây ch m trễ trong công tác biên mục tài liệu, cán bộ ph i chờ i m t nhiều thời gian m i có thể vào biên mục tài liệu.