Ng ời dùng tin là một bộ ph n quan trọng không thể tách rời c a hệ thống thông tin, bởi g ời dùng tin v ối ng phục vụ v g ời tiêu thụ các s n phẩm và dịch vụ hô g i ồng thời họ ũ g g ời s n
sinh ra thông tin m i Ng ời dùng tin giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin c h iệ g ời ù g i ơ ở c a sự tồn t i và phát triển c a b t c h iệ Ng ời ù g i h iệ ó i ò ơ g hai chiều v i nhau, hỗ tr l n nhau.
Họ iệ Ng i gi ơ ị ổ h ghi ổ g h p ự hi ề h h h h gi i hệ ố ề hí h ị i h ố phò g i h ph p h hí h h ối g i ố gi ù g ã h hổ Họ iệ h h Bộ ở g Bộ Ng i gi ã h Đ g Nh g iệ x y ự g h h ị h hự hiệ hí h h ối g i x y ự g ị h ử hệ ố B h ó Họ iệ ò ơ ối g iệ ổ h h ộ g ghi h họ Bộ Ng i gi Ngoài ra, Họ iệ ò ối g h p ghi họ h i ờ g i họ họ iệ iệ g ghi ổ h i Chí h ph phi Chí h ph g g i Thự hiệ h g ồi ỡ g i h ề hệ ố hí h h ối g i ghiệp ụ g i gi g i gữ h cá ộ ã h ộ g h ị ph ơ g; ộ ô g h i h g g h g i gi ộ ô g ối g i ộ g h ị ph ơ g
Qua kh o sát thực t t i Học viện Ngo i giao có thể hi ối ng g ời dùng tin t i TTTTTL ra thành 4 nhóm chính:
+ Nhó 1: Ng ời dùng tin là cán bộ qu n lý;
+ Nhó 2: Ng ời dùng tin là cán bộ nghiên c u, gi ng d y;
+ Nhó 3: Ng ời dùng tin là sinh viên, học viên cao học, nghiên c u sinh;
V i ặ iểm riêng c a t g hó ối g h ể làm tốt công tác phục vụ hô g i h iện, chúng ta ph i xe xé h gi h u tin c a họ, trên ơ ở ó ó hững gi i pháp phù h p nhằ p ng nhu c u tin c g ời dùng tin.
Nhóm 1: Người dùng tin là cán bộ quản lý
Bao gồm: B Lã h o Bộ Ngo i gi B Lã h ơ ị trực thuộc Bộ Ngo i gi ở g phò g ởng ban. Họ v a làm công tác qu n lý v a tham gia vào quá trình gi ng d y, nghiên c ề tài khoa học, các cơng trình khoa học c p Nh c, c p Bộ, c p Học viện. Khơng chỉ v y họ ị g ời ề ra các mụ i ịnh h ng phát triển cho ngành ngo i gi … Chí h y hó g ời ù g i y h ờng có r t ít thời gi n ể khai thác và tì ọc tài liệu ở h iệ D ó hơ g i ể phục vụ cho hó ối ng này c c cung c p n t ơi ở hoặ ơi iệc c a họ.
Đặ iểm nhu c u tin:
+ C n những thông tin chung về các v ề h : nguồn lực, nguồn tài chính, mối quan hệ h p tác, quan hệ ngo i giao v i ối tác c a Việt Nam, lịch sử hình thành và phát triển c c láng giề g h ối nội ối ngo i, thành tựu về kinh t , chính trị, những chuyển bi n chính trong gi i n hiệ y …
+ Thô g i c cung c p c n ph i m b o tính chính xác và logic; + Đ m b o tính kịp thời c a thơng tin trong quá trình ra các quy ịnh c a họ;
+ Hình th c thông tin ch y u sử dụng d ng báo cáo, tổng lu n, tổng quan những d ng tài liệu mang tính khái quát cao.
Đ y hó g ời dùng tin có nhu c u cao, bền vững vì thơng tin họ c n là thông tin tiề g h ộng khoa học và gi ng d y c a họ. Nhóm này, t n su h iệ ó hơ hó 1 h g ũ g hô g ph i ở m ộ h ờ g x y ề ặn.
Đặ iểm nhu c u tin:
+ Tính tổng h p và chuyên sâu về chuyên ngành gi ng d y;
+ Tính logic cao thông tin y , ngắn gọn, chính xác có tính hệ thống;
+ Thơng tin cung c p ph i m b o giá trị khoa học;
+ Hình th c thơng tin sử dụng nhiều lo i hình tài liệ h : h p hí ề tài nghiên c u khoa học, lu lu n án;
+ Nhó g ời dùng tin này có nhu c ịi hỏi thơng tin ở m ộ chuyên sâu về h ực họ g gi ng d y g ghi ồng thời có vai trị quan trọng trong việc nâng cao ch g o c a Học viện.
