Sau một thời gian sử dụng hệ qu n trị h iệ I i 3 6 ã h c nhữ g iể h :
Ph n mềm h p lý hóa dây chuyền xử lý thơng tin, chuẩn hóa cơng tác xử lý tài liệu. Ho ộ g hô g i iệu không chỉ thu th p và c t giữ tài liệu
mà ph i chọn lọ ph í h h gi ổ ch c và phân phối hô g i Địi hỏi ơ g hô g i iệu ph i thực hiện theo mộ ô g Chí h iều này, ã giúp h p lý hóa dây chuyền xử lý thơng tin, chuẩn hóa cơng tác xử lý tài liệu.
Có kh g th a chuyển dữ liệu c h ơ g h ũ g ng chuẩn MARC, thống nh c dữ liệu trong một khổ m u biên mục.
T khâu bổ g n biên mụ c làm một cách khoa họ S ó chuyển sang biên mục chi ti ể không ph i nh p l i các dữ liệu. Các thao tác h t s c nhanh gọ ơ gi n.
Xây dự g c hệ thống mục lụ p g c nhu c g ời sử dụng. Tài liệ c sắp x p khoa học dễ dàng trong quá trình tìm ki m t o thu n l i h g ời sử dụng.
Đ y ột trong những ph n mề h ng t i g ời sử dụng v i giao diện thân thiện, dễ ọc, dễ xem (42% g ời ù g i h gi ph n mềm có giao diện tìm tin dễ sử dụng). Có thể ọc tu n tự, có thể iều khiển di chuyển dễ dàng trên tài liệu thông qua c u trúc logic và các mối liên k t mở. B m tính tồn vẹn c a biể ồ, minh họa, các công th …
Ph n mềm là mộ h ữ thơng tin khổng lồ có thể ữ thông tin v i khối ng thông tin nhiều. Thô g i ô c c p nh t liên tục h ờng xuyên, kịp thời t iều kiệ h g ời dùng tin có thể tra c u thơng tin một cách nhanh chóng. Ch ng thơng tin cao. Thô g i ữ ở nhiều d g h h : n, hình h ồ thị… V i phân hệ tra c u trực tuy n cho phép truy c p theo nhiều d u hiệ h h h : h ề, t khóa, x t b … ể tìm ki m tài liệu phù h p. S c m nh c y í h iện tử c thể hiện ở việc tìm ki m thơng tin. Trong h u h ờng h p, tìm tin bằng máy tính bao giờ ũ g h h hơ iện l i hơ ph ơ g ph p h cơng và ặc biệt có thể chuyển dễ dàng t nguồn thơng tin này sang nguồn thông tin
khác. Qu n lý tố hơ g ồ i ó g h iện giúp cho việc tổ ch c, qu n lý và kiểm kê tài liệu hiện có.
Cùng một thời iểm có thể cho phép nhiề g ời cùng truy c p vào hệ thố g ể phục vụ cho việc sử dụng nguồn dữ liệu c a Trung tâm.
Thông tin trong Trung tâm dễ g c c p nh t, bổ sung nên luôn m b o những thông tin m i nh h g ời dùng tin. Đáp ng nhu c u tự tra c u. Kh g ùy i n cao, cho phép c p nh t, h y ổi hoặc nâng c p nội dung, ch g ũ g h ô g ghệ cho hệ thống. Nâng cao ch ng s n phẩm và dịch vụ hô g i h iện.
Ngồi ra, các d ng thơng tin m i h hô g i iện tử hô g i ph ơ g iện trở thành hữu dụng vì ph n mềm c h iện có kh n ng tích h p thơng tin số hóa một cách dễ dàng.
Đ y hệ hố g í h h p h hỉ h ọi ghiệp ụ h ộ g h iệ yề hố g ã h ẩ hó Đ hiệ ử ụ g ối h h ọi y h ghiệp ụ h iệ Ti iệ ối g ồ ự i hí h hời gi ô g Có h g h p/ x ữ iệ i h h h Đơ gi ễ i ặ ễ ử ụ g Ch yể gi hỗ ỹ h hỗ g ời ù g ố
Hỗ gô gữ ặ iệ h g xử i g Việ he g ã U i e ã gi i y ề hố g h phô g hữ i g Việ g xử ũ g h g h i h hô g i
Thêm vào ó ph ề h iệ í h h p I i 3 6 ã i hiệ iề iệ iệ g h ộ ộ h iệ ể hí h ghi h ph ề ộ h iệ ph i ồi h i h ghiệ họ hỏi ồ g ghiệp họ hỏi ơ ị ó ử ụ g ph ề …
V i việc ng dụng hệ qu n trị h iện tích h p Ilib 3.6 vào ho ộng c a TTTTTL ã c khá nhiều k t qu tố h :
Trong công tác bổ sung tài liệu: việc ng dụng công nghệ thông tin trong ho ộng bổ g ã iển khai khá hiệu qu . Đ n thời iểm hiện t i Trung tâm ã o 23 ơ h n v i 7689 u n phẩm.
Trong công tác biên mụ : T g ã ử dụng m u biên mụ ã c i ặt sẵ g h ơ g h he hổ m u MARC 21. Tí h n thời iểm hiện t i T g ã x y ự g c: 6312 biểu ghi c ơ ở dữ liệu sách, 1373 biểu ghi c ơ ở dữ liệu lu 04 iểu ghi c ơ ở dữ liệu lu n án.
T ự y :
C phẩ ị h ụ hô g i h iệ ũ g ó hữ g i ổi ề ố g h g C ị h ụ ề h g i g ời ù g i he iêu hí ở iệ í h h hiệ + Th ụ hô g h i + T ự y OP C + Cơ ở ữ iệ T g x y ự g + Dị h ụ ọ i hỗ + Dị h ụ h ề h + Dị h ụ g p i iệ + Đ g ời ù g i + T iể ã gi i hiệ h 2.2.2 Những vấn đề còn tồn t i
K t qu tìm tài liệu nhiều lúc báo lỗi: khơng tìm th y n phẩm, khơng có ký hiệu x p giá, ký hiệu x p gi hô g ú g … ặc dù tài liệu v n có, hiệ g x g ột ph n mềm.
Phân hệ tra c u trực tuy n còn tồn t i khá nhiều nhữ g h iểm. Theo k t qu iều tra, các b ọ h gi :
Sự cố h ờng gặp khi tra c u do lỗi ph n mềm chi n 38,7%. Tốc ộ tìm ki m ch m 28% theo kh o sát ở phi iều tra tin. K t qu tìm tin khơng phù h p hoặc phù h p một ph n t n 76,7% là một con số khá cao.
K t qu tìm t p chí v n cịn nhiều tồ ọ g h hắc phụ c do quá trình biên mụ ó ó hiều sai sót, nh p thi u dữ liệ …
Phân hệ hô g h c triển khai phục vụ t i phò g ọ h y sẽ làm h h ở g n việc kiểm soát tài liệ g ời dùng tin, thống kê, báo cáo v n ph i làm bằ g ph ơ g ph p h ô g g y hó h h h n tr tài liệ hó m b ộ an toàn trong b o qu n tài liệu.
Trong phân hệ biên mục hỗ tr nh p/ xu t dữ liệu theo ISO 2709 bị lỗi. Quá trình xử lý nội dung cho tài liệu ph n mềm hỗ tr chỉ số ị h h h g h iện không sử dụ g Đ y ột tiện ích r t l h iện l i bỏ qua. Khi xu t dữ liệu hay bị lỗi. In danh mục sách biên mụ ũ g ị lỗi.
Mặc dù có sử dụng phân hệ tra c u trực tuy ể tìm tài liệ h g h việ h ó ơ ở dữ liệu phục vụ cho việc tìm ki i iệu. D n n việc khi muốn in một ph n hoặc in toàn bộ tài liệu chúng ta l i ph i phụ thuộc vào tài liệu gốc.
V i một máy tính cá nhân k t nối m g g ời dùng tin có thể truy c p thơng tin t x Ng ời dùng không c n ph i h iệ h g n có thể c tài liệu mà họ c n thì hệ qu n trị h iện tích h p c a TTTTTL v n h p g c yêu c u này lý do vì ph n mềm m i chỉ c sử dụng nội bộ trong Học viện nên h n ch r t l n trong việc có thể truy c p t xa, sự gi i h n về thời gi hơ g gi g y hó h h g ời dùng tin c a th viện.
Các nguồ hô g i h c chia sẻ g ời sử dụng chỉ có thể truy c p, sao chép các nguồn tin nội t i c h viện mà không thể truy c p t i
nguồn thông tin t g i h iệ ị h ó ịch vụ liên k t thơng tin v i h iệ h g ù g h ự h y g h o. Chính vì v y, c g ờng liên k t và hội nh p giữ h iệ h ể phục vụ tố hơ h g ời dùng tin c a Trung tâm.