Nhóm 3: Nhóm người dùng tin là sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh
Đ y là nhóm có số g ộc gi chi m vị trí l n c a TTTTTL. Nhu c u c a nhóm này r t l n, họ h ờng xuyên sử dụ g h iện v i ờ g ộ cao và t n su t sử dụng l ặc biệt là vào dịp chuẩn bị chuẩn bị ôn thi cuối kỳ các môn học, hay chuẩn bị ề tài, thực hiện các cơng trình nghiên c u khoa học, vi t khóa lu n, b o vệ lu Nh u tin c a nhóm này là các tài liệu chuyên sâu về các ch ề, tài liệu mang tính thời sự cao.
Đặ iểm nhu c u tin:
+ Thông tin phục vụ cho việc học t p nghiên c ặc biệt là tài liệu i n chuyên ngành họ g he học. Ngoài ra, sau những thời gian học t p, nghiên c u mệt mỏi họ ũ g n những tài liệu mang tính gi i í h giãn cao;
+ Nhu c u tin rộng, thông tin không c h y h g ph i y và chính xác;
+ Hình th c thơng tin hó y h ờng sử dụng nhiều d ng tài liệu h h h g h y i d ng tài liệu in h : h p chí, khóa lu n tốt nghiệp, lu họ …
T g gi i n hiện nay, việ ổi m i ph ơ g ph p gi ng d y v i qua iểm l y g ời học làm trung tâm, nâng cao tính tích cực, ch ộng c a g ời họ ã hi hó g ời dùng tin này ngày càng ph i có nhiều chuyển bi n về ph ơ g ph p học t p Chí h g ú y h viện thực sự c xem “gi g ờng th h i” ơi à họ có thể ể tìm ki m và v i tay n chân trời c a tri th c- ơi họ có thể thực sự ng trên vai c a những g ời khổng lồ Th iện chính là kênh thông tin quan trọ g giúp h g ời học nắm bắt và làm ch c tri th c. Nhu c u nghiên c u, nhu c u tự họ ã g h hú c sự quan tâm c a sinh viên, học viên các khóa. T y ũ g ặt ra những yêu c u m i, những nhiệm vụ m i cho hệ thố g h viện trực thuộ ờng họ ói h g h iện Học viện Ngo i giao nói riêng.
Nhóm 4: Người dùng tin là bạn đọc ngoài thư viện.
Đ y hó g ời dùng tin g h c xem là ph c t p nh t, họ có thể là cán bộ qu n lý c ơ h gi ng viên c ờ g i học hay th m chí là sinh viên, nghiên c u sinh c ờ g ó g h o t ơ g ự h ở Học viện Ngo i gi Nhó g ời ù g i y n TTTTTL hô g h ờng xuyên và liên tục, họ chỉ sử dụng i iệ T g tâm trong một thời iểm nh ịnh.
Đặ iểm nhu c u tin:
+ Thơng tin ph i nhanh chóng, kịp thời và chính xác; + Thơ g i ịi hỏi ph i có tính logic cao;
+ Thông tin tổng h p, khái quát về mộ h ự ó g ời ọc quan tâm phục vụ mụ í h h h o;
+ Hình th c sử dụng thơng tin c a nhóm này có thể là tổng lu n, tổng ề tài nghiên c u khoa họ ũ g ó thể là khóa lu n, lu h y t p hí h y g h …
V i hữ g ặ iể g ời ù g i h h tin i TTTTTL Họ iệ Ng i gi h g ời ù g i ẽ hữ g i iệ h y g h ó h g i h phụ ụ hô g hỉ iệ họ p ò phụ ụ ô g h y ô g ời ù g i ơi y Nh ề i iệ iệ ử g ời ù g i h ằ g hi hi hi 86% he h phi iề Nh i ph h ự hi hô g i ộ h p hể g h hự hiệ ộ h ộ g ó Nh i h y ổi ùy he ô g iệ hiệ ụ g ời ù g i ph i hự hiệ . The h phi iề h i ph g ời ù g i h ờ g x y h iệ hi 65 3% Số g ời ù g i i ử ụ g OP C ể i iệ h 64% T y hi ố g ời ù g i hô g i ử ụ g ử (58 7%) ể i i iệ ó g ơ ở ữ iệ TTTTTL.