Hệ qu n trị h iện tích h p Ilib 3.6 có r t nhiề í h g hữu ích tuy nhiên v h c Trung tâm ti n hành sử dụng h í h g h ơ ặt trong phân hệ bổ sung, phân hệ n tr , phân hệ hô g và qu n lý b ọc, phân hệ hiểu, phân hệ qu n lý kho, phân hệ qu n trị hệ thống.
2.2.3 Nguyên nhân
Về ph ơ g iện kỹ thu t: theo thời gian, các thi t bị, máy móc c h việ ã ị ũ ỗi thời th hí ị h ồng bộ.
Về ội gũ ộ, sự khác nhau về tuổi tác và th m chí c về h ộ ũ g ộ hó h g h ử dụng ph n mềm. Những cán bộ i c khi về h hô g yề t l i cho cán bộ trẻ những kinh nghiệm hay th m chí là cách xử lý những t hó ể sao cho có sự ồng nh hí h iều y g y hó h g ời tìm tin.
Về cách qu n lý ph n mềm mỗi khi gặp sự cố hoặc trục trặc thì ph i gọi ơ g y CMC ể xử lý lỗi kỹ thu iề y gi n quá trình ho t ộng c a Trung tâm t chu trình xử lý tài liệ n quá trình tìm tin c a b n ọc.
Về ch g a phân hệ không cho phép cán bộ Trung tâm có thể can thiệp h ng dụng h t vị trí c a một số ch g g ph n mềm còn h phù h p h ph h ú g hực t , quá trình xử lý tài liệu gây khó h h ộ.
+ Khi công ty chuyển giao công nghệ ph n mềm Ilib, công ty CMC h h yển giao h t mã nguồn. Vì v y trong quá trình sử dụng ũ g h p nh ơ ở dữ liệu t máy ch cán bộ Trung tâm không thể can thiệp d h
o sâu về cách khắc phục sự cố nên các cán bộ h ờng lúng túng trong khi sự cố x y ra. Ph i phụ thuộc r t nhiều vào các kỹ thu t viên c a CMC. Khi nhà cung c p h ịp cử g ời sang xử lý, gây ra quá trình ch m trễ trong việc tra c u thông tin c g ời dùng tin.
+ Do nguồn kinh phí cịn h n ch , nên ph n mềm tích h p h iện Ilib 3 6 h ồng bộ ể sử dụng h t các phân hệ.
Ng y h h h :
+ Một số g ời dùng tin, khơng có ý th c giữ gìn tài s n, trang thi t bị gây hỏng hóc, c n trở q trình ho ộng chung c a Trung tâm.
+ Trong quá trình họ “H ng d n sử dụ g h iệ ” ột số g ời dùng tin không thực sự quan tâm vì v y sẽ h h ở g n ch ng tìm tin ũ g h y h n tài liệu t i các phòng phục vụ.
+ Thời gian dành cho các l p “H ng d n sử dụ g h iệ ” h hiện nay là ít, sinh viên c a các khóa họ h ịp nắm bắ c cách tìm tin và sử dụ g h iện.
+ Bài gi g “H ng d n sử dụ g h iệ ” h hú ọng nhiề n tìm tài liệu bằng các toán tử Boole. Chính vì v y ố g ời dùng tin (58,7%) ch ắm bắ c cách sử dụng các toán tử này.
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP ILIB TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN TƢ LIỆU
T thực t sử dụng và nghiên c u kh o sát ph n mềm Ilib 3.6 t i Trung Thô g i T liệu Học viện Ngo i gi ã g i những hiệu qu thi t thực cho cán bộ h iệ g ời dùng tin. Mặc dù v y ũ g n có một số iểm c n ph i nhìn nh ó h ng gi i quy t cụ thể ể ph h y hơ ữa í h g a ph n mề g ờng hiệu qu qu n lý trên mọi ph ơ g diệ h ờng h p lãng phí. Trong q trình thực hiệ ề tài theo tác gi nên có một số các gi i ph p ể nâng cao hiệu qu ng dụng c a ph n mềm.
3.1 Xây dựng và phát triển nguồn thơng tin số hóa
Xây dựng chính sách bổ sung tài liệu h p lý. Bổ sung 70% tài liệu ti ng Việt, 30% tài liệu ngo i ể phục vụ cho việc học t p và nghiên c u c a các cán bộ, sinh viên trong và ngoài Học viện.
Qu n lý tốt nguồn thông tin nội sinh và số hóa, nguồn thơng tin này n lý trong ơ ở dữ liệ
Có hí h h i ph iển và bổ sung các tài liệ iện tử ơ sở dữ liệu trên CD-ROM,... Xây dựng các tài liệu số t các tài liệu xu t b n c a Học viện: t p chí nghiên c u quốc t , affairs, foreign policy, current history,...
Nguồn ebook (trên 100 quyển), một số t p hí iện tử chuyên ngành (kho g 40 u t p hí) ã c Học viện xây dựng t 2012
C p nh h ờng xuyên các tài liệu số h i i h h ặc biệt, các tài liệu công khai trên internet phục vụ nghiên c u và gi ng d y t i Học viện.
Xây dựng website riêng cho TTTTTL y ổng k t nối giữa Trung tâm v i bên ngoài. Mụ í h hỗ tr h ơ g h gi ụ o thông qua tổ ch c các nguồn tin nội sinh và nguồn tin bên ngoài. Ngoài ra, cung c p h ng d g ời dùng tin, tìm ki h gi g ồn tin we i e Đ y ẽ là công cụ ch y ể g ời dùng tin khai thác hiệu qu ơ ở dữ liệu c a Trung tâm Hơ ữ ối ng sử dụ g g we ò c mở rộng, t ó n việc mở rộ g ối ng phục vụ.
Th ó n phối h p, t n dụng s n phẩm số hóa c ơ thông tin khác, nh t là c a nhữ g ơ ó ù g h y g h o.
Hình th c chia sẻ thông tin phổ bi n nh ũ g ó s m nh t là việc phối h p nguồn dữ liệ h ục giữ ơ hô g i h iệ i học. Mỗi ơ hô g i h iệ ều có một số ng biểu ghi nh ịnh về mộ h ự ó ự h p nh t giữa chúng sẽ t o nên một ngân hàng dữ liệu cực kỳ ph g phú g Ng ời dùng tin sẽ có nhiề ơ hội hơ trong việc lựa chọn tài liệu. Cơng nghệ thơng tin ngày nay hồn tồn có kh g c mối ổi h ờng xuyên giữ ơ hô g i h việ i học. Chính vì v y ơ hô g i h iệ i học nên cùng nhau xây dựng một ngân hàng dữ liệu chung (ngoài việ ổi dữ liệu h ờng xuyên giữ ơ ) hằm t o ra một diện truy c p rộng l n không chỉ dành riêng cho sinh viên và cán bộ gi ng d y tro g ờ g i học mà cịn có thể phục vụ g ời ù g i ối ng khác có liên quan. TTTTTL nên xem xét chia sẻ nguồn lực thông tin v i h iệ ờ g Đ i học Ngo i h ơ g h i ờ g ều có những ngành họ ơ g ự nhau. Muốn c v y c n ph i:
Xây dựng mục lục liên h p, tổ ch c mục lục liên h p ph n ánh những tài liệu mang tính ch t chuyên ngành c a Trung tâm.
Triển khai phân hệ i h iện bằng hình th c gửi tài liệu qua e-mail, qua fax hoặc qua m ng,...
H g Li hiệp Th iệ ờ g i họ ều tổ ch c ti p nh n các nguồn tài tr t g i ể tài tr cho các thành viên. Trong thời gian t i Trung tâm c n phối h p ù g h ờng làm tố ô g ối ngo i ể có thể xin viện tr tài liệ h g các tổ ch c trong v g i c.
Ng i T g ng hóa và tìm ki m các nguồn bổ sung có hiệu qu bằng các biện pháp cụ thể sau:
T g ờ g ẩy m nh h p tác quốc t , nhằm t o ra nguồ ổi tặng bi u.
T g ờng mối quan hệ giữ h iệ ờng v i h iện c ờng i họ h ặc biệ h iện thuộ ù g h y g h ể có k ho ch thực hiện phối h p bổ sung, chia sẻ nguồn lực thông tin.
Liên hệ v i nhiều nhà xu t b n ở g g i ể ặt mua các tài liệu c n thi t phục vụ ắc lực cho công tác nghiên c u, gi ng d y, học t p c a cán bộ i h i g ờng.
3.2 Nâng cao trình độ cán bộ thƣ viện để làm chủ phần mềm
Công nghệ thông tin m i ã g h y ổi n quan hệ giao ti p giữ g ời cán bộ h iện và vốn tài liệ ũ g h quan hệ giữ g ời cán bộ h iện v i g ời ù g i C h ô g g h iệ ã ó thể ti n hành nhanh chóng và hiệu qu hơ hờ ng dụng công nghệ thông i Điề ó ịi hỏi các cán bộ h iện không những nắm vững về chuyên môn nghiệp vụ mà cịn ph i giỏi về cơng nghệ thông tin, sử dụng thành th o